Een handleiding voor managers voor het bestrijden van burn-out

Opmerking van de Bewerker: Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op Quartz.

Extreme stress is tegenwoordig een maar al te bekend onderdeel van het werk. Vorig jaar had 71% van de werknemers minstens één keer last van burn-out. Bovendien steeg het aantal werknemers dat hun geestelijke gezondheid als slecht of zeer slecht beoordeelde van 5% naar 18%, terwijl 42% hun stressniveau als hoog of zeer hoog beoordeelde. Deze toegenomen stress en druk zijn een duidelijk teken van de tijd.

In dezelfde enquête, die deel uitmaakt van de Anatomie van werk-index 2021 van Asana, noemde bijna de helft van de respondenten overwerkt zijn als de belangrijkste oorzaak van burnout. Met andere woorden, de oorzaak ligt binnen het kantoor (of binnen Zoom). Tel daarbij de gebeurtenissen van 2020 op – een wereldwijde pandemie, cruciale Amerikaanse verkiezingen en een wereldwijde confrontatie met systemisch racisme en anti-Blackness – en het is een wonder dat iemand nog in staat is om naar het werk te gaan.

Overwerk heeft gevolgen voor meer dan alleen individuele Werknemers; naarmate de uitputting toeneemt, daalt de Betrokkenheid en voelen hele bedrijven de gevolgen. Toch zijn er tal van veranderingen die managers kunnen doorvoeren om Burnout en stress te helpen verminderen, de Helderheid en focus van Werknemers te verbeteren en bedrijven veerkrachtig te houden.

1. Geef de ruimte om te praten

Managers moeten proactieve communicatoren zijn en een open dialoog creëren waarin alle partijen zich op hun gemak voelen om over hun ervaringen te praten. Feedbackfora, zoals een-op-een-gesprekken en vraag- en antwoordsessies, bieden Werknemers de ruimte om waardevolle informatie te delen met leidinggevenden, die deze Inzichten vervolgens kunnen gebruiken om de bedrijfscultuur vorm te geven en Burnout te voorkomen.

Vlotte Communicatie zorgt ook op andere gebieden voor flexibiliteit. Sta open voor verschillende werkstijlen en -methoden, zoals de Pomodoro-techniek of focussprints. Introduceer en ondersteun deze werkwijzen en houd rekening met de balans tussen werk en privéleven, vooral als uw bedrijf thuiswerkt. Moedig Werknemers aan om grenzen te stellen en duidelijk te maken, respecteer die grenzen en zorg ervoor dat anderen hetzelfde doen.

2. Leg alles uit

Flexibiliteit werkt alleen als er Helderheid is. Momenteel wordt elke week 26% van de Deadlines niet gehaald, grotendeels vanwege onrealistische verwachtingen of onduidelijke processen. Om deze valkuilen te vermijden, moeten managers de tijd nemen om van tevoren specifieke instructies of richtlijnen voor projecten op te stellen. Ze moeten ook bereid zijn om bepaalde taken aan Werknemers toe te wijzen en eventuele knelpunten op te lossen. Als ze dat doen, helpt dat Teams om een vliegende start te maken en een daadwerkelijk hoge productiviteit te behouden, en voorkomt het ook dat er werk door de mazen van het net valt.

Als er toch werk over het hoofd wordt gezien – wat iedereen wel eens overkomt – is het de taak van managers om dat op te merken of in ieder geval te signaleren. Om dit te doen, moeten managers nauw betrokken blijven bij projecten, zonder in de valkuil van micromanagement te trappen. Het is een delicate balans, maar middelen zoals Werkbeheerplatforms en open dialoog stellen managers in staat om de werkbelasting van hun Team bij te houden en indien nodig in te grijpen, inzichten te bieden of te coördineren.

3. Pleiten voor autonomie

Leiders moeten Werknemers controle geven over de manier waarop ze hun werk gedaan krijgen. Hoewel samenhang binnen het hele Team nog steeds van cruciaal belang is, is het geven van autonomie aan Werknemers een gezonde aanpak die de hoofdoorzaken van Burnout aanpakt en deel uitmaakt van het bredere Demand-Control-Support-model, dat managers kunnen toepassen op individueel, team- en bedrijfsniveau.

De basisprincipes van dit model zijn: de eisen aan individuen verminderen, hen meer controle over hun Taken geven en de ondersteuning vergroten, zodat ze het werk af kunnen krijgen. Het verminderen van de eisen kan betekenen dat de reikwijdte van bepaalde functies, die inmiddels te veel verantwoordelijkheden omvatten, wordt teruggebracht. Meer controle geven kan eruitzien als het toestaan van flexibele werkuren of volledige vrije dagen. Meer ondersteuning bieden gaat over meer dan alleen iemand een Taak uit handen nemen: hebben uw Werknemers hulp nodig bij het betalen voor kinderopvang? Ruimte om frustraties te uiten? Een of meer van deze elementen – vraag, ondersteuning of controle – kunnen worden geïmplementeerd en aangepast om zo goed mogelijk bij de context van uw bedrijf te passen.

Een andere belangrijke manier om ondersteuning te bieden is door opnieuw na te denken over rust. De gemiddelde Kenniswerker krijgt elke nacht minder dan zeven uur slaap, wordt dan wakker en doet de volgende dag weer precies hetzelfde. Het is aan leiders om de verwachting te scheppen en het goede voorbeeld te geven door prioriteit te geven aan vrije tijd zonder internet. Stimuleer volledige offline-uren, handhaaf minimumaantal vakantiedagen en geef Werknemers de mogelijkheid om uit te loggen wanneer hun werk gedaan is.

4. Minimaliseer afleiding

Hebt u wel eens moeite om werk gedaan te krijgen omdat u wordt afgeleid door… werk? Uit de Anatomie van werk-index blijkt dat ‘Werk over werk’ – communiceren over Taken, zoeken naar informatie, schakelen tussen Apps, beheren van verschuivende prioriteiten en opvolgen van de projectstatus – 60% van de dag van een Werknemer in beslag neemt. Werknemers besteden minder dan de helft van hun dag aan het geschoolde werk en de strategie waarvoor ze zijn aangenomen. Hoe zijn we op dit punt beland?

Denk eens na over hoeveel apps en platforms je gedurende de dag voor je werk gebruikt: e-mail, instant messaging, spreadsheets, Agenda's. Door al deze apps en platforms te moeten gebruiken en bovendien de informatie bij te moeten houden die wordt opgeslagen en gedeeld, voelt het alsof je eindeloos in een hamsterwiel rent. Met uitgebreide, intuïtieve en flexibele tools zoals Asana kun je de Werkbeheerprocessen van je Team stroomlijnen en zo een aanzienlijk deel van het tijdrovende werk elimineren.

Dit helpt ook zowel managers als Werknemers om de multitaskingmythe voor eens en voor altijd te ontkrachten. In ons huidig tijdperk waarin de drukte wordt geromantiseerd, is wat traditioneel wordt geprezen als multitasken in werkelijkheid gewoon inefficiënt schakelen tussen taken, een proces dat nog erger wordt doordat we al onze apps tegelijk open hebben staan. Vaak leidt multitasken tot dubbel werk, gemiste Deadlines en frustratie. In plaats daarvan kunnen managers specifieke tijden instellen voor ononderbroken werk en vergaderingen en correspondentie rond deze beschermde periode inplannen.

5. Oplichtersyndroom aanpakken

Bijna twee derde van de deelnemers aan de enquête heeft last gehad van het Oplichtersyndroom, een vorm van chronische zelftwijfel die ertoe kan leiden dat werknemers zich ontoereikend voelen, ongeacht hun prestaties of capaciteiten. Als uw Werknemers niet het gevoel hebben dat ze op een positieve manier kunnen bijdragen aan het succes van uw bedrijf en aan hun eigen succes, zullen ze het uiteindelijk niet meer proberen.

De bestrijding van het Oplichtersyndroom begint op het moment dat een Werknemer bij uw bedrijf in dienst treedt en zou deel moeten uitmaken van de strategie van elke manager, met name in de context van COVID-19: bijna 80% van de nieuwe werknemers die tijdens de pandemie in dienst traden, had last van het Oplichtersyndroom, vergeleken met 57% van degenen die vóór 2020 in dienst traden. Dit komt wellicht doordat werk op afstand de mogelijkheden om samen te komen, successen te vieren en de onderlinge band tussen collega's te versterken aanzienlijk heeft beperkt. Het is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het bedrijf, HR, de teams en – het belangrijkste – de managers om ervoor te zorgen dat nieuwe Werknemers zich vanaf dag één welkom voelen. Door nieuwe werknemers in een Team te integreren en een omgeving te creëren waarin ze zich zelfverzekerd en op hun gemak voelen om hun ideeën te uiten, te vertellen wie ze zijn en uitdagingen aan te gaan, worden ze gemotiveerd om hun beste werk te leveren.

Zelfs Werknemers die al een tijdje bij een bedrijf werken, kunnen last krijgen van het Oplichtersyndroom, met name ouders met kinderen thuis (67%). Daarom moet deze inzet de klok rond worden geleverd. Herinner Werknemers aan hun waarde en hun talent door hun succes te vieren, zowel in het openbaar als onder vier ogen. Het hoeft geen letterlijke viering te zijn (we houden ons immers nog steeds aan sociale afstand), maar door de successen van uw Werknemers te erkennen, zowel tegenover hen als tegenover anderen, geeft u niet alleen die Werknemer, maar ook de andere Teamleden de moed en het vertrouwen om door te blijven groeien.

Voor meer analyses van Werkbeheer en actieplannen, bekijk de volledige Anatomie van werk 2021 -index.