Onze Asana-configuratie biedt een lean manier om samen te werken door belanghebbenden in staat te stellen op de hoogte te blijven met een geheel nieuw niveau van transparantie en efficiëntie.

Maximilian Schmidt, programmamanager operationele strategie

Winnaar: 2026 Industry Transformation Award, EMEA

Deze prijs erkende REWE Markt GmbH voor het herdefiniëren van logistiek beheer door een digitale tweeling van zijn nationale infrastructuur te bouwen. Door zijn gegevensstructuur te professionaliseren en AI-gestuurde synthese en validatie in lagen te plaatsen, heeft REWE een blauwdruk opgesteld voor retailorganisaties om over te stappen van reactief brandblussen naar proactieve, datagestuurde uitvoering.

Use case 1: Strategische informatie en portfoliobeheer

Voorheen zaten programmabeheerders vast in een cyclus van handmatige gegevensopvraging en verloren ze elke week bijna een volledige werkdag aan de last van het samenstellen van rapporten. REWE loste dit op door een AI-aangedreven rapportage-engine te implementeren die fungeert als een strategisch filter voor de nationale portfolio. Deze nieuwe workflow scant honderden projecten om bruikbare signalen uit de ruis te halen, zodat vertragingen bij de uitrol onmiddellijk aan het licht komen voor beoordeling door leidinggevenden.

• Gestandaardiseerde intake: elk nieuw initiatief wordt ingediend via Formulieren en automatisch omgezet in een project op basis van de strategische pijler ervan.

• AI-aangedreven synthese: AI Studio scant projecten om zich specifiek te richten op mijlpaalverschuivingen en financiële afwijkingen, waarbij details van Subtaken worden genegeerd om afwijkingen met een grote impact te extraheren.

• Strategische one-pagers: het systeem stelt automatisch geprioriteerde nieuwsbrieven op die risico's en successen samenvatten, waardoor portfolio-updates veranderen van een taak van 6 uur naar 5 minuten beoordeling. Zonder deze mogelijkheid zouden programmabeheerders niet de capaciteit hebben om op deze schaal te rapporteren.

• Afstemming van strategische pijlers: elke taak wordt in kaart gebracht op basis van kernwaarden zoals logistieke kosten of impact op de klant, zodat de groei afgestemd blijft op de bedrijfsdoelen.

We gebruikten AI Studio om een op maat gemaakte prompt in de slimme status in te sluiten, waardoor we verder konden gaan dan eenvoudige samenvattingen naar een strategisch filter dat meer dan 300 projecten controleert. Dit zet duizenden datapunten in enkele minuten om in een geprioriteerde, kant-en-klare one-pager voor leidinggevenden.

Maximilian Schmidt, programmamanager operationele strategie

Use case 2: Geautomatiseerde facilitaire activiteiten in 16 centra

Voorheen gebruikte het facilitair beheer geïsoleerde tools met rigide functionaliteit die niet voldeden aan de behoeften van het bedrijf, waardoor het hoofdkantoor geen inzicht had in de gezondheid van de regionale infrastructuur. REWE verving dit door een geautomatiseerde hub-and-spoke-architectuur die meer dan 740 onderhoudstickets routeert met 100% kostentransparantie. Door het intakeproces te standaardiseren, heeft de organisatie administratieve wrijving geëlimineerd en ervoor gezorgd dat kritieke reparaties worden aangepakt voordat ze de voedseltoeleveringsketen bedreigen.

• Geautomatiseerde regionale routering: Regels gebruiken vertakkingslogica om tickets direct te verzenden vanuit een centraal

  Formulierenaanname naar een van de 16 regionale projecten op basis van locatie.

• Multihoming voor transparantie: Lokale magazijn-tickets bestaan tegelijkertijd op regionale borden en in de nationale toezichtportfolio, waardoor technici en het hoofdkantoor vanuit dezelfde live gegevens kunnen werken.

• Levenscyclusoverzicht: aangepaste velden volgen tickets door fasen zoals Offerte in behandeling en Goedkeuringen, en bieden een gedocumenteerde geschiedenis van directe kosten en reparatieduur.

• Strategische dashboards: Realtime rapportage verzamelt regionale gegevens en biedt 100% inzicht in onderhoudsuitgaven in het hele nationale netwerk.

Het meest impactvolle mechanisme is de Automated Regional Routing & Multihoming Architecture. Door vertakkingslogica te gebruiken om tickets direct te verzenden, hebben we handmatige coördinatie geëlimineerd en een realtime brug gecreëerd tussen lokale reparaties en nationaal toezicht.

Maximilian Schmidt, programmamanager operationele strategie

Use case 3: Intelligente validatie met AI-teamgenoten

Als vroege gebruiker van Asana AI-teamgenoten richtte REWE zich op het testen en ontwerpen van strategische use cases om een operationeel raamwerk voor toekomstige schaal te creëren. In plaats van tools rechtstreeks in de live productie te implementeren, gebruikte het creatieve team een experimentele omgeving om een prototype te maken van een intelligente beoordelingslaag in de opnamestap, waarbij precies werd vastgesteld hoe geautomatiseerde agents administratieve wrijving kunnen verwijderen voordat het werk begint.

• Geverifieerde use cases om op schaal te implementeren: door vroege adoptie te behandelen als een ontdekkingsfase, bouwde de organisatie een bibliotheek van geverifieerde use cases om implementatie op schaal te stroomlijnen.

• Autonome beoordeling: AI verwerkt de beoordelingslaag door de gekoppelde briefinginhoud te lezen om ontbrekende gebeurtenisbeschrijvingen, lege velden of placeholdertekst te markeren voordat middelen worden toegewezen.

• Verbonden automatiseringspijplijnen: zodra AI-teamgenoten een projectbriefing valideren op nauwkeurigheid en volledigheid, activeert het AI Studio om downstream scoping-subtaken te genereren en te routeren.

• Toezicht door mensen in de loop: mensen blijven de uiteindelijke poortwachters, die de AI-bevindingen beoordelen en strategische nuances toevoegen voordat ze projectupdates afronden.

We zijn overgestapt op een AI-gedreven synthesemodel dat de administratieve overhead met 98% vermindert. Door ons experiment met Asana AI-teamgenoten te verankeren in onze strategische draaiboeken, is Asana een schaalbare bedrijfsmotor geworden die ontbrekende details identificeert voordat het werk begint.

Maximilian Schmidt, programmamanager operationele strategie

Conclusie

Vóór deze transformatie vertrouwde REWE op handmatige afstemming en subjectieve Communicatie om complexe infrastructuur- en portfolio-initiatieven vooruit te helpen. Door een schaalbaar, AI-aangedreven systeem in Asana te bouwen, is de organisatie overgestapt van administratief achter de feiten aanlopen naar proactief leiderschap. Terwijl REWE zijn nationale fulfilmentnetwerk blijft uitbreiden en overgaat op agentic wagenparkaudits, zorgt het AI-ondersteunde bedrijfsmodel ervoor dat elke operationele taak zichtbaar, gestandaardiseerd en afgestemd op de missie is.