직원 퇴사 체크리스트 템플릿

직원들의 이동이 잦은데, 두 가지 모두에 대비하고 계신가요? 신규 입사자가 빠르게 적응할 수 있도록 돕기 위해 온보딩 프로세스를 구성하는 경향이 있지만, 오프보딩을 위해 항상 그렇게 하는 것은 아닙니다. 퇴사나 직원 퇴사를 돕는 과정은 온보딩만큼이나 중요하지만, 간과되는 경우가 많습니다. 직원의 퇴사는 불가피하게 팀, 워크플로 및 프로젝트에 영향을 미칩니다. 하지만 재사용 가능한 직원 퇴사 템플릿을 사용하면 이러한 전환 과정을 수월하게 진행하고 방해 요소를 최소화할 수 있습니다.

직원 퇴사 프로세스란?

직원 퇴사 프로세스란 직원이 퇴사할 때의 전환 프로세스를 말합니다. 체계적인 퇴사 프로세스를 갖춰 놓으면 퇴사하는 직원의 담당 업무를 빠짐없이 파악할 수 있어 나머지 팀원이 전환 기간에 조율하고 맡아야 하는 업무가 무엇인지 알 수 있습니다. 또한, 인사 담당자와 HR 부서 직원이 사직서를 받거나 회사 자산을 반납하는 등의 업무를 처리하는 데 도움이 됩니다.

직원 퇴사 프로세스 경험은 회사 문화와 조직의 특정 필요에 따라 다르지만, 그 과정은 다음과 같아야 합니다. 

• 팀이 직원의 퇴사에 대비한 준비를 합니다.

• 필요한 모든 공지를 합니다.

• HR 부서가 필요한 서류를 확보할 수 있도록 돕습니다.

• 직원이 떠나기 전에 콘셉트, 프로세스, 진행 중인 업무를 한데 모을 수 있도록 해당 직원이 보유한 지식 이전을 진행합니다.

• 회사 소유의 노트북, ID 카드, 기타 자료를 회수하는 단계를 마련합니다.

• 피드백을 얻고 새로운 직원의 업무 경험을 개선할 수 있도록 퇴사 면담을 진행합니다.

어떤 내용을 포함하든 직원을 퇴사시키는 데는 간과하기 쉬운 중요한 세부 사항을 포함하여 많은 단계가 수반됩니다. 직원 퇴사 체크리스트 템플릿을 만들면 이 프로세스를 추적하고 모든 퇴사 직원을 위해 올바른 조치를 취할 수 있습니다. 기존 직원이 퇴사 의사를 밝히면 체크리스트 템플릿을 복제하여 프로세스를 시작하면 됩니다. 

디지털 직원 퇴사 체크리스트 템플릿의 목적

때로는 오래된 방식인 체크리스트가 할 일을 체계적으로 정리하는 최적의 수단이 될 수 있습니다. 하지만, 수기로 작성하거나 업데이트하기 힘든 옛날 방식의 문서를 인쇄하는 대신, 디지털 직원 퇴사 체크리스트 템플릿을 만들 수 있습니다. 디지털 템플릿을 만들면 직원 퇴사 프로세스를 체계적으로 진행할 수 있을 뿐만 아니라 퇴사 프로세스가 조직 전반에서 언제나 일관되게 진행되도록 할 수 있습니다.

따라서 중요한 단계를 놓치지 않을 것입니다. 예를 들어, 직원 퇴사 프로세스의 일환으로 의료 보험사에 정보를 제출해야 한다는 것을 알고 계실 것입니다. 이 단계를 간과할 경우, 퇴사하는 직원이 퇴사한 후 연장된 의료 보험을 적용받지 못할 수 있습니다. 이는 퇴사하는 직원이 퇴사하는 가장 좋은 방법이 아닐 수 있습니다. 템플릿에서 복사한 모든 직원에 대해 동일한 체크리스트를 사용하면 퇴사 프로세스에서 크거나 작은 단계를 놓치지 않을 수 있습니다.

퇴사 체크리스트 템플릿을 만들기 위한 6단계

간단한 6가지 단계를 따라 직원 퇴사 체크리스트 템플릿을 만들어 보세요.

1. 자료를 검토합니다. 직원의 퇴사 프로세스를 적절히 진행하는 데 필요한 모든 자료를 모은 다음 이를 검토합니다. 기존의 문서, 프로세스 또는 퇴사 가이드를 가지고 있는 경우, 이를 템플릿에 추가합니다. 

2. 다른 부서와 상의합니다. 보통 퇴사하는 직원의 매니저와 HR 부서가 퇴사 프로세스를 감독하지만, 다른 부서의 필요 사항도 고려하는 것이 중요합니다. 필요한 것은 무엇일까요? 재무팀은 어떤가요? 이 단계에서는 기밀 유지 협약에 서명하는 일과 같이 간과할 수 있는 중요한 단계를 파악할 수 있습니다.

3. 체크리스트의 작업을 체계적으로 정리할 수 있는 섹션을 만듭니다. 회사의 특정 필요에 따라 작업이 달라지지만, 직원의 이름과 맡은 역할, 마무리해야 하는 서류 작업, 퇴사 면담 일정 잡기와 같은 기본적인 정보를 포함합니다.

4. 관련 문서와 정보를 연결합니다. 프로세스를 조율하는 것에 더하여 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 문서를 체크리스트에 바로 추가할 수 있습니다. 예를 들어, 검토 후 서명해야 하는 문서를 첨부하고 마감일을 지정하여 모든 사람이 계획대로 프로세스를 진행할 수 있습니다. 

5. 템플릿을 접근 가능한 공간에 저장합니다. 회사 전체에서 체크리스트 템플릿의 일관성을 높이기 위해서는 조직 전체가 템플릿을 사용해야 합니다. 퇴사 체크리스트 템플릿을 생성하면 조직의 모든 구성원이 접근할 수 있는 공유 공간에 저장합니다. 

6. 템플릿을 공유합니다. 인사 담당자, 팀장, 부서장을 비롯하여 직원 퇴사 프로세스를 진행해야 하는 사람과 템플릿을 공유합니다.

연동된 기능

• 목록 보기. 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 

• 타임라인 보기. 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기를 사용하여 계획의 각 구성 요소가 어떻게 맞물려 진행되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.

• 양식. 양식이 작성되면 Asana 프로젝트 내에 신규 작업으로 표시됩니다. 양식을 통해 정보를 수신하여 업무가 시작되는 방식을 표준화하고, 필요한 정보를 수집하고, 업무가 누락되는 것을 방지할 수 있습니다. 각각의 요청을 단발성 프로세스로 처리하는 대신, 표준화된 시스템을 만들고 모두가 응답해야 하는 일련의 질문을 작성하세요. 또는, 사용자가 이전에 응답한 내용을 바탕으로 질문을 맞춤화하는 브랜칭 로직을 사용하세요. 결과적으로, 양식을 사용하면 업무 요청을 관리하는 데 소요되는 시간과 번거로움을 줄일 수 있어 팀이 더 많은 시간을 중요한 업무에 할애할 수 있습니다.

• 하위 작업. 할 일을 한 작업에만 할당하기에는 규모가 너무 큰 경우가 있습니다. 작업에 여러 사람이 참여하거나, 마감일이 광범위하거나, 공개하기 전에 여러 이해관계자가 작업을 검토하고 승인해야 하는 경우, 하위 작업을 사용하여 처리할 수 있습니다. 하위 작업은 세분화된 할 일을 상위 작업의 전체적인 맥락과 계속해서 연결하면서 업무를 배분하고 작업을 개별 요소로 나누는 강력한 수단입니다. 작업을 하위 작업으로 세분화하거나 다단계 프로세스의 개별 요소를 하위 작업으로 기록하세요.

추천 앱

• Dropbox. Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

• Slack. Slack에서 공유한 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

• Google Workplace. Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용해 Asana의 작업에 바로 파일을 첨부하세요. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

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