2020년에 한 가지 배운 것이 있다면 원격 근무가 가능하다는 것입니다. 원격 팀의 생산성이 떨어지고, 화면을 통해서만 연결하는 것이 불가능하며, 원격 근무가 경력 성장을 저해한다는 오해는 이제 사실과 다르다는 것이 확인되었습니다.
2020년 원격 근무 보고서에 따르면 미국의 정규직 근로자 중 거의 70%가 코로나19 팬데믹 기간 동안 재택근무를 했습니다. 재택근무팀이 늘어나고 많은 조직이 풀타임 원격 근무를 제공하면서, 매니저와 리더가 원격 근무 팀을 성공으로 이끌어 내는 요인을 이해하는 것이 중요해졌습니다.
원격 근무 팀의 매니저로서 여러분은 원격 근무 환경에서 강력한 팀 문화를 조성하고, 효과적이고 효율적인 업무 절차를 만들며, 고립과 동기 부족에 대처하는 방법을 스스로 고민하셨을 것입니다. 이 글에서 몇 가지 해결책을 제시해 드리겠습니다.
원격 근무 팀을 관리하는 방법
성공적인 원격 근무 팀을 이끌고 관리하기 위해 필요한 핵심 요소는 전통적인 팀에 필요한 것과 크게 다르지 않습니다. 그러나 가상 팀에서 이러한 요소를 구현하는 것은 팀원들이 참여하고 생산적이며 효율적인 환경을 조성하는 데 특히 중요합니다.
신뢰: 신뢰는 팀원에게 권한을 부여하고, 모든 사람을 보다 유연하게 만들며, 처음부터 보다 보람 있는 업무 환경을 조성합니다. 팀에게 합리적인 위험을 감수하고 적절한 경우 스스로 문제를 해결하도록 격려하세요.
동기 부여: 팀원들과 함께 어떤 목표를 달성하거나 점심 식사를 하며 동기를 부여하는 대화를 나눌 수 없는 경우에는 모든 사람이 참여하고 격려받을 수 있는 보다 창의적인 방법을 찾아야 합니다.
자율성: 재택근무 시 팀원들이 무엇을 하는지 모니터링할 수는 없으며, 그렇게 해서는 안 됩니다! 팀원들에게 스스로 일정을 세울 수 있는 자율성을 부여하고, 팀원들이 제시간에 업무를 완료할 것이라고 믿으세요. 팀원들이 업무 중간에 세탁을 하더라도 마감일을 지키는 한 괜찮습니다.
커뮤니케이션: 성공적인 원격 근무 팀을 이끄는 데 있어 가장 어려운 부분이지만 결국 가장 중요한 요소 중 하나는 명확하고 효과적인 커뮤니케이션입니다. 대면 상호 작용이 드물 수 있으므로 효과적인 직장 커뮤니케이션을 우선시하여 팀원들이 자신의 의견이 경청되고 지원을 받는다고 느끼도록 하세요.
협업: 팀워크에 초점을 맞춘 사고방식 외에도 직장에서 협업을 강화하기 위한 적절한 툴을 팀에 제공해야 합니다. 공유 문서, 메시징 툴, 협업 관리 툴은 원격 근무 팀을 작동시키는 핵심 구성 요소입니다.
원격 근무 팀을 관리할 때 이러한 핵심 요소를 염두에 두고 성공적인 원격 근무 팀의 토대를 구축하기 위한 추가적인 요소도 고려해야 합니다. 다음은 협업 능력이 뛰어나고 성과가 좋은 원격 팀을 채용하고 이끌기 위해 저희가 가장 선호하는 팁을 정리한 것입니다.
1. 적합한 팀원 채용하기
원격 채용은 새로운 기회와 도전의 세계를 열어줍니다. 더 이상 지역 내 인재를 찾는 것에 국한받지 않고 훨씬 더 큰 인재 풀에서 채용할 수 있습니다. 그러나 지리적으로 분산된 팀은 인재 이상의 것에 의존해야 합니다. 팀원은 탁월한 커뮤니케이션 능력을 보이고 자립할 수 있어야 하며, 결과 중심적이고 고립된 환경에서 스스로 동기를 유지할 수 있어야 합니다.
팬데믹 기간 동안 원격 팀의 생산성이 전통적인 팀보다 떨어진다는 오해는 사실과 다르다는 것이 확인되었습니다. 실제로 75%의 사람들이 재택근무 시 생산성이 동일하거나 더 높다고 보고했습니다.
원격 근무 팀에 적합한 사람을 찾으려면, 면접 중에 업무 윤리에 대한 구체적인 질문을 하여 원격 근무 환경에서 잘 일할 수 있는지 여부를 파악해야 합니다. 다음은 몇 가지 예시입니다.
왜 재택근무를 선호하시나요?
생산성을 높이기 위해 물리적 업무 공간에 필요한 것은 무엇인가요?
업무에 어떻게 집중하시나요?
하루를 마감할 때 업무에서 벗어나는 방법은 무엇인가요?
팀의 규모도 고려해야 합니다. 팀 스포츠를 생각해 보세요. 대부분의 스포츠에서 팀은 경기장에 5~12명의 선수로 구성됩니다. 직장이나 스포츠 경기에서 팀원을 늘리는 즉시 개개인이 프로젝트에 대한 자신의 공헌이 더 이상 중요하지 않다고 느끼게 됩니다. 이러한 현상을 사회적 태만이라고 하며, 팀을 약 10명 이하로 유지해야 하는 좋은 이유입니다.
2. 포용적인 온보딩 경험 만들기
원격 팀원의 온보딩은 사무실 환경에서 사람들을 온보딩하는 것과는 완전히 다른 문제입니다. 복도에서 마주치지 않기 때문에 새로운 구성원이 팀원을 알아갈 수 있는 기회를 만들어야 합니다.
다음은 원격 채용 직원을 위한 더 기억에 남는 포용적인 온보딩 경험을 만들기 위한 몇 가지 아이디어입니다.
웰컴 패키지 보내기: 새로운 팀원이 환영받는다고 느끼고 회사에 합류하는 것에 대한 기대를 키울 수 있도록 우편으로 웰컴 패키지를 보내는 것을 고려해보세요. 회사 로고가 새겨진 머그컵, 커피 기프트 카드, 브랜드 문구류 등 신입 사원은 이러한 배려에 감사할 것입니다.
준비하기: 선물을 보내는 것 외에도 신규 팀원이 근무 시작일 전에 필요한 모든 것을 갖추도록 하세요. 노트북, 새 로그인 정보, 전화 등 필요한 모든 것을 제때 준비하여 신입 사원이 바로 업무를 시작할 수 있도록 하세요.
멘토와 짝을 맞추기: 멘토링 프로그램은 새로운 팀원이 환영받는다고 느끼게 해주는 또 다른 방법입니다. 멘토는 신규 입사자가 매니저에게 묻기 어려운 모든 종류의 질문에 답할 수 있으며, 가면 증후군을 최소화하는 훌륭한 전략입니다.
Asana의 조사에 따르면, 2020년 신규 입사자 10명 중 거의 8명이 업무 성과와 관련하여 자신을 의심한 적이 있다고 답했습니다. 이야기를 나누고 궁금한 점을 질문할 수 있는 지정된 사람이 있으면 신입 사원이 업무를 시작한 지 몇 달 동안 자신감을 가질 수 있습니다. 멘토는 회사 문화를 이해하는 데 있어서 안내자 역할도 할 수 있습니다.
3. 강력한 기업 문화 구축
조직 문화는 비즈니스 목표, 회사 가치, 직원, 직원 간 소통 접점으로 구성됩니다. 강력한 기업 문화를 통해 팀 중심의 관행을 구축하고, 팀 구성원 간의 마찰을 줄이며, 포용적인 업무 공간을 보장하고, 회사의 모든 활동을 회사의 사명과 연결할 수 있습니다. 공동의 목표를 정의하고 명확한 비전 선언문을 공유함으로써 비즈니스 결과와 조직의 건강을 효과적으로 촉진할 수 있습니다.
최근 연구에 따르면 팬데믹 기간 동안 원격으로 일하는 팀이 늘어나고 있음에도 불구하고 기업 문화는 여전히 누군가가 직무에 지원하는지 여부에 중요한 요소로 남아 있습니다. 실제로 86%가 회사 문화가 그들의 결정에 다소 중요한 요소라고 보고했습니다.
강력한 기업 문화는 팀이 느낄 수 있을 뿐만 아니라 팀이 제공하는 업무와 조직이 외부에서 보이는 방식을 통해서도 드러납니다. 잠재적인 지원자는 소셜 미디어, 직업 리뷰 사이트, 웹사이트의 정보를 통해 회사 문화를 파악합니다. 현재 채용 중이라면 이러한 채널에 회사가 조성한 문화가 반영되어 있는지 확인하세요!
4. 명확한 업무 프로세스 정의
온보딩 프로세스(또는 원격 회사로의 전환)의 일환으로 프로세스를 명확하게 정의해야 합니다. 재택 근무는 팀원들에게 사무실 환경에서는 경험하지 못할 자유를 제공합니다. 이러한 자유는 좋은 일이며 팀이 원격으로 일하는 이유도 부분적으로 이러한 자유 때문이기도 하지만, 대면 상호 작용이 부족하면 오해와 잘못된 커뮤니케이션이 발생할 수 있습니다.
업무 프로세스와 규칙을 명확하게 수립해야 하는 몇 가지 영역이 있습니다. 예를 들어, 원격 근무자의 44%가 화상 통화를 위해 옷을 차려입을 필요가 없다고 생각하므로 온라인 회의를 위한 특정 비즈니스 에티켓을 설정하는 것이 좋습니다.
오해의 소지가 있는 커뮤니케이션과 대화의 끊김을 방지하려면 커뮤니케이션 계획을 사용하여 어떤 유형의 커뮤니케이션에 어떤 채널을 사용할지 명확하게 정의하세요. Slack은 빠른 체크인이나 개인적인 대화에 적합하지만, 프로젝트별 질문은 공유 문서나 소프트웨어를 통해 더 잘 전달됩니다.
2021년 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면 근로자들은 업무 시간의 60%를 ‘일을 위한 일’(예: 업무 관련 커뮤니케이션, 정보 검색, 앱 전환 등)에 할애하는 것으로 나타났습니다. 숙련된 작업 대신 수동적이고 중복적인 작업에 소요되는 모든 시간은 팀의 성과에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 업무 프로세스를 명확하게 정의하면 팀이 처리해야 하는 일을 위한 일의 양을 최소화할 수 있습니다.
5. 효과적인 커뮤니케이션
우리 모두는 과잉 커뮤니케이션의 마법에 대해 들어 보았습니다. 항상 모든 사람이 무슨 일이 일어나고 있는지 알고 있는 것이 좋지만, 그것은 피곤한 일이 될 수 있습니다. 과도한 커뮤니케이션보다는 효과적인 커뮤니케이션에 집중하세요.
어떤 일에 대해 피드백을 제공할 필요가 있는지, 아니면 당신의 의견 없이도 담당자가 잘 처리할 수 있는지 스스로 질문해보세요. 회의에 참석하는 것이 본인과 다른 참석자에게 도움이 되는지, 아니면 나중에 회의 내용을 읽어보면 되는지 생각해보세요. 그리고 가장 중요한 것은, 프로젝트에 기여하는 가치가 내가 시간을 할애하여 다른 일에 기여할 수 있는 가치보다 크다는 것입니다.
여러분의 의견이나 참석이 요청될 때 다음과 같은 방법으로 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있습니다.
요점을 짚으세요. 피드백을 친절하면서도 솔직하게 전달하세요. 팀의 모든 구성원이 최선을 다하고 있다고 가정하고 항상 이끌어야 합니다. 프로젝트가 기대치나 프로젝트 표준에 맞지 않는 경우, 구성원들이 업무를 개선할 수 있도록 명확하고 건설적인 피드백을 제공하세요.
관련 팀원만 루핑하세요. IT 팀의 정우 님이 문제 해결에 도움이 되지 않는다면, 이미 넘치는 그의 받은 편지함에 메시지를 보내지 마세요.
날짜 제공하기. 후속 조치 루프에 갇히지 않도록 모든 작업이나 프로젝트에 연결된 날짜가 있는지 확인하세요.
안건 전송하기. 따라야 할 안건이 있으면 회의가 훨씬 더 효율적이고 재미있습니다. 팀원들은 논의할 내용과 회의 소요 시간을 파악할 수 있습니다. 시작하려면 미팅 안건 템플릿을 사용해 보세요.
가상 팀이 직면하는 시각적 신호와 몸짓의 부족을 과소평가하지 마세요. 모든 팀원이 팀의 일원이라고 느끼고 오해를 피할 수 있도록 정기적으로 팀원과 소통하세요.
6. 팀원과 연결 유지
직접 만날 수 있는 사무실 공간이 없더라도 온라인 회의를 통해 서로 소통할 수 있습니다. 정기적인 1:1 미팅, 가상 커피 브레이크, 해피 아워는 팀이 온라인 고립에 대처하는 데 도움이 됩니다.
이러한 개인적인 상호 작용을 재미있는 통화로 줄일 필요는 없습니다. 사무실에서와 마찬가지로 회의 시작 시 가벼운 대화를 나눌 시간을 마련하세요. 주말 계획, 자녀의 축구 경기, 반려견의 첫 미용실 방문 등에 대해 5분 동안 이야기하면 개인적인 차원에서 팀과 소통하고 따뜻하고 보살핌 받는 업무 환경을 조성하는 데 도움이 됩니다.
팀 단합 게임은 팀 전체를 참여시키는 또 다른 좋은 방법입니다. 화상 회의 시작 시 간단한 아이스 브레이킹, 월간 퀴즈 이벤트, 회사 지원 대면 워크숍 등 작은 개인적인 교류와 팀 단합의 기회를 통해 매일 직접 대면 상호 작용의 부족함을 메꿀 수 니다.
7. 원격 팀에 동기 부여
원격 팀은 책임감을 가지고 동기를 부여하는 데 능숙한 사람들로 구성되는 것이 이상적입니다. 그러나 가장 자기애가 충만한 팀원이라도 가끔씩 격려가 필요합니다.
원격 팀의 참여도와 동기를 유지하려면 목적의식을 부여해야 합니다. 팀원들이 회사의 사명을 숙지하면 프로젝트와 조직에 훨씬 더 깊이 연결된 느낌을 받게 됩니다. 또한 팀원들은 성장 기회와 경력 개발을 위한 학습 기회가 필요합니다.
생일, 근속 기념일, 중요한 마일스톤을 축하하여 팀원들과 그들의 업무에 감사한다는 사실을 알리세요. 팀원들이 서로를 작은 선물로 감사하거나 매니저의 칭찬을 받아 자신감을 높일 수 있는 기회를 만드세요. 이 모든 것은 팀의 행복에 기여하고 성과에 영향을 미칠 수 있습니다.
8. 시간대를 고려하세요
프로젝트, 화상 통화, 가상 해피 아워를 위해 팀을 한자리에 모으는 것은 좋지만, 원격 팀원들이 어디에 있는지 염두에 두세요. 팀원들이 서로 다른 시간대에 있는 경우 연결하기에 가장 좋은 시간을 파악하세요.
원격 팀은 훨씬 더 유연하지만, 팀에 핵심 근무 시간(예: 오전 11시~오후 3시)을 제공할 수 있습니다. 핵심 근무 시간에는 모든 사람이 온라인 상태여야 하며, 팀원들과 연락이 가능해야 합니다(점심 시간 제외). 연구에 따르면 근로자의 74%가 핵심 근무 시간 개념이 원격 팀에 도움이 된다고 생각합니다.
팀원 간의 마찰을 최소화하려면 모든 사람의 핵심 근무 시간이 시작되기 전이나 업무가 끝난 후에는 미팅을 예약하지 마세요. 하루 중 더 나은 시간에 미팅을 할 수 있다면, 아무도 일찍 일어나거나 늦게 자지 않아도 됩니다. 모든 사람의 업무 일정을 염두에 두면 팀원들의 시간을 소중히 여기고 팀원들이 건강한 일과 삶의 균형을 유지할 수 있도록 해줍니다.
이는 글로벌 팀에서 특히 어려울 수 있습니다. Asana에서는 정기적으로 미팅을 예약하여 모든 사람이 소속감을 느낄 수 있도록 최선을 다하고 있습니다. 예를 들어, 팀 전체가 일주일에 한 번 미팅을 한다면, 2주마다 미국 시간으로 오전과 오후로 미팅 시간을 바꿉니다. 이를 통해 유럽에 있는 팀원은 한 주 동안 참여할 수 있고, APAC 팀원은 자신의 시간에 녹화된 회의를 시청할 수 있으며 2주 후에는 그 반대로 진행됩니다.
결국 중요한 것은 팀에 적합한 회의 루틴을 찾기 위해 최선을 다하는 것입니다. 매주 미팅 없는 날을 지정하여 팀원들에게 원격 미팅 업무에서 벗어나 휴식을 취하고 방해받지 않고 업무에 집중할 수 있는 기회를 제공할 수도 있습니다.
9. 원격 근무을 위한 툴 활용
팀에 효과적인 커뮤니케이션과 협업에 필요한 툴을 제공하지 않으면 원격 근무 팀은 성공할 수 없습니다. 빠르게 변화하는 세상에서 이메일을 통해 문서를 주고받는 것만으로는 충분하지 않습니다. 원격 근무 팀 협업을 염두에 두고 설계된 Google 문서 또는 Asana와 같은 대화형 플랫폼과 소프트웨어를 활용하세요.
10. 대면 회의를 조직합니다
마지막으로, 대면 회의의 중요성을 과소평가하지 마세요. 가능하다면 정기적으로 팀을 대면 행사에 참석시키세요. 팀원들이 모두 근처에 있다면 매주 또는 한 달에 한 번 이런 행사를 진행할 수 있습니다. 팀원들이 여러 주, 국가, 시간대에 걸쳐 있는 경우, 소규모 그룹을 위한 지역 모임을 제공하거나 모든 사람을 한데 모아 더 큰 이벤트(예: 여름 모임, 휴가 파티 또는 기타 회사 이벤트)를 진행할 수 있습니다.
팀을 직접 만나게 하는 것은 비용이 많이 들고 시간이 많이 걸릴 수 있지만, 적어도 1년에 한 번 직접 만나는 이벤트를 개최하면 팀에 큰 도움이 될 수 있습니다. 직접 만나면 신뢰를 쌓고, 팀원 간의 관계를 강화하며, 팀 참여도를 높일 수 있습니다.
원격 근무 팀의 이점과 어려움
원격 근무 팀을 통해 조직은 채용 노력을 분산하고 대규모 인재 풀에서 최고의 후보자를 찾을 수 있습니다. 그러나 팀원들이 사무실 공간을 공유하지 않기 때문에 원격 근무 팀에서 는 여러 가지 문제가 발생할 수 있습니다.
하지만 적절한 관리와 긍정적인 사고방식을 갖춘 리더는 원격 근무 팀과의 협업에 따른 난관을 기회로 바꿀 수 있습니다.
장점: 팀의 유연성 향상
원격 근무 팀의 가장 큰 장점 중 하나는 재택근무로 인한 유연성입니다. 팀에서 화상 회의를 자주 하지 않는다면, 직장 복장을 입을 필요 없이 스웨트팬츠와 편안한 셔츠를 입고 일할 수 있습니다.
또한 팀원들은 자신의 업무 일정을 스스로 조정할 수 있어 더 유연합니다. 아이들이 학교에서 돌아오기 전에 일찍 일어나 일을 마치거나, 하루 중 가장 생산적인 시간이 늦은 밤이라면 늦게 일할 수 있습니다.
팀원들은 집에서 일하거나, 카페에서 일하거나, 공용 공간에서 다른 원격 근무자들과 만날 수 있습니다. 원하는 곳으로 이주할 수도 있습니다. 사용자 지정 필드의 활용 가능성은 무궁무진합니다.
단점: 집이 사무실이 되다
침대에서 이메일을 보며 하루를 시작하는 것을 좋아하는 팀원들도 있겠지만, 재택근무는 그리 만만치 않습니다. 팀원이 주변에 없이 고립되어 있을 수 있다는 점 외에도, 집에서 일할 때는 방해받는 상황이 더 많아질 수 있습니다.
싱크대에 남겨진 지저분한 접시, 키보드 위를 계속 걸어다니는 고양이, 방과 후 집에 온 아이들이 점심을 먹고 싶어하는 등 모든 요소들이 재택근무를 어렵게 만들 수 있습니다. 사무실 공간이 없을 때, 일부 팀원에게는 이러한 상황이 관리하기 어려울 수 있습니다.
모든 사람이 집에 사무실 공간으로 사용할 수 있는 별도의 방이 있는 것은 아니라는 점을 기억하세요. 특히 업무 공간이 생활 공간과 같은 공간일 경우, 하루를 마감하고 업무에서 벗어나는 것이 가상 팀에게는 어려울 수 있습니다.
장점: 시간과 비용 절약
매일 사무실로 출퇴근하지 않아도 되므로 팀원들은 가족, 친구들과 함께 시간을 보내고, 취미를 즐기며, 업무에서 벗어나 재충전할 수 있습니다.
사무실 공간이 없기에 회사의 비용도 절감됩니다. 조직은 더 이상 사무실 공간에 비용을 지불하거나 팀원에게 주차 또는 출퇴근 보조금을 지불할 필요가 없습니다.
단점: 서로 다른 시간대에 맞춰 일해야 합니다
지리적으로 분산된 팀에서는 팀원들이 어디에나 위치할 수 있습니다. 팀원들의 서로 다른 시간대와 근무 일정을 인지하지 못하면 커뮤니케이션 및 협업 문제가 발생할 수 있습니다.
원격 근무 팀 커뮤니케이션에 의도적으로 접근하지 않으면 오해로 인해 프로젝트와 일상적인 업무가 복잡해질 수 있습니다. 명확한 지침을 제공하고 모든 사람이 프로젝트에 대해 연결되고 동일한 정보를 공유할 수 있는 툴을 사용해야 합니다.
커뮤니케이션과 협업의 우선순위
원격 근무 팀을 관리하든 일반 팀을 관리하든, 명확한 커뮤니케이션에 중점을 두고, 팀원에게 공감하며, 모범을 보여 건전한 업무 환경을 조성하세요.
적절한 업무 소프트웨어가 원격 근무 팀에 미칠 수 있는 긍정적인 영향을 과소평가하지 마세요. 프로세스를 추적하고, 미팅 안건을 공유하며, 팀과 편리하게 협업하면 마감일을 놓칠 일이 없습니다.
