Modello di registro degli stakeholder

Sono molti gli aspetti che contribuiscono al successo di un progetto, come una buona pianificazione, una comunicazione chiara e obiettivi ben definiti. Uno dei fattori più importanti è la soddisfazione degli stakeholder, ma tenere traccia delle loro preferenze può essere difficile, soprattutto nei grandi progetti. Per fortuna, i modelli di registro degli stakeholder semplificano notevolmente la gestione degli stakeholder.

Questa guida spiega cos'è un registro degli stakeholder, perché l'utilizzo di un modello digitale è utile, quando e come crearne uno e cosa includere per consentire al tuo team di rispettare la tabella di marcia dall'inizio alla fine.

Cos'è un registro degli stakeholder?

Un registro degli stakeholder è un documento di progetto che riporta il nome, il ruolo, il livello di interesse e influenza, le preferenze di comunicazione di ciascun stakeholder e qualsiasi nota che ti aiuti a gestire le aspettative. I project manager lo usano come unico riferimento per sapere chi ha bisogno di aggiornamenti, cosa interessa a ciascuno e in che modo gli stakeholder influenzano le decisioni. Svolge un ruolo diretto nella gestione degli stakeholder ed è uno dei nostri strumenti di project management preferiti, perché ti aiuta a gestire le relazioni con gli stakeholder in modo più efficace.

Cos'è un modello di registro degli stakeholder?

Un modello di registro degli stakeholder è una risorsa riutilizzabile che puoi duplicare velocemente in modo da poter configurare un nuovo registro degli stakeholder per ogni progetto a cui lavori. Questi modelli forniscono una bozza di base per tutti i tuoi progetti, facilitando il monitoraggio delle preferenze dei diversi stakeholder e lo svolgimento di un'analisi degli stakeholder.

Perché utilizzare un modello digitale di registro degli stakeholder?

Un modello digitale di registro degli stakeholder ti aiuta a monitorare gli stakeholder del progetto quando gestisci un'iniziativa importante o più progetti contemporaneamente. Acquisendo i dettagli principali in anticipo, il modello aiuta i team a concordare la cronologia, i ruoli e le aspettative durante il processo di pianificazione del progetto. I team utilizzano un registro per semplificare il coinvolgimento degli stakeholder, guidare il processo decisionale e aiutare i membri del team a identificare le necessità degli stakeholder e a pianificare una comunicazione efficace sin dall'inizio.

Di seguito sono riportati i principali vantaggi del modello di registro degli stakeholder.

• Informazioni centralizzate sugli stakeholder: riunisce tutte le informazioni relative agli stakeholder di un progetto in un unico posto.

• Visibilità del processo decisionale: mostra chi influenza le decisioni e chi richiede l'approvazione.

• Relazioni più solide con gli stakeholder: indirizza gli aggiornamenti del progetto al pubblico appropriato.

• Riduzione dello slittamento del progetto: allinea le aspettative con la cronologia del progetto fin dall'inizio.

• Riutilizzabile in tutti i progetti: offre ai membri del team un modello coerente che possono duplicare per ogni iniziativa.

Inoltre, i modelli di registro digitale degli stakeholder creati in uno strumento di project management riducono il lavoro improduttivo, fungendo da guida per le informazioni relative agli stakeholder e consentendoti di metterti rapidamente al lavoro all'inizio di ogni progetto.

Quando usare un modello di registro degli stakeholder

Il momento migliore per creare un registro degli stakeholder è durante la fase di avvio o di pianificazione del progetto, prima che il lavoro venga ufficialmente avviato. In questa fase, il tuo team sta definendo l'ambito, assegnando i ruoli e stabilendo le aspettative, il che la rende il momento ideale per identificare chi ha un interesse nel successo del progetto.

Un registro degli stakeholder non è un documento una tantum. Dovresti rivederlo e aggiornarlo durante tutto il progetto, poiché le priorità possono cambiare, potrebbero emergere nuovi stakeholder e le esigenze di comunicazione potrebbero variare man mano che il progetto avanza.

Valuta di utilizzare un modello di registro degli stakeholder quando:

• Lancio di un nuovo progetto: stai avviando un progetto con più stakeholder interni ed esterni.

• Priorità contrastanti: il tuo team gestisce iniziative complesse in cui le priorità degli stakeholder differiscono.

• Lavoro interfunzionale: stai gestendo progetti che coinvolgono diversi reparti o team.

• Approvazioni frequenti: un progetto richiede approvazioni regolari da parte della leadership.

• Processo ripetibile: vuoi un modo coerente per monitorare il coinvolgimento degli stakeholder in tutti i progetti.

Creare il registro in anticipo aiuta il tuo team a definire le aspettative e pianificare la comunicazione prima che possano verificarsi malintesi.

Cosa includere in un modello di registro degli stakeholder

Il tuo modello di registro degli stakeholder funge da base per i tuoi progetti, perciò includi qualsiasi informazione che vuoi utilizzare in diversi progetti. Ecco cosa monitorare per ogni stakeholder:

• Nome: nome e cognome

• Ruolo o titolo: titolo professionale o ruolo nel progetto

• Tipo di stakeholder: interno o esterno

• Categoria: primario o secondario

• Influenza: bassa, media o elevata

• Interesse: basso, medio o elevato

• Esigenze o desideri: aspettative o preoccupazioni

• Comunicazione preferita: email, riunioni, chat o altro

• Tipo di aggiornamento: tipo di aggiornamenti che desiderano

• Frequenza degli aggiornamenti: con quale frequenza desidera ricevere gli aggiornamenti

• Informazioni di contatto: email, telefono o altri dettagli

• Note aggiuntive: contesto aggiuntivo

Il tuo modello di registro degli stakeholder dovrebbe inoltre includere una sezione per i dettagli di base sul progetto, come il nome del progetto, la descrizione, il tipo e le date di inizio e di fine pianificate. Compila questa sezione con questi dati e con eventuali note sugli stakeholder all'inizio di ciascun progetto.

Funzionalità integrate

• Aggiornamenti di stato del progetto. Gli aggiornamenti di stato del progetto sono collegati direttamente al lavoro svolto dal tuo team di progetto su Asana, quindi non è necessario cercare tra gli strumenti o partecipare a riunioni aggiuntive. I membri del team possono visualizzare i dettagli correlati, inclusi il piano di progetto, il piano di comunicazione, i traguardi, i risultati finali e gli obiettivi, in un unico posto.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati consentono al team di progetto di assegnare etichette, ordinare e filtrare il lavoro in base a dettagli come priorità, stato, email o numero di telefono. I team utilizzano questi campi per organizzare le attività in modo coerente tra i progetti e decidere a cosa lavorare successivamente.

• Panoramica del progetto. La panoramica del progetto fornisce al team del progetto una Dashboard condivisa che delinea il lavoro, la sua logica e l'esecuzione. Puoi archiviare le risorse chiave, i dettagli delle riunioni e i canali di comunicazione insieme ai tuoi flussi di lavoro.

• Brief di progetto. Il brief di progetto comunica date importanti, aspettative e traguardi all'intero team del progetto. Quando archivi il brief su Asana, tutti possono fare riferimento alle stesse informazioni durante tutto il ciclo di vita del progetto.

App consigliate

• Gmail. L'integrazione di Asana per Gmail ti consente di creare attività direttamente dalla posta in arrivo e mantiene il contesto dell'email collegato al lavoro.

• Slack. L'integrazione di Slack converte messaggi, richieste e attività in attività di Asana, mantenendo il lavoro assegnato e monitorato.

• Dropbox. L'integrazione Dropbox ti consente di allegare file alle attività di Asana direttamente dal pannello delle attività.

• Microsoft Office 365. L'integrazione di Microsoft Office collega Asana a strumenti come Excel e PowerPoint, in modo che il tuo team possa fare riferimento ai fogli di calcolo e mantenere il lavoro legato ai dati in tempo reale.

Come creare un registro degli stakeholder

Ora che sai cosa includere, ecco come creare il tuo registro degli stakeholder passo dopo passo. L'utilizzo di un processo chiaro ti aiuta a raccogliere i dettagli giusti fin dall'inizio e mantiene il tuo team in perfetta sintonia.

1. Identifica gli stakeholder. Inizia elencando tutte le persone che possono influenzare il tuo progetto o esserne influenzate. Pensa in modo ampio: includi i membri del team interno, la leadership, i clienti, i fornitori e qualsiasi parte esterna.

2. Raccogli i dettagli chiave. Per ogni stakeholder, raccogli il nome, il ruolo, le informazioni di contatto e la relazione con il progetto. Contattali direttamente quando possibile per confermare i loro canali di comunicazione preferiti e il tipo di aggiornamenti che trovano più utili.

3. Valuta i livelli di influenza e interesse. Valuta il livello di influenza di ogni stakeholder sul progetto e il suo livello di interesse per i risultati. Una semplice scala con i livelli basso, medio o elevato funziona bene per la maggior parte dei progetti.

4. Definisci le preferenze di comunicazione. Documenta il modo in cui ogni stakeholder preferisce ricevere le informazioni, che sia tramite email, riunioni, resoconti sullo stato o strumenti di messaggistica. Annota anche con quale frequenza desidera ricevere gli aggiornamenti, poiché alcuni stakeholder potrebbero aver bisogno di briefing settimanali, mentre per altri potrebbero essere sufficienti dei riepiloghi sui traguardi.

5. Documenta e condividi il registro. Inserisci tutte le informazioni nel tuo modello di registro degli stakeholder e condividilo con il tuo team di progetto. Conserva il registro in uno spazio centralizzato, in modo che tutti possano consultarlo e aggiornarlo durante l'avanzamento del progetto.

Gestisci gli stakeholder in modo efficace con Asana

Monitorare le preferenze degli stakeholder, le esigenze di comunicazione e i livelli di influenza può essere semplice. Con un modello di registro degli stakeholder su Asana, il tuo team può conservare tutte le informazioni sugli stakeholder in un unico posto, assegnare attività di follow-up e rimanere allineato dall'inizio alla fine.

Asana ti consente di duplicare facilmente il tuo modello per ogni nuovo progetto, personalizzare i campi in base alle tue esigenze di monitoraggio degli stakeholder e condividere aggiornamenti in tempo reale con le persone che ne hanno più bisogno. Vuoi semplificare la gestione degli stakeholder per il tuo team? Inizia a usare Asana oggi stesso.

Domande frequenti sui modelli di registro degli stakeholder