“Pochissime organizzazioni no-profit pensano a come aiutare tutti i dipendenti a svolgere meglio il proprio lavoro o a come fornire un ambiente stimolante in cui le persone possano lavorare”, spiega Jonathan Palmer, direttore esecutivo di Conservation Technology presso la WCS. “Con tempi e budget limitati, può essere difficile aiutare i nostri team a sentirsi più felici e responsabilizzati, anche se sono probabilmente la nostra risorsa più importante.”

Il team di Jonathan alla WCS collabora con oltre 100 partner, fornitori e provider per trovare e implementare le migliori soluzioni tecnologiche per risolvere le maggiori sfide odierne in materia di conservazione. Quando ha notato che i progetti fondamentali per la missione rischiavano maggiormente di non rispettare le scadenze a causa dell'aumento della domanda e della complessità, delle informazioni in compartimenti stagni e degli approcci “tradizionali” di comunicazione e gestione delle attività che non si adattavano alle esigenze, ha deciso di trovare un modo migliore di collaborare in tutta WCS. 

Il suo obiettivo principale era quello di responsabilizzare le persone di WCS: i responsabili dei programmi, gli sviluppatori di software, gli scienziati ambientali, gli zoologi, i volontari e altri stakeholder. Così Jonathan ha deciso di trovare uno strumento per migliorare la comunicazione e la collaborazione al di là dei confini organizzativi.

Il suo team ha implementato Asana per favorire una collaborazione ottimale, creare trasparenza e responsabilità e monitorare il lavoro e le risorse. Con Asana, i team di WCS lavorano insieme in modo più efficace e hanno usufruito di numerosi ulteriori vantaggi: i dipendenti hanno accesso a maggiori opportunità di crescita professionale e hanno rafforzato la fiducia delle comunità che servono. 

Creare fiducia con le comunità locali

Un team di WCS, quello dell'Okapi Wildlife Reserve (OWR) in Ituri, con il sostegno del Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) finanziato dall'UE, collabora con un gruppo di organizzazioni internazionali per ridurre l'insicurezza alimentare sviluppando soluzioni sostenibili alle sfide alimentari, con particolare attenzione alla conservazione della fauna selvatica, alla sicurezza alimentare e allo sviluppo di politiche. Parte del loro lavoro viene svolto in aree protette in cui WCS supporta i suoi partner governativi e altri attori per gestire i suoi programmi in 15 paesi, tra cui il Parco naturale di Makira in Madagascar e la Riserva faunistica di Okapi nell'Ituri, in Repubblica Democratica del Congo.

Sebbene la WCS si impegni a fare in modo che tutti i suoi partner, gli host e le comunità siano soddisfatti del suo lavoro, è inevitabile che sorgano delle lamentele. Per esempio, una persona potrebbe voler esprimere una preoccupazione sul trattamento dell'ambiente, sui propri diritti o su un'interazione che ha avuto. “Molti membri delle comunità a cui offriamo i nostri servizi possono ritenere che la WCS sia responsabile, perché siamo lì per proteggere la fauna selvatica”, spiega Caroline Abid, SWM Programme Manager. 

Poiché il programma SWM si basa sul sostegno locale per implementare soluzioni sul campo, le relazioni con la comunità sono fondamentali per il successo dei suoi programmi. Risolvere le lamentele in modo tempestivo e rispettoso è fondamentale, quindi WCS utilizza Asana per elaborare il feedback delle comunità che serve. 

Qualsiasi organizzazione multinazionale ha bisogno di un modo per gestire i reclami. Un reclamo, se non viene gestito correttamente, può creare un enorme rischio organizzativo.

Jonathan Palmer, Direttore esecutivo, Conservation Technology

In passato, WCS utilizzava quaderni cartacei e fogli di calcolo per raccogliere e gestire le lamentele, che venivano poi inviate via email al membro del personale competente. Di conseguenza, la loro gestione poteva richiedere settimane, mettendo a rischio la fiducia dei membri della comunità. Per WCS, che si affida alle comunità per ospitare e sostenere i siti di conservazione, membri insoddisfatti potrebbero significare che un sito è a rischio. 

“Non rispondevamo abbastanza rapidamente alle lamentele delle nostre comunità, quindi abbiamo cercato di migliorare il processo con Asana per assicurarci di rispondere sempre”, afferma Caroline. L'uso di Asana semplifica la presentazione dei reclami per i membri della comunità. Ora condividono il loro problema con un operatore sul campo di WCS, che poi lo invia tramite un modulo Asana, che crea un'attività Asana in un progetto dedicato con tutte le informazioni necessarie per gestire rapidamente i reclami. 

Asana offre un unico posto centralizzato per la revisione dei reclami, eliminando la documentazione cartacea e il tempo precedentemente dedicato all'elaborazione manuale. Inoltre, rende più facile indirizzare le lamentele alle persone giuste all'interno di WCS per rispondere rapidamente, anziché farle passare attraverso lunghe catene di comunicazione che coinvolgono appunti cartacei ed email. Una volta che un'attività viene assegnata alla persona giusta, questa dispone di tutte le informazioni necessarie per svolgerla, perché tutti i dettagli necessari sono inclusi nella richiesta. E se un reclamo è sensibile, WCS può utilizzare le impostazioni di privacy su Asana per limitarne la visibilità.

Stiamo migliorando la nostra reattività nelle sedi locali con Asana per assicurarci che tutte le segnalazioni vengano gestite rapidamente.

Caroline Abid, responsabile del programma SWM per l'UE

Poiché i reclami vengono elaborati più rapidamente con Asana, le comunità locali si sentono incoraggiate a condividere i problemi man mano che si presentano, creando un circolo virtuoso: le comunità continuano a essere coinvolte nel lavoro di conservazione della WCS e l’organizzazione continua a sostenere le comunità in cui si trovano i siti. Questi risultati hanno aiutato WCS a creare fiducia; ciò è estremamente prezioso per la capacità dell'organizzazione di raggiungere i suoi ambiziosi obiettivi di conservazione. 

Consentire ai dipendenti di cogliere nuove opportunità 

Allontanando il team WCS dalla posta elettronica, Asana ha contribuito a eliminare i silos dei team, ad aumentare la visibilità e a rendere le informazioni e le opportunità in tutta l'organizzazione accessibili a un maggior numero di membri del team. Ha creato un nuovo livello di trasparenza perché tutte le attività e i progetti sono pubblici all'interno del team per impostazione predefinita. Sono state create molte opportunità di collaborazione interfunzionale, il che è stato particolarmente importante durante la pandemia di COVID-19, quando WCS non poteva avere tante interazioni di persona. 

L’utilizzo di Asana ha avuto sul team quello che Jonathan chiama un effetto di “appiattimento”. “Appiattire il nostro team significa massimizzare l'opportunità di fare le cose nel modo più efficiente in termini di costi”, spiega. “La trasparenza offerta da Asana consente ai membri più giovani e ambiziosi dei team di farsi avanti per cogliere opportunità di apprendimento, assumersi maggiori responsabilità ed espandere il proprio raggio d'azione.” Questo è degno di nota perché, storicamente, in un'organizzazione di grandi dimensioni, le opportunità spesso andavano a coloro che erano più vicini alla sede centrale, semplicemente per la disponibilità e l'accesso alle informazioni. Con Asana, i dipendenti ora hanno una maggiore visibilità sul progetto e possono contribuire in modo asincrono, indipendentemente dal loro fuso orario. Di conseguenza, WCS ha riscontrato una partecipazione più diversificata da parte dei membri del team in tutto il mondo.

Asana aiuta l'intero team di WCS a sentirsi motivato a farsi coinvolgere e a cogliere opportunità di cui altrimenti non sarebbe stato a conoscenza. Inoltre, consente di risparmiare risorse, tra cui il budget per gli stipendi, le spese di viaggio e il tempo dedicato alla formazione, rendendo possibile l'assunzione di dipendenti in diversi mercati del lavoro, in modo che WCS possa utilizzare il proprio budget in modo efficiente per generare un impatto maggiore. 

Avere uno strumento che aumenta l'accesso alle informazioni e consente alle persone di cogliere le opportunità rende WCS più inclusiva, dando a tutti la possibilità di partecipare.

Jonathan Palmer, Direttore esecutivo, Conservation Technology

Mantenere le promesse mettendo le persone al centro

WCS fa moltissimo con risorse limitate, e tutto ciò è reso possibile dalle persone che sostengono l'organizzazione: il personale e i membri della community. Utilizzando Asana, WCS ha ascoltato e si è presa cura dei membri della sua comunità e ha offerto ai suoi dipendenti in tutto il mondo l'accesso a maggiori opportunità. Questi risultati positivi hanno contribuito a far progredire l’organizzazione verso i suoi numerosi obiettivi di grande impatto e hanno reso più coinvolte le persone che rappresentano la spina dorsale del suo lavoro.

Grazie a processi più solidi e a una rinnovata trasparenza, WCS continua a creare fiducia sia internamente che esternamente, un elemento fondamentale per proteggere le aree, la fauna selvatica e le comunità che serve.