United Way of Salt Lake risponde al 25% in più di proposte di sovvenzione e aumenta l'impatto sulla comunità con Asana

Nel 2013, una giovane donna di nome Nour e la sua famiglia hanno lasciato la loro casa e la loro famiglia allargata in Siria per trovare rifugio, e una vita migliore, nello Utah. Non parlavano inglese e non avevano soldi. Con l'aiuto di United Way of Salt Lake (UWSL), Nour si è iscritta a una scuola della comunità UWSL, ha imparato l'inglese e le è stato assegnato un mentore che l'ha guidata durante il periodo delle superiori. Nel 2018 si è diplomata e ora sta risparmiando per l'università e facendo volontariato per UWSL.

“Se vuoi andare veloce, vai da solo. Se vuoi andare lontano, vai insieme a qualcuno” è scritto sul sito web di United Way of Salt Lake come promemoria del fatto che, attraverso i partner e la comunità, possono aiutare migliaia di persone come Nour nella loro zona. Lavorando con partner e volontari per migliorare le opportunità educative e le prospettive di vita di chi è in difficoltà, UWSL aiuta centinaia di migliaia di persone come Nour a raggiungere nuovi traguardi educativi.

Bill Crim, CEO dell’organizzazione, esamina le metriche di alto livello come la base di donatori e la cultura aziendale, mentre i membri del suo team (Katy Shoemaker, Grants Manager, Amy Ahrens Terpstra, VP of Collective Impact Partnerships, Luis Miranda, Director of Capacity Building, e Courtney Dean, Volunteer Engagement Manager) gestiscono i programmi in tutta l’organizzazione.

Con la crescita del team di UWSL negli ultimi anni, è aumentata anche la portata del lavoro. Ha assunto più volontari, organizzato più eventi, coinvolto più partner e creato programmi di mentoring e comunitari nell'area di Salt Lake. Tutto questo lavoro aggiuntivo, e i membri del team aggiunti, hanno portato a un senso di caos tra i dipendenti e a ciò che Bill chiama “sovraccarico di email”. Il lavoro in tutta l'organizzazione era frammentato e disperso, il che portava a una mancanza di visibilità su ciò che i dipendenti stavano facendo e rendeva difficile la condivisione delle conoscenze. Bill ha riconosciuto che questo non era il modo ottimale di lavorare per raggiungere i loro obiettivi, quindi ha deciso di trovare un modo per far lavorare l'organizzazione in modo più efficace.

La ricerca di una soluzione

Ossessionato dal trovare un modo migliore di lavorare, Bill iniziò a cercare una soluzione di gestione del lavoro. Si è imbattuto in Asana e l'ha provata con la sua assistente, poi con un team più ampio. Alla fine, ha scelto Asana perché era la soluzione migliore che soddisfaceva i suoi criteri:

• Era semplice e facile da usare

• La funzionalità di comunicazione era integrata, quindi il team poteva fare a meno della posta elettronica

• Si integra con gli altri strumenti che utilizzano, come Google Drive, Outlook e Slack

• Era possibile accedere al lavoro da qualsiasi dispositivo tramite l'app per dispositivi mobili

Dopo averla testata con un team, UWSL ha iniziato a implementare Asana in tutta l'organizzazione. Ha identificato gli utenti avanzati per organizzare i corsi di formazione, con l'obiettivo di avere un promotore all'interno di ogni team. Per aiutare i nuovi assunti a iniziare più velocemente, hanno anche integrato la formazione su Asana nel loro processo di onboarding e si sono affidati al team per il Successo dei clienti di Asana per condurre alcune sessioni di formazione.

Con Asana, la nostra organizzazione è molto più collaborativa. Le barriere tra i team e i progetti sono state abbattute, aiutando le persone a comprendere il posto che occupano nell’ambito generale.”

Portare avanti il lavoro, per il proprio team e per la propria comunità

Il team di UWSL ha riscontrato numerosi vantaggi da quando ha implementato Asana in tutta l'organizzazione, tra cui la possibilità di rispondere a un maggior numero di proposte di sovvenzione e di ridurre il tempo dedicato alle attività di routine. Ecco come:

• Ogni membro del team sa in che modo il proprio lavoro contribuisce agli obiettivi dell'organizzazione: monitorando le priorità del team insieme agli obiettivi dipartimentali e organizzativi su Asana, tutti vedono come il loro lavoro contribuisce al quadro generale.

• I processi per le grandi iniziative, come le proposte di sovvenzione, sono semplificati: l'utilizzo dei modelli consente al team di accettare il 25% in più di proposte di sovvenzione e di richiedere sovvenzioni ancora più consistenti, perché sa che nessun passaggio verrà trascurato.

Con Asana, possiamo presentare il 25% in più di domande di sovvenzione ogni anno e siamo in grado di richiedere sovvenzioni più grandi che hanno un impatto più significativo sul lavoro che svolgiamo.”

• Possono offrire più opportunità di volontariato alla loro comunità e ai loro partner: la gestione delle richieste dei volontari tramite un modulo Google aiuta il team a fornire personale per le proprie iniziative in modo più efficiente, automatizzando il processo di gestione dei volontari.

• Il processo di assunzione è più collaborativo: monitorare il processo di reclutamento su Asana rende chiare le fasi del processo, perché ogni fase è delineata in un progetto e tutti coloro che sono coinvolti nel processo possono controllare i candidati.

• Tutti hanno chiarezza sulle responsabilità: utilizzando Asana per gestire le riunioni interne, le azioni da attuare vengono assegnate in tempo reale, in modo che i passaggi successivi siano chiari.

Adoro la chiarezza delle aspettative che Asana apporta al lavoro che svolgiamo. Ci rende migliori comunicatori su come portiamo avanti il lavoro.”

Evolversi per servire meglio la propria comunità

UWSL è in continua evoluzione per aumentare il proprio impatto e la propria portata, alla costante ricerca di nuovi modi per creare partnership più partnership significative e cambiare in meglio la propria comunità. Alla base di ciò che fa c'è un team coinvolto e un flusso costante di finanziamenti per iniziative di successo. Senza questi due elementi, il loro lavoro sarebbe impossibile. Per UWSL, Asana svolge un ruolo cruciale nel mantenere il coinvolgimento dei dipendenti, rendere chiare le responsabilità, consentire loro di perseguire maggiori opportunità di finanziamento e, in definitiva, aiutarli a portare la loro comunità a livelli educativi più elevati.

Nelle organizzazioni complesse, è necessario un modo per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Senza visibilità sulle attività dell’organizzazione nel suo insieme, il lavoro in compartimenti stagni tende a diffondersi e quello è il peggior modo di lavorare in assoluto. Asana ci offre un’unica piattaforma per ogni team per condividere il lavoro, comunicare e svolgere attività di follow-up.”