Apa Anda melakukan pemblokiran waktu pada kalender? Berikut alasan Anda harus memulainya sekarang.

Dalam seminggu terakhir, Anda mungkin telah memprioritaskan ulang tugas, menjadwalkan ulang kalender, dan mungkin melembur untuk menyelesaikan sesuatu. Anda tidak sendirian. Menurut riset terkini, 87% pekerja pengetahuan bekerja dua jam lebih lama setiap hari dibandingkan pada 2019. Namun, lebih dari seperempat batas waktu luput setiap minggu. Setiap hari, kita menangani sejumlah pekerjaan mendesak. Akibatnya, kita mengalami lebih banyak kekacauan daripada kejelasan.

Untungnya, ada solusi: pemblokiran waktu.

Dengan pemblokiran waktu, Anda bisa mengontrol kembali kalender untuk fokus pada hal yang benar-benar penting. Pemblokiran waktu dapat membantu menyelaraskan perhatian dengan tujuan sehingga Anda selalu memprioritaskan pekerjaan yang tepat di waktu yang tepat. Dengan templat manajemen waktu, Anda juga dapat mendedikasikan waktu untuk saat pribadi, waktu jeda, makan siang, dan hal penting lain yang sering terabaikan dalam dunia kerja kita yang "selalu aktif".

Apa itu pemblokiran waktu?

Pemblokiran waktu adalah strategi manajemen waktu di mana Anda menjadwalkan setiap bagian hari Anda. Dengan pemblokiran waktu, Anda membagi minggu kerja menjadi slot waktu yang singkat secara efektif, yang memungkinkan Anda mengecek email, mengerjakan proyek, istirahat, dan atau bahkan berolahraga.

Seperti kebanyakan strategi manajemen waktu, pemblokiran waktu adalah cara mengontrol kembali hari Anda dan lebih memahami penggunaan waktu. Menurut Indeks Anatomi Kerja, 71% pekerja pengetahuan melaporkan merasa burnout setidaknya sekali di 2020. Selain itu, 32% dari mereka menyebut tidak mampu berhenti memikirkan atau berhenti menanggapi pekerjaan sebagai faktor utama yang meningkatkan burnout. Dengan menjadwalkan blok pekerjaan, Anda tidak hanya dapat memastikan untuk menyelesaikan tugas penting, tapi juga meluangkan waktu untuk istirahat dan perawatan diri.

Cara kerja pemblokiran waktu

Untuk membuat blok waktu, kelompokkan tugas serupa dan jadwalkan blok waktu untuk mengerjakan tugas tersebut. Ada dua dasar utama pemblokiran waktu:

1. Menjadwalkan blok waktu secara visual pada kalender sehingga pekerjaan tidak terhambat atau menumpuk.

2. Mengelompokkan tugas serupa menjadi satu blok waktu yang padat.

Contohnya, Anda dapat memulai dengan membuat blok waktu satu jam pukul 09.00 untuk membalas email. Lalu, Anda akan membuat blok waktu mulai 10.00 hingga 11.30 untuk mengerjakan proyek utama hari itu—contohnya, meninjau dan memfinalisasi strategi peluncuran. Pukul 11.30, Anda akan membuat lagi blok waktu satu jam untuk makan siang, dan seterusnya.

Dengan membuat blok waktu di kalender, Anda tidak hanya meluangkan waktu untuk pekerjaan penting, seperti membalas email atau menyelesaikan tugas, tapi juga mengurangi peralihan konteks. Seberapa sering Anda mengecek email di sela tugas dan mencoba menangani proyek yang lebih besar di sela pekerjaan lain? Pemblokiran waktu justru memungkinkan Anda untuk menetapkan waktu khusus untuk tugas penting agar dapat fokus pada pekerjaan berdampak tinggi secara efektif.

Pemblokiran waktu vs. pengotakan waktu

Pengotakan waktu adalah strategi manajemen waktu bermanfaat lainnya. Tapi, cara strategi ini sedikit berbeda dari pemblokiran waktu. Berikut perbedaannya:

• Untuk membuat blok waktu, Anda harus mengalokasikan blok waktu untuk sekumpulan tugas, seperti mengecek email, berbicara dengan pelanggan, atau menulis.

• Untuk membuat kotak waktu, Anda harus memasukkan satu tugas ke dalam satu "kotak" tersendiri beserta waktu mulai dan akhir.

Jika melihat kalender dengan blok waktu, Anda akan melihat blok waktu besar yang dialokasikan untuk tugas yang dikelompokkan. Contohnya, Anda mungkin memiliki blok dari 15.00 hingga 16.30 untuk "Meninjau umpan balik desain" pada sejumlah desain yang telah dibuat. Di sisi lain, kalender dengan kotak waktu akan menjadwalkan setiap tugas. Jadi, Anda mungkin memiliki tugas untuk "Meninjau umpan balik desain mengenai gambar banner Facebook" dari 15.00 hingga 15.15, dan tugas untuk "Merevisi gambar halaman beranda berdasarkan umpan balik desain", dari 15.15 hingga 15.30, dan seterusnya.

Mengotakkan waktu pada kalender sangat bermanfaat jika Anda perlu menyelesaikan pekerjaan dalam batas waktu yang sudah ditentukan, atau jika sering kesulitan terkait perfeksionisme dan ingin meningkatkan produktivitas.

Pemblokiran waktu vs. pengelompokan tugas

Batch tugas adalah elemen pemblokiran waktu. Saat mengelompokkan tugas, Anda mengumpulkan dan menghubungkan tugas serupa agar dapat dikerjakan sekaligus. Tugas-tugas ini sering memakan lebih banyak waktu dari yang diperkirakan. Tapi, karena tugas ini bisa sangat cepat diselesaikan, kita tidak benar-benar melacak durasi yang dihabiskan untuk hal itu. Pengelompokan tugas dapat membantu mengurangi waktu yang dihabiskan pada tugas acak dan pekerjaan mendadak. Pengelompokan tugas justru mendorong Anda berhati-hati mengenai penggunaan waktu dan pusat perhatian Anda.

Contohnya, misal, Anda mengelola kalender konten media sosial perusahaan. Setiap Senin, Anda perlu memilah postingan minggu itu, membagikan rangkuman postingan minggu lalu, dan rapat dengan tim desain untuk memastikan mereka bekerja sesuai jadwal untuk pekerjaan minggu depan. Biasanya, Anda melakukan pekerjaan kapan pun Anda bisa, dan waktunya cenderung acak di sepanjang hari itu.

Dengan mengelompokkan ketiga tugas ini sekaligus, Anda justru akan lebih produktif dan fokus menyelesaikan pekerjaan hari itu. Langkah terakhir adalah menjadwalkan pekerjaan itu di kalender, dan ini kemudian menjadi blok waktu.

Pemblokiran waktu vs. pelacakan waktu

Pelacakan waktu merujuk pada proses mencatat waktu yang dihabiskan pada proyek—biasanya untuk tujuan penagihan. Umumnya, pelacakan waktu cenderung menjadi fungsi bisnis alih-alih strategi manajemen waktu. Pelacakan waktu umum digunakan tim dan organisasi, seperti agensi kreatif, firma hukum, dan tim berisi pekerja lepas atau kontrak yang mengenakan biaya berdasarkan waktu yang dihabiskan untuk layanan mereka. Jika ingin memulai pelacakan waktu, ada banyak alat dan integrasi terbaik untuk membantu melacak waktu.

Pemblokiran waktu dapat membantu pelacakan waktu karena memberi wawasan yang jelas mengenai durasi yang dihabiskan pada setiap inisiatif. Pastikan untuk mengikuti blok waktu atau memperbaruinya jika sesuatu berubah.

Siapa yang harus mencoba pemblokiran waktu?

Pemblokiran waktu tidak akan efektif jika sebagian besar kalender penuh dengan rapat. Tapi, jika sering memiliki waktu luang di kalender, Anda dapat menggunakan strategi ini untuk mengelola perhatian dan fokus secara lebih baik. Sperti yang dinyatakan dalam Kaidah Parkinson , "pekerjaan bertambah guna mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya." Jadi, pemblokiran waktu adalah cara terbaik untuk mengontrol kembali kalender Anda dan menjadwalkan pekerjaan secara teliti.

Pemblokiran waktu sangat berguna jika:

• Anda sering mencoba multitasking

• Anda butuh bantuan untuk fokus pada satu tugas dan mengurangi gangguan

• Anda ingin berhati-hati dengan waktu dan tenaga saat bekerja

• Anda perlu gambaran yang lebih jelas tentang penggunaan waktu setiap hari

• Anda kesulitan karena kelebihan beban kerja

Saat memulai pemblokiran waktu, anggap setiap blok sebagai bagian pekerjaan berkelanjutan yang memungkinkan Anda untuk menangani proyek penting dan memasuki deep work.

Apa itu deep work?

Istilah "deep work" diciptakan oleh Cal Newport, salah satu pendukung modern dan terkemuka pemblokiran waktu. Meski di sepanjang sejarahnya pemblokiran waktu telah populer digunakan, dengan Benjamin Franklin sebagai salah satu pengguna paling awal, Newportlah yang pertama menghubungkan pemblokiran waktu dengan deep work di zaman digital. Menurut Newport, pemblokiran waktu dapat membantu menjadwalkan blok waktu besar yang bebas gangguan di mana Anda dapat melakukan deep work yang berkelanjutan.

7 kiat memulai pemblokiran waktu pada kalender sekarang juga

Pada praktiknya, pemblokiran waktu itu sederhana. Tapi, pemblokiran waktu bisa menjadi strategi yang sulit diterapkan dan diikuti secara konsisten. Dengan tujuh kiat ini, Anda dapat mengontrol kalender sekaligus mengetahui jebakan yang mungkin dihadapi di setiap tahapan proses.

1. Temukan apa yang perlu dikerjakan hari itu

Seperti kebanyakan strategi manajemen, langkah pertama adalah menemukan apa yang benar-benar perlu dikerjakan pada hari atau minggu tertentu. Jika belum, berlatihlah menyimpan dan memperbarui daftar tugas terkait semua pekerjaan penting Anda.

Ingat, Anda tidak hanya perlu mengetahui apa yang harus dikerjakan, tapi juga yang harus diprioritaskan. Pastikan untuk memahami tugas terpenting Anda agar Anda dapat mengerjakannya di hari itu. Idealnya, cari alat yang memungkinkan Anda untuk menambah detail dan konteks pada pekerjaan, seperti prioritas tugas tertentu, lampiran atau dokumen penting, kolaborator yang relevan, dan banyak lagi.

Potensi jebakan:

Bahkan dengan pemblokiran waktu, mungkin ada masa ketika Anda tidak dapat memulai semua pekerjaan. Jika tidak mengetahui pekerjaan yang diprioritaskan, Anda tidak akan benar-benar memahami tugas yang harus diselesaikan hari ini dan apa yang dapat ditunda hingga besok.

2. Cari tahu saat paling produktif Anda

Saat membuat blok waktu, Anda menjadwalkan jangka waktu untuk menangani pekerjaan, baik membalas email, menghadiri rapat, mencentang daftar tugas, atau hal lain. Blok waktu memang bermanfaat, tapi Anda dapat meningkatkan efektivitas blok waktu dengan menyesuaikan pekerjaan berdasarkan preferensi produktivitas Anda.

Jika belum tahu, bayangkan saat Anda merasa paling produktif. Apa Anda merasa bersemangat di pagi hari? Jika iya, pertimbangkan untuk menjadwalkan pekerjaan yang membutuhkan energi terbanyak, baik pekerjaan yang sangat membutuhkan perhatian atau rapat, sebelum makan siang. Apa Anda merasa mengantuk saat siang? Jadwalkan tugas yang lebih kecil, seperti membalas email, agar Anda dapat mempertahankan produktivitas. Apa Anda kembali bersemangat saat sore? Simpan pekerjaan penting untuk jangka waktu itu, dan pastikan untuk meminimalkan gangguan yang dapat menghambat progres Anda.

Potensi jebakan:

Setelah melakukan pemblokiran waktu selama beberapa hari, evaluasi keadaan Anda. Apa Anda merasa kelelahan? Jika ya, Anda kemungkinan salah memperkirakan waktu paling produktif Anda selama hari itu. Coba jadwalkan ulang blok kerja Anda untuk melihat jika itu membantu.

3. Kelompokkan rapat jika memungkinkan

Rapat adalah tempat lain di mana Anda dapat mempraktikkan waktu produktivitas yang diinginkan. Jadwal rapat Anda mungkin tersebar sepanjang hari, dan ini dapat menghambat produktivitas. Di Asana, kami menyebut hal ini sebagai jadwal keju swiss! Jadwal rapat yang berserakan dapat menghalangi produktivitas dan membuat jadwal harian sulit diselesaikan. Alih-alih memiliki waktu untuk pekerjaan yang membutuhkan fokus tinggi dan waktu luang, Anda terus menerus terganggu secara mental karena rapat.

Layaknya tugas, Anda juga dapat membuat blok waktu untuk rapat. Alih-alih memiliki jadwal rapat yang tersebar di sepanjang hari, cari blok rapat yang relatif dekat satu sama lain beserta beberapa jeda di antaranya agar Anda dapat beristirahat dan memulihkan tenaga sehingga memiliki lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang membutuhkan fokus tinggi. Atau, pertimbangkan untuk memanfaatkan alat yang otomatis akan memantau jadwal untuk Anda, misalnya Clockwise.

Potensi jebakan:

Akan ada masa ketika rapat dijadwalkan di luar blok waktu rapat ideal Anda. Tidak masalah. Pemblokiran waktu adalah strategi untuk membantu Anda berhati-hati dengan waktu. Tapi, ini tidak berarti hari Anda bisa dijadwalkan dengan sempurna. Agar berhasil membuat pemblokiran waktu, cobalah lebih fleksibel dengan kalender Anda dan jadwalkan ulang sejumlah hal jika perlu.

4. Jadwalkan blok waktu

Setelah mengetahui saat paling produktif Anda dan berkesempatan membuat blok waktu untuk jadwal rapat, ini saatnya menjadwalkan dan menetapkan blok waktu lainnya. Pertimbangkan prioritas yang ada untuk hari itu dan jadwalkan waktu fokus khusus untuk setiap kelompok tugas di kalender. Tidak masalah jika Anda ingin menangani ulang tugas lebih dari sekali dalam sehari. Contohnya, Anda mungkin ingin menjadwalkan dua atau tiga blok waktu untuk mengecek dan membalas pesan.

Potensi jebakan:

Anda sebaiknya menjadwalkan blok waktu agar dapat melihatnya dan bertanggung jawab atas komitmen tersebut. Tapi, jika seluruh waktu di kalender sudah terisi penuh, anggota tim mungkin kesulitan untuk menjadwalkan rapat mendadak atau menghubungi Anda untuk pembicaraan penting.

Untuk menghindari ini, Anda sebaiknya menandai setiap blok di kalender. Contohnya, Anda mungkin memiliki "Waktu fokus" di pagi hari, "Waktu pribadi" selama makan siang, dan "Jangan jadwalkan—blok kerja" di sore hari untuk deep work. Dengan menjelaskan jenis blok waktu yang telah dijadwalkan, anggota tim dapat merasa lebih diberdayakan untuk menjadwalkan ulang blok tertentu jika perlu.

5. Blokir waktu pribadi

Pemblokiran waktu bukan sekadar cara menjadwalkan tugas kerja. Anda juga harus menjadwalkan waktu jeda setiap hari. Layaknya menjadwalkan waktu khusus untuk bekerja, membuat blok waktu untuk aktivitas pribadi dapat membantu Anda untuk berkomitmen pada aktivitas itu. Selain menjadwalkan makan siang, sediakan jeda singkat untuk waktu pribadi, aktivitas sehari-hari, atau tugas harian lain yang perlu diselesaikan, misalnya menjemput anak dari sekolah atau berolahraga saat sore.

Potensi jebakan:

Tidak semua blok waktu pribadi memerlukan tujuan. Pertimbangkan untuk mengosongkan blok waktu pribadi agar Anda dapat memutuskannya saat itu juga jika ingin berjalan-jalan, mengecek media sosial, membersihkan apartemen, atau menelepon ibu Anda. Dengan tidak menetapkan tujuan untuk blok waktu pribadi, Anda dapat melakukan apa pun yang paling bisa menyegarkan pikiran selama waktu itu. Lakukan semua yang diinginkan (kami tidak akan bilang kepada ibu Anda).

5. Pertimbangkan gangguan atau pekerjaan tidak terduga

Pemblokiran waktu gagal saat tidak ada ruang untuk mengendalikan hal tidak terduga dalam hari Anda, misalnya, tugas tidak terduga yang harus dikerjakan secepatnya atau rapat mendadak yang dijadwalkan selama blok waktu fokus penting. Anda harus mampu menanganinya, tapi juga jangan sampai hal tersebut benar-benar mengganggu hari Anda.

Jika situasi ini sering muncul di tempat kerja, Anda sebaiknya membuat blok waktu sore khusus untuk waktu fleksibel. Dengan begitu, Anda sudah memiliki blok waktu untuk tugas tidak terduga. Atau, jika sesuatu secara tidak sengaja mengganggu salah satu blok waktu pagi, Anda dapat memindahkan pekerjaan yang terganggu itu ke blok sore fleksibel.

Potensi jebakan:

Pastikan tugas baru yang muncul memiliki prioritas lebih tinggi dari yang sedang Anda kerjakan. Sering kali, pekerjaan tidak terduga terasa mendesak, tapi bukan berarti itu lebih penting dari yang awalnya dikerjakan. Selalu ingat prioritas kerja Anda, lalu atur ulang jadwal dengan tepat.

6. Rencanakan untuk waktu yang hilang

Pemblokir waktu paling efektif pun akan kehilangan waktu selama hari itu. Anda pasti harus mengecek pesan Slack atau email yang tampaknya berprioritas tinggi. Anda mungkin menerima telepon yang harus dijawab. Jika bekerja dari rumah, Anda pasti akan terganggu oleh teman sekamar, anak, atau hewan peliharaan. Ini wajar dan tidak masalah!

Pertimbangkan untuk membuat blok waktu tertentu untuk pekerjaan fokus dan blok lain untuk deep work. Saat mengecek email dan menelusuri tugas harian, Anda dapat membuat agar gangguan tidak menghambat pekerjaan. Tapi, jika menjadwalkan blok waktu untuk deep work, pertimbangkan untuk menunda semua pemberitahuan dan mengaktifkan mode "Jangan Ganggu".

Potensi jebakan:

Mencari tahu strategi terbaik untuk membantu mengurangi gangguan mungkin membutuhkan waktu. Teruslah menyesuaikan dan mengatur ulang blok waktu sesuai kebutuhan. Seiring berjalannya waktu, dengan teknik manajemen waktu ini, Anda mungkin menyadari bahwa waktu yang hilang lebih sedikit.

7. Sesuaikan seperlunya

Layaknya semua strategi manajemen waktu, Anda harus memodifikasi dan menyesuaikan blok waktu hingga semuanya terasa cocok. Anda akan kesulitan saat pertama kali mencoba pemblokiran waktu. Tunggu saja dan lakukan apa yang menurut Anda tepat. Ingat: strategi ini hanya efektif jika itu memenuhi gol dan kebutuhan Anda. Jadi, optimalkan apa yang cocok dan singkirkan strategi yang tidak membantu Anda merasa lebih produktif.

Potensi jebakan:

Jika tidak cocok dengan pemblokiran waktu, tidak masalah juga. Coba teknik manajemen waktu lain, seperti pengotakan waktu, strategi manajemen waktu yang berorientasi pada gol, yang memungkinkan Anda memberi tanggal mulai dan akhir setiap tugas. Untuk mempelajari selengkapnya, baca panduan pengotakan waktu kami.

Contoh pemblokiran waktu

Kalender setiap orang berbeda-beda, begitu pula setiap kalender dengan blok waktu. Tapi, jika menerapkan ketujuh strategi di atas, kalender Anda kemungkinan terlihat seperti ini:

Langkah selanjutnya: memutuskan hal yang harus dilakukan terkait waktu ekstra

Pemblokiran waktu dapat membantu Anda untuk lebih berhati-hati dengan waktu. Dengan membuat blok waktu tertentu khusus untuk pekerjaan penting, Anda dapat fokus menyelesaikan pekerjaan alih-alih kehilangan waktu dan energi karena multitasking dan penundaan. Tapi, layaknya semua strategi manajemen waktu, pemblokiran waktu hanya akan efektif jika Anda memahami betul hal yang perlu dilakukan dan hingga kapan.

Untuk kiat selengkapnya tentang cara menata dan mengelola pekerjaan, lihat artikel kami tentang membuat daftar tugas yang benar-benar berfungsi.