Pengotakan waktu: Teknik manajemen waktu berorientasi gol

Kita semua pernah mengalami Tugas 30 menit yang lepas kendali dan menghabiskan waktu kerja seharian penuh. Jika Anda tidak menetapkan batasan atau pembatas waktu, pekerjaan dapat dengan mudah berlarut-larut sepanjang hari. Hal ini bahkan memiliki nama: Kaidah Parkinson, yang menyatakan bahwa "pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya."

Pengotakan waktu adalah salah satu dari beberapa strategi manajemen waktu untuk membantu Anda mengendalikan kembali jadwal. Alih-alih menghabiskan waktu berjam-jam untuk tugas yang mudah, pengotakan waktu dapat membantu Anda menghindari penundaan, mengembalikan produktivitas yang hilang, dan fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting. Dengan pengotakan waktu, Anda akan berlatih mengalokasikan setiap tugas dalam jumlah waktu tertentu, jadi Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk merencanakan pekerjaan dan lebih banyak waktu untuk alur.

Apa itu Pengotakan waktu?

Pengotakan waktu adalah strategi manajemen waktu sederhana yang membantu Anda meningkatkan produktivitas dan menghindari penundaan. Saat menetapkan timebox, Anda berkomitmen untuk menyelesaikan tugas dalam jangka waktu tertentu. Pendekatan ini membuat Anda tetap fokus dan mengurangi perencanaan atau gangguan yang tidak perlu. Alih-alih menghabiskan waktu untuk mengejar persetujuan atau mencari file, Anda dapat langsung beralih ke tugas dengan semua yang disiapkan.

Pengotakan waktu dapat digunakan untuk menjadwalkan tugas individu, membantu tim tetap tertata, dan mengelola rapat dengan lebih efektif. Apa pun tujuannya, langkah pertama adalah memutuskan untuk menetapkan kotak waktu yang kaku atau fleksibel.

Pengotakan waktu yang kaku

Timebox yang sulit berarti menghentikan pekerjaan saat waktu yang dialokasikan habis, meskipun tugas belum selesai. Pengotakan waktu yang ketat membantu mengelola perfeksionisme dan mencegah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas yang sudah siap diselesaikan. Dalam pengaturan tim, backlog terus bergerak dan membantu rapat tetap sesuai rencana.

Manfaat pengotakan waktu yang ketat:

• Membantu mengatasi perfeksionisme dengan menerapkan titik akhir yang ketat.

• Memastikan tugas tim dan agenda rapat tetap sesuai rencana.

• Mendorong fokus dan penentuan prioritas dalam jangka waktu yang ditentukan.

Pengotakan waktu fleksibel

Di sisi lain, soft timeboxing lebih fleksibel. Saat timer berbunyi, ini berfungsi sebagai saran untuk menyelesaikan tugas, bukan sebagai titik berhenti mutlak. Pengotakan waktu yang fleksibel berguna untuk tugas yang kompleks, di mana menetapkan batas waktu yang ketat dapat menghambat progres.

Manfaat pengotakan waktu fleksibel:

• Memberikan fleksibilitas untuk tugas yang membutuhkan lebih banyak waktu.

• Membantu tim tetap selaras dengan linimasa tanpa batasan yang kaku.

• Mencegah gangguan dalam rapat dengan memungkinkan diskusi penting berlanjut secara organik.

Cara melakukan timeboxing

Pengotakan waktu adalah metode manajemen waktu yang melibatkan penataan tugas dengan menetapkan alokasi waktu untuk setiap tugas. Berikut panduan langkah demi langkah beserta contoh untuk membantu Anda mengintegrasikan pengotakan waktu ke dalam alur kerja tim.

Langkah 1: Identifikasi tugas

Pilih tugas yang mendapat manfaat dari batas waktu yang terfokus. Misalnya, jika Anda mendapati diri Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyempurnakan hasil akhir, alokasikan 30 menit untuk tugas ini. Dengan menetapkan batas waktu yang ketat untuk menyempurnakan hasil akhir, Anda dapat mengekang kecenderungan perfeksionis yang terlalu memakan waktu.

Contoh lainnya adalah manajemen media sosial. Jika mengelola akun media sosial tim cenderung menghabiskan sepanjang hari, terapkan teknik pengotakan waktu dengan mengalokasikan blok waktu tertentu untuk itu, seperti satu jam di pagi hari dan satu jam lagi di sore hari. Cara hemat waktu sederhana ini membantu menampung tugas yang dapat menyebar sepanjang hari.

Langkah 2: Tetapkan gol spesifik

Tentukan hal yang ingin dicapai dalam timebox. Misalnya, jika Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk memeriksa kotak masuk daripada untuk tugas dengan prioritas lebih tinggi, tetapkan gol untuk menyusun tiga balasan email dalam 30 menit. Dengan demikian, Anda menghabiskan waktu untuk mengurus kotak masuk dan menyelesaikan tugas yang diperlukan.

Contoh umum lain dari pengotakan waktu adalah dalam pengembangan perangkat lunak agile. Tim agile sering menggunakan pendekatan terstruktur untuk menjadwalkan rapat, dengan setiap rapat memiliki batas waktu yang ditetapkan dan batas waktu yang ketat. 

Praktik pengotakan waktu agile ini meliputi:

• Scrum harian (15 menit): Selama scrum harian, anggota tim mengalokasikan 15 menit untuk sinkronisasi, yang memastikan kolaborasi tim yang fokus dalam waktu yang ditentukan.

• Perencanaan sprint (2 jam): Dengan rapat perencanaan sprint, tim menghabiskan dua jam ini untuk merencanakan tugas untuk sprint berikutnya, yang sering kali berlangsung selama tujuh hari. Batas waktu yang ketat ini membantu memprioritaskan dan mengatur pekerjaan secara efisien.

• Tinjauan sprint (1 jam): Tim agile menggunakan blok waktu satu jam ini untuk meninjau pekerjaan mereka sebelumnya. Mereka dapat menggunakan alat pelacak waktu saat meninjau tugas dan milestone yang selesai di Papan Kanban.

• Retrospektif sprint (1 jam): Retrospektif sprint diadakan pada akhir setiap sprint dan didedikasikan untuk merefleksikan hal yang berjalan dengan baik dan hal yang dapat ditingkatkan, semuanya dalam jangka waktu yang ditentukan untuk mendorong diskusi yang ringkas dan efektif.

Rapat yang dijadwalkan sebelumnya ini memiliki linimasa yang diterapkan secara ketat yang membantu menyusun Alur Kerja untuk memastikan manajemen waktu yang efisien.

Langkah 3: Alokasikan waktu

Tentukan durasi waktu tertentu untuk setiap tugas. Untuk contoh email, atur timer selama 30 menit. Penggunaan pelacak waktu di sini dapat bermanfaat, terutama saat mengelola beberapa tugas sepanjang hari. Anggap saja sebagai menetapkan batas yang ketat, seperti waktu yang dialokasikan dalam retrospektif sprint.

Kami menawarkan beberapa kiat pengotakan waktu di bawah ini yang membantu Anda menentukan berapa banyak alokasi waktu yang diperlukan untuk berbagai jenis tugas.

Langkah 4: Bekerja tanpa gangguan

Fokus hanya pada tugas selama periode ini. Dalam contoh email kami, ini berarti tidak memeriksa media sosial atau gangguan lainnya. Berikut beberapa kiat untuk membantu Anda tetap fokus saat melakukan pengotakan waktu:

• Prioritaskan kenyamanan. Atur Ruang Kerja Anda agar nyaman; kursi yang bagus, pencahayaan yang tepat, dan meja yang rapi dapat meningkatkan fokus secara signifikan.

• Pilah tugas. Jika tugas terasa berat, bagi menjadi subtugas yang lebih kecil dan dapat dikelola untuk ditangani dalam setiap timebox.

• Pengingat visual. Tempatkan isyarat visual, seperti stiker catatan, di meja Anda untuk mengingatkan Anda tentang tugas saat ini dan membuat Anda tetap fokus.

• Ciptakan lingkungan yang bebas gangguan. Matikan notifikasi di ponsel dan komputer Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan headphone peredam suara jika Anda berada di lingkungan yang berisik.

• Tetapkan gol kecil. Dalam setiap blok waktu, tetapkan gol kecil atau checkpoint untuk mempertahankan progres dan motivasi.

Langkah 5: Tinjau, sesuaikan, dan istirahat

Setelah timebox berakhir, tinjau progres Anda. Apakah Anda membuat draf ketiga email? Jika tidak, sesuaikan pendekatan atau alokasi waktu Anda untuk lain waktu. 

Beri diri Anda istirahat singkat setelah timebox, terutama untuk tugas yang lebih panjang atau lebih intens. Istirahat itu penting. Faktanya, metode manajemen proyek populer yang dikenal sebagai Teknik Pomodoro menekankan pentingnya istirahat singkat dan menyegarkan di antara sesi kerja terfokus.

Berapa lama sebaiknya timebox-nya?

Durasi ideal timebox tergantung pada tugas dan fokus yang diperlukan. Sebagian besar individu dan tim mendapat manfaat dari timebox 30 hingga 90 menit, yang memungkinkan deep work sambil mempertahankan produktivitas.

Namun, pengotakan waktu tidak terbatas pada periode singkat. Dalam pengembangan perangkat lunak Agile, tim sering menggunakan kotak waktu yang lebih panjang, yaitu beberapa minggu atau bulan, untuk proses terstruktur seperti sprint, perencanaan sprint, dan retrospektif. Iterasi yang lebih panjang ini membantu tim tetap bekerja sesuai rencana dan fleksibel dengan hasil akhir utama.

Pedoman umum untuk durasi timebox:

• 30-60 menit: Ideal untuk email, curah pendapat, atau tugas media sosial.

• 60-120 menit: Paling cocok untuk tugas mendalam seperti menulis, membuat kode, atau pekerjaan desain.

• 2+ jam: Bagikan menjadi beberapa bagian yang lebih kecil untuk mencegah burnout dan tetap produktif.

Misalnya, jika Anda sedang mengerjakan ebook, bagi menjadi beberapa timebox untuk penelitian, pembuatan garis besar, dan revisi. Pendekatan ini membuat tugas besar lebih mudah dikelola dan membantu menghindari penundaan.

Gol dari pengotakan waktu bukan untuk mempercepat pekerjaan, melainkan untuk mengalokasikan jumlah waktu yang tepat untuk upaya yang terfokus dan berkelanjutan—karena jika dilakukan dengan benar, pengotakan waktu akan berhasil.

7 kiat menggunakan pengotakan waktu

Jika Anda ingin menggunakan pengotakan waktu untuk membantu meningkatkan fokus atau mengurangi penundaan, coba tujuh kiat ini untuk manajemen waktu yang efektif.

1. Prioritaskan waktu yang sudah ditetapkan

Jika Anda memiliki hari yang sibuk, Anda mungkin tergoda untuk mengatur ulang, menjadwalkan ulang, atau membatalkan timebox Anda. Cobalah untuk menghindari hal ini semaksimal mungkin. Setelah ditetapkan, anggap timebox sebagai rapat yang telah Anda jadwalkan dengan diri sendiri. Anda tidak berencana untuk melakukan sesuatu secara sembarangan. Sebaliknya, Anda berkomitmen pada diri sendiri bahwa Anda akan mengerjakan tugas ini selama waktu yang telah Anda alokasikan. Sama seperti Anda tidak akan tiba-tiba membatalkan rapat dengan anggota tim, Anda juga tidak boleh membatalkan timebox kecuali benar-benar diperlukan.

2. Visualisasikan waktu Anda untuk memahaminya dengan lebih baik

Pengotakan waktu paling efektif saat Anda membuatnya visual. Ini membantu menjadwalkan waktu fokus di kalender sehingga Anda dapat melihat batas waktu yang Anda miliki untuk tugas tertentu. Ini juga membantu Anda tetap berpegang pada jadwal—dan memberi tahu anggota tim saat Anda tidak tersedia. Tanpa menjadwalkan waktu fokus di kalender, anggota tim mungkin menganggapnya sebagai waktu luang dan menjadwalkan rapat atau mengajukan pertanyaan kepada Anda.

3. Atur timer

Baik Anda menggunakan kotak waktu yang kaku atau fleksibel, atur timer agar Anda tahu kapan waktu Anda habis. Ingat: Saat membuat kotak waktu, Anda menetapkan gol untuk menyelesaikan tugas tertentu dalam jangka waktu tertentu. Pelacak waktu dapat membantu Anda bertanggung jawab atas ekspektasi tersebut dan mengingatkan Anda saat waktu tersebut habis.

Mengatur timer juga membebaskan Anda dari memikirkan waktu saat Anda bekerja. Alih-alih terus-menerus memeriksa jam atau memastikan Anda tidak terlambat ke rapat berikutnya, Anda memiliki waktu khusus untuk fokus pada pekerjaan dan memasuki alur.

Dalam hal timebox yang kaku, rencanakan untuk beralih ke tugas berikutnya setelah waktu habis. Jika belum menyelesaikan pekerjaan yang sedang dikerjakan, Anda dapat melanjutkannya di timebox berikutnya. Untuk kotak waktu fleksibel, gunakan timer sebagai indikator bahwa Anda harus menyelesaikan pekerjaan dalam lima atau sepuluh menit ke depan dan melanjutkan ke tugas berikutnya.

4. Matikan notifikasi atau gunakan "Jangan Ganggu"

Timebox efektif karena membantu Anda fokus pada tugas yang ada dan menemukan alur. Sering kali, kita membiarkan perhatian kita terpecah untuk menetapkan tujuan, yang tidak hanya menyebabkan penurunan produktivitas, tetapi juga menghambat pekerjaan yang efektif dan berdampak tinggi. Dalam nada yang sama, Anda juga tidak ingin terganggu saat berada dalam timebox.

Dengan menunda notifikasi atau menggunakan fitur "Jangan Ganggu", Anda dapat memastikan tidak ada gangguan sembari memberi tahu anggota tim bahwa Anda akan segera menghubungi mereka kembali. Sebagian besar alat memungkinkan anggota tim untuk "mengganti" pengaturan ini jika mereka perlu berkomunikasi, jadi Anda tidak akan benar-benar tidak bisa dihubungi—hanya terlindungi dari pemberitahuan yang tidak perlu saat Anda berada dalam timebox.

5. Istirahat di antara beberapa timebox

Ketika kita berbicara tentang produktivitas di Asana, maksudnya bukan "bekerja semaksimal mungkin"—dan itu juga bukan gol dari pengotakan waktu. Sebaliknya, kami menganggap strategi manajemen waktu sebagai cara untuk memaksimalkan efektivitas Anda dan membuat dampak terbesar dengan pekerjaan Anda.

Demikian pula, **pengotakan waktu** untuk pekerjaan bukanlah cara untuk mencapai produktivitas maksimum, melainkan cara untuk membantu Anda menjadi lebih terarah dan efektif dengan waktu Anda. Seperti semua pekerjaan yang memerlukan fokus, pastikan Anda beristirahat sejenak di antara beberapa timebox—bahkan jika Anda hanya berdiri untuk meregangkan tubuh atau minum air.

6. Catat semua pekerjaan Anda di alat manajemen kerja

Untuk membuat kotak waktu, Anda perlu tahu apa yang harus dikerjakan. Jika belum, buat daftar tugas di alat manajemen kerja atau proyek, seperti Asana. Alat-alat ini membantu Anda mengidentifikasi tugas penting yang akan datang dan hal yang perlu dilakukan selama setiap hari kerja.

Cara menggunakan pengotakan waktu dengan tim Anda

Selain menjadi alat produktivitas pribadi yang efektif, pengotakan waktu dapat membantu Anda memimpin dan mengelola tim. Ingatlah bahwa timebox tidak boleh menjadi tindakan hukuman, melainkan cara bagi tim Anda untuk mengatur dan memprioritaskan pekerjaan dengan lebih baik. Berikut caranya:

1. Tentukan alasan Anda menggunakan Pengotakan waktu

Pengotakan waktu dapat menjadi alat manajemen yang hebat—tetapi pastikan semua orang di tim Anda selaras terkait alasan Anda menggunakannya dan untuk tugas apa. Apakah Anda mencoba pengotakan waktu sebagai tim untuk melihat apakah Anda menyukainya? Apakah ini strategi baru yang ingin Anda terapkan untuk lebih memahami durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan? Apakah ada masalah terkait produktivitas yang ingin Anda atasi?

Luangkan waktu untuk duduk bersama tim Anda guna melakukan percakapan ini. Pastikan Anda menyediakan ruang untuk pertanyaan dan umpan balik guna memastikan strategi Pengotakan waktu Anda terasa produktif.

2. Catat tugas tim di alat manajemen kerja

Untuk melakukan timeboxing secara efektif sebagai tim, Anda memerlukan wawasan tentang hal yang sedang dikerjakan semua orang, dan kapan pekerjaan itu berakhir. Dengan alat manajemen kerja, Anda dapat membagikan sumber informasi terpusat kepada seluruh tim untuk meningkatkan visibilitas dan kolaborasi tim. Jika Anda tahu siapa yang mengerjakan apa dan tenggatnya kapan, Anda dapat lebih memahami beban kerja mereka dan memprioritaskan pekerjaan dengan lebih efisien.

3. Tentukan durasi rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas

Jika Anda menggunakan pengotakan waktu dengan anggota tim, luangkan waktu untuk menyelaraskan durasi tugas rata-rata selama 1:1 berikutnya. Misalnya, jika Anda berada di tim teknik, tentukan berapa lama rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk perbaikan bug. Jika Anda berada di tim desain, tetapkan ekspektasi yang disepakati untuk berbagai jenis pekerjaan kreatif.

Dengan memutuskan durasi ini bersama-sama, Anda tidak mengatakan bahwa semuanya harus selesai dalam durasi yang tepat ini—terkadang tugas lebih rumit dan timebox masing-masing harus lebih panjang. Namun, memiliki garis dasar dapat membantu Anda dan tim untuk melanjutkan Pengotakan waktu seefektif mungkin. Setelah menetapkan ekspektasi, Anda selalu dapat meninjaunya kembali selama pertemuan 1:1 mendatang dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan.

4. Coba pengotakan waktu istirahat tim

Sama seperti pengotakan waktu untuk individu, pastikan Anda mendorong dan meluangkan waktu untuk istirahat di tim Anda. Selain menggunakan kotak waktu untuk pekerjaan, pertimbangkan untuk menetapkan kotak waktu untuk waktu istirahat guna memastikan anggota tim beristirahat. Selain itu, dengan memperjelas bahwa waktu istirahat sama pentingnya dengan waktu yang dialokasikan untuk pekerjaan atau tugas, Anda dapat secara proaktif mencegah burnout atau stres akibat beban kerja.

Menggunakan pengotakan waktu untuk rapat

Jika efektif, rapat tim dapat menjadi cara yang bagus untuk menyelesaikan banyak pekerjaan. Namun, rapat sering kali tidak fokus dan tidak memiliki gol yang jelas—jadi anggota tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk bertindak dan lebih banyak waktu untuk berdiskusi tanpa hasil.

Agar rapat lebih efektif, ada baiknya untuk selalu memiliki tujuan dan agenda rapat. Namun, pengotakan waktu dapat membawa rapat ke tingkat selanjutnya dengan membantu Anda dan tim tetap sesuai rencana dan membahas semua hal yang ingin Anda diskusikan. Berikut caranya:

1. Bagikan agenda rapat beserta topik rapat dan batas waktu

Cara termudah untuk menetapkan batas waktu rapat adalah sesuatu yang mungkin sudah Anda lakukan—membuat agenda. Saat mengirimkan agenda rapat, Anda memastikan semua orang memahami tujuan rapat. Dengan agenda, Anda dapat memastikan rapat adalah penggunaan waktu tim yang efektif, tempat keputusan dibuat dan pekerjaan berjalan.

Untuk menetapkan batasan waktu pada agenda rapat, tambahkan baris untuk waktu yang dibutuhkan setiap item agenda. Akan sangat membantu untuk mengklarifikasi apakah ini adalah timebox yang kaku atau fleksibel. Terakhir, pastikan untuk membagikan agenda rapat—beserta materi bacaan sebelumnya—kepada tim Anda sebelum rapat. Dengan begitu, semua orang dapat datang ke rapat dengan persiapan yang memadai. Kemudian, setelah rapat dimulai, bagikan agenda lagi, atau tampilkan di layar untuk membantu memandu diskusi.

2. Tentukan apakah Anda menggunakan kotak waktu hard atau soft

Pastikan untuk menjelaskan apakah Anda menggunakan kotak waktu hard atau soft dalam agenda rapat, lalu jelaskan lagi di awal rapat. Memberi tahu batas waktu sejak awal kepada peserta rapat akan mengurangi kebingungan selama rapat.

Contoh kapan menggunakan kotak waktu fleksibel dalam rapat

Kecuali agenda rapat Anda sangat padat, usahakan untuk membuat kotak waktu fleksibel selama rapat. Dengan begitu, Anda dapat memberi tahu anggota tim bahwa mereka harus mengakhiri rapat, tanpa merasa seperti Anda "mengeluarkan mereka dari siaran". Contoh rapat meliputi:

• Rapat seluruh tim

• Rapat standup harian

• Rapat perdana proyek

• Webinar

• Pelatihan pegawai baru

• Uji pengguna

Contoh kapan menggunakan kotak waktu tetap dalam rapat

Rencanakan untuk menggunakan kotak waktu pasti jika agenda rapat Anda padat dan Anda perlu membahas semua konten sebelum rapat berakhir. Rapat ini dapat mencakup:

• Lokakarya atau tinjauan desain

• Rapat penemuan

• Rapat dengan agenda yang padat

• Rencana proyek

Jika Anda memfasilitasi rapat, menetapkan kotak waktu yang kaku mungkin terasa canggung. Tidak ada yang suka mengganggu pembicaraan yang sedang berlangsung. Memastikan tim memahami bahwa Anda menggunakan kerangka waktu yang kaku sebelum memulai dapat membantu meredakan kecanggungan ini. Ini juga dapat membantu mengingatkan mereka mengapa Anda menggunakan kotak waktu yang sulit—misalnya, untuk memastikan Anda membahas setiap topik pada agenda rapat.

Contoh rapat yang tidak boleh menggunakan kerangka waktu

Tidak semua rapat harus diberi kerangka waktu. Beberapa rapat mendapatkan manfaat maksimal dari gaya percakapan bebas. Meskipun Anda harus selalu mengirim agenda rapat—bahkan jika itu hanya garis besar umum tentang hal yang akan dibahas—hindari menetapkan kerangka waktu untuk rapat seperti:

• Sesi kerja

• Rapat 1:1

• Pembangunan tim

• Sesi curah pendapat

3. Beri tahu penyaji bahwa timebox hampir habis

Baik Anda menggunakan kotak waktu yang kaku atau fleksibel, pastikan untuk memberi tahu anggota tim saat waktu mereka hampir habis. Anda berhak menentukan seberapa banyak pemberitahuan yang diberikan dan apakah akan memberikan beberapa isyarat. Jelas, Anda ingin menghindari terlalu sering mengganggu percakapan, jadi coba berbagai tanda peringatan untuk mengetahui mana yang cocok untuk Anda. Contoh, Anda dapat menggunakan bel saat satu menit lagi, atau mengangkat tangan kiri untuk menunjukkan bahwa 30 detik lagi. Jika tim Anda menggunakan konferensi video untuk rapat, pertimbangkan untuk meninggalkan komentar di obrolan.

Manfaat Pengotakan waktu

Ada berbagai cara menggunakan pengotakan waktu untuk produktivitas Anda sendiri, untuk membantu tim menyelaraskan pekerjaan, atau untuk memfasilitasi rapat. Pertanyaan utamanya adalah: haruskah Anda menggunakan Pengotakan waktu?

Meskipun teknik manajemen waktu ini tidak sempurna untuk setiap skenario, Pengotakan waktu dapat membantu Anda:

• Lebih fokus pada pekerjaan Anda. Untuk membuat timebox, Anda harus terlebih dahulu memprioritaskan tugas yang akan dikerjakan dan menentukan durasi setiap tugas. Memikirkan detail ini untuk setiap tugas membantu Anda lebih sadar tentang penggunaan waktu Anda.

• Bekerja dengan fokus yang lebih tinggi. Dengan meluangkan waktu untuk bekerja, Anda juga memberi tahu otak bahwa ini adalah waktu fokus yang berharga. Ini dapat membantu Anda meningkatkan fokus dan, selanjutnya, produktivitas.

• Mengurangi multitasking. Sebenarnya, otak manusia tidak dapat melakukan banyak tugas sekaligus. Setiap kali kita berpindah tugas, otak kita perlu "mengunggah ulang" informasi untuk tugas itu—dan itu membutuhkan waktu dan energi yang berharga, meskipun Anda tidak menyadarinya. Dengan pengotakan waktu, Anda berfokus pada satu tugas (atau sekelompok tugas terkait) pada satu waktu. Dengan begitu, Anda tidak akan berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya.

• Tingkatkan motivasi dengan manajemen waktu yang berorientasi pada gol. Saat membuat timebox, Anda menetapkan gol untuk diri sendiri: menyelesaikan tugas tertentu dalam batas waktu yang telah ditentukan. Sekalipun Anda tidak selalu berhasil, memberi diri Anda sesuatu untuk dikerjakan dapat memotivasi—terutama jika Anda tidak bersemangat dengan pekerjaan tersebut.

• Tetapkan jadwal kerja yang dapat diprediksi. Pengotakan waktu dapat membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang aktivitas harian Anda. Dengan menjadwalkan kotak waktu di kalender, Anda dapat melihat dengan jelas kapan Anda akan menyelesaikan tugas tertentu. Ini dapat mengurangi unsur "tebakan" dalam penjadwalan pekerjaan dan membantu Anda menjalani setiap hari dengan percaya diri dan kejelasan.

• Mengurangi perfeksionisme. Jika Anda sering merasa kesulitan dengan tugas yang sudah selesai, pengotakan waktu dapat membuka blokir Anda dan membantu Anda meningkatkan produktivitas. Pengotakan waktu beroperasi berdasarkan prinsip kemajuan daripada kesempurnaan. Setelah timebox Anda habis, Anda harus melanjutkan—bahkan jika tugas yang sedang Anda kerjakan tidak sempurna.

Kekurangan pengotakan waktu

Meskipun ada banyak manfaat dari pengotakan waktu, cara meningkatkan produktivitas ini tidak cocok untuk semua orang. Berikut kelemahan paling umum dari Pengotakan waktu dan cara mengatasinya.

Kesulitan menyelesaikan tugas sebelum akhir timebox

• Masalah: Jika Anda sering kehabisan waktu sebelum menyelesaikan tugas penting, Anda mungkin tidak mengalokasikan cukup waktu.

• Solusi: Mulailah dengan timebox yang fleksibel untuk memberi diri Anda fleksibilitas saat mengembangkan keterampilan estimasi. Seiring berjalannya waktu, Anda akan meningkatkan kemampuan untuk menetapkan kerangka waktu yang realistis sehingga setiap tugas memiliki jumlah waktu yang sesuai untuk diselesaikan secara efektif.

Merasa bahwa timebox terlalu singkat

• Masalah: Anda mungkin merasa bahwa periode waktu yang dialokasikan terlalu singkat untuk membuat progres nyata.

• Solusi: Pada kenyataannya, batas waktu yang lebih singkat membantu Anda membagi pekerjaan menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola, melacak progres dengan lebih baik, dan menyelaraskan dengan metodologi Agile seperti scrum atau Kanban. Gunakan alat manajemen kerja seperti Asana atau Microsoft Planner untuk melihat gambaran besar sembari berfokus pada setiap hasil akhir.

Gangguan yang mengganggu Alur Kerja

• Masalah: Saat timer berbunyi, konsentrasi dan alur kerja Anda dapat terganggu.

• Solusi: Agar tetap fokus, jadwalkan tugas serupa secara berurutan dan sertakan istirahat singkat—misalnya, istirahat lima menit. Pendekatan ini meniru teknik Pomodoro dan membantu Anda mempertahankan fokus sekaligus tetap mematuhi batasan waktu hari kerja Anda.

Merasa terburu-buru, menyebabkan pekerjaan berkualitas rendah

• Masalah: Jika tekanan batas waktu yang ketat menyebabkan Anda terburu-buru dan mengorbankan kualitas, Anda mungkin melebih-lebihkan hal yang dapat dicapai dalam kerangka waktu tertentu.

• Solusi: Bersikap realistis saat menetapkan kotak waktu, dan sisakan ruang untuk penyesuaian. Gol dari teknik manajemen waktu ini bukan untuk mendorong produktivitas secara maksimal, melainkan untuk menghindari burnout dan memberikan hasil berkualitas tinggi. Jika Anda menggunakan pengotakan waktu dalam pengembangan perangkat lunak Agile, pertimbangkan untuk membahas distribusi beban kerja selama scrum harian atau retrospektif sprint.

Merasa kewalahan dengan terlalu banyak timebox terjadwal

• Masalah: Mengisi Kalender Anda dengan banyak timebox menit dapat membuat Anda kewalahan.

• Solusi: Jika mengelola kotak waktu individual terasa menakutkan, coba beralih ke pemblokiran waktu. Alih-alih menetapkan batas yang ketat untuk setiap tugas, kelompokkan tugas serupa ke dalam kategori yang lebih luas—misalnya, menangani semua email atau pekerjaan media sosial Anda dalam blok yang ditentukan. Jika pendekatan ini tampak lebih mudah dikelola, lihat panduan kami tentang cara memulai pemblokiran waktu.

Saatnya melakukan timeboxing

Seperti kebanyakan teknik manajemen waktu, pengotakan waktu hanya bermanfaat jika terasa bermanfaat bagi Anda. Cobalah, atau lihat teknik manajemen waktu lain yang menggabungkan kotak waktu, seperti teknik Pomodoro.

Apa pun teknik manajemen waktu yang Anda gunakan, pastikan untuk melacak pekerjaan di sistem manajemen kerja bersama seperti Asana. Dengan sumber informasi terpusat bersama, Anda dapat meningkatkan visibilitas, membantu Anda membagi pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, dan memungkinkan kolaborasi lintas tim.