Saat ini, The Trevor Project adalah organisasi pencegahan bunuh diri dan kesehatan mental terbesar di dunia untuk kaum muda LGBTQ, yang menyediakan konseling gratis dan rahasia melalui telepon, obrolan, dan SMS, serta jejaring sosial yang aman bernama TrevorSpace. Tim Trevor yang telah meraih penghargaan menjalankan program penelitian, pendidikan, dan advokasi yang inovatif untuk mengatasi krisis kesehatan masyarakat terkait bunuh diri kaum muda LGBTQ, dan telah bermitra dengan selebritas seperti Lil Nas X dan Janelle Monae untuk membangun kesadaran akan layanannya dan mengirimkan pesan cinta dan dukungan bagi kaum muda LGBTQ agar mereka merasa aman dan diberdayakan. 

David B. (penggunaan kata ganti: mereka/dia) adalah Manajer Senior Proyek Khusus di The Trevor Project, dan timnya mengelola inisiatif strategis lintas fungsi untuk organisasi, seperti pembaruan merek Trevor dan ekspansi layanan internasional, dimulai dengan Meksiko. Karena proyek-proyek ini sangat lintas fungsi — dan karena tim yang berbeda mengelola pekerjaan mereka dengan cara yang berbeda sebelum Asana — sebelumnya diperlukan upaya ekstra untuk mengumpulkan pembaruan status dan melihat inisiatif secara menyeluruh.

David dan koleganya menginginkan lebih banyak wawasan dan transparansi tingkat organisasi. Hal ini sangat penting karena The Trevor Project telah mengembangkan timnya secara signifikan selama tiga tahun terakhir.

Kami ingin mengurangi tantangan seiring pertumbuhan tim serta menjadi lebih kolaboratif dan lintas fungsi. Ini mendorong kami untuk mencari satu platform tempat semua orang di organisasi dapat mengelola pekerjaan mereka, menyediakan struktur terpusat dan cara sistematis untuk memulai serta menjalankan proyek.

David B., Manajer Senior Proyek Khusus

Mereka mulai mencari platform manajemen kerja untuk menyatukan bagian, menciptakan infrastruktur internal menjelang pertumbuhan di masa depan, dan membantu mereka memberikan layanan berkualitas tinggi kepada lebih banyak komunitas di seluruh dunia. 

Platform untuk mengakomodasi semua tim dengan cara kerja yang berbeda

Tim membutuhkan satu platform tempat seluruh organisasi dapat bekerja sama pada proyek, melacak milestone, dan melaporkan progres. David mengatakan, “Kami mencari skalabilitas, kolaborasi, kemudahan penggunaan, dan integrasi dengan sistem yang sudah kami gunakan, seperti Okta, Slack, Jira, dan Google Workspace.” 

Mereka mengevaluasi beberapa alat, mempersempitnya menjadi Asana dan platform lain. Mereka menghargai bagaimana tampilan linimasa, papan, daftar, dan kalender Asana akan mengakomodasi tim dengan gaya Manajemen Kerja yang berbeda, menawarkan fleksibilitas sekaligus menyatukan organisasi. 

Pada akhirnya, The Trevor Project memilih Asana karena paling cocok untuk kebutuhan mereka. “Yang menonjol adalah jumlah fitur yang dimiliki Asana, dibandingkan dengan platform lain,” kata David.

Meluncurkan standar manajemen proyek, dipandu oleh Asana

Implementasi Asana berjalan seiring dengan peluncuran serangkaian standar manajemen proyek internal The Trevor Project. “Kami menggunakan Asana untuk memandu perjalanan manajemen proyek yang kami buat,” kata David. Untuk membantu pegawai mengadopsi sistem baru, mereka menawarkan pedoman dengan arah, sesi pelatihan virtual langsung untuk berkomunikasi dengan setiap tim, dan dua pelatihan asinkron tentang standar pengelolaan proyek yang baru ditetapkan dan cara menggunakan Asana dalam Kerangka Kerja baru tersebut. 

Seiring pertumbuhan kami, Asana membantu kami memperkuat proses manajemen proyek kami agar orang-orang dapat mengikuti standar tersebut secara sistematis.

David B., Manajer Senior Proyek Khusus

Dengan menetapkan cara kerja yang fleksibel namun terpadu di seluruh organisasi, The Trevor Project mendahului tantangan terkait pertumbuhan dan menempatkan tim pada jalur yang produktif. Penelitian dari Indeks Anatomi Kerja menemukan bahwa perusahaan yang lebih besar memiliki proses yang lebih kompleks daripada organisasi yang lebih kecil, dan karenanya cenderung lebih sering melewatkan tindakan dan pembaruan.

Tim besar juga menghabiskan lebih banyak waktu untuk "kerja tentang kerja", yang menggambarkan semua tugas koordinasi yang terjadi seputar pekerjaan berdampak dan strategis. Dengan sistem yang sudah ada, The Trevor Project dapat berkembang dan tetap beroperasi sebagai tim yang gesit dan kompak.

Lebih dari satu tahun kerja dihemat dengan Asana

Saat ini, The Trevor Project mengelola banyak proyeknya di Asana, menghemat sekitar 348 hari kerja per tahun yang seharusnya dihabiskan untuk koordinasi — setara dengan 70 minggu, atau lebih dari satu tahun pekerjaan pegawai penuh waktu. Perkiraan penghematan waktu ini didasarkan pada penelitian yang dilakukan Asana dengan pelanggannya dan penelitian pihak ketiga lainnya tentang waktu yang dihabiskan pegawai untuk aktivitas umum, seperti mencari informasi, beralih konteks, dan berpindah aplikasi saat tidak menggunakan platform manajemen kerja. Dan di The Trevor Project, yang prioritas utamanya adalah mendukung kaum muda LGBTQ yang mengalami krisis, penghematan waktu sangat penting. Saat Anda menjalankan organisasi pencegahan bunuh diri, setiap detik sangat berharga.

Asana memungkinkan transparansi tentang progres semua proyek dan menunjukkan keterkaitan proyek-proyek tersebut dengan hasil. Sebelumnya, proyek dikelola dan dilaporkan secara berbeda, dan memiliki standar mempermudah untuk menceritakan kisah tersebut.

David B., Manajer Senior Proyek Khusus

Penghematan waktu ini berasal dari fitur Asana, seperti formulir, yang membantu staf menyimpan permintaan internal dan eksternal serta memulai pekerjaan dengan cepat, sehingga menghemat 244 hari kerja per tahun. Lebih dari 650 Formulir dikirimkan di seluruh organisasi setiap bulan. Aturan mengotomatiskan langkah dan pemberitahuan: Rata-rata 8.770 tindakan otomatis The Trevor Project per bulan berkontribusi pada penghematan waktu 36 hari kerja per tahun.

Tim juga berbagi lebih dari 1.600 komentar per bulan, yang mencegah email yang tidak perlu dan pergeseran konteks dengan memusatkan komunikasi di satu tempat. Ini menghemat 43 hari kerja dan menyatukan rekan tim dan vendor eksternal di mana pun mereka berada. 

Tim Proyek Khusus

Tim Proyek Khusus David yang terdiri dari 12 orang mengelola semua inisiatif di Asana, mengaturnya ke dalam tingkatan berdasarkan pendanaan dan pemangku kepentingan. Saat memulai proyek di Asana, mereka melampirkan brief dan membuat bagian dalam proyek untuk merepresentasikan berbagai Alur Kerja dengan milestone. 

Tugas dalam Alur Kerja berisi instruksi di bidang deskripsi untuk memudahkan memulai, sehingga setelah tugas diberikan kepada pemilik, mereka dapat segera mulai bekerja. Saat tugas selesai, Asana memberi tahu rekan tim di kanal Slack proyek melalui integrasi Slack, jadi pemilik berikutnya dapat dengan cepat mengambil alih. 

Dan David akhirnya mendapatkan transparansi di seluruh organisasinya: ia memantau progres di berbagai proyek menggunakan portofolio Asana dan memiliki satu tempat untuk berkolaborasi dengan orang-orang di tim yang berbeda. 

David mengatakan, “Selama pembaruan merek kami, kami membawa vendor eksternal kami ke Asana untuk ditinjau pekerjaannya dan melacak penelitian. Kemampuan untuk berkolaborasi dengan cara itu, baik di dalam maupun di luar organisasi, memungkinkan kami untuk menghasilkan produk akhir yang relevan bagi kaum muda.”

Tim Kemitraan Korporat

The Trevor Project bermitra dengan perusahaan di berbagai industri untuk memajukan misi Trevor untuk mengakhiri bunuh diri di kalangan pemuda LGBTQ. Selanjutnya, Tim Kemitraan Korporat bekerja secara lintas fungsi dalam organisasi untuk memastikan hasil akhir kemitraan terpenuhi, dan biasanya mencatatnya di Asana sebagai sumber kebenaran. 

Saat kami menjalankan kemitraan, kami memanfaatkan templat untuk memudahkannya, dengan mengikuti proses standar dari awal hingga akhir.

Leah K. (kata ganti: ia/dia/beliau), Manajer Kemitraan Korporat

Saat kemitraan dikonfirmasi, tim menggunakan templat Kemitraan Korporat di Asana untuk membuat proyek baru. Di bagian ikhtisar proyek, mereka menempatkan brief yang mencantumkan hasil akhir yang diperlukan dari kemitraan tersebut sehingga Manajer Kampanye yang ditugaskan dapat mengetahui informasi terkini. Selanjutnya, mereka menggunakan proyek untuk menata dan mengisi tugas untuk item tindakan, dan menentukan jadwal workback berdasarkan tanggal peluncuran sesuai kebutuhan.

Tugas disusun menjadi berbagai bagian proyek, seperti “Logistik” dan “Keterlibatan Pegawai,” yang memungkinkan Manajer Kampanye, Manajer Kemitraan, dan pemangku kepentingan internal lainnya untuk menyampaikan umpan balik dan aset dalam proyek Asana sehingga semua pekerjaan dan dokumen mudah ditemukan. Tim Kemitraan Korporat juga menggunakan formulir untuk mengelola permintaan dari tim internal dan mitra.

Tim Pemasaran

Tim Pemasaran yang terdiri dari tujuh orang membangun kesadaran dan mendorong keterlibatan melalui inisiatif yang dapat mencakup hingga 30 pemangku kepentingan di seluruh organisasi. Manajer Kampanye yang ditugaskan untuk program baru memimpinnya dari awal hingga akhir, memulai di Asana dengan templat — ada satu templat untuk inisiatif milik Trevor selain templat untuk kemitraan. 

Proyek baru berisi brief dan semua tugas pelaksanaan sehingga tidak ada langkah yang terlupakan, serta dokumen seperti tautan ke pratinjau email dan postingan media sosial. Setiap minggu, manajer proyek menggunakan pembaruan status Asana untuk terus memberi tim informasi terkini, sehingga mereka tidak perlu mengadakan rapat dan mengirim beberapa email.

Manajer Kampanye Elise M. (kata ganti: ia/dia) mengatakan, “Berbagi pengetahuan dalam tim saya telah menjadi area pertumbuhan bagi kami. Dengan Asana, sangat menyenangkan melihat apa yang terjadi [dalam proyek saya] secara sekilas dan menghemat waktu orang-orang untuk menjelaskan aliran kerja individu mereka kepada saya.”

Pemasaran menggunakan portofolio untuk memonitor status semua kampanye pemasaran yang sedang berlangsung, yang diatur menurut tingkat prioritas. “Baru-baru ini kami melihat beberapa penundaan dalam kampanye,” kata Elise. “Asana membantu kami menandainya dan memulai percakapan kolaboratif untuk menyelesaikan isu secara proaktif.”

Asana memungkinkan Anda untuk fokus pada gol yang lebih besar, alih-alih detail kecil dari aset yang hilang.

Elise M., Manajer Kampanye

Tim yang kompak yang bekerja secara efisien untuk mengatasi krisis kesehatan masyarakat global terkait bunuh diri remaja LGBTQ 

The Trevor Project telah berhasil menerapkan standar manajemen proyek baru dengan Asana. Proses mereka bertindak sebagai pembatas untuk memberikan layanan berkualitas seiring pertumbuhan mereka, dan banyak anggota tim baru mereka dapat mulai menguasai proyek lebih cepat karena konteks historis di Asana membantu mereka melakukan onboarding dengan cepat.

Dengan Asana, kami tidak perlu memulai dari nol untuk setiap proyek yang kami kerjakan. Ini memungkinkan lebih banyak waktu untuk mendapatkan inspirasi atau melakukan proyek yang lebih ambisius.

Elise M., Manajer Kampanye

Infrastruktur internal ini telah mengurangi pekerjaan admin dan membantu staf memfokuskan energi pada aktivitas dengan dampak terbesar bagi komunitas. Elise mengatakan, “Ada begitu banyak orang yang luar biasa dan bersemangat di sini yang siap membantu. Namun, dengan banyaknya ide, akuntabilitas bisa jadi sulit untuk ditentukan — dan Asana melakukannya untuk kami. Kami tahu siapa yang menyelesaikan proyek dan siapa pengambil keputusan kami.” 

Sekarang, setelah The Trevor Project menetapkan dasar yang kuat untuk produktivitas dan kolaborasi lintas tim, organisasi ini dapat memberikan lebih banyak layanan yang menyelamatkan jiwa bagi kaum muda di seluruh AS dan luar negeri. Ide yang dimulai sebagai nomor telepon di layar TV telah berkembang menjadi advokat terkemuka dan kekuatan perlindungan yang kuat yang membantu kaum muda LGBTQ merasa aman dan diterima apa adanya sehingga mereka dapat membayangkan masa depan yang cerah bagi diri mereka sendiri.