Ketika Danny Mendoza pertama kali mengetahui bahwa sepupunya tinggal di mobil, ia mulai mengerahkan sumber daya untuk mendukungnya dan membantunya masuk ke program perawatan asuh. Selama prosesnya, ia mengetahui kondisi yang dihadapi sebagian besar anak asuh: mulai dari membawa barang-barang mereka dari satu rumah ke rumah lain dalam kantong sampah hingga dipisahkan dari saudara kandung, dan tidak lulus dari universitas. Jadi, Danny mendirikan Together We Rise, sebuah organisasi nirlaba yang didedikasikan untuk meningkatkan kehidupan anak-anak dalam sistem pengasuhan.

Sebagai pendiri, Danny berfokus pada visi dan strategi organisasi. Timnya yang terdiri dari 35 orang, yang tersebar di Brea, California dan Austin, Texas, membantu melaksanakan program-program yang mereka tawarkan, seperti program tas ransel, papan luncur, sepeda, dan beasiswa.

Mencari akuntabilitas

Ketika organisasi mulai berkembang pada tahun 2014, mereka kesulitan mempertahankan akuntabilitas. Anggota tim kesulitan mengingat semua yang harus mereka lakukan, dan email serta stiker catatan yang tak ada habisnya sulit dilacak. Tim Danny merasa sangat frustrasi ketika tugas-tugas kecil terlewat karena detail kecil seperti ulang tahun atau kelulusan SMA sangat berarti bagi anak-anak asuh. Tanpa cara untuk melacak semua yang mereka lakukan, mereka tidak memberikan dampak yang mereka yakini dapat mereka berikan.

Mempertanggungjawabkan diri kami kepada kaum muda dalam sistem pengasuhan yang kami layani adalah hal terpenting yang kami lakukan. Sebelum Asana, kami tidak memiliki cara untuk mengelola semua detail kecil dan tanggung jawab.

Untuk menjaga agar tim akuntabel dan mengelola semua pekerjaan mereka dengan cara yang tidak melibatkan email dan stiker catatan, Danny dan timnya meminta saran dari jaringan mereka. Ketika seorang teman menghubungi dan menyarankan Asana, Danny mempelajarinya. Kemampuan untuk menetapkan tugas dan batas waktu kepada timnya akan memberi mereka sistem akuntabilitas, jadi Danny memutuskan untuk mencobanya.

Dimulai dengan proyek kecil berisiko rendah—merencanakan pesta ulang tahunnya sendiri—Danny membantu timnya melakukan onboarding ke Asana dengan cara yang sederhana dan menyenangkan. Fitur, seperti “suka” dan mencentang tugas yang mirip dengan daftar tugas, terasa familier dan intuitif, sehingga memudahkan tim untuk menggunakan Asana. Untuk membantu memasukkan Asana ke dalam proses mereka, Danny mendorong seluruh tim untuk memeriksa Asana setiap hari. Terakhir, dia mendukung timnya saat mereka menambahkan lebih banyak Alur Kerja ke alat ini dengan membagikan beberapa video pelatihan Asana.

Menetapkan, mengeksekusi, dan mencapai gol yang lebih besar

Sejak mentransisikan timnya ke Asana, Danny dan organisasinya telah menyaksikan peningkatan akuntabilitas, visibilitas, dan skalabilitas—dan pada akhirnya, hasil yang lebih baik. Berikut caranya:

Akuntabilitas berarti tidak pernah melewatkan detail: Menggunakan Asana untuk mengelola acara dan agenda rapat menjadikan semua orang bertanggung jawab di setiap langkah proses, mengurangi jumlah detail yang luput. Ini juga mencegah orang lupa melakukan tugas mereka, yang sangat penting terutama pada hari-hari menjelang acara.

Kami dapat melakukan lebih banyak hal dengan Asana karena alat ini menjaga akuntabilitas setiap anggota tim, membantu kami melacak status pekerjaan, dan mengeliminasi kebutuhan untuk check-in terus-menerus.

Visibilitas mendorong kepemimpinan yang lebih efektif: Dengan Asana, Danny dan tim eksekutif dapat memperoleh gambaran menyeluruh tentang semua pekerjaan yang terjadi di seluruh organisasi dan mendalami tugas individu jika diperlukan. Untuk pekerjaan yang lebih sensitif, ia dapat berinteraksi dengan pegawai secara rahasia melalui tugas privat.

Sebagai pendiri, orang mengharapkan Anda untuk mengetahui semua yang sedang terjadi tanpa perlu memeriksa apa pun, yang tentu tidak mungkin. Mampu menggunakan alat seperti Asana untuk melihat hal yang sedang dikerjakan semua orang sangatlah penting.

Penyelarasan memungkinkan tim untuk melakukan lebih banyak hal: Sebelum Asana, Danny tidak memiliki cara kolaboratif untuk membagikan strategi dan golnya kepada tim, yang membatasi dampak organisasi karena kebingungan seputar prioritas. Sekarang, mereka menetapkan gol mereka di Asana sehingga semua orang tahu pekerjaan yang harus difokuskan, seperti meluncurkan program beasiswa baru mereka. Dan dengan menggunakan Zapier untuk mengintegrasikan Asana dengan Hubspot dan Google Sheet, Danny dan timnya telah mengotomatiskan langkah-langkah dalam proses manajemen donatur sehingga mereka dapat berfokus pada pembangunan hubungan, bukan tindak lanjut. Dengan Asana, seluruh organisasi menetapkan gol yang lebih baik dan meluncurkan lebih banyak program, membantu lebih dari 90.000 anak setiap tahun—peningkatan 9x lipat!

Menggunakan teknologi di kantor dan dalam sistem pengasuhan

Sebagai hasil dari pencapaian akuntabilitas, visibilitas, dan kesuksesan bersama Asana, Together We Rise dapat mengambil inspirasi dari perangkat lunak yang mereka gunakan dan menerapkannya pada layanan yang mereka berikan kepada anak-anak dalam sistem pengasuhan. Dengan teknologi di kantor, mereka dapat melakukan lebih banyak hal untuk meningkatkan pengalaman asuh di rumah.

Sebelum kami mulai menggunakan Asana, kami hanya dapat membantu sekitar 10.000 remaja dalam perawatan asuh per tahun. Asana membantu kami meningkatkan jumlah tersebut menjadi lebih dari 90.000 anak setiap tahun!

Menggunakan Asana bukan satu-satunya cara Danny dan timnya memanfaatkan teknologi. Mereka berencana meluncurkan alat yang memungkinkan anak-anak asuh, keluarga mereka, dan pekerja sosial mengunggah foto dan kenangan ke sebuah app sehingga mereka dapat menyimpan kenangan mereka di satu tempat—di mana pun mereka tinggal.