Apa itu manajemen program? Contoh, keterampilan, & praktik terbaik

Saat mengelola beberapa proyek, Anda mungkin merasa seperti menjonglir beberapa bola yang nyaris jatuh ke tanah. Agar tidak ada yang jatuh, Anda perlu melihat gambaran besar di berbagai inisiatif sekaligus mengelola pekerjaan setiap proyek. Manajemen proyek dapat membantu Anda mengoordinasikan beberapa proyek sekaligus, tetapi jika proyek yang Anda kelola saling berhubungan, ada cara yang lebih baik: manajemen program.

Jika dilakukan dengan benar, manajemen program membantu Anda memprioritaskan dan mengelola inisiatif serupa. Dalam panduan ini, kami akan membahas semua hal yang perlu Anda ketahui tentang manajemen program sehingga Anda dapat mulai menerapkannya sekarang juga.

Apa itu manajemen program?

Manajemen program adalah manajemen simultan dari beberapa proyek terkait. Karena proyek-proyek ini dikoordinasikan di bawah payung program yang sama, manajer program dapat menyederhanakan proses, kepegawaian, dan manajemen terkait setiap proyek, mengurangi kerja tentang kerja terkait.  Manajer program juga menyelaraskan tujuan proyek dengan gol bisnis yang lebih besar dan melaporkan metrik dengan pembaruan status rutin di setiap siklus proyek.

Sebagai manajer program, Anda akan mengawasi proyek yang terhubung dalam program dan mengembangkan rencana manajemen sumber daya untuk keseluruhan program. Anda akan membuat rencana untuk proyek dalam program Anda, seperti peta jalan dan rencana strategis, serta memiliki proses untuk saat segala sesuatunya tidak berjalan seperti yang diharapkan (misalnya, manajemen perubahan).

Pentingnya manajemen program

Jika sudah mengelola beberapa proyek, Anda mungkin bertanya-tanya, apakah benar-benar ada perbedaan besar antara apa yang sudah saya lakukan dan manajemen program? Jawabannya adalah: mungkin saja! Meskipun tidak semua tim membutuhkannya, ada empat manfaat utama manajemen program.

1. Menghubungkan proyek dengan gol strategis bisnis

Selain mengoordinasikan beberapa proyek dalam program, manajer program juga memiliki gambaran besar, perspektif holistik tentang proyek dalam program. Sebagai manajer program, Anda dapat menghubungkan tujuan setiap proyek dengan tujuan program, lalu memastikan tujuan program selaras dengan gol dan OKR perusahaan Anda.

2. Melihat saling keterkaitan proyek

Karena manajer program bertanggung jawab atas beberapa proyek terkait, akan lebih mudah bagi mereka untuk memvisualisasikan saling keterkaitan proyek dan memilah setiap masalah yang terjadi. Jika Anda mengelola berbagai proyek yang berbeda, mungkin ada dependensi di antaranya, tetapi dependensi tersebut mungkin sulit divisualisasikan jika Anda melihat setiap proyek secara individual. Sebagai manajer program, Anda tidak hanya akan memperhatikan tujuan—dalam hal ini, gol bisnis strategis perusahaan—tetapi juga akan memperhatikan detail. Manajemen program adalah cara terbaik untuk mengoordinasikan pekerjaan di seluruh proyek terkait secara real-time.

3. Menyederhanakan alokasi sumber daya

Selain memvisualisasikan dan mengelola interdependensi proyek, manajer program juga dapat membantu menyederhanakan dan menyelaraskan alokasi sumber daya. Karena memiliki wawasan tentang semua proyek dalam program dan cara proyek-proyek itu saling berhubungan, mereka dapat melihat dengan jelas proyek mana yang membutuhkan sumber daya tertentu—baik sumber daya yang dibutuhkan adalah waktu pegawai, peningkatan anggaran, atau alat atau perangkat lunak baru.

Karena pekerjaan didanai di tingkat program, manajer program dan SRO dapat bekerja sama untuk mengidentifikasi proyek mana yang membutuhkan sumber daya tertentu. Jika satu tim proyek mencapai gol lebih cepat dari jadwal, manajer program dapat mendistribusikan ulang sumber daya proyek untuk memastikan setiap proyek dalam program mencapai golnya.

4. Menyelaraskan risiko dan peluang

Dalam sebuah program, seperti yang dapat Anda bayangkan, risiko dan peluang diperbesar karena jumlah proyek. Namun, karena manajer program memiliki gambaran besar tentang semua proyek dalam suatu program, mereka dapat mencegah risiko dan memanfaatkan peluang secara lebih akurat.

Misalnya, salah satu elemen manajemen risiko proyek adalah alokasi sumber daya dan memastikan setiap tim proyek seimbang dan memiliki staf yang memadai. Pada tingkat program, Anda dapat mengalokasikan dan mendistribusikan kembali sumber daya sesuai kebutuhan untuk mengurangi risiko kekurangan staf, kelebihan anggaran, atau keluar jalur proyek.

Di sisi lain, karena manajer program memahami cara program akan berdampak dan berkontribusi pada gol bisnis strategis, mereka dapat mengidentifikasi peluang baru, seperti memperpanjang tanggal akhir proyek atau memodifikasi rencana proyek untuk mencapai hasil akhir tambahan.

Keterampilan manajemen program

Pernah merasa seperti Anda menggembala kucing sambil menjongglai obor menyala? Selamat datang di manajemen program! Di sinilah visi besar bertemu realitas yang berantakan, dan kemampuan Anda untuk menjaga semua hal tetap berjalan dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan gol organisasi.

Tapi, jangan takut! Dengan keterampilan manajemen yang tepat dalam perangkat Anda, Anda dapat mengubah kekacauan menjadi koordinasi dan kebingungan menjadi kejelasan. Berikut keterampilan manajemen program yang perlu Anda kuasai:

1. Keterampilan komunikasi: Mulai dari tokoh besar di ruang rapat hingga ahli coding, Anda perlu menerjemahkan ide-ide kompleks ke dalam bahasa yang dipahami semua orang. Ini tentang membangun jembatan, bukan dinding, antaranggota tim dan menjaga semua orang tetap selaras—bahkan saat halaman itu terus berubah.

2. Perencanaan strategis: Petakan seluruh siklus program. Anda harus menyelaraskan setiap proyek dengan tujuan strategis, mengantisipasi hambatan sebelum muncul, dan membuat rencana yang fleksibel. Ini catur, bukan catur dadu.

3. Pengambilan keputusan: Ketika semuanya kacau dan pemangku kepentingan menuntut jawaban, Anda harus membuat keputusan cerdas di bawah tekanan. Ini tentang menimbang berbagai opsi, mempertimbangkan saling keterkaitan, dan memiliki keberanian untuk mengubah arah saat diperlukan.

4. Manajemen risiko: Identifikasi potensi kendala, buat rencana kontingensi yang andal, dan ketahui kapan harus memberi tahu pihak terkait. Ini bukan tentang bersikap pesimis; ini tentang bersiap menghadapi apa pun yang akan terjadi pada siklus program.

5. Prioritas: Dengan banyaknya proyek terkait yang bersaing untuk mendapatkan perhatian, Anda perlu mengalokasikan sumber daya seperti seorang profesional. Kemampuan Anda untuk memprioritaskan dapat menjadi perbedaan antara keberhasilan program dan kegagalan yang spektakuler.

6. Kepemimpinan: Satukan tim Anda untuk mencapai tujuan program, bina budaya inovasi, dan buat semua orang tetap termotivasi saat menghadapi tantangan. Jadilah kapten yang mengemudikan kapal melewati lautan badai, bukan hanya orang yang meneriakkan perintah.

7. Kemampuan beradaptasi: Mungkin keterampilan manajemen program yang paling penting adalah belajar beradaptasi dengan baik dan mengubah tantangan tak terduga menjadi peluang untuk berkembang.

Peran dan tanggung jawab manajer program

Ada berbagai peran—dan akronim—dalam proses manajemen program. Jika Anda mengembangkan proses manajemen program baru untuk organisasi, Anda mungkin tidak perlu menggunakan setiap peran dan tanggung jawab ini, tetapi penting untuk mengetahui peran dan tanggung jawab tersebut dan manfaat setiap peran untuk program.

Apa yang dilakukan manajer program?

Manajer program bertanggung jawab atas sekelompok proyek terkait. Salah satu tanggung jawab utama manajer program adalah memastikan gol program selaras dengan tujuan perusahaannya. Manajer program harus sering memeriksa progres proyek dalam programnya untuk memastikan proyek tersebut masih selaras dengan gol strategis dan business.

Manajer program yang sukses juga akan:

• Mendapatkan dukungan eksekutif untuk program

• Mengelola ekspektasi di atas dan di bawahnya

• Membawa pengambilan keputusan yang koheren ke program

• Membuat rencana manajemen sumber daya di seluruh program

• Memitigasi risiko dan bertindak berdasarkan peluang dengan membuat daftar risiko. 

• Mengelola sumber daya di seluruh program, termasuk manajemen biaya dan alokasi sumber daya.

Sponsor atau grup Sponsor

Sponsor adalah anggota paling senior dari organisasi program. Sponsor bertanggung jawab untuk menyetujui dan mengotorisasi elemen-elemen utama program, seperti pendanaan, hasil akhir, dan kasus bisnis yang relevan jika diperlukan. Sponsor juga harus mendukung program dan membantu mendapatkan dukungan eksekutif. Terakhir, Sponsor akan menunjuk Senior Responsible Owner (SRO).

Pemilik Penanggung Jawab Senior (SRO)

SRO ditunjuk oleh Sponsor. Tugas Senior Responsible Owner adalah membuat keputusan atas nama Grup Sponsor—SRO pada akhirnya bertanggung jawab untuk memastikan program memenuhi tujuan programnya. Meskipun Sponsor menyetujui keuangan utama, seperti anggaran program, SRO bertanggung jawab untuk mendapatkan uang dari berbagai anggaran tim atau tim keuangan perusahaan mereka.

Selain itu, Senior Responsible Owner akan bekerja sama dengan manajer program untuk memastikan program secara strategis selaras dengan tujuan bisnis. Meskipun manajer program bertanggung jawab untuk mewujudkan program; SRO bertanggung jawab untuk menjaga keselarasan strategis antara program dan pemangku kepentingan senior organisasi.

Manajer Perubahan Business (BCM)

BCM terutama bertanggung jawab untuk mengembangkan dan melaksanakan rencana realisasi manfaat, yang merupakan proses untuk memastikan program memberikan nilai terukur bagi organisasi. Manajer program akan bekerja sama dengan SRO untuk menentukan dan mencapai output program—tetapi BCM bertanggung jawab untuk memastikan output tersebut dimanfaatkan.

Cara menjadi manajer program

Menjadi manajer program tidak terjadi dalam semalam, tetapi dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat menyiapkan diri untuk meraih kesuksesan. Berikut peta jalan yang disederhanakan:

• Kuasai manajemen proyek: Mulai dari mengelola proyek individu. Biasakan diri dengan perencanaan proyek, manajemen pemangku kepentingan, dan memberikan proyek yang sukses.

• Perluas perspektif Anda: Kembangkan keterampilan dalam pemikiran strategis dan mengelola keterkaitan. Mulai melihat lebih dari sekadar proyek tunggal untuk mengetahui kesesuaiannya dengan tujuan business yang lebih besar.

• Dapatkan pengalaman yang relevan: Cari peluang untuk mengelola beberapa proyek terkait atau inisiatif yang kompleks. Pengalaman langsung ini sangat penting untuk memahami siklus dan manajemen program.

• Pertimbangkan sertifikasi: Meskipun tidak wajib, sertifikasi Program Management Professional (PgMP) dari Project Management Institute (PMI) dapat meningkatkan kredibilitas dan pengetahuan Anda.

• Mengasah keterampilan kepemimpinan Anda: Sebagai manajer program, Anda akan memandu tim dan memengaruhi pengambilan keputusan di tingkat yang lebih tinggi. Fokus pada pengembangan keterampilan komunikasi yang kuat dan pola pikir strategis.

Ingat, menjadi manajer program berarti mengubah perspektif Anda dari mengelola proyek menjadi mengatur inisiatif yang mendorong gol organisasi yang signifikan. Ini adalah jalur yang menantang, tetapi bermanfaat bagi mereka yang ingin melihat gambaran besar menjadi hidup.

Cara membuat rencana manajemen program

Membuat rencana manajemen program yang solid itu penting untuk memandu inisiatif Anda menuju kesuksesan. Berikut cara mengembangkan rencana yang komprehensif dan praktis.

1. Perjelas gambaran besarnya. Mulailah dengan menentukan tujuan dan gol program Anda. Bagaimana hal itu selaras dengan strategi organisasi Anda? Visi ini akan menjadi panduan Anda.

Contoh: Program perusahaan manufaktur untuk "menerapkan praktik produksi berkelanjutan" bertujuan untuk mengurangi emisi karbon sebesar 30% dan limbah sebesar 25% dalam waktu dua tahun.

2. Uraikan ruang lingkup. Identifikasi semua proyek dalam program Anda dan tujuannya. Jelaskan dengan tegas hal yang termasuk dan tidak termasuk.

Contoh: Program ini mencakup proyek seperti "peningkatan ke mesin hemat energi", "menerapkan sistem daur ulang", dan "mengembangkan solusi kemasan ramah lingkungan".

3. Petakan perjalanan. Buat linimasa umum yang menunjukkan bagaimana proyek Anda saling menyesuaikan. Sertakan milestone dan titik keputusan utama.

Contoh: Peningkatan mesin dimulai pada Q1, implementasi sistem daur ulang dimulai pada Q2, dan pengembangan kemasan ramah lingkungan dimulai pada Q3.

4. Bentuk tim Anda. Tentukan peran dan tanggung jawab. Siapa yang bertanggung jawab atas apa? Ini termasuk kepemimpinan program, manajer proyek, dan pemangku kepentingan utama.

Contoh: Tetapkan manajer program, pemimpin proyek untuk setiap inisiatif, dan pemangku kepentingan utama dari bagian produksi, teknik, dan rantai pasokan.

5. Rencanakan sumber daya Anda. Tentukan kebutuhan Anda terkait orang, anggaran, dan alat. Pertimbangkan cara sumber daya dapat dibagikan di seluruh proyek.

Contoh: Alokasikan anggaran $5 juta, dengan 50% untuk peningkatan mesin, 30% untuk sistem daur ulang, dan 20% untuk pengembangan kemasan ramah lingkungan.

6. Antisipasi tantangan. Identifikasi potensi risiko dan kembangkan strategi untuk mengatasinya. Pikirkan tentang risiko tingkat program dan risiko spesifik proyek.

Contoh: Risiko perlambatan produksi selama peningkatan mesin yang dapat dikurangi dengan merencanakan implementasi bertahap selama periode pemeliharaan terjadwal.

7. Siapkan kerangka kerja manajemen proyek Anda. Tentukan cara Anda akan terus memberi informasi dan menyelaraskan semua orang. Ini termasuk struktur pelaporan dan frekuensi rapat.

Contoh: Check-in mingguan dengan pemimpin proyek, rapat tim lintas fungsi setiap dua minggu, dan briefing eksekutif setiap bulan tentang progres program.

8. Tentukan kesuksesan proyek. Tetapkan kriteria yang jelas dan terukur untuk gambaran kesuksesan program Anda. Ini harus terkait langsung dengan gol awal Anda.

Contoh: pengurangan emisi karbon sebesar 30%, pengurangan limbah sebesar 25%, kemasan 100% dapat didaur ulang, dan mempertahankan atau meningkatkan tingkat output produksi saat ini.

Ingat, rencana manajemen program Anda tidak permanen. Ini harus menjadi dokumen dinamis yang berkembang seiring kemajuan Anda. Kuncinya adalah membuat rencana yang memberikan arahan yang jelas sekaligus tetap cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan perubahan keadaan.

Contoh manajemen program

Baik Anda seorang manajer program berpengalaman yang mencari perspektif baru atau pendatang baru yang mencoba memahami aplikasi manajemen program di dunia nyata, contoh-contoh ini akan memberikan bahan pertimbangan yang berharga.

Alat pengambilan keputusan untuk Business tangkas

Dalam ebook ini, pelajari cara membekali pegawai untuk mengambil keputusan yang lebih baik—sehingga bisnis Anda dapat menyesuaikan, beradaptasi, dan mengatasi tantangan dengan lebih efektif daripada pesaing Anda.

Dapatkan wawasan

Manajemen program dalam pengembangan perangkat lunak Agile

Dalam skenario ini, manajer program mengawasi peluncuran perangkat lunak perusahaan berbasis cloud yang baru. Berikut cara mereka menerapkan Kerangka Kerja manajemen program:

1. Penyelarasan strategis: Mereka bekerja sama dengan eksekutif tingkat C untuk memastikan peta jalan produk selaras dengan tujuan strategis perusahaan untuk meningkatkan pangsa pasar dan mendiversifikasi aliran pendapatan.

2. Koordinasi proyek: Program ini mencakup lima proyek terkait: pengembangan platform inti, pembuatan aplikasi seluler, integrasi API, infrastruktur keamanan, dan desain pengalaman pengguna. Manajer program:

• Menetapkan keterkaitan yang jelas antara proyek-proyek ini

• Menyiapkan alat manajemen program bersama untuk pelacakan progres real-time.

• Menerapkan rapat sinkronisasi lintas proyek setiap dua minggu untuk mengatasi Kemacetan.

3. Manajemen sumber daya: Mereka berkolaborasi dengan SDM dan kepala bagian untuk:

• Mengalokasikan pengembang, desainer, dan spesialis QA di seluruh proyek.

• Mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dan mengatur pelatihan atau perekrutan yang diperlukan.

4. Mitigasi risiko: Secara aktif mengidentifikasi dan mengatasi potensi hambatan melalui:

• Melakukan lokakarya penilaian risiko bulanan dengan pemimpin proyek.

• Mengembangkan rencana kontingensi untuk potensi masalah seperti tantangan migrasi data atau perubahan peraturan.

• Membentuk tim tanggapan risiko untuk mengatasi masalah yang muncul dengan cepat.

5. Manajemen pemangku kepentingan: Mendorong keselarasan dan dukungan di seluruh kelompok yang beragam dengan:

• Membuat rencana komunikasi yang menyesuaikan pembaruan untuk berbagai kelompok pemangku kepentingan (misalnya, investor, mitra, tim internal).

• Menyelenggarakan rapat komite pengarah bulanan agar para eksekutif tetap mendapat informasi dan selaras.

6. Integrasi Agile: Mengoordinasikan beberapa tim Agile dalam kerangka kerja program yang lebih luas dengan:

• Menerapkan Kerangka Kerja Agile Terukur (SAFe) untuk mengoordinasikan beberapa Tim Agile.

• Menyelaraskan siklus sprint di seluruh proyek untuk memfasilitasi titik-titik integrasi.

• Melakukan retrospeksi tingkat program untuk terus meningkatkan proses.

Dengan berfokus pada aktivitas dan strategi spesifik ini, contoh ini memberikan gambaran yang lebih jelas tentang cara kerja rencana manajemen program dalam praktiknya.

Studi kasus manajemen program: Discovery Digital Studios

Discovery Inc. adalah raksasa media di balik jaringan hiburan terkenal seperti TLC, Animal Planet, dan Food Network. Tim konten Digital Studios mereka membuat ribuan video setiap bulan untuk platform media sosial dan aplikasi konsumen.

Direktur Operasional konten Mike Singer dan timnya biasa melacak produksi konten menggunakan spreadsheet dan utas email. Mike membutuhkan platform bersama yang dapat memberikan tampilan umum dari semua konten yang sedang dikembangkan sekaligus, sekalian juga menangkap detail menit terakhir dari proses produksi untuk setiap video beserta statusnya. Singkatnya, dia membutuhkan alat manajemen program seperti Asana. Alur Kerja Asana yang dapat disesuaikan akan memungkinkan mereka untuk menentukan proses konten yang kompleks, memberikan gambaran sederhana tentang keluaran seluruh tim kepada pemangku kepentingan, dan menjaga kontributor individu dan tim eksternal tetap terhubung dan mendapat informasi.

Kami memiliki enam Alur Kerja yang dilacak secara terpisah. Sangat menyenangkan bisa menggabungkannya Di Asana, mengetahui cara keduanya saling terkait, dan melihat dependensi yang sebelumnya tidak bisa dilihat di spreadsheet.”

Tim konten Discovery juga menggunakan Portofolio untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang kelompok produksi aktif tertentu. Misalnya, mereka dapat membuat portofolio baru untuk melacak program proyek kelas memasak untuk app Food Network Kitchen dan mengawasi status serta tanggal peluncuran proyek kampanye konten terkait.

Tim juga menggunakan integrasi untuk menghubungkan Asana ke alat lainnya. Dengan integrasi Asana untuk Outlook, mereka dapat mengubah item tindakan email menjadi Tugas Asana langsung dari kotak masuk. Mereka juga dapat menambahkan email apa pun ke Tugas sebagai komentar, mengurangi kekacauan kotak masuk sekaligus menyimpan informasi penting. Integrasi Asana untuk Slack memungkinkan mereka melihat pembaruan proyek, menambahkan komentar, dan membuat tugas baru tanpa meninggalkan platform Slack. Dan berkat integrasi Zapier + Asana, tim telah menghemat waktu dengan mengotomatiskan lebih banyak proses mereka.

Visibilitas ini memungkinkan Tim memprediksi secara akurat berapa lama waktu yang dibutuhkan pekerjaan. Ini juga membantu mereka mengetahui keterlambatan dalam suatu proyek, mendiagnosis titik-titik yang tersumbat, dan kembali ke jalurnya. Seluruh tim bekerja lebih efisien karena semuanya terpusat, efisien, dan terlihat.

Merasa kesal karena tidak tahu ke mana informasi menghilang. Stres hilang karena adanya pergeseran budaya. Anda dapat melihat segala hal mengalir lebih mudah.”

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara tim Discovery Digital Studios menggunakan Asana, baca studi kasus lengkapnya.

Praktik terbaik manajemen program

Penting untuk memiliki rencana yang solid saat mengelola program. Masing-masing memiliki tantangan uniknya sendiri, tetapi mengikuti lima praktik terbaik yang sudah teruji ini dapat membantu menjaga keselarasan dengan gambaran besar dari organisasi Anda.

1. Buat rencana manajemen program terperinci

Anggap rencana manajemen program Anda sebagai pedoman untuk meraih kesuksesan. Rencana ini harus menguraikan tujuan, linimasa, milestone utama, dan cara sumber daya akan dialokasikan dengan jelas. Ini membuat semua orang selalu memiliki pemahaman yang sama dan memastikan tidak ada kebingungan tentang hal yang perlu diselesaikan dan tenggatnya.

2. Selaraskan program dengan gol strategis

Program tidak boleh beroperasi secara terpisah. Salah satu praktik terbaik yang paling penting adalah memastikan gol program mendukung keseluruhan strategi organisasi. Ini menjaga program tetap relevan dan memastikan bahwa Anda memanfaatkan waktu dan sumber daya sebaik mungkin.

3. Selalu berbagi informasi dengan pemangku kepentingan

Komunikasi terbuka dan rutin adalah kunci manajemen program. Melibatkan pemangku kepentingan sejak dini dan terus memberi mereka pembaruan di sepanjang program membantu membangun kepercayaan dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Ini juga mempermudah untuk mengatasi masalah sebelum menjadi hambatan besar.

4. Kelola risiko secara proaktif

Setiap program menghadapi risiko, tetapi manajer program yang baik tahu cara melihat potensi masalah sejak dini. Menyertakan manajemen risiko ke dalam rencana manajemen program berarti Anda tidak lengah. Dengan memiliki rencana kontingensi yang solid, Anda dapat mengatasi masalah tanpa mengubah arah seluruh program.

5. Gunakan data untuk mendorong keputusan

Keputusan terbaik adalah yang didasarkan pada data. Dengan melacak metrik utama, Anda dapat membuat pilihan berdasarkan informasi yang membuat program Anda tetap bergerak ke arah yang benar. Baik menyesuaikan sumber daya atau menyesuaikan linimasa, memiliki data yang solid membantu memastikan Anda selalu selangkah lebih maju.

Mengikuti praktik terbaik manajemen program ini dapat membuat perbedaan besar dalam seberapa efisien dan efektif program Anda berjalan, menyiapkan Anda untuk sukses di setiap langkah.

Alat manajemen program

Dalam hal mengelola program yang kompleks, Asana menonjol sebagai salah satu alat paling canggih dan ramah pengguna yang tersedia. Asana menawarkan berbagai fitur yang membantu manajer program tetap tertata, meningkatkan kolaborasi tim, dan memastikan program disampaikan tepat waktu dan sesuai anggaran. Mari kita pelajari lebih dalam tentang bagaimana Asana dapat menjadi terobosan baru untuk kebutuhan manajemen program Anda.

1. Manajemen tugas terpusat: Asana memungkinkan Anda untuk membuat tugas, menugaskannya kepada anggota tim, menetapkan batas waktu, dan melacak progres—semuanya dari satu platform. Manajemen tugas terpusat ini memudahkan Anda mengawasi beberapa proyek dalam suatu program, memastikan tidak ada yang luput.

2. Alur Kerja yang dapat disesuaikan: Setiap program itu unik, dan alur kerja Asana yang dapat disesuaikan memungkinkan Anda menyesuaikan alat agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Anda dapat membuat bidang tugas kustom, menyiapkan proses persetujuan, dan mengotomatiskan tugas berulang, menjadikan rencana manajemen program Anda lebih efisien dan selaras dengan gol Anda.

3. Tampilan linimasa (Bagan Gantt): Salah satu fitur unggulan Asana adalah tampilan linimasa, yang berfungsi seperti bagan Gantt. Representasi visual ini membantu Anda melihat progres seluruh program secara sekilas, sehingga lebih mudah untuk melacak dependensi, mengelola batas waktu, dan menemukan potensi kemacetan sebelum menjadi masalah.

4. Fitur kolaboratif: Kolaborasi adalah kunci dalam skenario manajemen program apa pun, dan Asana unggul di bidang ini. Asana memungkinkan komunikasi yang mulus dalam tugas dan proyek, tempat anggota tim dapat meninggalkan komentar, mengunggah file, dan meminta pembaruan. Asana juga terintegrasi dengan alat seperti Slack dan Microsoft Teams untuk lebih menyederhanakan komunikasi di seluruh papan.

5. Pelaporan dan wawasan: Pengambilan keputusan berdasarkan data sangat penting untuk keberhasilan program, dan fitur pelaporan Asana yang andal mempermudah hal ini. Anda dapat membuat laporan yang melacak metrik utama, seperti tingkat penyelesaian tugas, beban kerja tim, dan progres program secara keseluruhan. Wawasan ini memungkinkan manajer program untuk mengambil keputusan yang matang dan menyesuaikan strategi sesuai kebutuhan agar semuanya tetap sesuai rencana.

6. Manajemen sumber daya: Dengan fitur manajemen beban kerja Asana, Anda dapat memvisualisasikan jumlah pekerjaan yang diberikan kepada setiap anggota tim. Ini memastikan bahwa sumber daya seimbang secara efektif, menghindari burnout atau kurang dimanfaatkan. Ini adalah bagian penting untuk menjaga program Anda tetap berjalan lancar dan efisien.

7. Integrasi dengan alat lain: Asana berfungsi dengan baik saat digunakan bersama alat lain. Asana terintegrasi dengan berbagai alat populer seperti Google Drive, Dropbox, Salesforce, dan Jira, yang memungkinkan Anda menyinkronkan data di seluruh platform dan meningkatkan Alur Kerja manajemen program Anda. Ini menjamin bahwa tim memiliki semua yang dibutuhkan di satu tempat, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk beralih antar-aplikasi.

Dengan menggunakan Asana sebagai alat manajemen program utama, Anda dapat menyederhanakan proses, mendorong kolaborasi yang lebih baik, dan mendapatkan visibilitas yang dibutuhkan untuk memandu program Anda hingga penyelesaian.

Alternatif manajemen program

Meskipun manajemen program adalah pendekatan yang ampuh untuk mengoordinasikan beberapa proyek terkait, itu bukan satu-satunya pilihan. Mari kita uraikan beberapa alternatif populer yang digunakan para profesional manajemen proyek setiap hari dan lihat bagaimana perbandingannya.

Manajemen program vs. manajemen proyek

Proyek adalah kumpulan tugas yang mencapai gol tertentu. Manajemen proyek adalah proses perencanaan, pengelolaan, dan pelaksanaan pekerjaan Tim. Perangkat lunak manajemen proyek membantu tim melakukannya dengan meningkatkan kejelasan dan meningkatkan kolaborasi tim.

Di sisi lain, program adalah sekelompok proyek yang mencapai gol bisnis strategis. Misalnya, semua fitur baru yang diluncurkan perusahaan Anda dalam satu kuartal akan dianggap sebagai program, meskipun setiap fitur kemungkinan akan memiliki proyeknya sendiri. Manajemen program membantu Anda mengelola peluncuran fitur yang saling bergantung dan jangka panjang ini sesuai dengan gol perusahaan. Program ini akan mencakup berbagai proyek yang terhubung, yang masing-masing mungkin memiliki manajer proyek dan anggota tim pendukung. Pelajari selengkapnya tentang perbedaan antara tanggung jawab manajer program dan manajer proyek.

Manajemen program vs. manajemen portofolio proyek

Manajemen program dan manajemen portofolio proyek sangat mirip—perbedaannya terletak pada jenis proyek yang dikelola. Dalam manajemen program, proyek dalam program saling terhubung dan seringkali saling bergantung. Contoh, program mungkin merupakan kumpulan semua kampanye pemasaran untuk mempromosikan fitur baru yang akan diluncurkan sepanjang tahun atau bahkan rencana manajemen hibah untuk organisasi nirlaba. Semua fitur ini terhubung, jadi fitur-fitur ini akan berada di bawah manajemen program, bukan manajemen portofolio proyek. Di sisi lain, portofolio mungkin merupakan semua inisiatif pemasaran dalam satu kuartal atau satu tahun, baik saling terhubung atau tidak. Perangkat lunak manajemen portofolio proyek adalah alat yang digunakan tim untuk melacak proyek-proyek tersebut dan membagikan wawasan kepada pemangku kepentingan.

Manajemen program vs. manajemen produk

Manajemen produk adalah pengembangan produk baru dalam perusahaan. Manajer produk adalah pemimpin tim yang bertanggung jawab memandu keberhasilan produk—mulai mencari input pengguna hingga peluncuran produk yang sukses.

Sebagai alternatif, program dapat mencakup semua jenis inisiatif—termasuk produk baru. Anda dapat membuat program untuk mengelola proses pengembangan produk Anda untuk tahun mendatang. Proyek pengembangan produk individual akan memiliki manajer produk sendiri, tetapi seluruh program akan diawasi oleh manajer program.

Manajemen program vs. Manajemen Kerja

Manajemen program, seperti lima fase manajemen proyek dan manajemen portofolio proyek, adalah subset dari manajemen kerja. Manajemen Kerja adalah pendekatan sistematis untuk mengatur alur kerja organisasi—baik itu proyek, proses yang sedang berlangsung, atau tugas rutin—agar tim memperoleh kejelasan untuk mencapai gol. Manajemen Kerja berfokus pada koordinasi orang, pekerjaan, dan tim di semua tingkat organisasi untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki akses ke informasi yang dibutuhkan. Dengan perangkat lunak manajemen kerja, Anda dapat mengoordinasikan rencana, proyek, dan proses di seluruh organisasi.

Mulai kelola program dengan lancar dengan Asana

Manajemen program adalah pendekatan yang lebih holistik untuk mengelola beberapa proyek dan menyelaraskan proyek-proyek tersebut dengan gol strategis. Jika mengelola beberapa proyek mulai terasa seperti tindakan juggling yang sulit, coba manajemen program untuk mendapatkan gambaran yang lebih besar tentang bagaimana proyek-proyek itu terhubung.

Setiap manajer program membutuhkan dukungan untuk melakukan pekerjaan terbaiknya. Dengan begitu banyak proyek dan beban kerja yang harus diawasi, memiliki dasbor yang jelas dan tertata sangat penting untuk melacak kinerja setiap proyek dan hal yang diperlukan untuk membuatnya sukses. Asana memungkinkan Anda untuk membangun proyek, memberikan tugas, mengoordinasikan tim, dan melacak progres, semuanya di satu tempat terpusat.

Pertanyaan Umum: Manajemen program

Apakah saya membutuhkan sertifikasi untuk menjadi manajer program?

Ada berbagai sertifikasi manajer program yang tersedia di luar sana, yang paling menonjol adalah sertifikasi manajer program Project Management Institute (PMI). Meskipun demikian, sertifikasi manajemen program bukanlah persyaratan agar Anda dianggap sebagai program management professional (PMP).

Mereka yang memutuskan untuk mendapatkan sertifikasi sebagai manajer program melakukannya untuk menunjukkan bahwa mereka serius dan berinvestasi dalam manajemen program sebagai jalur karier. Sertifikasi manajer program juga dapat meningkatkan potensi gaji Anda atau membuat perubahan perekrutan untuk peran terkait manajer program.

Berapa penghasilan manajer program?

Gaji manajer program bervariasi berdasarkan lokasi, industri, dan pengalaman. Rata-rata, mereka menghasilkan antara $85.000 dan $130.000 per tahun di Amerika Serikat. Manajer program senior atau mereka yang bekerja di industri khusus seperti teknologi dapat memperoleh penghasilan yang jauh lebih besar.

Apa tantangan paling umum dalam manajemen program?

Tantangan paling umum dalam manajemen program termasuk mengelola beberapa proyek sekaligus, yang membutuhkan koordinasi dan penentuan prioritas yang cermat. Manajer program sering kali berurusan dengan tugas menyelaraskan tim yang beragam dengan gol keseluruhan program sekaligus menangani kendala sumber daya yang dapat membatasi progres. Mengelola ekspektasi pemangku kepentingan adalah tantangan utama lainnya, terutama karena perubahan persyaratan dan scope creep dapat memengaruhi linimasa dan hasil akhir.

Apakah Agile digunakan dalam manajemen program?

Ya, Agile dapat digunakan dalam manajemen program, terutama untuk program yang mencakup beberapa proyek yang menggunakan metodologi Agile. Manajer program sering mengoordinasikan tim Agile dan memastikan keselarasan dengan gol program yang lebih luas, meskipun tidak semua proyek dalam program menggunakan Agile.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengelola program biasa?

Durasi program dapat sangat bervariasi tergantung pada kompleksitas dan ruang lingkupnya. Beberapa program mungkin berlangsung beberapa bulan, sementara yang lain, terutama program berskala besar, dapat berlangsung beberapa tahun.

Bagaimana cara mengukur keberhasilan program?

Untuk mengukur keberhasilan program, mulailah dengan mengevaluasi apakah program tersebut mencapai tujuan dan milestone utamanya. Keberhasilan juga bergantung pada tetap mematuhi anggaran yang dialokasikan, memenuhi semua batas waktu yang ditetapkan, dan memastikan kepuasan pemangku kepentingan. Terakhir, pertimbangkan manfaat jangka panjang yang direalisasikan setelah penyelesaian program, karena hasil ini sering kali mencerminkan dampak jangka panjang program.