Partage des connaissances : guide B2B pour transmettre le savoir

Combien de fois vos équipes ont-elles reconstruit un document qui existait déjà, faute de savoir où le trouver ? Ce gaspillage est loin d'être marginal. Selon l'étude State of Teams 2025 d'Atlassian (en anglais), les équipes consacrent près de 25 % de leur temps de travail à rechercher les informations dont elles ont besoin. Dans une organisation qui grandit, chaque savoir non partagé devient un point de fragilité : un projet qui traîne, une compétence qui disparaît avec celui qui la détient. Structurer le partage des connaissances, c'est reprendre la main sur ce capital invisible, des types de savoirs à documenter aux leviers concrets pour l'ancrer dans votre culture.

Qu'est-ce que le partage des connaissances ?

Le partage des connaissances désigne l'ensemble des processus qui permettent de diffuser les informations et l'expertise d'une organisation à toutes ses équipes. Il garantit que chaque collaborateur sait où trouver un savoir, comment y accéder et comment le transmettre, afin qu'aucune information critique ne reste cloisonnée dans une seule tête.

Ce processus s'inscrit dans une démarche plus large, la gestion des connaissances, qui vise à rechercher, organiser et conserver l'information sur le long terme.

Il existe trois grands types de connaissances :

Partage ou gestion des connaissances : quelle différence ?

Bien qu'intiment liés, ces deux concepts répondent à des enjeux distincts au sein de l'organisation :

L'utilité du partage des connaissances

Le partage des connaissances est au cœur du processus de développement de votre culture d'entreprise. Il définit la façon dont vous communiquez et partagez des informations dans votre entreprise, à tous les postes. Voici quelques-unes des meilleures raisons d'intégrer pleinement ce concept à votre culture d'entreprise.

Créer du lien entre les membres de votre équipe

Le partage de connaissances entre collègues est un bon moyen d'encourager la collaboration et le travail d'équipe. Parmi les informations clés à partager, citons notamment les processus de votre équipe, ses préférences en matière de communication ou encore les documents stratégiques. Vous décloisonnerez ainsi les informations et communiquerez les données essentielles à votre équipe pour collaborer efficacement sur ses projets.

Créer une source de référence regroupant tous les documents

Le processus de partage des connaissances permet à votre équipe d'établir une source de référence centralisée, qui regroupe toutes les informations clés : processus d'équipe, code de conduite en entreprise, etc. Dès que l'un de vos collaborateurs est à la recherche d'informations, il sait tout de suite où les trouver.

Décloisonner l'information

Conserver les informations utiles dans une base de données et les partager à intervalle régulier facilite l'accès aux informations pour tous. Ces dernières ne doivent donc pas être sous la responsabilité d'une seule et même personne. En effet, il suffirait que cette personne tombe malade ou quitte l'entreprise pour couper l'accès aux informations. D'après l'étude State of Teams 2025 d'Atlassian (en anglais), 56 % des salariés doivent encore solliciter un collègue ou planifier une réunion pour obtenir une information dont ils ont besoin, preuve que trop de savoirs restent captifs de quelques personnes. Le partage des connaissances s'assure que le reste de l'équipe dispose des informations nécessaires pour assurer le fonctionnement normal de ses processus en toute circonstance, quels que soient les collaborateurs impliqués.

5 astuces pour encourager le partage des connaissances dans votre structure

Le partage des connaissances n'est pas l'apanage d'une seule personne ou équipe : l'entreprise tout entière doit veiller à la bonne diffusion des informations dans leur ensemble. Voici quelques astuces pour encourager cet état d'esprit dans votre structure.

1. Mettez au point une stratégie de gestion des connaissances

Si vous commencez tout juste à développer le partage de connaissances au sein de votre entreprise, en premier lieu, adoptez une stratégie de gestion et de diffusion des connaissances. Pour ce faire, le mieux reste encore de vous réunir avec vos collaborateurs afin de déterminer ensemble les informations à documenter. Vous avez du mal à vous décider ? Concentrez-vous sur les informations dont vos collègues et partenaires interfonctionnels ont besoin pour accomplir leur travail.

Vous n'y arrivez toujours pas malgré nos conseils ? Dans ce cas, essayez de répondre aux questions suivantes :

• L'accomplissement de certaines tâches demande-t-il de suivre une procédure ou un processus particulier ?

• Quelles sont les informations essentielles à connaître par nos collaborateurs habituels pour travailler sur ce projet ?

• En cas d'interruption inopinée du travail, quelles seraient les informations utiles à mon équipe pour s'en sortir ?

• Quelles sont les informations indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise ?

2. Instaurez une culture du partage

Le développement d'une culture d'entreprise encourageant le partage d'informations doit venir d'en haut. En effet, si les dirigeants montrent l'exemple en faisant preuve de transparence et en partageant des informations sur le fonctionnement de leurs processus, les contributeurs individuels seront plus enclins à en faire de même. L'équipe de direction doit donc créer des opportunités pour permettre un partage d'informations cohérent et organique. Pour instaurer ce climat de confiance, n'hésitez pas à découvrir comment mettre la vulnérabilité au service du leadership.

Dans cette optique, vous pouvez notamment prévoir des espaces naturellement propices au partage d'informations. Par exemple, proposer des espaces de travail collaboratif (salles de conférence, open spaces...) peut favoriser la discussion. Votre équipe exerce à distance ou a adopté un mode de travail hybride ? Organisez des réunions en visioconférence pour des prises de contact en face à face ou partagez les informations en différé par le biais de bases de connaissances et d'outils de gestion de projet.

3. Encouragez le partage de connaissances sur plusieurs canaux

Les membres de votre équipe ont chacun leurs compétences et leur façon de communiquer. Un collègue pourra être très à l'aise à l'écrit et partager des informations aisément en rédigeant un document concis, là où un autre sera meilleur orateur. En bref, votre équipe a plusieurs options pour diffuser des informations. Quel que soit le canal de votre choix (vidéo, guide pas-à-pas...), toutes les informations devraient être conservées et accessibles au même endroit. La meilleure solution consiste à utiliser une plateforme de gestion des connaissances prenant en charge différents types de fichiers.

4. Identifiez les experts dans chaque équipe

Votre équipe comptera toujours une petite poignée d'experts au fait du fonctionnement des processus, peu importe la taille de votre structure. Si votre entreprise en est encore à ses débuts, repérez les collaborateurs qui s'occupent de créer les processus et demandez-leur de noter les explications par écrit. Si vous évoluez dans une grande entreprise, travaillez en collaboration avec les chefs d'équipe afin d'identifier les individus ayant développé une grande expertise dans certains domaines. Vous devez documenter ces procédures et ces informations si vous voulez que votre équipe puisse s'y référer à l'avenir.

L'équipe Asana applique le concept des Areas of Responsibility (AOR) ou domaines de responsabilité en français : chaque personne responsable d'une tâche est également chargée d'en documenter les connaissances. Le stockage des informations et connaissances est donc une responsabilité commune. En outre, les sujets abordés sont variés et rien ne passe au travers des mailles du filet.

5. Créez une base de connaissances collaborative

Nous l'avons vu, les membres d'une même équipe partageront les informations différemment. Toutefois, le stockage de ces informations devrait se faire au même endroit pour tous. L'utilisation d'une base de connaissances numérique peut grandement faciliter la tâche de l'équipe en l'aidant à les importer et surtout à les modifier pour accompagner les évolutions. Une gestion des connaissances numérique permettra à votre équipe de se tenir au courant des informations pertinentes, celles-ci pouvant être mises à jour en temps réel. Ainsi, l'équipe règle le problème des informations obsolètes ou inutiles. Dans Asana, les Règles automatisent la notification et l'actualisation des ressources documentaires, afin que votre base de connaissances reste fiable sans effort de suivi manuel.

Les erreurs à éviter dans le partage des connaissances

Structurer le partage des connaissances ne suffit pas : quelques écueils récurrents peuvent réduire vos efforts à néant. Les repérer en amont vous évitera bien des retours en arrière.

• Faire reposer un savoir clé sur une seule personne. Documentez systématiquement les processus critiques et formez au moins deux collaborateurs par domaine, afin qu'aucun départ ne bloque l'activité.

• Alimenter une base sans jamais la mettre à jour. Une information obsolète perd la confiance des équipes plus vite qu'elle ne s'est constituée ; désignez un responsable par domaine et fixez une révision trimestrielle.

• Disperser l'information sur trop d'outils. Un savoir éclaté entre dix supports équivaut à un savoir perdu ; centralisez tout sur une source unique de référence.

• Négliger les connaissances tacites. Les savoir-faire issus de l'expérience se transmettent par le mentorat, la vidéo ou le binômage, rarement par un simple document écrit.

FAQ - Tout savoir sur le partage des connaissances

Voici les réponses aux questions les plus fréquentes pour aller plus loin dans votre démarche.

Ancrer le partage des savoirs pour pérenniser la mémoire de l'entreprise

Le partage des connaissances n'est pas un projet ponctuel, mais une discipline organisationnelle qui se cultive au quotidien. En documentant méthodiquement vos savoirs explicites, implicites et tacites, vous transformez l'expertise individuelle en un capital collectif capable de résister au turnover et d'accélérer chaque décision.

La réussite repose sur la constance : une stratégie claire, un leadership transparent, des canaux d'échange variés et une source unique de référence tenue à jour. C'est la régularité des mises à jour et la simplicité d'accès qui font la différence entre un savoir oublié et une base de connaissances vivante.

Centralisez la mémoire de votre entreprise et donnez à vos équipes les moyens de collaborer sans perte d'information. Déployez votre modèle de gestion des connaissances sur Asana pour pérenniser vos savoirs d'équipe dès aujourd'hui.