Comment faire un bon reporting? Exemples et outils inclus

Faire un reporting fait partie du quotidien de tout chef de projet, mais il ne suffit pas de produire un simple tableau ou un rapport d’activité. Il s’agit de transmettre l’information utile, de la rendre accessible à toutes les parties prenantes et d’agir plus vite sur les points clés. Dans un contexte où la collecte de données s’intensifie et où la visualisation en temps réel devient incontournable, savoir concevoir un reporting pertinent et choisir les bons indicateurs de performance (KPI) devient un véritable levier de performance : pour piloter un projet, suivre la santé financière de l’entreprise, anticiper les risques ou convaincre un comité de pilotage.

Grâce aux outils modernes, que ce soit les tableurs comme Excel, les solutions de business intelligence telles que Power BI ou ERP, et surtout l’IA intégrée dans Asana, il est désormais possible d’automatiser la collecte, l’analyse et la diffusion de vos reportings . Ce guide vous explique comment faire un reporting clair et actionnable, vous propose des modèles prêts à l’emploi, et vous aide à choisir les bons outils pour gagner du temps… et transformer chaque compte rendu en véritable levier de décision.

Qu’est-ce qu’un reporting ?

Le reporting est bien plus qu’un simple document : c’est un outil stratégique, indispensable à toute gestion de projet moderne. Il sert à communiquer des données sur l’avancement, les performances et les enjeux d’un projet auprès de différentes parties prenantes (COPIL, équipe projet, direction, etc.).

Selon sa finalité, un reporting peut prendre plusieurs formes : rapport synthétique pour une réunion de pilotage, tableau de bord interactif pour l’équipe, rapport détaillé pour un comité projet… L’essentiel est d’adapter la forme et la fréquence du reporting au public visé : on ne présente pas les mêmes informations à un sponsor qu’à un chef de projet opérationnel.

Aujourd’hui, les plateformes comme Asana permettent de générer automatiquement des reportings personnalisés, de centraliser toutes les données clés et de les partager en temps réel.

Grâce à l’automatisation et à l’intelligence artificielle, il est même possible de détecter les risques, de recevoir des recommandations ou de visualiser la progression en un coup d’œil, le tout sans perdre de temps sur des tâches manuelles.

À qui s’adresse un reporting ?

Le reporting s’adresse généralement aux audiences suivantes : 

• Les parties prenantes

• Les membres du COPIL

• L’équipe projet

• Le comité de projet

• Les autres utilisateurs impactés par le projet

Un directeur financier n’aura pas besoin des mêmes données que le directeur des ressources humaines ou que le responsable marketing.

Selon la cible du reporting, il faudra donc adapter la forme. Pour un COPIL par exemple, mieux faut privilégier un rapport court qui sera présenté en début de réunion. Le format Tableau de Bord est souvent choisi, car il est clair et concis. Un trop grand nombre de données pourra s’avérer contre-productif pour ce type de réunion.

Pour le comité de projet, un reporting détaillé et plus technique est en revanche préférable. Il faudra en effet disposer de toutes les informations utiles pour alimenter les échanges et faciliter la prise de décision. 

Les outils modernes, comme l’IA d’Asana, facilitent cette personnalisation. Ils permettent de générer automatiquement un tableau de bord clair pour un COPIL tout en produisant, simultanément, un rapport détaillé pour un comité de projet. Cette flexibilité garantit que chaque audience dispose des informations adaptées à ses besoins.

Que trouve-t-on dans un reporting?

En gestion de projet, le reporting doit reprendre les caractéristiques clés suivantes :

1. Les informations générales du projet

• Nom du projet

• Nom et informations concernant le client

• Numéro de projet

• Nom du Chef de projet

• Date de début du projet

• Date de fin prévue

• Date de publication du reporting

2. Les indicateurs clés de performance (KPI) 

Sélectionnez vos indicateurs de performance avec soin. N’en faites pas trop, intégrez uniquement les indicateurs pertinents pour votre reporting. Voici quelques exemples de KPI pertinents:

• Progression du calendrier par rapport au plan : Le projet est-il en avance ou en retard sur le calendrier ?

• Ressources prévues par rapport aux ressources réelles : Y a-t-il des ressources manquantes ou suraffectées ?

• Aperçu des risques : Y a-t-il des risques élevés qui doivent être gérés ?

• Coût actuel par rapport au budget : Le projet est-il inférieur ou supérieur au budget ?

• Portée actuelle par rapport au plan : La portée du projet a-t-elle changé depuis le début du projet ? Si oui, comment ?

• Résultats actuels en matière de qualité : Des tests de qualité ont-ils été effectués ? Y a-t-il eu des problèmes ?

3. Informations supplémentaires à inclure

Selon le type de reporting et l’activité de l’entreprise, ces données peuvent figurer dans votre reporting: 

• Gestion des modifications du projet : Il s’agit généralement d’une mise à jour de toutes les demandes de changement en attente et approuvées pour le projet.

• Mesures prises : Il s’agit d’un résumé des principales actions et décisions prises depuis le dernier reporting en date. Il peut également inclure les réalisations, telles que les jalons récemment atteints.

• Décisions requises : Si une décision cruciale doit être prise, c’est le bon endroit pour la partager, en précisant de qui il s’agit et quand elle doit être prise. Par exemple, l’approbation du sponsor pour le plan de gestion du projet.

• Étapes à venir : Les prochains livrables et jalons

• Listes de tâches : Il s’agit d’une liste de toutes les tâches à accomplir pour mener à bien le projet. Les listes de tâches doivent comporter les dates de début et de fin des tâches incluses.

Les différents types de rapport de projet

Quand on parle de reporting, on pense souvent au reporting financier. Même si ce dernier est bien sûr indispensable pour suivre le chiffre d’affaires et les performances de l’entreprise, le reporting n’est pas seulement réservé aux directeurs financiers.

D’autres types de reportings peuvent être utilisés, notamment en gestion de projet. Vous trouverez ci-dessous une liste des rapports de projet les plus importants dont vous pouvez avoir besoin pour suivre et rendre compte de l’état d’avancement de votre projet. 

Rapport d’avancement de projet

Le rapport d’avancement de projet permet de tenir les parties prenantes informées de l’état d’avancement du projet et de tout problème émergent concernant les coûts, la portée, les calendriers ou les risques. Vous pouvez facilement comparer un rapport d’état de projet à la base de référence du projet ou au plan de projet pour évaluer l’état d’avancement du projet. Ce type de reporting comprend généralement les travaux réalisés, un résumé des coûts et du calendrier du projet, un plan pour la suite, ainsi que les problèmes et les risques éventuels.

Tableau de bord du projet

Le tableau de bord vous permet de savoir comment se déroule le projet en temps réel et ce que l’équipe peut faire pour améliorer les performances. Grâce à ce reporting, les parties prenantes peuvent visualiser des informations telles que la progression et la rentabilité. 

Il permet également d’identifier si le projet n’est pas sur la bonne voie et ce que vous pouvez faire pour rectifier cela.

Le tableau de bord est un outil de gestion important. Il présente le portefeuille global, la santé du projet (identifiée par un code couleur vert, orange et jaune), la rentabilité du projet en comparant le budget et le coût, et l’avancement du projet selon le calendrier.

Rapports de gestion du temps

Les rapports de gestion du temps répertorient le temps réel que votre équipe consacre à chaque tâche requise par un projet. En suivant le temps de cette manière, vous pouvez évaluer la part de votre budget que chaque tâche utilise, comparer le temps utilisé aux estimations du calendrier et ajuster l’un ou l’autre si nécessaire.

Reporting sur la disponibilité des ressources et des compétences

Les rapports sur la disponibilité des ressources sont essentiels pour tout Chef de projet. Grâce à ce reporting, vous pouvez attribuer et déléguer des tâches au bon membre de l’équipe. Il indique quel membre de l’équipe est occupé et à quel moment.

Si vous envisagez d’établir un planning pour un nouveau projet ou si vous recherchez une personne disponible pour lui confier une mission, vérifiez dans ce rapport. Vous pouvez également identifier les membres travaillant à plein régime et qui pourraient avoir besoin d’aide.

Rapports d’évaluation des risques

Les rapports d’évaluation des risques organisent et hiérarchisent les risques prévus et actuels d’un projet. Ils peuvent aider les équipes à se préparer à surmonter les difficultés potentielles en les énumérant et parfois en décrivant les moyens de les éviter. Le fait de noter l’importance de chaque risque permet également de hiérarchiser le temps à consacrer à chacun d’eux pour que le projet puisse respecter le calendrier.  

Comment faire un bon reporting ? Les 6 étapes à suivre

Créer un reporting efficace ne s’improvise pas : il faut structurer ses données, choisir les bons indicateurs et adapter le format à son audience. Voici les 6 étapes-clés à suivre pour réussir :

1. Définissez vos objectifs

   • Précisez à quoi servira le reporting : suivi du projet, analyse financière, ressources humaines, pilotage commercial…

   • Déterminez la période analysée (semaine, mois, trimestre) et le public visé.

2. Identifiez les indicateurs clés de performance (KPI)

   • Sélectionnez les KPI les plus pertinents : chiffre d’affaires, avancement des tâches, taux de réalisation, écarts budgétaires, performance des équipes…

   • Limitez-vous aux indicateurs vraiment utiles à la prise de décision.

3. Collectez et centralisez les données

   • Utilisez des outils fiables (Excel, Asana, ERP, Power BI) pour automatiser la collecte et limiter les erreurs.

   • Vérifiez la fiabilité et la fraîcheur des données (source de données, mises à jour).

4. Structurez l’information pour la rendre lisible

   • Privilégiez la visualisation : tableaux de bord, graphiques, codes couleurs pour signaler les alertes.

   • Utilisez des listes à puces pour aller à l’essentiel.

5. Adaptez le reporting à l’audience

   • Proposez une version synthétique pour le COPIL ou la direction, et un reporting plus détaillé pour l’équipe projet.

   • Personnalisez la présentation (tableau de bord, rapport PDF, partage sur Asana…).

6. Analysez et partagez le reporting

   • Ajoutez vos recommandations et proposez des axes d’amélioration.

Partagez le reporting aux bonnes parties prenantes, et anticipez les actions à mener à partir des résultats.

Les avantages d’un reporting efficace

Un reporting bien conçu n’est pas seulement un outil de communication : c’est un levier de pilotage pour toute l’organisation. Il permet :

• De tenir les parties prenantes informées en temps réel

• D’allouer plus efficacement les ressources pour atteindre les objectifs

• D’anticiper les risques et d’élaborer des stratégies correctives

• De contrôler les coûts et de respecter le budget

• De suivre la performance des équipes et d’optimiser la gestion de projet

• D’accroître la visibilité globale sur la santé de l’entreprise

Les outils du reporting: du tableur à l’IA Asana

Historiquement, Excel a été l’outil le plus utilisé pour collecter, structurer et visualiser les données. Mais créer un reporting sur Excel est souvent chronophage, source d’erreurs et difficile à mettre à jour automatiquement.

Aujourd’hui, il existe des solutions plus avancées : Power BI, ERP, logiciels spécialisés, et surtout : Asana, qui intègre à la fois la Business Intelligence et l’intelligence artificielle. Ces outils permettent :

• D’extraire et de présenter dynamiquement des données sous forme de tableaux de bord, graphiques, rapports automatisés

• De centraliser toutes les mises à jour et visualisations, y compris RH, commercial, planning, etc.

• D’automatiser la détection des anomalies, l’analyse des risques, et de fournir des recommandations personnalisées

• De croiser les données de projet avec d’autres sources (ventes, ressources humaines…)

 FAQ : Tout savoir sur le reporting de projet