Six techniques d’estimation pour faciliter la planification de projet

Avant de démarrer un projet, vous devez bien en cerner les exigences, sans quoi vous ne manquerez pas de rencontrer des obstacles. Aimeriez-vous devoir annoncer à votre patron que vous avez besoin de temps supplémentaire pour un livrable clé ou demander quelques milliers d’euros en plus pour boucler votre projet ? Probablement pas, et c’est là toute l’utilité des techniques d’estimation.

Les méthodes d’estimation de projet peuvent vous épargner des déconvenues pendant la planification de vos projets. Certes, il est impossible de parer à toute éventualité, mais vous et vos parties prenantes vous assurerez ainsi de disposer de tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet.

En quoi consistent les méthodes d’estimation de projet ?

Les méthodes d’estimation de projet ont pour objectif de vous aider à évaluer avec précision le temps, le budget et les ressources dont vous aurez besoin pour mener à bien votre projet. Bien qu’une estimation précise tienne de l’oxymore, ces calculs sont essentiels pour que vous, votre équipe et les parties prenantes vous accordiez sur vos besoins avant le lancement du projet.

Comment utiliser des méthodes d’estimation en gestion de projet ?

Des estimations exactes sont la clé d’une planification de projet efficace. Pourtant, pendant les premières phases du cycle de vie de votre projet, vous n’avez pas forcément d’idée précise de toutes les exigences du projet.

C’est là qu’entrent en jeu les méthodes d’estimation, utilisées pour évaluer approximativement les éléments nécessaires à la réussite d’un projet. En général, le chef de projet met en œuvre ces méthodes juste après la phase de démarrage du projet pour identifier les contraintes prévues. En cas d’imprévu en cours de route, n’hésitez toutefois pas à vous référer à ces méthodes pour mettre à jour vos estimations.

Méthodes d’estimation en gestion de projet Agile

Contrairement aux projets traditionnels, les projets Agile reposent sur une approche itérative : les projets sont divisés en courtes périodes de temps appelées sprints. Dans le cadre de cette structure, votre projet passe par une phase de prévision initiale, lors de laquelle les fonctionnalités et exigences du projet sont présentées. De nouvelles prévisions sont ensuite effectuées lors de chaque sprint. Pour intégrer des estimations de projet à votre processus Agile, utilisez ces techniques d’estimation pendant la rétrospective afin de mettre à jour les exigences du projet en fonction des résultats du sprint précédent. 

Les trois contraintes de la gestion de projet

Grâce à ces techniques d’estimation, vous pouvez évaluer les trois principales contraintes de votre projet : le coût, la portée et le délai.

Il vous faudra trouver un juste équilibre entre ces éléments pour chacun de vos projets : un défi de taille, puisque chacun d’entre eux a une influence sur les autres. Par exemple, vous ne pouvez respecter la portée du projet que si le budget et le délai sont conformes aux prévisions. Si vous souhaitez ajouter une fonctionnalité ou une campagne publicitaire dont vous n’aviez pas parlé pendant la phase de planification, vous devrez prolonger le délai et augmenter le budget pour absorber cet élargissement de la portée de projet.

Coût

Les contraintes de coût incluent le budget global du projet et tout élément de valeur financière nécessaire à votre projet. Si vous n’avez pas suffisamment de fonds pour mener à bien votre projet, celui-ci échouera. C’est pourquoi il est crucial d’estimer avec précision son coût avant même son lancement.

Voici quelques éléments qui peuvent jouer sur le coût global de votre projet :

• L’équipement

• Les salaires

• Les installations

• Les réparations

• Les matériaux

La gestion des coûts est un processus continu. Tout au long de votre projet, il vous faudra vérifier que vous respectez vos prévisions budgétaires. Veillez également à rester flexible quant aux changements pouvant avoir des répercussions sur vos coûts. 

Concept/phase de cadrage

La portée du projet fait référence aux résultats, aux objectifs et aux livrables précis de votre projet. Techniquement, la portée n’est pas fondée sur une estimation, mais vos parties prenantes tiendront sûrement à connaître le risque de dérive des objectifs et les tolérances en matière de portée lors de la phase de planification.

Par exemple, s’il vous reste du budget ou du temps une fois les livrables obligatoires terminés, pourquoi ne pas vous charger de livrables supplémentaires avant la fin du projet ? À l’inverse, si vous manquez de temps ou de fonds, identifiez à l’avance les livrables qui ne sont pas indispensables.

La portée d’un projet repose exclusivement sur le coût et les délais. Ainsi, si la portée de votre projet s’étend, il vous faudra plus de temps et plus d’argent. Attention toutefois à la dérive des objectifs ! Pour vous épargner tout tracas, créez à l’avance des plans de projets détaillés.

Temps

La gestion du temps joue un rôle primordial en planification de projet. Les contraintes de temps font référence au délai nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche. Pendant la phase de planification, vous devez pouvoir estimer la durée du projet et chacune des tâches à accomplir pour respecter la portée du projet.

Prenez en compte les éventuels retards, risques et incertitudes afin d’estimer le plus précisément possible la durée du projet. Accordez-vous une marge de manœuvre en cas d’imprévu, et sachez que vous pourrez modifier certaines échéances sans pour autant faire échouer votre projet.

Autres contraintes de projet

Bien qu’ils ne fassent pas partie des trois contraintes de la gestion de projet, les risques, les ressources et la qualité peuvent faire office de contraintes tout au long du cycle de vie du projet.

Risque

On qualifie de risque projet tout imprévu pouvant affecter votre projet : erreur de planification, retard des prestataires, manque de communication, dérive des objectifs… Tous ces exemples sont des risques projet à prendre en compte lors de la phase de planification.

Néanmoins, tout imprévu n’est pas forcément une mauvaise nouvelle. Certains risques peuvent avoir des effets positifs sur vos projets, comme l’approbation d’une subvention ou le développement d’une technologie qui vous fera gagner un temps précieux.

Ressources

Les ressources sont les éléments dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet : personnel, matériaux, logiciels, prestataires, etc.

Les contraintes de ressources et de coûts vont de pair, puisque les ressources coûtent de l’argent. Faute d’une gestion efficace des ressources, votre projet peut subir des retards, une baisse de qualité et un excès de ressources, menant à terme à une hausse des coûts.

Qualité

La qualité du projet désigne la qualité des livrables au regard des attentes. Les projets devant respecter certaines normes de qualité (règles de sécurité, par exemple) exigent parfois plus de temps, d’argent et de ressources que ceux associés à moins de contraintes.

Néanmoins, certains aspects autres que les contraintes citées ci-dessus peuvent affecter la qualité du projet : manque de communication, changements à répétition, manque de compétences, etc.

Types de méthodes d’estimation

Selon votre situation, certaines méthodes d’estimation peuvent s’avérer plus efficaces que d’autres. Poursuivez la lecture et découvrez comment tirer parti de chaque technique pour assurer la réussite de votre projet.

1. Estimation descendante

Une fois la portée du projet établie, la méthode d’estimation descendante divise le projet en plusieurs phases, initiatives et tâches, en fonction de l’organigramme des tâches de votre projet.

Avec cette technique d’estimation, les principales parties prenantes peuvent créer une chronologie ou un budget globaux sans pour autant connaître les détails du projet, aussi ambitieux celui-ci soit-il. Ce plan peut ensuite être divisé en plus petites portions, dont les détails seront définis par les personnes plus informées.

Par exemple, admettons que votre entreprise prépare la commercialisation d’un nouveau produit d’ici six mois. Presque tous les membres d’équipe sont impliqués, des développeurs aux professionnels du marketing. Puisque vous connaissez la chronologie globale du projet, vous pouvez diviser celui-ci en plusieurs phases, chacune associée à une chronologie distincte et attribuée à une équipe donnée.

2. Estimation ascendante

Contrairement à l’estimation descendante, l’estimation ascendante consiste à commencer par analyser chaque phase du projet pour ensuite définir la chronologie et les coûts dans leur ensemble.

Généralement plus précise, l’estimation ascendante est souvent préférée à l’estimation descendante, et pour cause : avec cette méthode, les personnes responsables de l’exécution des tâches sont celles qui en définissent la chronologie et le budget.

Reprenons l’exemple ci-dessus. Comment l’équipe de management a-t-elle décidé d’opter pour un délai de six mois avant la commercialisation du produit ? Si elle avait demandé l’avis de chaque service de l’entreprise, peut-être aurait-elle conclu qu’un délai de huit mois était plus réaliste.

Même si l’estimation ascendante n’est pas toujours possible lorsque les délais ou les budgets sont serrés, les managers préfèrent souvent cette méthode à l’estimation descendante. Plus précise, cette technique prend néanmoins un peu plus de temps.

3. Estimation à trois points

L’estimation à trois points consiste à faire la moyenne de trois chiffres pour calculer la quantité de travail nécessaire à l’accomplissement d’une tâche :

• Votre meilleure estimation (dans des conditions de travail normales)

• Estimation la plus optimiste

• Estimation la plus pessimiste

Cette technique est souvent associée à la méthode ascendante, pour obtenir des estimations encore plus précises.

Par exemple, imaginons que vous planifiez la phase de développement de votre produit. Si tout se passe comme prévu, vous disposerez d’une version bêta dans trois semaines : il s’agit ici du cas le plus probable (meilleure estimation). Si l’équipe parvient à obtenir l’autorisation d’utiliser un logiciel plus performant, le développement pourrait ne prendre que deux semaines : l’estimation la plus optimiste. En revanche, si l’équipe fait face à divers messages d’erreur ou dysfonctionnements, la tâche pourrait durer jusqu’à cinq semaines : il s’agit alors de l’estimation la plus pessimiste.

En faisant la moyenne de ces trois estimations (trois, deux et cinq semaines), on obtient une prévision d’environ trois semaines et demie.

4. Estimation analogique

La technique d’estimation analogique (ou comparative) consiste à identifier une réalisation passée comparable au projet actuel à estimer. Combinez cette méthode à la technique descendante pour diviser le projet en phases distinctes.

Reprenons notre exemple de commercialisation de produit. Si vous avez déjà commercialisé un produit similaire par le passé et que le processus a pris huit mois, vous pouvez raisonnablement estimer que ce projet prendra autant de temps. Une fois cette durée globale estimée, divisez le projet en tâches plus petites.

Utilisez la technique d’estimation analogique lorsque vous avez peu ou pas de données sur votre projet actuel. Même si chaque projet est unique, cette estimation comparative vous donnera une idée globale du temps, du budget et des ressources nécessaires.

5. Estimation paramétrique

L’estimation paramétrique repose aussi sur l’utilisation de données de projets passés. Cependant, contrairement à l’estimation analogique, cette méthode prend en compte les différences entre les projets passés et le projet actuel.

Cette technique d’estimation repose sur des algorithmes. Admettons que votre équipe marketing ait eu besoin de quatre semaines pour créer la campagne du dernier produit, il y a un an. Aujourd’hui, votre équipe compte deux fois plus de membres. Si chacun d’entre eux s’implique dans la campagne, vous pouvez supposer que la même tâche prendra cette fois-ci deux semaines.

6. Jugement d’expert

Technique la plus simple et rapide, le jugement d’expert repose sur l’intuition d’une personne experte pour estimer un projet.

Cette méthode prend en compte les compétences, l’expertise et les connaissances spécialisées nécessaires pour l’élaboration d’une estimation. En outre, il vous faudra peut-être collaborer avec d’autres membres d’équipe (parties prenantes, consultants ou experts métier) pour obtenir les informations requises.

Le jugement d’expert est une technique utile si l’évaluation de la réponse au risque ou des opportunités est une priorité pour vous. Efforcez-vous toutefois de veiller à ce qu’aucun biais (excès de confiance, par exemple) ne fausse vos données.

Anticipez tous les imprévus

L’élaboration d’une estimation précise de tout ce dont vous aurez besoin pour mener à bien votre projet vous évitera d’être pris de cours pendant le cycle de vie de ce dernier. Vous ne pouvez pas tout anticiper, certes. Toutefois, réaliser des estimations de la durée, de la portée et du budget de votre projet avant de développer votre plan d’implémentation constituent des étapes essentielles à la réussite de votre initiative.

Un logiciel de planification de projet vous aidera à garder le cap, et à gérer au mieux les contraintes et tâches de votre projet. Tirez parti d’un logiciel en ligne pour gérer le budget, les échéances, les plannings et les ressources : vous pourrez ainsi procéder à des changements en temps réel, pour une flexibilité salutaire en cas d’imprévu.