Automatisation et IA : réduire le travail manuel de plusieurs jours grâce au Studio IA

Taco Technologies accompagne au quotidien des organisations de toutes tailles — établissements scolaires, cabinets juridiques, bibliothèques et PME — dans la gestion des systèmes dont elles dépendent.

Forte d’une expertise en solutions d’impression, flux documentaires et technologies de bureau, l’entreprise est depuis des décennies un partenaire de référence pour les équipes cherchant à simplifier la circulation du travail entre leurs outils.

Ces dernières années, Taco a élargi son offre au-delà de l’impression, en misant sur la vente directe, l’implémentation d’outils collaboratifs tels qu’Asana et Odoo, et l’accompagnement sur un éventail plus large de besoins opérationnels.

Mais cette croissance s’est accompagnée de complexité. Davantage de produits et de clients signifiaient davantage de demandes et un volume croissant de travail géré manuellement via des documents partagés et des chaînes d’e-mails.

Pour répondre à ce défi, Taco s’est tournée vers le Studio IA afin d’automatiser les tâches répétitives et de créer des flux de travail cohérents. Résultat : l’équipe a considérablement réduit le temps consacré aux tâches administratives, ce qui lui permet de se concentrer sur l’avancement des projets sans les blocages habituels. Une innovation qui a valu à Taco d’être distinguée comme Partenaire Future of Work with AI (APAC) lors du Partner Summit d’Asana.

« Dire que cela transforme notre activité pas à pas serait un euphémisme », déclare Charlie Masters, directeur général de Taco.

Automatiser la collecte des demandes de migration et la planification

L’un des cas d’usage les plus parlants chez Taco a commencé là où tout le monde se reconnaît : dans une simple boîte de réception.

Les gestionnaires de comptes techniques reçoivent régulièrement des demandes de migration complexes de la part de revendeurs ou de clients, comme le passage d’un système de gestion d’impression sur site vers une solution cloud. Ces demandes contiennent un mélange de détails clients et de spécifications techniques, suivies d’une question simple : quelle est la suite ?

Auparavant, répondre à ces e-mails nécessitait des heures de recherche et de documentation manuelle. Désormais, ce processus passe par Studio IA : collecte structurée des informations, recherche assistée par l’IA et cadre réutilisable pour générer des plans d’implémentation prêts à l’emploi en quelques minutes au lieu de plusieurs jours.

« Nous avons créé une fonction d’analyste support technique que [notre gestionnaire de compte technique] assumait lui-même. Ce travail lui prenait plusieurs jours, entre réunions et échanges incessants de questions. », explique Charlie. « Maintenant, nous pouvons confier entièrement cette mission au Studio IA. »

Voici un exemple anonymisé de ce flux de travail, mettant en scène une organisation et des collaborateurs fictifs :

Étape 1 : un formulaire structuré remplace l’e-mail

Au lieu de s’appuyer sur des fils d’e-mails improvisés pour lancer les demandes de migration, Taco utilise un formulaire Asana standardisé, connecté à un projet de collecte, pour recueillir les détails des demandes. Le formulaire capture des champs cohérents tels que :

• Nom de l’entreprise et du demandeur

• Numéro de référence client

• Nombre et types d’appareils multifonctions

• Fonctionnalités clés de l’environnement d’impression (ex. : impression mobile, numérisation intégrée)

• Questions conditionnelles qui s’adaptent en fonction des réponses

Cette approche garantit qu’aucune information n’est oubliée et crée une traçabilité claire des données, facilitant ainsi le travail de l’équipe (et de l’IA) dès le départ.

Étape 2 : l’IA examine les demandes et rédige des recommandations

Une fois le formulaire envoyé, la tâche est automatiquement acheminée vers la section « Recherche » du projet de collecte, où le flux de travail Studio IA de Taco prend le relais.

Ici, l’IA agit comme un analyste technique de recherche et de support, chargé d’évaluer les risques, de faire ressortir les détails clés et d’élaborer un plan de migration basé sur les bonnes pratiques établies.

Pour cela, l’IA s’appuie sur un ensemble de ressources internes fournies en contexte dans le back-end de Studio IA, notamment un guide de migration de plus de 25 pages, un projet d’implémentation associé contenant des données clients historiques, ainsi que des consignes claires sur le ton, la structure et le format.

L’IA évalue la soumission du formulaire en fonction de ce contexte pour déterminer si elle dispose de suffisamment d’informations pour avancer. Si ce n’est pas le cas, elle signale la tâche et la déplace vers une section « Collecte échouée », évitant à l’équipe de courir après les détails manquants et garantissant que seules les demandes prêtes progressent.

Étape 3 : un plan de migration détaillé est généré automatiquement

Si la demande passe la vérification, l’IA génère automatiquement une nouvelle tâche contenant un récapitulatif complet de migration. Le résultat comprend :

• Les informations clés sur le client et le revendeur, telles que les coordonnées et les numéros de référence

• Une liste des blocages potentiels ou des complexités susceptibles d’impacter le projet

• Un plan de migration étape par étape, comprenant les actions recommandées, les estimations de délais et les considérations techniques

Il ne s’agit pas de listes de tâches génériques, mais de plans d’implémentation sur plusieurs semaines, couvrant tout, de la revue juridique et des vérifications d’infrastructure au pilote test et au déploiement complet. Chaque plan est adapté à la demande et ancré dans l’expertise interne.

« Nous avons intégré notre guide directement dans le flux de travail. », précise Charlie. « Cette expertise peut désormais être, en quelques minutes, transformée en plan. Et c’est extrêmement puissant pour nous. »

Étape 4 : vérification par un membre de l'équipe

Une fois le plan de migration généré par l’IA, il est acheminé vers un membre de l’équipe technique pour validation. Au lieu de rédiger des plans à partir de zéro, les collaborateurs valident les détails et approuvent avant le début de l’implémentation.

C’est un changement simple qui fait toute la différence : une économie d’au moins une journée par semaine tout en maintenant la qualité attendue par les clients.

Il ne s’agit pas de remplacer l’expertise, mais de la démultiplier. « On ne peut pas simplement laisser l’IA faire le travail à votre place », souligne Charlie. « Ce n’est pas l’objectif. L’objectif, c’est que le gain de temps est tel, l’intégration dans votre flux de travail si fluide, que cela devient plus cohérent et plus facile pour vous de procéder à votre validation. L’expertise humaine reste primordiale. »

Avec le Studio IA, Taco a transformé un flux de travail manuel et chronophage en un système reproductible qui produit des plans de migration précis et qualitatifs avec beaucoup moins d’effort.

Libérer du temps grâce à un assistant exécutif alimenté par l’IA

Taco ne s’est pas arrêtée aux flux de travail techniques. Jonathan Milne, leur PDG, a mis en place un assistant exécutif virtuel via Studio IA pour trier et acheminer les tâches directement depuis sa boîte de réception.

Le système évalue les tâches entrantes en fonction d’un ensemble détaillé de critères définis par Jonathan, puis les envoie automatiquement au bon endroit. Par exemple :

• Les demandes de facturation sont acheminées vers l’équipe Comptabilité

• Les pistes de développement commercial sont assignées au membre approprié de l’équipe de direction

• Les opportunités de partenariat et les escalades sont catégorisées et envoyées aux parties prenantes

• Les tâches générales sont assignées en fonction de leur contenu et de leur priorité

En automatisant ce type de tri de boîte de réception, les tâches circulent rapidement, de manière cohérente, et rien ne passe entre les mailles du filet.

« Sa boîte de réception ne désemplit jamais. », explique Charlie. « Retrouver de la concentration et du temps grâce à un assistant exécutif virtuel chargé du tri de sa boîte mail, c’est un vrai changement. » L’impact n’est pas seulement opérationnel : il est aussi personnel.

« Il prend à nouveau le temps de déjeuner », ajoute Charlie. « Cela peut sembler anodin, mais on a tendance à croire que l’IA ne sert qu’à libérer du temps pour diriger ou accomplir des tâches stratégiques. En réalité, elle vous offre simplement un peu plus d’espace pour exceller. Si exceller signifie effectuer des tâches stratégiques, c’est formidable. Et si exceller signifie pouvoir, chaque jour, s’accorder un vrai déjeuner, c’est tout aussi bien. »

Capitaliser sur les premiers succès

Après ces premiers résultats, Taco étend désormais l’utilisation du Studio IA à l’ensemble de l’entreprise. L’équipe collabore activement avec tous les services pour identifier les opportunités à fort impact, qu’il s’agisse de créer de nouveaux systèmes de tri, de construire des flux de travail internes pour répondre aux différents besoins des clients ou d’aider les équipes à mieux gérer les attentes des parties prenantes.

« Nous travaillons activement avec toutes les équipes pour identifier davantage d’étapes de tri et d’assistance dans tous nos flux de travail », précise Charlie.

L’équipe continue également d’affiner ce qu’elle a déjà construit, prévoyant de faire évoluer les flux de travail au fil du temps en fonction de l’utilisation réelle. Les mises à jour potentielles incluent l’ajout de relecteurs pour les soumissions incomplètes et l’intégration plus fluide des plans IA dans les processus des revendeurs.

Alors qu’elle continue d’étendre le Studio IA à l’ensemble de l’organisation, l’équipe de Taco considère l’outil non pas comme un substitut à ses connaissances, mais comme un moyen de redoubler d’efforts sur le travail qui compte, sans doubler la charge de travail.

« Vous n’avez pas besoin de commencer par la perfection pour obtenir ces gains », conclut Charlie. « Lancez-vous simplement. Comprenez que cela ne remplace pas votre travail. Cela vous aide à l’effectuer de manière plus efficace et cohérente. »