United Way of Salt Lake dépose 25 % de demandes de subvention en plus et augmente son influence grâce à Asana

En 2013, la jeune Nour et sa famille ont quitté leur foyer et leurs proches en Syrie pour trouver refuge dans l'Utah (États-Unis) dans l'espoir d'une vie meilleure. Ils ne parlaient pas l’anglais et n’avaient pas d’argent. Avec l'aide de United Way of Salt Lake (UWSL), Nour s'est inscrite dans une école communautaire de l'UWSL, a appris l'anglais et a bénéficié de l'accompagnement d'un mentor pour la guider tout au long de son parcours dans le secondaire. Nous étions alors en 2018, et désormais, elle économise dans le but de s'inscrire à l'université, tout en effectuant du bénévolat pour UWSL.

« Si tu veux aller vite, marche seul. Mais si tu veux aller loin, marchons ensemble. » : telle est la devise qui s’affiche sur le site Web de United Way of Salt Lake, comme pour nous rappeler que grâce au partenariat et à l’esprit de communauté, ils parviennent à aider des milliers de personnes telles que Nour. Grâce à son travail avec des partenaires et des bénévoles pour améliorer les opportunités d'éducation et la réussite sociale de ceux qui en ont besoin, UWSL aide des centaines de milliers de personnes comme Nour à atteindre de nouveaux sommets en matière d'éducation.

Bill Crim, PDG de l’organisation, se concentre sur les indicateurs de haut niveau tels que la base de donateurs et la culture de l’entreprise, tandis que les membres de son équipe (Katy Shoemaker, responsable des subventions, Amy Ahrens Terpstra, vice-présidente des partenariats à impact collectif, Luis Miranda, directeur du renforcement des capacités, et Courtney Dean, responsable de l’engagement des bénévoles) gèrent les programmes de l’organisation.

Ces dernières années, l’équipe UWSL a évolué, tout comme la portée de sa mission. L'association a intégré davantage de bénévoles, organisé de nouveaux événements, convaincu un plus grand nombre de partenaires et mis sur pied des programmes de mentorat ainsi que des programmes communautaires dans la région de Salt Lake. Toutes ces activités supplémentaires et ces nouveaux membres ont mis en lumière la désorganisation qui régnait dans le travail quotidien des collaborateurs. Comme le relève Bill, la quantité d'e-mails à traiter était accablante. À l'échelle de l'organisation, les informations étaient cloisonnées et dispersées, ce qui entraînait un manque de visibilité sur le travail des collaborateurs et compliquait le partage des connaissances. Bill s'est rendu compte que cette façon de procéder n'était pas optimale et risquait de compromettre leurs objectifs. Il s'est donc mis en recherche d'une méthode plus efficace.

En quête d'une solution

Obsédé par l'idée de trouver une meilleure façon de travailler, Bill s'est lancé à la recherche d'une solution de gestion du travail. Il est tombé sur Asana, qu'il a testé avec son assistant, puis avec une équipe plus importante. Et son choix final s'est effectivement porté sur Asana, qui répondait le mieux à ses critères :

• Simplicité d'utilisation ;

• Fonctionnalités de communication intégrées pour que l'équipe puisse se débarrasser des e-mails

• Intégration aux autres outils utilisés, tels que Google Drive, Outlook et Slack ;

• Possibilité d'accéder aux informations depuis tout appareil à l'aide de l'application mobile

Les tests en équipe ayant été concluants, UWSL a décidé d'étendre l'utilisation d'Asana à toute l'organisation. Ils ont identifié des utilisateurs clés pour encadrer la formation, avec pour but de disposer d'un « champion » dans chaque équipe. Afin d’aider les nouveaux employés à démarrer plus vite, ils ont également inclus une formation Asana dans le processus d’intégration et se sont appuyés sur l’équipe Réussite client d’Asana pour certaines sessions.

Avec Asana, notre organisation est particulièrement collaborative. Nous avons décloisonné les équipes et les projets et les personnes comprennent mieux leur place dans le cadre de l’organisation en général.”

Faire évoluer les équipes et communautés

L'équipe de UWSL a constaté de nombreux avantages à l'adoption d'Asana par l'organisation, notamment sa capacité à déposer davantage de demandes de subvention et les gains de temps sur les tâches récurrentes. Voici comment :

• Chaque membre de l’équipe sait en quoi son travail contribue aux objectifs de l’organisation : avoir regroupé sur Asana aussi bien le suivi des priorités d’équipe que les objectifs des différents services et de l’organisation permet à chacun de visualiser en quoi son travail personnel participe à l’atteinte des objectifs globaux.

• Les processus sont simplifiés, notamment pour les initiatives majeures comme les demandes de subventions : recourir à des modèles permet à l'équipe de déposer 25 % de demandes de subvention en plus et de faire des demandes plus ambitieuses, maintenant qu'elle est assurée de ne manquer aucune étape.

Avec Asana, nous pouvons déposer 25 % de demandes de subvention en plus chaque année et prétendre à des subventions plus élevées pour aller encore plus loin dans notre mission.”

• L'organisation offre de nouvelles possibilités de bénévolat à sa communauté et à ses partenaires : la gestion automatisée des demandes de bénévolat au travers d'un formulaire Google Form aide l'équipe à monter plus efficacement des équipes pour ses initiatives.

• Le processus de recrutement est davantage collaboratif : suivre le processus de recrutement sur Asana permet à l'organisation d'obtenir toute la clarté nécessaire. En effet, chaque étape est correctement définie dans un projet, et toute personne impliquée peut vérifier les informations des candidats.

• Tout le monde connait les responsabilités de chacun : la gestion des réunions internes sur Asana permet d'attribuer en temps réel les actions à entreprendre afin que tout soit clair par la suite.

Asana nous apporte une visibilité précieuse sur les attentes de travail. C’est une très bonne solution pour communiquer sur nos avancées.”

Évoluer pour mieux aider la communauté

UWSL évolue sans cesse pour accroître son impact et sa portée, cherchant constamment de nouvelles manières de créer des partenariats à fort impact et d'apporter son aide à la communauté. Au cœur de leur action se trouve une équipe engagée et un flux de financement constant pour soutenir leurs opérations. Sans ces deux éléments, leur travail serait impossible. Pour UWSL, Asana joue un rôle essentiel : il maintient la motivation des collaborateurs, clarifie les responsabilités, permet de relever des opportunités de financement plus importantes et, au final, les aide à porter leur communauté vers de nouveaux sommets éducatifs.

Au sein d’une structure complexe, tout le défi consiste à maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde. Sans visibilité sur les activités de l’organisation dans son ensemble, le travail en vase clos a tendance à se répandre... avec des conséquences fâcheuses. Asana nous offre une plateforme unique, grâce à laquelle les équipes partagent des tâches entre elles, communiquent à leur sujet et en assurent le suivi.”