Kyna English a été créée au début de la pandémie de Covid-19. Tram a pu facilement recruter des professeurs qualifiés du monde entier, mais il était difficile de coordonner une équipe internationale. Les profils des élèves et les tâches du service client étaient suivis dans des feuilles de calcul. Le problème, c’est que les feuilles de calcul n’étaient pas toujours mises à jour. Les membres de l'équipe devaient souvent parcourir les anciens journaux d'appels et de discussions pour obtenir des enregistrements à jour. L'Anatomie du travail révèle que les employés peuvent économiser 4,9 heures par semaine grâce à des processus optimisés. Tram avait pour objectif de renforcer la fidélisation client et de passer de quelques centaines à plusieurs milliers d'étudiants. Elle savait que c'était possible grâce à de meilleurs processus de travail. 

Trouver une nouvelle façon de collaborer

Pour développer Kyna English et rendre les processus plus efficaces, Tram avait besoin d'un outil qui :

• Très collaboratif, afin de faciliter la recherche d'informations et la gestion du travail entre les équipes.

• Facile à utiliser afin que les nouveaux employés et le personnel existant puissent être formés rapidement.

• Compatible avec des intégrations à des logiciels de messagerie instantanée et de messagerie électronique afin de suivre les communications avec les clients au même endroit.

Tram a testé Asana et a décidé que la plateforme était le bon choix pour aider l'entreprise à se développer.

Asana était le bon choix pour Kyna English. La plateforme est intuitive, elle s'intègre à nos logiciels de messagerie et de chat et elle centralise les informations au même endroit. Je n'ai besoin que d'une seule plateforme pour rester informé du travail dans toute l'entreprise.

Tram Ho, fondatrice et PDG de Kyna English

Adoption d'Asana avec l'aide de Flexidata

Kyna English a travaillé avec Flexidata, partenaire de solutions Asana, pour mettre en place des processus et des fonctionnalités de génération de rapports. Des tableaux de bord de reporting ont été mis en place pour suivre les charges de travail des collaborateurs et la progression des projets. Les logiciels d'e-mail et de messagerie instantanée utilisés par Kyna English ont été intégrés à Asana afin que les messages soient convertis en tâches sur la plateforme.  Les profils des étudiants ont également été migrés vers Asana à partir de feuilles de calcul. Résultat ? L'équipe de Kyna English est devenue beaucoup plus efficace et a atteint son objectif : former des milliers d'étudiants.

Former des milliers d'étudiants avec l'aide d'Asana

Selon L'Anatomie du travail, 55 % des employés issus d'entreprises ayant misé sur une gestion collaborative du travail déclarent avoir constaté une augmentation de leurs recettes ces trois dernières années. Kyna English forme désormais plus de 3 000 étudiants et a constaté des améliorations significatives en matière de fidélisation client.

Voici un aperçu des processus et des fonctionnalités qui ont le plus aidé l’équipe de Kyna English.

Suivi des profils des élèves sur Asana

Tous les profils d'élèves sont stockés sous forme de projets sur Asana. Les informations sur les types de personnalité des élèves, leurs préférences d'apprentissage, leur progression dans les cours, les attentes des parents et les demandes d'assistance associées sont suivies au même endroit. Ce contexte riche facilite grandement les transferts de dossiers entre les membres du personnel et aide les dirigeants à prendre des décisions plus rapidement concernant les comptes des élèves. 

Asana nous aide à collaborer. Le service client n'est plus un processus chronophage. Il est facile de définir des échéances pour les demandes des clients et de suivre l'avancement des tâches.

Tram Ho, fondatrice et PDG de Kyna English

Visualisation des charges de travail et des tâches des collaborateurs

Des tableaux de bord sont configurés pour permettre aux responsables de Kyna English de visualiser les charges de travail des collaborateurs et de voir comment ces derniers gèrent leurs tâches. Ces données aident Tram à identifier les tâches manquées ou en retard et à prendre de meilleures décisions concernant les objectifs et l'allocation des ressources.

Projets de doublement de la croissance

Lorsque Kyna English a démarré, les services étaient basés au Vietnam. Aujourd'hui, l'entreprise opère en Indonésie et en Thaïlande, et prévoit de poursuivre son expansion. L'équipe de Kyna English s'est fixée pour objectif de doubler le nombre d'étudiants formés par l'entreprise. Grâce à des processus organisés et continuellement optimisés sur Asana, l'équipe ne doute pas qu'elle atteindra son nouvel objectif.