Projektmanagement-Methoden: Unsere Empfehlungen für Hidden Champions!

In der heutigen Unternehmenswelt ist ein effizientes Projektmanagement mittlerweile zur Notwendigkeit geworden. Egal ob Sie hochspezialisierte Produkte entwickeln, komplexe Lieferketten steuern oder weltweite Kundenprojekte koordinieren: Eine klare Struktur, reibungslose Kommunikation und anpassungsfähige Prozesse sind entscheidend, um langfristig erfolgreich zu sein.

Hidden Champions, die häufig mit schlanken Ressourcen und kurzen Entscheidungswegen agieren, können hier besonders stark profitieren. In diesem Artikel beleuchten wir daher bewährte klassische und agile Projektmanagement-Methoden und geben Ihnen Empfehlungen, wie Sie als Projektmanager die für Ihr Unternehmen passenden Ansätze finden und optimal umsetzen.

Was sind Projektmanagement-Methoden?

Projektmanagement-Methoden sind strukturierte Vorgehensweisen, mit denen Unternehmen Projekte planen, durchführen und erfolgreich abschließen. Je nach Komplexität, Branche oder Unternehmensgröße kann hierbei ein bestimmtes Modell sinnvoller sein als ein anderes. Das Hauptziel des Projektmanagement besteht dabei stets darin, Ressourcen optimal zu nutzen, Termine einzuhalten und das geplante Projektziel ohne Qualitätsverluste zu erreichen.

Ob Hidden Champion, Familienbetrieb oder Großkonzern – ein professionelles Projektmanagement sorgt dafür, dass sich Aufgaben transparent koordinieren lassen und alle Beteiligten wissen, welche Ziele sie gemeinsam anstreben.

In einer wirtschaftlichen Landschaft, die von schnellem Wandel geprägt ist, werden Projekte immer häufiger komplex und interdisziplinär. Gut gewählte Projektmanagement-Methoden sind daher ein wichtiger Baustein, um trotz externer Unsicherheiten den Kurs zu halten und Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Warum Projektmanagement-Methoden für Hidden Champions unverzichtbar sind

Hidden Champions zeichnen sich durch eine besondere Marktstellung in spezialisierten Nischen aus. Diese Position beruht auf herausragendem Know-how, hoher Produkt- oder Servicequalität und oft jahrzehntelanger Erfahrung. Dennoch müssen auch diese Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich modernisieren, um international konkurrenzfähig zu bleiben. Genau hier kommen strukturierte Projektmanagement-Methoden ins Spiel.

1. Spezialisierung erfordert Präzision: Gerade in anspruchsvollen Branchen, wie zum Beispiel Maschinenbau oder Medizintechnik, sind präzise Projekte mit klaren Meilensteinen essenziell. Klassische Modelle mit eindeutiger Rollenverteilung können hierbei helfen, den Stakeholdern die notwendige Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit zu signalisieren.

2. Kurze Entscheidungswege nutzen: Viele Unternehmen bevorzugen flache Hierarchien, da diese Aufbaustruktur schnelle Entscheidungen ermöglicht. Agile Projektmanagement-Methoden können diese Agilität weiter steigern, indem sie kurze Iterationen und die Integration von Kundenfeedback ermöglichen.

3. Internationalisierung und Digitalisierung: Hidden Champions sind oft global aktiv. Dies setzt eine koordinierte Projektarbeit voraus, die sämtliche Standorte und Stakeholder einbezieht.

Einfach gesagt: Eine durchdachte Projektmanagement-Struktur stärkt die Wettbewerbsfähigkeit, beschleunigt Innovationen und optimiert den Ressourceneinsatz. Für Hidden Champions kann dies den entscheidenden Unterschied zwischen langfristigem Erfolg und ungenutzten Potenzialen ausmachen.

Ein Beispiel dafür, wie Unternehmen mithilfe fundierter Projektmanagement-Methoden ihre Wettbewerbsfähigkeit ausbauen können, liefert die Fallstudie von AppsFlyer. Das rasch wachsende Technologieunternehmen setzt Asana ein, um sämtliche Projekte strukturiert zu organisieren und globale Teams effizient zu koordinieren. Auf diese Weise schafft AppsFlyer klare Prioritäten, hohe Transparenz und schnelle Entscheidungswege. All das sind zentrale Erfolgsfaktoren, um langfristig die Innovationskraft zu sichern und neue Märkte zu erschließen. Mehr dazu hier!

Klassische Projektmanagement-Methoden: Planbarkeit und klare Strukturen

Klassische Ansätze im Projektmanagement setzen auf eine klar definierte Abfolge von Phasen: Planung, Umsetzung, Kontrolle und Abschluss. Das Projekt wird dabei in logische Schritte gegliedert, die jeweils aufeinander aufbauen.

• Wasserfall-Methode: Der Name “Wasserfallmodell” stammt daher, dass sich die Projektphasen in einem geradlinigen Fluss nacheinander abarbeiten lassen, ähnlich wie bei einem Wasserfall, der von einer Stufe zur nächsten fällt. Erst wenn eine Phase offiziell abgeschlossen ist, beginnt die nächste. Das kann für eine hohe Planbarkeit und eine klare Rollenverteilung im Gesamtprojekt sorgen.

• V-Modell: Dieses Modell wird häufig in stark regulierten Branchen eingesetzt, z. B. in der Software- oder Medizintechnik. Es legt besonderen Wert auf Qualitätssicherung in jeder Phase. Jede Entwicklungsstufe ist daher mit einer entsprechenden Teststufe verknüpft, um frühzeitig Fehler zu erkennen.

Diese klassischen Projektmanagement-Methoden eignen sich vor allem für Projekte mit einem relativ stabilen Anforderungskatalog und wenig unvorhergesehenen Änderungen. 

Im Mittelstand oder bei Hidden Champions, die hochspezialisierte, langlebige Produkte entwickeln, kann das sehr gut passen. Allerdings kann dieses Modell unflexibel sein, wenn sich Kundenwünsche während des Projekts erheblich verändern.

Agile Methoden: Flexibilität und schnelle Iterationen

Auf der anderen Seite stehen agile Ansätze wie Scrum, Kanban, Lean oder Extreme Programming (XP). Im Zentrum steht die Annahme, dass sich Anforderungen im Laufe eines Projekts ändern können und dies nicht zwangsläufig negativ sein muss. Der starre Plan wird daher durch eine iterative Methode mit kurzen Zyklen, sogenannten Sprints, ersetzt.

• Scrum-Methode: Ein funktionsübergreifendes Projektteam organisiert sich hier weitgehend eigenständig. Es gibt Rollen wie Product Owner, Scrum Master und das Entwicklungsteam. Kurze Meetings (Daily Stand-ups) gewährleisten, dass alle Projektbeteiligten den Projektfortschritt kennen und potenzielle Hindernisse schnell beseitigt werden.

• Kanban-Methode: Das Kanban-Board visualisiert den gesamten Arbeitsfluss, typischerweise in Spalten wie „To Do“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“. Aufgaben werden von den jeweils verantwortlichen Mitarbeitenden übernommen und erledigt. Diese Methode eignet sich vor allem, wenn der Projektverlauf fließend ablaufen soll und es keine klare Abgrenzung zwischen den einzelnen Entwicklungsphasen gibt.

Agile Methoden haben ihre Wurzeln in der Softwareentwicklung, werden jedoch zunehmend in anderen Branchen eingesetzt, insbesondere bei komplexen Projekten. Für Hidden Champions in dynamischen Märkten ist Agilität ein wesentlicher Faktor, um rasch auf Veränderungen zu reagieren und dabei die Qualität dennoch hochzuhalten.

Hybride Ansätze: Das Beste aus beiden Welten

Viele Unternehmen stehen vor der Frage, welcher Ansatz am besten zu ihren Zielen passt. Tatsächlich muss es nicht immer „entweder klassisch oder agil“ heißen. Hybride Projektmanagement-Methoden kombinieren die Planungsstärke klassischer Modelle mit der Flexibilität agiler Methoden. Ein Beispiel ist das sogenannte „Water-Scrum“:

• Das Projekt beginnt mit einer intensiven Planungsphase (klassischer Teil), um Anforderungen zu definieren und Ziele festzulegen.

• Danach erfolgt eine Entwicklungsphase in mehreren Sprints (agiler Teil), in der das Team flexibel auf Anpassungen reagieren kann.

• Zum Abschluss können erneut klassische Elemente (z. B. Abnahme- und Testprozesse) eingesetzt werden, um die Qualität zu sichern.

Diese Vorgehensweise ist besonders für größere Projekte sinnvoll, in denen umfangreiche Dokumentations- und Prüfprozesse gesetzlich vorgeschrieben sind, zugleich aber der Innovations- oder Änderungsdruck hoch ist. Auf diese Weise lässt sich Struktur mit Reaktionsfähigkeit verbinden, was Hidden Champions eine gute Balance zwischen Stabilität und Flexibilität verschaffen kann.

Weitere interessante Projektmanagement-Methoden

Neben den gängigsten klassischen und agilen Modellen existieren auch weitere Ansätze, die von zahlreichen Unternehmen verwendet werden.

• PRINCE2 beispielsweise ist ein prozessbasierter Ansatz mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten, der vor allem in größeren Organisationen zum Einsatz kommt.

• Six Sigma hingegen richtet sich primär an Prozessverbesserungen und das Eliminieren von Fehlerquellen, wodurch es oft im Qualitätsmanagement Anwendung findet.

• Mit der Critical Path Method (CPM) lassen sich kritische Aufgabenketten und potenzielle Engpässe frühzeitig erkennen, um Zeitpläne optimal zu gestalten.

• Und Gantt-Charts bieten eine bewährte visuelle Darstellung von Abläufen, indem sie Projektphasen, Meilensteine und Abhängigkeiten einfach und übersichtlich in einem Zeitstrahl abbilden.

Wie hilfreich sind Projektmanagement-Tools?

Im digitalen Zeitalter spielen Projektmanagement-Tools eine entscheidende Rolle. Sie sind weit mehr als nur digitale To-do-Listen: Moderne Plattformen wie Asana unterstützen den gesamten Projektzyklus, von der Planung der Projektprozesse bis zum finalen Projektergebnis, und entlasten Teams dabei bei ihren Routineaufgaben.

• Transparenz und Überblick: Softwarebasierte Lösungen ermöglichen eine lückenlose Dokumentation sämtlicher Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten. Dank Echtzeit-Aktualisierung sind alle Teammitglieder auf demselben Stand, wodurch Missverständnisse reduziert und Deadlines zuverlässig eingehalten werden.

• Automatisierung von Workflows: Wiederkehrende Prozesse lassen sich in Asana standardisieren und automatisieren, beispielsweise beim Anlegen neuer Projekte oder der Aufgabenverteilung. Das spart Zeit, minimiert Fehlerquellen und schafft Raum für strategische Überlegungen.

• Datenschutz und DSGVO: Gerade im DACH-Markt ist DSGVO-Konformität ein zentrales Thema. Tools wie Asana bieten hierbei hohe Sicherheitsstandards und gewährleisten, dass Unternehmen ihre Projekte rechtskonform abwickeln können.

• Asana AI: Ein zusätzlicher Vorteil sind die KI-Funktionen von Asana. Durch maschinelles Lernen und intelligente Algorithmen können Engpässe frühzeitig erkannt, Aufgaben priorisiert und personalisierte Empfehlungen gegeben werden. So profitieren Hidden Champions nicht nur von transparenter Planung, sondern auch von einer kontinuierlichen Optimierung ihrer Workflows auf Basis fortlaufender Datenanalysen.

Eine Software wie Asana ist hilfreich und wichtig für ein erfolgreiches Projektmanagement. Vorausgesetzt, die gewählte Software passt zur Projektmanagement-Methode und lässt sich in die bestehende Unternehmensstruktur einbinden.

Welche Projektmanagement-Methoden eignen sich für mittelständische Unternehmen?

Gerade mittelständische Firmen, zu denen auch viele Hidden Champions zählen, stehen bei der Wahl der richtigen Projektmanagement-Methode vor spezifischen Herausforderungen: Limitierte Personalressourcen, schlanke Strukturen und hohe Spezialisierung treffen auf wachsende Kundenansprüche und eine hohe Marktdynamik. Daraus ergeben sich folgende Empfehlungen für die passende Projektmanagement-Methode:

• Kleine Teams mit hoher Eigenverantwortung: Hier sorgen agile Methoden wie Scrum oder Kanban für Teamautonomie und kurze Entscheidungswege. Das ist für familiengeführte Mittelständler oft attraktiv, weil die hierarchischen Strukturen häufig schon weniger starr sind als in Großunternehmen.

• Stabile, klar definierte Projekte: Wer Produkte entwickelt, bei denen die Anforderungen im Vorfeld sehr genau bekannt sind (etwa Spezialmaschinen im B2B-Bereich), kann mit klassischen Methoden solide Ergebnisse erzielen. Eine präzise Roadmap und ein klarer Projektumfang vermitteln den Kunden und Partnern Verlässlichkeit.

• Hybride Modelle für variierende Anforderungen: Viele Projekte starten mit scheinbar fixen Anforderungen, erfahren aber im Verlauf etliche Änderungen. In solchen Fällen ist ein hybrides Modell ideal, weil sich der Grundplan an veränderte Gegebenheiten anpassen lässt, ohne sämtliche Prozesse umzukrempeln.

Am Ende hängt die Wahl der geeigneten Methode stark von der jeweiligen Branche und Unternehmenskultur ab. Einige Hidden Champions nutzen z. B. für Entwicklungsprojekte einen agilen Ansatz, während sie bei Kundenaufträgen auf klassische Vorgehensmodelle setzen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Fazit

Der richtige Projektmanagement-Ansatz ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Projekte: Er definiert die Vorgehensweise und die Projektanforderungen, verteilt die Verantwortlichkeiten und sorgt dafür, dass der Projektabschluss im zeitlichen Rahmen erfolgt.

Für Hidden Champions und mittelständische Unternehmen ergeben sich durch einen methodisch sauberen Projektablauf gleich mehrere Vorteile – von höherer Effizienz über eine gestärkte Innovationskraft bis hin zu einer festeren Position im internationalen Wettbewerb.

Wenn Sie einen reibungslosen Start in Ihrem nächsten Projekt anstreben und von den Vorteilen einer klaren Projektstruktur profitieren möchten, ist Asana eine verlässliche und leicht zugängliche Wahl. Mit der Work-Management-Plattform behalten Sie jederzeit den Überblick über den Projektfortschritt, Aufgabenverteilung und Deadlines – selbst dann, wenn Sie mehrere Methoden kombinieren möchten.

Testen Sie Asana jetzt kostenlos und gestalten Sie Ihr Projektmanagement so, dass es perfekt zu Ihrem Unternehmen passt – ganz gleich, ob Sie eine klassische, agile oder hybride PM-Methode bevorzugen. Denn erfolgreiche Projekte sind letztlich nicht nur eine Frage der richtigen Methodik, sondern auch des passenden digitalen Werkzeugs und einer klaren Strategie.