Formel für Kostenabweichungen: Die Einhaltung des Projektbudgets

Die Formel für Kostenabweichungen ist ein Tool für das Projektkostenmanagement, mit dem Sie den Kostenrahmen eines Projekts besser verwalten können. Die „Kostenabweichung“ ist die Differenz zwischen den erwarteten Kosten des Projekts (oder dem budgetierten Betrag) und den tatsächlichen Kosten des Projekts (oder dem ausgegebenen Betrag). Ein positiver Wert zeigt an, dass das Projekt unter dem Budget liegt, während eine negative Abweichung bedeutet, dass das Projekt mehr kostet, als Sie budgetiert haben.

Wenn Sie ein Projekt verwalten, sollten Sie in regelmäßigen Abständen die Kostenabweichung berechnen, um festzustellen, ob Ihr Projekt im Budget bleibt oder nicht. Sie können sogar einzelne Abweichungen für verschiedene Budgetkategorien berechnen, wie beispielsweise Arbeits- oder Materialkosten. So lassen sich die Bereiche ermitteln, in denen ein Projekt mit größter Wahrscheinlichkeit das Budget überschreiten wird.

In diesem Beitrag wird erläutert, was unter Kostenabweichungen zu verstehen ist und wie Sie die Formel für Kostenabweichungen anwenden können. Außerdem gehen wir auf unterschiedliche individuelle Formeln ein und zeigen, wie diese berechnet werden können.

Was ist eine Kostenabweichung?

Eine Kostenabweichung ist die Differenz zwischen den geplanten Kosten eines Projekts und den tatsächlichen Kosten nach Berücksichtigung aller zusätzlichen Ausgaben oder unerwarteten Kosteneinsparungen. Die Formel zur Berechnung der Kostenabweichung lautet:

• Geplante Kosten – Ist-Kosten = Kostenabweichung

Ein positiver Wert bei der Kostenabweichung zeigt an, dass ein Projekt unter dem Budget liegt, während ein negativer Wert bedeutet, dass die Projektkosten das Budget überschritten haben. Ist die Kostenabweichung gleich Null, entsprechen die tatsächlichen Kosten des Projekts den erwarteten Kosten. 

Positive vs. negative Kostenabweichung

In einer perfekten Welt wäre die Kostenabweichung für ein Projekt gleich Null, so dass die veranschlagten Kosten und der ausgegebene Betrag genau übereinstimmen würden. In Wirklichkeit entsprechen die tatsächlichen Kosten eines Projekts allerdings nur selten dem ursprünglich veranschlagten Budget. 

Im Allgemeinen sollte eine positive Abweichung angestrebt werden, denn sie zeigt an, dass Ihr Projekt innerhalb des vorgesehenen Kostenrahmens liegt. Eine negative Abweichung hingegen bedeutet nicht zwangsläufig, dass Ihr Projekt in Schieflage geraten ist. Es könnte auch einfach bedeuten, dass das ursprüngliche Budget zu optimistisch angesetzt war und dass Sie Maßnahmen ergreifen sollten, um sämtliche Kosten besser steuern zu können. 

Ein einfaches Beispiel für Kostenabweichungen

Ein umfassendes Verständnis der Kostenabweichung ist leichter zu erlangen, wenn Sie es in der Praxis erleben. Nehmen wir an, Sie sind ein Kleinunternehmer, der kürzlich einen Grafikdesigner eingestellt hat. Der Designer ist für die Erstellung von Marketingmaterialien, Website-Design und anderen visuellen Elementen zu einem Stundensatz von 50 Euro verantwortlich. Wenn Sie davon ausgehen, dass das gesamte Projekt in zwei Monaten, d. h. in 1.200 Arbeitsstunden, abgeschlossen sein soll, dann müssen Sie für dieses Projekt 60.000 Euro einplanen. 

Letztlich dauert das Projekt etwa 10 Wochen länger als ursprünglich angenommen, und der Grafikdesigner hat dafür insgesamt 1.600 Stunden geleistet. Alles in allem kostete das Projekt nun also 80.000 Euro an Arbeitszeit für das Grafikdesign.

Um die Kostenabweichung für das Grafikdesign-Budget des Unternehmens zu berechnen, würden Sie die tatsächlichen Kosten (80.000 Euro) von den veranschlagten (oder geplanten) Kosten (60.000 Euro) abziehen, was eine Kostenabweichung von -20.000 Euro ergibt. Ist die Kostenabweichung negativ, bedeutet dies eine Budgetüberschreitung um diesen Betrag.

In unserem obigen Beispiel haben Sie (der Geschäftsinhaber) die Kostenabweichung erst zum Ende des Projekts berechnet. Die Berechnung der Kostenabweichung ist jedoch weitaus sinnvoller, wenn dadurch Tendenzen zur Überschreitung des Budgets bereits im Vorfeld erkannt werden können, so dass Sie die Möglichkeit haben, korrigierend einzugreifen und das Projekt in finanzieller Hinsicht wieder auf Kurs zu bringen. Um dies zu erreichen, müssen Sie den Earned Value mit einbeziehen.

Was ist Earned-Value-Management?

Der Earned Value, der manchmal auch als Planned Value bezeichnet wird, stellt die veranschlagten Kosten für die zu einem bestimmten Zeitpunkt eines Projekts geleistete Arbeit dar. Mit Hilfe des Earned-Value-Managements können Sie in regelmäßigen Abständen den Fortschritt überprüfen und sicherstellen, dass Ihr Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt. 

Um auf das obige Beispiel zurückzukommen, lassen Sie uns annehmen, dass Sie das Grafikdesign-Projekt überprüft haben, als 25 % der Arbeit geleistet wurde. Bei einer Fertigstellung von 25 % sollten Ihre geplanten Kosten – der Betrag, den Sie zu diesem Zeitpunkt voraussichtlich ausgegeben haben – 15.000 Euro betragen, also 25 % Ihres Gesamtbudgets. 

Im vorliegenden Fall benötigte Ihr Designer jedoch 400 Stunden, um 25 % des Projekts fertig zu stellen. Die tatsächlichen Kosten für die geleistete Arbeit betrugen bei Erreichen der Marke von 25 % immerhin 20.000 Euro (oder 400 Arbeitsstunden bei 50 Euro/Stunde).

Hätten Sie die Kostenabweichung bei einem Fortschritt von 25 % berechnet, also die tatsächlichen Kosten (20.000 Euro) von den geplanten Kosten oder dem Fertigstellungswert (15.000 Euro) abgezogen, wodurch sich eine Kostenabweichung von -5.000 Euro ergibt, so hätten Sie frühzeitig erkannt, dass Ihr Projekt über dem Budget liegt, und es entsprechend anpassen können.

Dieser Prozess, bei dem in regelmäßigen Abständen während eines Projekts eine Wertstromanalyse durchgeführt wird, um die Übereinstimmung des Earned Value mit den tatsächlichen Kosten eines Projekts sicherzustellen, wird als Earned-Value-Management bezeichnet. 

3 Methoden zur Berechnung der Kostenabweichung

Es gibt drei verschiedene Methoden zur Berechnung der Abweichung in Ihrer Projektkostenrechnung:

• Methode der kumulierten Kostenabweichung

• Methode der periodenbezogenen Kostenabweichung

• Methode der Abweichung bei Fertigstellung 

Für alle drei Methoden wird dieselbe Formel verwendet, die Berechnung wird jedoch unterschiedlich angewandt, um unterschiedliche Aussagen treffen zu können.

Methode der kumulierten Kostenabweichung

Die kumulierte Kostenabweichung wird anhand der Differenz zwischen den tatsächlichen kumulierten Kosten des Projekts und den erwarteten kumulierten Kosten des Projekts berechnet. Anhand dieser Methode gewinnen Sie einen Überblick über die Abweichung eines Projekts vom ursprünglichen Budget.

In unserem obigen Beispiel haben wir die Methode der kumulierten Kostenabweichung genutzt, um herauszufinden, wie stark die Kosten des gesamten Projekts bislang vom Budget abgewichen waren.

Methode der periodenbezogenen Kostenabweichung

Sie können die Kostenabweichung für jede einzelne Periode berechnen, indem Sie die Differenz zwischen den tatsächlichen Kosten des Projekts und den erwarteten Kosten des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt oder über eine bestimmte Projektphase hinweg ermitteln. 

Nehmen wir an, Sie überprüfen den Fortschritt Ihres Grafikdesignprojekts noch einmal nach der Hälfte der Laufzeit. Um die periodenbezogene Kostenabweichung zu berechnen, würden Sie die Kostenabweichung für das erste und zweite Viertel des Projekts separat berechnen. 

Der Vorteil einer periodenbezogenen Berechnung der Kostenabweichung besteht darin, dass Sie einen genaueren Überblick darüber erhalten, an welchen Punkten im Projektablaufplan Budgetschwankungen auftreten. Wenn ein Projekt nach der Hälfte der Zeit im Plan liegt, nach drei Vierteln aber nicht mehr, dann ist nicht nur erkennbar, dass eine Abweichung eingetreten ist, sondern auch, zu welchem Zeitpunkt. Mit einem engeren Zeitrahmen können Sie Probleme leichter finden und beheben. 

Methode der Abweichung bei Fertigstellung

Sie können die Methode der Abweichung bei Fertigstellung zu jedem beliebigen Zeitpunkt während des Projekts anwenden, um anhand des bisherigen Fortschritts abzuschätzen, wie weit das Projekt über oder unter dem Budget liegen wird, wenn es abgeschlossen ist. Sie können die Abweichung bei Fertigstellung berechnen, indem Sie die voraussichtlichen Gesamtkosten des Projekts (oder die prognostizierten Kosten) von den ursprünglich angenommenen Kosten (den erwarteten Kosten) abziehen. 

Wenn Sie Ihr Grafikdesignprojekt bei einem Fertigstellungsgrad von 25 % bewerten und feststellen, dass Sie bereits 20.000 Euro ausgegeben haben, belaufen sich Ihre voraussichtlichen Kosten für das Projekt zu diesem Zeitpunkt auf 80.000 Euro. Wenn Sie die prognostizierten Kosten von den ursprünglich erwarteten Kosten in Höhe von 60.000 Euro abziehen, ergibt sich eine Abweichung von -20.000 Euro, wenn das Projekt in diesem Tempo weiterläuft.

Mit der Methode der Abweichung bei Fertigstellung können Sie anhand aktueller Informationen zum Projektfortschritt vorhersagen, wie weit das Projekt bei Fertigstellung von seinem Budget abweichen wird.

5 Arten von Kostenabweichungen

Die drei oben genannten Kategorien beschreiben drei verschiedene Möglichkeiten zur Berechnung der Kostenabweichung. Im Folgenden gehen wir auf die fünf Arten der Kostenabweichung ein, die Sie berechnen können.

Mit jeder dieser Formeln wird die Kostenabweichung für eine andere Budgetkategorie ermittelt, so dass die Projektleiter genau feststellen können, an welchen Stellen die Kosten das Budget über- oder unterschreiten, und dementsprechend anpassen können.

Materialkostenabweichung

Projekte, bei denen direkte Materialien erforderlich sind, weisen eine Materialkostenabweichung auf, welche die Differenz zwischen dem für Materialien budgetierten Betrag und dem tatsächlich ausgegebenen Betrag berechnet. 

Die Materialkosten lassen sich durch Multiplikation der Materialmenge mit dem Materialpreis ermitteln. Die tatsächlichen Materialkosten können von den veranschlagten Kosten abweichen, wenn sich entweder die Menge oder der Preis der Materialien ändert.

Wenn Sie die Kostenabweichung nach der Hälfte der Projektlaufzeit berechnen und feststellen, dass die Materialkostenabweichung tendenziell höher ist als erwartet, müssen Sie den Projektumfang anpassen oder an anderer Stelle zusätzliche Mittel zur Deckung der überschüssigen Materialkosten finden.

Arbeitskostenabweichung

Die Arbeitskostenabweichung ist die Differenz zwischen den budgetierten und den tatsächlichen Kosten für die eingesetzte Arbeitskraft. Die Arbeitskosten können vom Budget abweichen, wenn das Projekt mehr Stunden erfordert als erwartet oder die Stundenlöhne steigen. Unser obiges Grafikdesign-Beispiel stellt ein Beispiel für eine Arbeitskostenabweichung dar.

Wenn Ihr Unternehmen eine große positive Arbeitskostenabweichung aufweist – was bedeutet, dass mehr für Arbeitskräfte veranschlagt wurde, als tatsächlich notwendig – passen Sie das Arbeitsbudget an, und leiten Sie zusätzliche Mittel in andere Budgetkategorien mit negativen Kostenabweichungen um. Wenn die Arbeitskostenabweichung negativ ist, deutet dies darauf hin, dass Ihr Team zu wenig produziert oder der Projektumfang größer ist als erwartet. Zusätzliche Schulungen oder bessere Qualitätskontrollmaßnahmen können dabei helfen, die Arbeitskosten zu senken.

Umsatzabweichung

Die Umsatzabweichung unterscheidet sich von allen anderen Arten der Kostenabweichung dadurch, dass sie sich auf die eingehenden Kosten (Einnahmen) und nicht auf die ausgehenden Kosten (Ausgaben) bezieht. Die Umsatzabweichung kommt nur bei Projekten mit einer Umsatzkomponente zum Tragen. In unserem Grafikdesign-Beispiel gäbe es beispielsweise keine Umsatzabweichung, da bei diesem Projekt nichts verkauft wird. 

Die Berechnung der Umsatzabweichung erfolgt durch Abzug der budgetierten Umsätze von den tatsächlichen Umsätzen. Dies ist die einzige Abweichungsart, bei der ein negativer Wert als positiv einzuordnen ist. Wenn Ihr geplanter (oder erwarteter) Gesamtumsatz 1.000 Euro beträgt und Ihr tatsächlicher Umsatz 2.000 Euro, dann beträgt Ihre Umsatzabweichung -1.000 Euro. Übersteigt der tatsächliche Umsatz den geplanten Umsatz, ist Ihre Abweichung negativ, Ihr Gewinn jedoch positiv.

Variable Gemeinkostenabweichung

Gemeinkosten sind Ausgaben, die mit dem Betrieb eines Unternehmens verbunden sind. Variable Gemeinkosten entstehen während des laufenden Geschäftsbetriebs und steigen oder sinken je nach Produktivität des Unternehmens. Versandkosten, Energiekosten im Lager und Maschinenwartung sind nur einige Beispiele für variable Gemeinkosten.

Um die Gemeinkostenabweichung zu berechnen, benötigen Sie zunächst den variablen Standardgemeinkostensatz pro Stunde. Darunter versteht sich die Summe der variablen Kosten, die in einer Produktionsstunde anfallen. Wenn Sie also für jede versendete Einheit 2 Euro zahlen und 10 Einheiten pro Stunde produzieren, beträgt Ihr Standardversandsatz pro Stunde 20 Euro.

Die Gemeinkostenabweichung bei den variablen Kosten ergibt sich aus der Differenz zwischen den standardmäßigen variablen Gemeinkosten in einem bestimmten Zeitraum und den tatsächlichen variablen Gemeinkosten nach Berücksichtigung von Preisänderungen oder Veränderungen bei den geleisteten Arbeitsstunden.

Abweichungen bei den fixen Gemeinkosten

Die fixen Gemeinkosten bleiben immer gleich, unabhängig davon, wie viel Arbeit geleistet wird. Miete, Grundsteuern und Abonnements sind alles Beispiele für fixe Gemeinkosten. Das „Fixe“ in den fixen Gemeinkosten bezieht sich ganz konkret auf die Art und Menge der Gemeinkosten. Sie brauchen beispielsweise nicht mehr Miete zu zahlen, wenn Sie Ihre Büroräume intensiver nutzen,. Das bedeutet jedoch nicht, dass Ihr Vermieter die Miete nicht auch erhöhen kann.

Die Formel für die Abweichung bei den fixen Gemeinkosten lautet: Standardgemeinkosten (oder budgetierte Kosten) abzüglich der tatsächlichen Gemeinkosten. Beides sind Gemeinkostensummen, umfassen also die Summe aller Gemeinkosten in einem bestimmten Zeitraum.

Angenommen, Ihr Unternehmen hat nur zwei fixe Gemeinkosten: Miete (10.000 Euro/Monat) und Betriebsversicherung (500 Euro). Ihre Standardgemeinkosten für ein sechsmonatiges Projekt würden dann 10.500 Euro/Monat, also insgesamt 63.000 Euro betragen. Sollte Ihr Vermieter die Miete nach der Hälfte der Projektlaufzeit auf 15.000 Euro/Monat erhöhen, sind Ihre tatsächlichen fixen Gemeinkosten gestiegen: 10.500 Euro für die ersten drei Monate plus 15.500 Euro für die restlichen drei Monate, also insgesamt 78.000 Euro.

Um die Abweichung bei den fixen Gemeinkosten zu berechnen, ziehen Sie die tatsächlichen fixen Gemeinkosten von den fixen Standardgemeinkosten ab und gelangen so zu einer endgültigen Abweichung von -15.000 Euro.

Mit der Berechnung von Kostenabweichungen das Projektbudget im Rahmen halten

Um ein Projektbudget besser überwachen zu können, ist es zunächst wichtig, die anfänglichen Kostenschätzungen möglichst genau zu treffen. Ermitteln Sie hierfür in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam die notwendigen Ausgaben für das Projekt. Arbeiten Sie dann mit anderen wichtigen Stakeholdern in der Finanz- und Buchhaltungsabteilung zusammen, um zukünftige Kosten und Preise für diese Ausgaben akkurat zu prognostizieren.