So konnte ein Anbieter von Technologielösungen mit AI Studio tagelange manuelle Arbeit einsparen

Taco Technologies hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen aller Formen und Größen, von Schulen und Anwaltskanzleien bis hin zu Sammlungen und Kleinunternehmen, bei der Verwaltung der Systeme zu unterstützen, auf die sie tagtäglich angewiesen sind. 

Mit ihrer Expertise in den Bereichen Druckprozesse, Dokumenten-Workflows und Arbeitsplatztechnologie sind sie seit Jahrzehnten ein wichtiger Partner für Teams, die den Arbeitsfluss über Tools hinweg vereinfachen möchten. 

In den letzten Jahren hat Taco sein Angebot über den Druck hinaus erweitert, den Fokus auf den Direktvertrieb verlagert, Unternehmen bei der Implementierung von Arbeitsplatz-Tools wie Asana und Odoo unterstützt und ein breiteres Spektrum an betrieblichen Anforderungen abgedeckt.

Aber Wachstum brachte Komplexität mit sich. Mehr Produkte und Kunden bedeuteten mehr Anfragen und ein wachsendes Arbeitsvolumen, das manuell durch geteilte Dokumente und E-Mail-Ketten verwaltet wurde. 

Um Abhilfe zu schaffen, wandte sich Taco an AI Studio, damit Routineaufgaben automatisiert und konsistente Workflows erstellt werden konnten. Das Ergebnis? Dadurch konnte der Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben drastisch reduziert werden, sodass sich das Team darauf konzentrieren konnte, Projekte ohne die üblichen Engpässe voranzutreiben – eine Innovation, die ihnen auf dem Partner Summit die Anerkennung als Asanas Future of Work with AI Partner (APAC) einbrachte.

„Zu sagen, dass dies unser Business Stück für Stück verändert, ist eine Untertreibung“, sagte Charlie Masters, General Manager bei Taco. 

Automatisierung der Anfragenerfassung und Migrationsplanung

Einer der wirkungsvollsten Anwendungsfälle von Taco begann an einem nur allzu vertrauten Ort: dem Posteingang von Mitarbeitenden.

Technische Kundenbetreuer*innen erhalten regelmäßig komplexe Migrationsanfragen von Vertriebspartnern oder Kunden, wie zum Beispiel die Umstellung von On-Premise-Druckmanagementsystemen auf cloud­ba­sierte Lösungen. Diese Anfragen beinhalten eine Mischung aus Kundendetails und technischen Spezifikationen, gefolgt von einer einfachen Frage: Was tun wir als Nächstes?

Zuvor bedeutete die Beantwortung dieser E-Mails stundenlange manuelle Recherche und Dokumentation. Dieser Prozess läuft nun über AI Studio: mit klarem Eingang, KI-gestützter Recherche und einem wiederverwendbaren Framework für die Erstellung von umsetzungsfähigen Plänen in wenigen Minuten anstelle von Tagen.

„Wir haben die Position eines technischen Support-Analysten geschaffen, die zuvor von [unserem technischen Kundenbetreuer] selbst ausgeübt wurde. Er hat dafür mehrere Tage benötigt – mit zahlreichen Meetings und einem umfangreichen Frage-Antwort-Austausch“, sagte Charlie. „Jetzt können wir diese Aufgabe vollständig an AI Studio übertragen.“

Hier sehen Sie ein anonymisiertes Beispiel für diesen Workflow, der ein fiktives Unternehmen und Angestellte zeigt:

Schritt 1: Ein strukturiertes Eingangsformular ersetzt E-Mails

Anstatt sich auf Ad-hoc-E-Mail-Verläufe zu verlassen, um Migrationsanfragen zu starten, verwendet Taco ein standardisiertes Asana-Formular, das mit einem Eingangs-Projekt verknüpft ist, um Anfragedetails zu sammeln. Das Formular erfasst konsistente Felder wie:

• Name des Unternehmens und des/der Anfragenden

• Kundenreferenznummer

• Anzahl und Arten von Multifunktionsgeräten (MFDs)

• Wichtige Funktionen der Druckumgebung (z. B. mobiles Drucken, integriertes Scannen)

• Bedingte Fragen, die sich auf der Grundlage von Antworten anpassen

Dieser Ansatz stellt sicher, dass nichts übersehen wird, und erstellt einen sauberen Datenpfad, der dem Team (und der KI) den Einstieg erleichtert.

Schritt 2: KI überprüft die Anfragen und entwirft Empfehlungen

Sobald das Formular eingereicht wird, wird die Aufgabe automatisch an den Abschnitt „Recherche“ des Eingangs-Projekts weitergeleitet, wo der AI-Studio-Workflow von Taco übernimmt.

Hier agiert die KI wie ein technischer Recherche- und Support-Analyst, der mit der Bewertung von Risiken, der Ermittlung von Schlüsseldetails und der Erstellung eines Migrationsplans auf der Grundlage etablierter Best Practices beauftragt ist.

Zu diesem Zweck verweist die KI auf eine Reihe interner Ressourcen, die im AI-Studio-Backend als Kontext bereitgestellt werden, einschließlich eines mehr als 25-seitigen Migrationshandbuches, eines verknüpften Implementierungsprojekts mit historischen Kundendaten und einer klaren Anleitung zu Ton, Struktur und Formatierung.

Die KI wertet die Formularübermittlung anhand dieses Kontexts aus, um festzustellen, ob sie über genügend Informationen verfügt, um fortzufahren. Wenn nicht, kennzeichnet sie die Aufgabe und verschiebt sie in einen Abschnitt „Fehlgeschlagene Eingänge“, wodurch das Team nicht nach fehlenden Details suchen muss und sichergestellt wird, dass nur einsatzbereite Anfragen weiterbearbeitet werden.

Schritt 3: Ein detaillierter Migrationsplan wird automatisch erstellt

Wenn die Anfrage die Rechercheprüfung besteht, generiert die KI automatisch eine neue Aufgabe mit einer vollständigen Migrationszusammenfassung. Das Ergebnis umfasst:

• Wichtige Kunden- und Vertriebspartnerinformationen wie Kontaktdaten und Referenznummern

• Eine Liste potenzieller Hindernisse oder Komplexitäten, die sich auf das Projekt auswirken könnten

• Ein schrittweiser Migrationsplan mit empfohlenen Maßnahmen, Zeitschätzungen und technischen Überlegungen

Dabei handelt es sich nicht um generische To-do-Listen, sondern um mehrwöchige Implementierungspläne, die von rechtlichen und Infrastrukturprüfungen über Pilottests bis hin zur vollständigen Bereitstellung alles abdecken. Jeder Plan ist auf die Anfrage zugeschnitten und basiert auf internem Fachwissen.

„Wir haben [unser Leitliniendokument] in unseren Workflow integriert“, sagte Charlie. „Dieses Fachwissen kann nun in Minutenschnelle in einen Plan umgesetzt werden. Dies ist für uns von großem Nutzen.“

Schritt 4: Der Plan wird von einer Fachkraft überprüft, bevor er umgesetzt wird

Sobald der von der KI generierte Migrationsplan fertiggestellt ist, wird er zur Überprüfung an ein technisches Teammitglied weitergeleitet. Anstatt Pläne von Grund auf neu zu entwerfen, validiert diese Person die Details und genehmigt sie, bevor die Umsetzung beginnt.

Es ist eine einfache Veränderung, die einen großen Unterschied macht: Mindestens ein Tag pro Woche wird eingespart, während die von den Kunden erwartete Qualität beibehalten wird.

Hier geht es nicht darum, Fachwissen zu ersetzen – es geht darum, es zu skalieren. „Man kann die KI nicht einfach für sich arbeiten lassen“, sagte Charlie. „Darum geht es nicht. Der Punkt ist, dass es eine so große Zeitersparnis ist, es ist so gut in Ihren Workflow integriert, dass es für Sie konsistenter und einfacher wird, Ihre Überprüfung durchzuführen. Menschliches Fachwissen ist immer noch sehr wichtig.“

Mit AI Studio hat Taco einen manuellen, zeitintensiven Workflow in ein wiederholbares System umgewandelt, das genaue, qualitativ hochwertige Migrationspläne mit weitaus weniger Aufwand liefert.

Mit einem KI-gestützten Assistenten der Geschäftsleitung Zeit zurückgewinnen

Taco beschränkte sich nicht auf technische Arbeitsabläufe. CEO Jonathan Milne richtete mithilfe von AI Studio einen virtuellen Assistenten der Geschäftsleitung ein, der Aufgaben direkt aus seiner Inbox kategorisiert und weiterleitet.

Das System bewertet eingehende Aufgaben auf der Grundlage eines detaillierten Satzes von Kriterien, die Jonathan definiert hat, und sendet sie dann automatisch an die richtige Stelle. Zum Beispiel:

• Rechnungsanfragen werden an das Buchhaltungsteam weitergeleitet

• Die Business-Development-Leitung wird dem entsprechenden Mitglied des Führungsteams zugewiesen

• Partnerschaftsmöglichkeiten und Eskalationen werden kategorisiert und an Beteiligte gesendet

• Allgemeine Aufgaben werden nach Inhalt und Priorität zugewiesen

Durch die Automatisierung dieser Art der Priorisierung in der Inbox werden Aufgaben schnell, konsistent und ohne Fehler erledigt.

„Seine Inbox ist konstant“, sagte Charlie. „Es ist daher äußerst wirkungsvoll, die Priorisierung der Inbox an einen virtuellen Assistenten auszulagern, um sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren zu können und Zeit zu gewinnen.“ Die Auswirkungen sind nicht nur operativer, sondern auch persönlicher Natur.

„Er hat mehr Zeit für Mittagessen“, fügte Charlie hinzu. „Das mag banal klingen, aber wir lassen uns von der Vorstellung leiten, dass KI Ihnen Zeit zurückgibt, um eine Führungsrolle zu übernehmen und strategische Aufgaben zu erledigen. Sie verschafft Ihnen lediglich etwas mehr Freiraum, um hervorragende Leistungen zu erbringen. Und wenn hervorragende Leistungen das Erledigen strategischer Aufgaben bedeuten, ist das großartig. Wenn hervorragende Leistungen bedeuten, dass Sie regelmäßig zu Mittag essen können, ist das ebenfalls großartig.“

Auf frühen Erfolgen aufbauen

Nach den ersten Erfolgen erweitert Taco nun die Präsenz von AI Studio im gesamten Unternehmen. Das Team arbeitet aktiv mit jeder Abteilung zusammen, um wirkungsvolle Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren, sei es bei der Erstellung neuer Kategorisierungs-Systeme, der Erstellung interner Workflows zur Unterstützung unterschiedlicher Kundenbedürfnisse oder der Unterstützung von Teams bei der effektiveren Verwaltung der Bedürfnisse von Stakeholdern.

„Wir arbeiten aktiv mit allen Teams zusammen, um mehr Schritte für die Kategorisierung und mehr für die Unterstützung in all unseren Arbeitsabläufen zu finden“, sagte Charlie.

Sie verfeinern auch weiterhin, was sie bereits aufgebaut haben, und planen, Workflows im Laufe der Zeit auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung weiterzuentwickeln. Mögliche geplante Aktualisierungen umfassen das Hinzufügen von Prüfern zu unvollständigen Einreichungen und die nahtlose Integration von KI-Plänen in die Prozesse von Vertriebspartnern.

Während sie AI Studio im gesamten Unternehmen weiter ausbauen, sieht das Team von Taco das Tool nicht als Ersatz für ihr Wissen, sondern als eine Möglichkeit, sich auf wirklich wichtige Arbeiten zu konzentrieren, ohne den Aufwand zu verdoppeln.

„Man muss nicht mit Perfektion beginnen, um diese Einsparungen zu erzielen“, sagte Charlie. „Man muss einfach nur loslegen. Man muss verstehen, dass es nicht den eigenen Job ersetzt. Es geht darum, dabei zu helfen, ihn effizienter und konsistenter zu erledigen.“