Wie ein Anbieter von Technologielösungen mit AI Studio Tage manueller Arbeit einsparte

Taco Technologies hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen aller Art und Größe, von Schulen und Anwaltskanzleien bis hin zu Sammlungen und kleinen Unternehmen, bei der Verwaltung der Systeme zu unterstützen, auf die sie sich täglich verlassen. 

Mit Expertise in den Bereichen Druck, Dokumenten-Workflows und Arbeitsplatztechnologie ist das Unternehmen seit Jahrzehnten ein bevorzugter Partner für Teams, die den Arbeitsfluss zwischen Tools vereinfachen möchten. 

In den letzten Jahren hat Taco sein Angebot über den Druck hinaus erweitert und den Fokus auf den Direktvertrieb verlagert, um Unternehmen bei der Implementierung von Arbeitsplatztools wie Asana und Odoo zu unterstützen und ein breiteres Spektrum an betrieblichen Anforderungen zu erfüllen.

Aber Wachstum brachte Komplexität mit sich. Mehr Produkte und Kunden bedeuteten mehr Anfragen und ein wachsendes Arbeitsvolumen, das manuell über gemeinsam genutzte Dokumente und E-Mail-Ketten verwaltet wurde. 

Um Abhilfe zu schaffen, wandte sich Taco an AI Studio, um Routineaufgaben zu automatisieren und konsistente Workflows zu erstellen. Das Ergebnis? Sie reduzierten den Zeitaufwand für administrative Aufgaben drastisch, sodass sich das Team darauf konzentrieren konnte, Projekte ohne die üblichen Engpässe voranzutreiben – eine Innovation, die ihnen auf dem Partner Summit die Anerkennung als Asanas Future of Work with AI Partner (APAC) einbrachte.

„Zu sagen, dass dies unser Business Stück für Stück verändert, ist eine Untertreibung“, sagte Charlie Masters, General Manager bei Taco. 

Automatisierung der Anfragenerfassung und Migrationsplanung

Einer der wirkungsvollsten Anwendungsfälle von Taco begann an einem allzu bekannten Ort: dem Posteingang einer Person.

Technische Kundenbetreuer erhalten regelmäßig komplexe Migrationsanfragen von Wiederverkäufern oder Kunden, z. B. die Umstellung von lokalen Druckverwaltungssystemen auf Cloud-basierte Lösungen. Diese Anfragen enthalten eine Mischung aus Kundendetails und technischen Spezifikationen, gefolgt von einer einfachen Frage: Was machen wir als Nächstes?

Früher bedeutete die Beantwortung dieser E-Mails stundenlange manuelle Recherchen und Dokumentationen. Jetzt läuft dieser Prozess über AI Studio: mit klarer Aufnahme, KI-gestützter Recherche und einem wiederverwendbaren Framework zur Erstellung von implementierungsbereiten Plänen in Minuten statt Tagen.

„Wir haben einen Job für einen technischen Support-Analysten erstellt, den [unser technischer Kundenbetreuer] früher selbst erledigt hat. Es würde Tage dauern, bis er das geschafft hätte – viele Meetings, viele Fragen und Antworten“, sagte Charlie. „Jetzt können wir diesen Job vollständig an AI Studio übergeben.“

Im Folgenden finden Sie ein anonymisiertes Beispiel für diesen Workflow, das ein fiktives Unternehmen und Angestellte zeigt:

Schritt 1: Ein standardisiertes Formular ersetzt E-Mail

Anstatt sich auf ad hoc-E-Mail-Threads zu verlassen, um Migrationsanfragen zu starten, verwendet Taco ein standardisiertes Asana-Formular, das mit einem Aufnahmeprojekt verbunden ist, um Anfragedetails zu erfassen. Die Formulare erfassen konsistente Felder wie:

• Name des Unternehmens und der anfragenden Person

• Kundenreferenznummer

• Anzahl und Typen von Multifunktionsgeräten (MFDs)

• Wichtige Funktionen der Druckumgebung (z. B. mobiles Drucken, integriertes Scannen)

• Bedingte Fragen, die sich an die Antworten anpassen

Dieser Ansatz stellt sicher, dass nichts übersehen wird, und schafft eine saubere Datenspur, die es dem Team (und der KI) erleichtert, loszulegen.

Schritt 2: KI überprüft die Anfragen und erstellt Empfehlungen

Sobald das Formular abgeschickt wird, wird die Aufgabe automatisch an den Abschnitt „Recherche“ des Aufnahmeprojekts weitergeleitet, wo der Workflow von Tacos AI Studio einsetzt.

Hier fungiert die KI als technischer Recherche- und Support-Analyst, der die Aufgabe hat, Risiken zu bewerten, wichtige Details aufzuzeigen und einen Migrationsplan auf der Grundlage etablierter Best Practices zu erstellen.

Dazu referenziert die KI eine Reihe interner Ressourcen, die als Kontext im AI Studio-Backend bereitgestellt werden, darunter ein 25-seitiges Migrationshandbuch, ein verknüpftes Implementierungsprojekt mit historischen Kundendaten und klare Anleitungen zu Ton, Struktur und Formatierung.

Die KI wertet die Formulareinreichung in diesem Kontext aus, um festzustellen, ob sie über genügend Informationen verfügt, um fortzufahren. Wenn nicht, markiert sie die Aufgabe und verschiebt sie in einen Abschnitt „Fehlgeschlagene Aufnahme“, wodurch das Team keine fehlenden Details mehr nachverfolgen muss und sichergestellt wird, dass nur einsatzbereite Anfragen weitergeleitet werden.

Schritt 3: Ein detaillierter Migrationsplan wird automatisch generiert

Wenn die Anfrage die Rechercheprüfung besteht, generiert die KI automatisch eine neue Aufgabe mit einer vollständigen Migrationszusammenfassung. Die Ausgabe umfasst:

• Wichtige Kunden- und Reseller-Informationen, wie Kontaktdaten und Referenznummern

• Eine Liste potenzieller Hindernisse oder Komplexitäten, die sich auf das Projekt auswirken könnten

• Ein schrittweiser Migrationsplan mit empfohlenen Maßnahmen, Zeitschätzungen und technischen Überlegungen

Dies sind keine allgemeinen To-do-Listen. Es handelt sich um mehrwöchige Implementierungspläne, die alles von rechtlichen Überprüfungen und Infrastrukturprüfungen bis hin zu Pilotversuchen und vollständiger Bereitstellung abdecken. Jeder Plan ist auf die Anfrage zugeschnitten und basiert auf internem Fachwissen.

„Wir haben [unser Leitfaden-Dokument] in einen Teil unseres Workflows verwandelt“, sagte Charlie. „So kann dieses Fachwissen jetzt – in wenigen Minuten – in einen Plan umgesetzt werden. Und das ist so mächtig für uns.“

Schritt 4: Ein Mensch überprüft den Plan, bevor er fortfährt

Sobald der KI-generierte Migrationsplan abgeschlossen ist, wird er zur Überprüfung an ein Mitglied des technischen Teams weitergeleitet. Anstatt Pläne von Grund auf neu zu erstellen, validieren sie die Details und genehmigen sie, bevor die Implementierung beginnt.

Es ist eine einfache Veränderung, die einen großen Unterschied macht: Sie sparen mindestens einen Tag pro Woche und behalten gleichzeitig die Qualität, die der Kunde erwartet.

Hier geht es nicht darum, Fachwissen zu ersetzen, sondern es zu skalieren. „Man kann nicht einfach die KI die Arbeit für sich erledigen lassen“, sagt Charlie. „Das ist nicht der Punkt. Der Punkt ist, dass es eine so große Zeitersparnis ist, dass es so gut in Ihren Workflow integriert ist, dass es für Sie konsistenter und einfacher wird, Ihre Überprüfung durchzuführen. Menschliches Fachwissen ist immer noch sehr wichtig.“

Mit AI Studio hat Taco einen manuellen, zeitintensiven Workflow in ein wiederholbares System verwandelt, das genaue, qualitativ hochwertige Migrationspläne mit viel weniger Aufwand liefert.

Zeit zurückgewinnen mit einem KI-gestützten Assistenten für Führungskräfte

Taco hörte nicht bei technischen Workflows auf. Ihr CEO, Jonathan Milne, richtete mit AI Studio einen virtuellen Assistenten für Führungskräfte ein, um Aufgaben direkt aus seinem Posteingang zu kategorisieren und weiterzuleiten.

Das System bewertet eingehende Aufgaben anhand eines detaillierten Satzes von Kriterien, die Jonathan definiert hat, und sendet sie dann automatisch an die richtige Stelle. Zum Beispiel:

• Rechnungsanfragen werden an das Buchhaltungsteam weitergeleitet

• Business Development Leads werden dem entsprechenden Mitglied des Führungsteams zugewiesen

• Partnerschaftsmöglichkeiten und Eskalationen werden kategorisiert und an die Stakeholder gesendet

• Allgemeine Aufgaben werden basierend auf ihrem Inhalt und ihrer Priorität zugewiesen

Durch die Automatisierung dieser Art von Posteingangs-Triage werden Aufgaben schnell und konsistent erledigt, ohne dass etwas übersehen wird.

„Sein Posteingang ist konstant“, sagte Charlie. „Es ist also so effektiv, den Fokus und die Zeit zurückzugewinnen, indem die Kategorisierung seiner Inbox an einen virtuellen Assistenten ausgelagert wird.“ Die Auswirkungen sind nicht nur operativ, sondern auch persönlich.

„Er isst öfter zu Mittag“, fügte Charlie hinzu. „Das klingt albern, aber wir werden in die Erzählung verwickelt, dass KI Ihnen Zeit zurückgibt, um eine Führungskraft zu sein und die strategischen Aufgaben zu erledigen. Es gibt Ihnen nur ein bisschen mehr Raum, um großartig zu sein. Und wenn großartig bedeutet, strategische Aufgaben zu erledigen, ist das wunderbar. Wenn großartig bedeutet, dass Sie regelmäßig zu Mittag essen können, ist das auch wunderbar.“

Auf den frühen Erfolgen aufbauen

Mit den ersten Erfolgen baut Taco nun die Präsenz von AI Studio im gesamten Business aus. Das Team arbeitet aktiv mit jeder Abteilung zusammen, um Chancen mit großer Wirkung zu identifizieren, sei es durch die Entwicklung neuer Triage-Systeme, den Aufbau interner Workflows zur Unterstützung unterschiedlicher Kundenbedürfnisse oder die Unterstützung von Teams bei der effektiveren Verwaltung der Stakeholder-Bedürfnisse.

„Wir arbeiten aktiv mit allen Teams zusammen, um mehr Triage-Schritte und mehr Support-Schritte in allen unseren Workflows zu finden“, sagte Charlie.

Sie verfeinern auch weiterhin das, was sie bereits erstellt haben, und planen, die Workflows im Laufe der Zeit auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung weiterzuentwickeln. Mögliche geplante Updates umfassen das Hinzufügen von Prüfern zu unvollständigen Einreichungen und die nahtlosere Integration von KI-Plänen in Wiederverkäuferprozesse.

Während das Team von Taco AI Studio im gesamten Unternehmen weiter ausbaut, sieht es das Tool nicht als Ersatz für sein Wissen, sondern als eine Möglichkeit, die Arbeit, auf die es ankommt, zu verdoppeln, ohne den Aufwand zu verdoppeln.

„Sie müssen nicht mit Perfektion beginnen, um diese Einsparungen zu erzielen“, sagte Charlie. „Einfach loslegen. Verstehen Sie, dass es Ihren Job nicht ersetzt. Es hilft Ihnen, effizienter und konsistenter zu arbeiten.“