So verbessert Asana mit Work Management die Planung digitaler Roadmaps

Bei der digitalen Roadmap geht es nicht nur darum, eine To-do-Liste von Projekten zu erstellen – es geht darum, intelligente Entscheidungen zu treffen, die zu echten Ergebnissen führen. Eine klare und gut priorisierte Roadmap erfordert die Abstimmung mit den Stakeholdern, die Festlegung klarer Prioritäten und das Eingehen von Kompromissen. Dani Spires, Head of Digital bei Asana, kennt diese Herausforderung in- und auswendig. 

„Als digitales Team müssen wir die sich entwickelnden Anforderungen des Business unterstützen und gleichzeitig technische Initiativen vorantreiben. Die Roadmap-Planung hilft uns, die richtige Balance zu finden“, sagt sie.

Um dies zu erreichen, überprüft Danis Team regelmäßig seine Prioritäten und integriert Feedback aus dem gesamten Unternehmen, um die Roadmap an den strategischen Zielen auszurichten. Das ist nicht einfach – vor allem, wenn man mit mehreren Stakeholdern zusammenarbeitet. Hier kommt Asana ins Spiel.

Vier Möglichkeiten, wie Asana die Roadmap-Planung vereinfacht

Wenn die digitale Roadmap richtig erstellt wird, hilft sie Teams, die wichtigsten Projekte zu priorisieren, die Voraussetzungen für Wachstum zu schaffen und alle auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wie Dani sagt, besteht das Hauptziel darin, „die Prioritäten des Teams herauszufinden und zu bestimmen, wie wir die Kapazitäten verteilen können, um die Wirkung zu steigern und uns gleichzeitig auf andere Vorhaben zu konzentrieren.“

Um dies zu erreichen, benötigen Teams einen zentralen Ort, um potenzielle Projekte zu visualisieren, die Strategie festzulegen, Entscheidungen zu treffen und den Fortschritt zu verfolgen – und das alles, während sie nahtlos zusammenarbeiten.

So hilft Asana Danis Team, genau das zu erreichen.

Zentralisierung der Roadmap-Arbeit für mehr Transparenz

Eine der größten Herausforderungen beim Erstellen einer digitalen Roadmap besteht darin, funktionsübergreifende Partner während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden zu halten. Laut Dani ist die Liste der Stakeholder des Digitalteams „lang und breit“ – sie umfasst viele Personen mit unterschiedlichen Prioritäten und Verantwortlichkeiten, die für eine genaue Entscheidungsfindung einbezogen werden müssen. Und das bedeutet, dass es eine Herausforderung ist, alle auf dem Laufenden zu halten.

Um dies zu lösen, verlässt sich Danis Team auf die Projektfunktion von Asana, um ein Master-Roadmap-Projekt zu erstellen, das alle digitalen Initiativen für das Geschäftsjahr enthält. Zu Beginn des Roadmapping-Prozesses fügen Stakeholder und Teams ihre vorgeschlagenen Projekte als Asana-Aufgaben zur Master-Roadmap hinzu, wodurch alle Beteiligten Transparenz erhalten und die Möglichkeit haben, sich einzubringen. 

Nehmen wir an, das SEO-Team plant, vier Seiten auf Asana.com im ersten Quartal zu aktualisieren. Um dieses Ziel zu erreichen, benötigen sie Unterstützung vom Digitalteam, um Seitenlayouts neu zu gestalten, neue Inhalte hochzuladen und Updates live zu schalten. Während des ersten Roadmapping-Prozesses fügt der SEO-Projektmanager der digitalen Roadmap eine Aufgabe hinzu, die dem SEO-Projekt entspricht, z. B. „Q1 Pillar Page Updates“. Anschließend überprüft das Digitalteam die Aufgabe direkt in der Roadmap und verwendet die bereitgestellten Informationen, um zu entscheiden, ob das Projekt fortgesetzt werden soll oder nicht.

„Durch die Erstellung eines zentralen Plans an einem Ort sind wir in der Lage, allen unseren Partnern Transparenz und Mitspracherecht zu geben“, sagt Dani.

Datenbasierte Ressourcenentscheidungen

Sobald Danis Team sein digitales Roadmap-Projekt erstellt hat, besteht der nächste Schritt darin, zu entscheiden, welche Projekte in die Endauswahl kommen sollen.

Aber es geht nicht nur darum, die Arbeit auszuwählen, die erledigt werden soll. Bei so vielen beteiligten Stakeholdern können Anfragen die Kapazität der Roadmap schnell übersteigen. Wie Dani bemerkt, gibt es ein empfindliches Gleichgewicht zwischen der Priorisierung geschäftskritischer Initiativen – wie Projekten, die Vertriebs-Leads oder Pipelines fördern – und der strategischen technischen Arbeit, die erforderlich ist, um langfristiges Wachstum zu unterstützen.

Um diese Entscheidungen zu treffen, vertraut Danis Team auf die benutzerdefinierten Felder von Asana. Jedes Mal, wenn eine anfragende Person ein vorgeschlagenes Projekt zur Roadmap hinzufügt, markiert sie die Aufgabe mit benutzerdefinierten Feldern, die dem Team helfen sollen, zu sehen, wo das Projekt in das Gesamtbild passt – und zu entscheiden, ob es das Projekt übernehmen soll oder nicht. Diese benutzerdefinierten Felder umfassen:

• Lieferquartal: Das geplante Lieferquartal, in dem die Arbeit abgeschlossen sein muss.

• Engagement: Ob das Projekt angenommen wurde und wie hoch das Engagement ist.

• Priorität: Die Prioritätsstufe der Aufgabe oder des Projekts. 

• Direkt verantwortliches Team: Welches digitale Team wird für das Projekt verantwortlich sein.

• Aufwand: Eine numerische Schätzung von 1–5, die den Komplexitätsgrad des Projekts angibt.

Sobald Projekte hinzugefügt und mit Tags versehen wurden, bewertet das digitale Team seine Arbeitsbelastung und entscheidet, wie die Bandbreite auf verschiedene Arten von Projekten aufgeteilt wird, z. B. strategische Initiativen, technische Wartung und Unterstützung von Stakeholdern. Mit einem kurzen Blick auf die benutzerdefinierten Felder können sich die Verantwortlichen für die digitale Säule leicht auf die Priorität, den erforderlichen Aufwand und die potenziellen Auswirkungen jedes Projekts ausrichten, was die Fertigstellung der Roadmap erleichtert.

„Unsere benutzerdefinierten Felder ermöglichen es uns, harte Kapazitätsgespräche zu führen“, sagt Dani. „Wir können den Stakeholdern zeigen, was angefordert wurde, was zugesagt wurde und wie viel Aufwand erforderlich ist – und diese Informationen dann als Grundlage für Kompromissgespräche verwenden.“

Diese benutzerdefinierten Felder helfen Danis Team auch zu sehen, wie jedes Projekt mit den Kernzielen von Asana übereinstimmt. Durch die Zuordnung von Aufgaben zu den übergeordneten Unternehmenszielen, auf die sie hinarbeiten, kann das Team sicher sein, dass die Arbeit, die es voranbringt, die strategischen Ziele unterstützt.

„Mit Asana ist alles miteinander verknüpft“, sagt Dani. „Wir können klar erkennen, wie unsere Prioritäten mit den Marketingzielen und letztendlich mit den Kerngeschäftszielen übereinstimmen.“

Verknüpfung von Arbeitsvorgängen in allen Teams

Während die digitale Roadmap die wichtigste Informationsquelle für die Projekte des digitalen Teams ist, ist sie nicht das einzige Projekt, das im Spiel ist. Verschiedene Teams arbeiten mit mehreren, sich überschneidenden Roadmaps – wie Marketing, Produktentwicklung oder Kundenerfahrung. Diese Überschneidungen können leicht zu Doppelarbeit und Ressourcenverschwendung führen.

Um dies zu verhindern, verwendet Danis Team die Mehrfachzuordnung von Asana, die es ermöglicht, dass eine Aufgabe in mehreren Projekten existiert. Zum Beispiel kann das Projekt des SEO-Teams für die Pillar-Page im ersten Quartal in der SEO-Roadmap, der Content-Marketing-Roadmap und dem Sprint-Board für die Webentwicklung gleichzeitig erfasst werden, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und doppelte Aufgaben vermieden werden.

„Die digitale Roadmap ist so umfangreich und umfasst so viele Funktionen, dass Aufgaben leicht übersehen werden können“, sagt Dani. „Die Mehrfachzuordnung ermöglicht es unseren wichtigsten Partnern, ein digitales Projekt auf ihre Roadmap zu setzen. Auf diese Weise können wir alles miteinander verknüpfen, ohne dass es zu Doppelarbeit kommt.“

Mit Echtzeit-Berichten verläuft die Arbeit nach Plan

Sobald die Roadmap erstellt wurde und die Arbeit beginnt, verwendet Danis Team das Bericht-Dashboard von Asana, um den Fortschritt nachzuverfolgen. Das Dashboard bietet einen umfassenden Überblick über den Projektstatus und hilft dem Team, Probleme schnell zu beheben und Engpässe zu vermeiden.

 „Wir nutzen die Dashboard-Funktion, um den Überblick über unsere Fortschritte zu behalten – und um zu sehen, wo wir in Bezug auf die Unternehmensziele stehen“, sagt Dani. „Jeder kann leicht sehen, was oberste Priorität hat, was blockiert ist und was überlastet ist.“

Am Ende eines jeden Quartals überprüft das Digitalteam seine Roadmap und passt sie an neue Business-Prioritäten an. Wenn es Änderungen gibt, die eine Verschiebung des Fokus erfordern, werden diese in vierteljährlichen Verhandlungen besprochen, in denen das Team entscheidet, welche Projekte vorangetrieben werden sollen. Die aktualisierte Roadmap wird dann mit allen Beteiligten geteilt, damit jeder über Änderungen informiert ist.

Auch nach Quartalsende geht die Arbeit des Teams weiter. Sie verwenden Dashboard-Metriken, um Erfolge und Herausforderungen zu identifizieren, und wenden diese Erkenntnisse auf die zukünftige Planung an.

„Durch die Verfolgung der Start- und Enddaten unserer Roadmap können wir sehen, wie viele Projekte innerhalb des festgelegten Zeitrahmens geplant und abgeschlossen wurden“, sagt Dani. „Dann können wir diese Daten verwenden, um einen klaren Überblick darüber zu erhalten, wie wir uns von Jahr zu Jahr entwickeln.“ 

Halten Sie Ihre digitale Roadmap auf Kurs

Eine gut verwaltete digitale Roadmap muss nicht kompliziert sein. Mit Asana kann Ihr Team Prioritäten setzen, die funktionsübergreifende Zusammenarbeit optimieren und datengestützte Entscheidungen treffen, die die strategischen Ziele Ihres Unternehmens unterstützen und die Voraussetzungen für aussagekräftige Ergebnisse schaffen.