Uppdelad arbetsstruktur (WBS) för projekthantering: Vad det är och hur det används

En uppdelad arbetsstruktur (WBS) är en visuell projektuppdelning. Med början i arbetets omfattning visar WBS leveranserna och hur de kopplas till det övergripande projektet.

Eftersom en uppdelad arbetsstruktur visas visuellt kan den skapas med hjälp av en kombination av programvara för arbetsflödeshantering och ramverk för projekthantering. Några av metoderna är tidslinjer, Kanban-tavlor och kalendrar. 

Vi går igenom hur man skapar en uppdelad arbetsstruktur, vad som ska ingå och visar exempel på hur du kan tillämpa den i ditt eget arbete.

Vad är en uppdelad arbetsstruktur inom projekthantering?

En uppdelad arbetsstruktur är ett verktyg som hjälper dig att organisera ditt projekt hierarkiskt. Med en WBS kan du dela upp leveranser i delleveranser för att visualisera projekt och beskriva viktiga beroenden. Varje uppdelad arbetsstruktur består av några delar: 

• En projektbaslinje eller omfattningsbeskrivning, som innehåller en projektplan, beskrivning och namn. 

• Projektintressenter.

• Ett organiserat projektschema.

• Projektleveranser och stödjande underuppgifter.

Projektledare använder uppdelade arbetsstrukturer för att hjälpa team att dela upp komplexa projektomfattningar, visualisera projekt och beroenderelaterade leveranser och ge teammedlemmar en visuell projektöversikt i motsats till en lista över uppgifter. 

Därifrån organiserar du din struktur baserat på de hierarkiska nivåerna för delleveranser. Projektet kan också innehålla faser baserat på det arbete som behövs och den övergripande projekttidslinjen.  

De två typerna av WBS

1. Leveransbaserad uppdelad arbetsstruktur: Det här är en hierarkisk uppdelning av arbetet som är inriktad på leveranser. Om det låter svårt är det inte det. I grund och botten innebär det att du tittar på den övergripande projektomfattningen och delar upp arbetet i leveranser som stöder den. Det här tillvägagångssättet är bäst för kortare projekt med ett riktigt tydligt resultat. Till exempel att utveckla en årlig intäktsrapport.

2. Fasbaserad uppdelad arbetsstruktur: Här använder du projektfaser för att skapa arbetspaket som innehåller grupper av uppgifter. Dessa uppgiftsgrupper slutförs sedan i faser. Använd en fasbaserad WBS för längre projekt med mindre definierade resultat. Till exempel om du vill öka bibehållandet med 20 % under de kommande tre åren.

Vilka är de tre nivåerna i en uppdelad arbetsstruktur?

Nivåer i en uppdelad arbetsstruktur hjälper till att dela upp uppgifter efter beroenden. Eftersom projekt kan skilja sig åt så mycket, kommer nivåerna i din uppdelade arbetsstruktur också att göra det. Även om de flesta projekt har någon form av beroenden är det möjligt att du stöter på projekt som inte kräver underberoenden. 

Det finns tre huvudsakliga nivåer av beroenden, men din struktur kan kräva fler eller färre än så. Varje nivå är kopplad till en överordnad uppgift, där arbetet som krävs för att slutföra den överordnade uppgiften är organiserat i beroenden.  

Låt oss ta en titt på de tre högsta nivåerna av beroenden i en uppdelad arbetsstruktur. 

Nivå 1: Den överordnade uppgiften

Den första nivån i en uppdelad arbetsstruktur är den mest förenklade formen av projektet eftersom den innehåller den överordnade uppgiften. Det är vanligtvis detsamma som projektmålet. 

Låt oss till exempel säga att ditt projektteam arbetar med att förnya din webbplatsdesign. Den första nivån i din WBS kan se ut ungefär så här:

• Lansera ny webbplatsdesign

Som du ser är det enkelt och okomplicerat. Nivå ett är det grundläggande målet och det första steget i de många projekthanteringsfaserna. Arbetet som krävs för att slutföra det här målet kommer senare i nivå två och tre. 

Nivå 2: beroenden och uppgifter

Därefter blir din uppdelade struktur lite mer komplicerad beroende på projektets omfattning. Nivå två i din WBS kommer att innehålla underuppgifter, även kallade beroenden, till den överordnade uppgiften. 

Låt oss till exempel titta på vilka uppgifter som kan behövas för att lansera en ny webbplatsdesign. 

• Organisera en kreativ brainstorming-session

• Förnya varumärkesriktlinjer

• Skapa ett ramverk för meddelanden

• Designa om logotypen

• Lägg till nya foton 

Även om nivå två är något mer detaljerad än nivå ett är den fortfarande en översikt på hög nivå över de beroenden som behövs för att slutföra projektmålet. 

Nivå 3: underuppgifter

På den tredje nivån i WBS delar du upp dessa beroenden ytterligare i mer hanterbara komponenter som kallas underberoenden. I det här skedet – den lägsta nivån i projektets livscykel – definierar du de mest detaljerade uppgifterna. De här genomförbara uppgifterna kommer att förenkla vägen till att slutföra alla nödvändiga leveranser.

Här är några uppgifter på nivå tre som du kan använda för en ny webbplatsdesign i exemplet ovan: 

• Välj varumärkesfärger

• Skapa en tavla med varumärkets känsla

• Tilldela UX-designers

• Skapa en modelldesign.

• Granska och godkänn prototyper.

• Schemalägg en varumärkesfotografering

• Ändra storlek och redigera bilder

Som du ser blir det arbete som krävs för att slutföra projektmålet mycket tydligare. Du kan även välja att lägga till ytterligare nivåer i din WBS, beroende på hur specifik du vill att bilden ska vara. 

Vad ingår i en uppdelad arbetsstruktur?

En uppdelad arbetsstruktur är i huvudsak en komprimerad projektplan som är organiserad i en visuell hierarki. Det innebär att den innehåller allt som en framgångsrik projektstadga har, vilket inkluderar WBS-element såsom mål, leveranser, tidslinjer och viktiga intressenter. 

För att skapa din egen nedbrytande struktur måste du först veta vad den ska innehålla. Som tur är har vi allt du behöver. Låt oss ta en titt på några av de viktigaste delarna som ska ingå i din uppdelade arbetsstruktur.

WBS-ordlista

En ordlista för en uppdelad arbetsstruktur är en bra utgångspunkt när du bygger en ny projektstruktur. Eftersom den visuella karaktären hos en bra WBS inte lämnar utrymme för detaljerade förklaringar, beskriver WBS-ordlistan varje uppgift mer i detalj. Att skapa en ordlista är en viktig del av att hjälpa projektets teammedlemmar att lättare hitta nödvändiga detaljer om uppgifterna.

Även om du skapar den själv kan det vara bra att få hjälp av teammedlemmar från olika avdelningar. Det gör att ordlistan blir så användbar som möjligt och att alla punkter förklaras korrekt.

Några fält som bör ingå i din ordlista är:

• Uppgiftsnamn: Håll det tydligt och enkelt, högst några ord.

• Beskrivningar: Gå in på lite mer detaljer men inte mer än en mening eller två.

• Leveranser: Återigen är det bra att vara specifik. Var tydlig med exakt vad du förväntar dig att teamet ska slutföra.

• Budget: dina beräknade utgifter, inklusive hur mycket du kommer att spendera, för vad och när.

• Milstolpar: Viktiga ögonblick på projektets tidslinje där en uppsättning uppgifter är slutförda.

• Godkännanden: Vilka uppgifter som behöver godkännanden.

Även om det finns flera fält som du kan inkludera är det viktigaste att tänka på att skapa en resurs där projektets teammedlemmar kan hitta information om det projektarbete som krävs för att slutföra olika uppgifter.  

Uppgiftsbeskrivning

Uppgiftsbeskrivningarna innehåller både ett uppgiftsnamn och en kort sammanfattning av målen. Eftersom din WBS inte har plats för en fullständig beskrivning kan du inkludera ytterligare information i din WBS-ordlista.

Syftet med uppgiftsbeskrivningen är att teammedlemmarna enkelt ska kunna förstå vad uppgiften är på kortast möjliga sätt. Så ödsla inte för mycket tid på detaljerna ännu.  

Uppgiftsägare

Den tilldelade uppgiftsägaren är en viktig del att inkludera både för ansvarsskyldighet och för kommunikation. Ju lättare det är att hitta svar, desto snabbare kommer uppgifterna att slutföras. Projektledare är ofta uppgiftsägare, men avdelningschefer och chefer kan också vara ägare beroende på typen av uppgift.

Det finns inget värre än att slösa tid på att leta efter projektinformation. Att tilldela uppgiftsägare kan förbättra teamets produktivitet eftersom projektintressenter snabbt kan rikta frågor till rätt person.   

Budget för uppgifter

Även om det inte alltid behövs bör projekt som kräver stora budgetar spåras noggrant. Det är bra att tilldela specifika budgettak för uppgifter för att enkelt kunna spåra hur nära du är din tilldelade budget. 

Om du inte spårar din budget kan det leda till att du spenderar mer än väntat, vilket kan påverka din vinstmarginal. Se därför till att inte bara spåra din totala budget utan även kostnaderna för enskilda uppgifter. 

Slutförandedatum 

Det bör inte komma som en överraskning att det är viktigt att spåra målets slutförandedatum. Med det sagt är det viktigt att vara beredd på ändringar av slutförandedatumet. 

Även om det kan vara svårt att hantera flera projekt som går över den tilldelade tidslinjen, är det ibland oundvikligt. För att spåra förloppet på rätt sätt bör du dela upp varje uppgift i en tidslinje eller ett annat projekthanteringsverktyg. På så sätt kan du upptäcka förseningar i realtid och arbeta för att förhindra att deadlines samlas och gör att du missar ditt ursprungliga slutförandedatum. 

Uppgiftsstatus

Tillsammans med tidslinjespåring är det viktigt att dokumentera uppgiftsstatus för att snabbt kunna kontrollera förloppet. Det finns flera sätt att logga status, men många team använder termer som öppen, pågående och slutförd. 

Det hjälper inte bara till att spåra förloppet utan ger också en översikt på hög nivå över teamets produktivitet. Om det till exempel finns ett mönster där vissa team inte kan slutföra sina uppgifter kan det finnas ett underliggande problem. På så sätt kan du arbeta för att lösa arbetsbelastnings- eller kommunikationsproblem innan de blir stora.  

Skapa en uppdelad arbetsstruktur

Nu är det dags för den roliga delen. Eftersom en uppdelad arbetsstruktur presenteras i en visuell hierarki finns det flera sätt att skapa din. Det bästa är att du kan välja den metod som passar dig och ditt team. För att spara tid kan du börja med en mall för en uppdelad arbetsstruktur som redan är formaterad för tidslinjer, tavlor eller kalendrar.

Vanliga visuella metoder som team använder är tidslinjer, Kanban-tavlor och kalendrar. Beroende på vilken programvara du använder kan vissa funktioner se lite olika ut. Låt oss fördjupa oss i de här tre metoderna för att få en bättre förståelse för hur man skapar en uppdelad arbetsstruktur i var och en. 

Tidslinjer (eller Gantt-diagram)

Tidslinjer är bra verktyg för att visualisera arbete på ett roligt och färgstarkt sätt. De är också bra på att tillhandahålla den nödvändiga funktionaliteten för en uppdelad arbetsstruktur. Här är några av funktionerna du får med en tidslinje, även känd som ett flödesschema eller Gantt-diagram:

• Importera traditionella kalkylark

• Bevaka förlopp

• Justera uppgifter

• Koppla ihop uppgifter med beroenden

• Justera ändringar av deadlines

• Tilldela uppgiftsägare

• Spara ej schemalagda uppgifter

• Justera färgspårning

• avsnitt efter nivåer

• Filtrera och sortera uppgifter

Du kan starta din WBS på flera olika sätt, till exempel genom att importera ett befintligt kalkylark eller bygga det direkt i tidslinjeprogramvaran. Tidslinjer skiljer sig från Kanban-tavlor och kalendrar på grund av den visuella layouten och justerbara funktionaliteten. Det är upp till dig att avgöra vilken visuell layout som passar bäst för ditt team. 

Kanban-tavlor 

Kanban-tavlor liknar tidslinjer men skiljer sig åt i hur de är visuellt organiserade. I stället för att vara organiserade i en horisontell linje är de utformade för att se ut som tavlor. Kanban-programvara kan hjälpa till med följande för att hålla projekten i fas:

• Bevaka förlopp

• Justera uppgifter

• koppla ihop uppgifter med beroenden

• Justera ändringar av deadlines

• Planera arbetsflöden

• Kommunicera på ett ställe

• Planera produktöversikter

En Kanban-tavla är ett annat bra alternativ för att bygga ut din struktur för uppdelning av arbetet, och det är ett av de mest använda verktygen för dagliga resurshanteringsbehov. En av de bästa sakerna med det här verktyget är att man kan se uppgiftsdetaljer i förväg. Det gör det till ett bra alternativ om du inte kan skapa en WBS-ordlista.

Det bästa sättet att komma igång med den här metoden är att börja bygga hierarkin i din Kanban-tavla. 

Kalendrar

Det tredje alternativet för att skapa en egen WBS är att använda en programvara för teamkalender. Även om de inte används lika ofta för nedbrytande strukturer som de tidigare alternativen, är de ett utmärkt verktyg för att visualisera projekt. De är också särskilt användbara för att växla mellan dag-, vecko- och månadsvyer för stora projekt.

Kalendrar är bra verktyg för att skapa en WBS och de ger dig en annan visuell upplevelse än alternativen ovan. För att starta din struktur med en kalender kan du importera ett befintligt kalkylark eller börja bygga ett nytt projekt i din kalenderprogramvara. 

Exempel på en uppdelad arbetsstruktur

Nu när du vet vad som ingår i en WBS och hur man bygger en med hjälp av en mängd olika programvaruverktyg kan vi titta på ett konkret exempel på en WBS. Även om din mall kommer att se lite annorlunda ut beroende på vilken metod du använder för att skapa den, bör din WBS innehålla liknande uppgiftshierarkier och nivåer. 

Här är ett exempel på en uppdelad arbetsstruktur som kan hjälpa dig att komma igång.

Här är ett exempel på en uppdelad arbetsstruktur baserat på informationen ovan för att hjälpa dig att komma igång.

WBS-namn: Webbplatsdesign

Beskrivning: Förnya vår gamla webbplatsdesign baserat på den nya brandingen. 

Slutförandedatum: 15/9/21

Budget: 50 000 $

Nivå 1: 

1. Förnya webbplatsens utformning 

Nivå 2:

1. Uppdatera varumärkesriktlinjer (slutförd)

2. Utveckla meddelanderamverk (slutförd)

3. Designa om logotyp (pågående)

4. Lägg till nya foton (öppen)

Nivå 3:

1. Förnya varumärkesriktlinjer 

• Varumärkesfärger – Tea Appelgren

• Varumärkets moodboard – Tea Appelgren

• Designa UX – Rickard Blom

2. Skapa ramverk för meddelanden

• Rubrik – Daniela Vanås

• Uppdragsbeskrivning – Daniela Vanås

• Språkriktlinjer – Daniela Vanås

3. Designa om logotyp

• Skiss – Kabir Madan

• Modeller – Tea Appelgren

• Slutgiltiga designer – Tea Appelgren

4. Lägg till nya foton

• Fotografering – Kabir Madan

• Fotoredigeringar – Tea Appelgren

• Slutliga val – Kabir Madan

Kom ihåg att din WBS kommer att se annorlunda ut beroende på projektets storlek, dess komplexitet, tidslinjen och din valda programvara. Var och en av de här detaljerna kommer att forma projektets beroenden och visuella hierarki. 

Anpassa din uppdelade arbetsstruktur efter dina behov

När det kommer till kritan är det inte så svårt att skapa en uppdelad arbetsstruktur. När du väl har lärt dig det kan du och ditt team bara dra nytta av att lägga till en visuell hierarki eller projektuppgifter. Oavsett om du är en visuell eller verbal person finns det ett arbetshanteringsverktyg för alla. 

Med Asana kan du enkelt växla mellan listor, tidslinjer, tavlor och kalendrar utan att missa något. Mindre tid på att jobba om jobb? Ja, tack.