9 sätt att förbättra teamets effektivitet på jobbet

Under arbetsveckan stöter även de bästa teamen på svårigheter som kan hindra deras effektivitet. Improduktiva möten, långa e-postmeddelanden och att inte veta vad de andra jobbar med kan hindra teamet från att stryka uppgifter från att göra-listan eller att genomföra dem väl.

Teameffektivitet syftar på hur mycket högeffektivt arbete teamet kan åstadkomma – genom att helt enkelt ta bort friktion och distraktion på arbetsplatsen. Teameffektivitet är inte produktivitet för produktivitetens skull, det handlar snarare om hur man bygger upp en effektiv arbetsplats och uppmuntrar ett hälsosamt teamsamarbete på arbetsplatsen för att förbättra teamets övergripande prestation.

Hur förbättrar man teameffektiviteten?

För att förbättra teameffektiviteten måste de dagliga hindren som ligger i vägen för att teamet ska kunna utföra ett högeffektivt arbete minskas. Enligt Anatomy of Work ägnar anställda över hela världen större delen av sin tid (60 %) på uppgifter om arbetet och bara 27 % av tiden på kvalificerat arbete. När du förbättrar teamets effektivitet ger du dem tid tillbaka för att fokusera på det arbete som är viktigast.

Nio steg för att förbättra teamets effektivitet

För att öka din och teamets effektivitet och trimma dina projektledarkunskaper kan du använda de här nio tipsen och förbättra både hastigheten och kvaliteten på teamets arbete.

1. Eliminera onödiga möten

För att citera Dave Barry: ”Om du med ett enda ord skulle behöva ange orsaken till att mänskligheten inte har uppnått och aldrig kommer att uppnå sin fulla potential, skulle det ordet vara: 'möten'.”

Ett av de enklaste sätten att förbättra teamets effektivitet är att bli av med onödiga möten. Det betyder inte att alla möten är dåliga. Möten kan vara produktiva förutsatt att det finns en tydlig agenda, att de rätta personerna deltar och att alla är villiga att bidra till en lösning, men så är inte alltid fallet.

Om de planeras utan en tydlig agenda eller mål kan även korta 30-minutersmöten bli förlängda och ta en del av tiden teamet har för att arbeta mot konkreta mål. Fråga i stället dig själv (och teamet) om ni verkligen behöver det där mötet.

Vanlig fråga: Hur vet man om ett möte är viktigt?

Innan du planerar ett möte bör du fråga dig själv om det verkligen är nödvändigt. Ibland schemalägger vi rutinmässigt ett möte när en annan kommunikationsform skulle vara bättre. Genom att eliminera onödiga möten ger du alla mer tid att fokusera på det arbete som är viktigt. Till exempel, om du schemalägger ett möte för att dela en uppdatering på en projektstatus, skulle du inte kunna skicka en digital uppdatering i stället?

Alternativ till teammöten:

• I stället för att schemalägga en teamuppdatering kan du skicka en projektstatusrapport.

• I stället för ett brainstormingmöte med teamet kan du dela en virtuell brainstorming-tavla.

• I stället för att planera möten för att dela information kan du dela sammanhang asynkront.

Alternativt kan du bli inbjuden till ett möte som du tycker är onödigt. Till exempel, behöver du verkligen närvara om din roll i mötet inte är tydligt definierad? Överväg att skicka ett meddelande till mötesarrangören för att fråga om du verkligen ska delta.

2. Effektivisera mötena

En del möten är viktiga, och teamen kan göra ett utmärkt arbete när de samarbetar. Men oavsett vilket slags möte du planerar finns det några enkla sätt som gör det mer åtgärdbart, produktivt och effektivt:

1. Skapa och dela en agenda innan mötet. Se till att alla möten har ett mål för att förbättra teameffektiviteten under mötena. Det kan också vara bra att fastställa vad som inte är ett mål för att se till att mötet inte spårar ur. Skapa och dela en mötesagenda så att alla är informerade. Om det finns kompletterande dokument att läsa kan du dela dem i agendan.

2. Kom överens om mötesnormer. Oavsett om mötet är på plats eller virtuellt bör du definiera och dela gruppnormer för mötena eller företaget. Borde teammedlemmarna lägga undan sina bärbara datorer? Ska videon vara på om det är ett virtuellt möte? Vem ska börja om flera personer har någonting att säga? Dela de här normerna innan mötet.

3. Gör anteckningar som omvandlas till genomförbara åtgärder. Ge en person i uppdrag innan mötet att föra mötesanteckningarna. Det bästa är att skriva anteckningar på samma plats som där du delade agendan. Registrera åtgärdspunkter med slutdatum och tilldelade personer tillsammans med anteckningarna.

4. Samla feedback för att öka effektiviteten. Kolla med teamet regelbundet för att försäkra dig om att mötena också känns värdefulla för dem. Om ett visst möte bara verkar vara användbart för några få personer, kan du ändra det mötet till en digital uppdatering eller en projektstatusrapport i stället.

3. Prioritera arbetet baserat på viktiga resultat

Varje dag kan dina anställda behöva slutföra tio olika uppgifter i flera projekt. Just nu verkar alla vara viktiga och brådskande, men var ska de börja? Åt vilka uppgifter ska de ägna sin tid och kapacitet för att göra sitt bästa arbete?

Naturligtvis är vissa uppgifter och projekt viktigare än andra. Det är här som väldefinierade idéer och mål för arbetet kommer in bilden. Dina kortsiktiga mål ger en stabil grund för långsiktiga mål, såsom en produktplan eller plan för lanseringshantering. Att ha en tydlig vision för vilka uppgifter som överensstämmer med företagets eller avdelningens övergripande mål hjälper till att hålla alla på samma linje och ger enskilda teammedlemmar möjlighet att fatta beslut som påverkar helheten.

Koppla företagets mål till det individuella arbetet

När du har en tydlig förståelse för hur arbetet bidrar till företagets mål och ambitioner, kan du bättre förstå vilka projekt och uppgifter som kommer att få störst inverkan. Enligt Anatomy of Work är anställda som har klart för sig hur deras arbete påverkar företagets uppdrag dubbelt så motiverade än kollegorna.

Fokusera på dessa arbetsuppgifter innan du fortsätter med mindre viktiga uppgifter. Om en uppgift eller ett projekt inte stöder ditt företags större, mer övergripande mål, ambitioner eller uppdrag bör du fundera på om den är nödvändig eller ej.

Claire Knebl, marknadsföringschef på Ritual, leder ett högpresterande och engagerat team med stark fokus på kunderna. ”Jag ägnar en vecka åt att komma in i min målgrupps synsätt innan jag börjar en kampanj. Jag fokuserar på att lära mig så mycket som möjligt om kunderna, ofta genom informella samtal, för att lära mig hur de lever sitt dagliga liv.”

4. Ta bort, skjut upp, delegera eller minska arbete med lägre prioritet

Det kommer oundvikligen finnas tillfällen då medlemmar i ditt team har för mycket att göra. Utan ett fungerande system som hjälper dem att ta bort, skjuta upp, delegera eller minska arbeten med lägre prioritet blir deras arbetseffektivitet lidande. Enligt våra undersökningar rapporterade 85 % av de anställda att de upplevt för hög arbetsbelastning och 42 % anser att arbetsmoralen är låg på grund av för mycket arbete.

Du kan förbättra teamets effektivitet på jobbet och öka trivseln på arbetsplatsen med en bra hantering av arbetsbelastningen. Ett enkelt sätt att hantera teamets arbetsbelastning på är att ta bort, skjuta upp, delegera eller minska uppgifter med lägre prioritet. Ta en titt på projektets helhetsbild och identifiera vilka jobb som behöver göras genom en behovsbedömning och vilka uppgifter som är prioriterade:

• Mot bakgrund av den princip som beskrevs i tips nummer två: om en aspekt av projektet inte är förenlig med en av företagets övergripande mål – stryk den.

• Om det finns ett mer brådskande projekt som har större inverkan på teamets mål bör du slutföra den uppgiften och skjuta upp alla uppgifter som är mindre viktiga tills du har mer tid att ta itu med dem.

• Om två lika viktiga uppgifter har tilldelats till samma person kan du delegera en av de uppgifterna till en annan medlem som har mer arbetskapacitet.

• Hitta ett sätt att minska den tid som krävs för att slutföra en uppgift som inte går att skjuta upp, ta bort eller delegera. Eliminera möten relaterade till uppgiften, sänk antalet möten eller förkorta dem. Du kan också jobba på de delar av projektet som har högst prioritet och skjuta upp resten till senare.

Vanlig fråga: Hur kommer man igång med hantering av arbetsbelastning?

Hantering av arbetsbelastning handlar om hur du fördelar och hanterar arbetet i hela teamet. För att komma igång med resurshantering behöver du först få en inblick i teamets arbetsbelastning och kapacitet. Du kan spåra den här informationen med en plattform för resurshantering som ger insyn i teamets arbetsbelastning. När du har sammanställt en fullständig lista över alla uppgifter och allt arbete som ditt team ansvarar för kan du tilldela resurser baserat på teamkapacitet. Med den insikten kan du också justera teamets arbetsbelastning efter behov för att förhindra utbrändhet och tristess.

Som chef för marknadsföring på Ritual rekommenderar Claire Knebl att välja tre saker att fokusera på varje vecka. ”Man kan vanligtvis få tre saker gjorda på en vecka. Den första bör vara något viktigt och strategiskt. Den andra bör också vara viktig, men något enklare som kan strykas från listan. Och den tredje bör vara att ge stöd.”

5. Utnyttja teamets styrkor när du tilldelar arbete

Ingen anställd är den andra lik. Varje person har olika erfarenheter, styrkor och svagheter som gör dem till en uppskattad medlem i teamet. På samma sätt tycker olika människor om att arbeta på olika sätt. En person i teamet kanske tycker om att genomföra och organisera forskningar för en rapport medan en annan teamkollega hellre skulle äta glas än att sammanställa forskningsresultat.

Om du vet vem i teamet som är bra på en speciell färdighet och hittar sätt för dem att ägna tid åt arbeten de gillar kan det hjälpa dig att effektivisera uppgifter och projekt. Om du dessutom vet att en kollega tycker om att jobba med en specifik uppgift är det mer sannolikt att arbetet får högre kvalitet och att uppgiften slutförs snabbare. Att ge teamet det jobb som är mest givande eller stimulerande för dem hjälper alla att göra sitt bästa.

6. Planera teamets arbete innan du börjar

När du väl vet vad som behöver göras och vem som ska göra det är det dags att skapa en handlingsplan som teamet kan följa. Om du har en genomtänkt plan som har sammanställts redan från början kan du eliminera ytterligare ”jobb som handlar om jobbet” senare.

För att börja bör du se till att alla teamets projekt har en tydlig plan. Genom att planera ett projekt från början säkerställer man att det finns realistiska tidsramar för varje projektmilstolpe ända fram till dess att projektet är slutfört. Varje person vet vem som är ansvarig för varje pusselbit och har full kännedom om vad som pågår och vad som har slutförts. Samordna och planera sedan alla projekt i programmet så att teamets tid utnyttjas på bästa sätt.

7 viktiga delar i en projektplan

1. Mål

2. Framgångsvärden

3. Intressenter och teamroller

4. Budget

5. Milstolpar och leveranser

6. Tidslinje och scheman

7. Kommunikationsplan

Att använda ett jobbhanteringsverktyg kan hjälpa dig att skapa alla de mindre uppgifterna som leder till att uppnå ett större mål. Använd mallar i Asana för att kopiera en process som har fungerat tidigare och för att se till att inga steg utelämnas och att inget arbete glöms bort.

7. Uppmuntra tvärfunktionellt samarbete

Bara för att ni jobbar på olika avdelningar betyder det inte att ni inte kan samarbeta. Ni jobbar trots allt mot samma mål som del av ett större företag. Att veta vad andra team jobbar med kan uppmuntra teamen att samarbeta när arbeten och mål överlappar varandra.

Verktyg för jobbhantering kan öka synligheten i teamet genom att koppla varje projektfas till en specifik uppsättning mål. De här verktygen fungerar som en centraliserad plats för att dela ditt arbete med resten av teamet och identifiera personer med olika ansvarsområden som kan samarbeta. Genom att dela samma informationskälla kan du öka samarbetet och minska hindren som står i vägen för produktivt arbete, vilket gör att teamet kan bli effektivare.

Jina Kim, specialist på efterlevnad hos Carta – ett SEC-registrerat överföringsombud som hjälper offentliga och privata företag att utfärda och förvalta värdepapper – förlitar sig på Asana för att uppmuntra samarbete i alla deras affärsenheter, för att se vem som jobbar med vad och för att förstå hur varje team och medlem påverkar varandra.

”Till exempel kan supportteamet komma in på morgonen och upptäcka att någonting har ändrats i produkten under natten och behöva en lösning”, konstaterade Jina.

8. Främja hela dagar utan möten

Att delta i möten kan störa din effektivitet och göra det svårare att få flyt i arbetet och avsluta ett projekt. Att ha minst en hel dag på kontoret och kunna hänge sig åt flera mötesfria timmars oavbrutet arbete med ett projekt kan bidra mycket till att förbättra effektivitet och produktivitet.

På Asana har vi mötesfria onsdagar, vilket gör det möjligt för alla att jobba i lugn och ro utan att oroa sig för möten. Vi ber våra anställda att undvika att boka in interna möten på onsdagar och att ta hänsyn till varandras scheman. På så sätt får alla teammedlemmar långa tidsblock för att ”göra” jobbet i stället för att bara prata om det. Resultatet blir att teamet har mer tid för att analysera, utföra och granska viktiga processer i projekten. De mötesfria onsdagarna är många anställdas favoritdag i veckan, och ofta slutförs projekten just den dagen.

9. Definiera syftet med olika kommunikationskanaler

Varje team har flera kommunikationsverktyg till hands, men de är bara användbara om teamet vet hur och när de ska användas. De flesta teamen har redan problem med överbelastning av verktyg – den genomsnittliga medarbetaren växlar mellan 10 appar per dag. Det är inte bara uttröttande att konstant byta sammanhang, det kan också vara svårt att hitta information när du behöver den vid ett senare tillfälle.

Hjälp dem genom att tydligt fastställa varje kommunikationskanals syfte. Håll dig till e-post för extern kommunikation med leverantörer och klienter. Använd appar såsom Slack för att få omedelbara svar på frågor. Och för att planera, hantera och kommunicera om arbete som behöver konkreta åtgärder kan du begränsa dig till ett jobbhanteringsverktyg som Asana.

Vanlig fråga: Hur många verktyg är för många?

Även om kommunikationsverktygen kan göra ditt team effektivare kan ett konstant användande generera mer arbete. Om du märker att syftet med ett verktyg är detsamma som syftet med en annan kanal (med ytterligare, unika fördelar), bör ni sluta använda det verktyget. Det leder till att teamet behöver färre verktyg för att kommunicera med varandra och kan använda varje verktyg på bästa sätt.

I en jobbhanteringsplattform som Asana kan ni integrera alla era favoritverktyg. På så sätt har teamet åtkomst till allt sammanhang det behöver på ett och samma ställe.

Hjälp teamet att bli effektivare än någonsin

Att förbättra effektiviteten är en kontinuerlig process. Det kan kännas överväldigande, men enkla verktyg och taktiker kan hjälpa alla i teamet att bli effektivare. Och ju vanare du och teamet blir vid dessa verktyg, desto naturligare blir effektiviteten och en grundläggande del av era projekt. Lär dig mer om hur Asana kan hjälpa dig och ditt team att bli effektivare och få idéer som du kan omsätta i praktiken i din egen organisation.