Virtuella team: 10 sätt att skapa en samarbetsinriktad kultur
Om det är något vi har lärt oss under 2020 så är det att distansarbete är möjligt. Myterna om att virtuella team är mindre produktiva, att det är omöjligt att ansluta via bara en skärm eller att distansarbete minskar karriärtillväxten har officiellt avlivats.
Enligt 2020 års rapport om tillståndet för distansarbete arbetade nästan 70 % av heltidsarbetarna i USA hemifrån under covid-19-pandemin. Med fler team som arbetar hemifrån och många organisationer som erbjuder distansarbete på heltid är det viktigt för chefer och ledare att förstå vad som gör virtuella team framgångsrika.
Som chef för ett virtuellt team har du troligen frågat dig själv hur du kan odla en stark teamkultur i en avlägsen värld, skapa effektiva arbetsflöden och bekämpa ensamhet och brist på motivation. Vi finns här för att erbjuda några lösningar.
Hantera virtuella team
Nyckelelementen för att leda och hantera ett framgångsrikt virtuellt team skiljer sig inte så mycket från de som behövs för traditionella team. Att implementera dessa element i ett virtuellt team är dock särskilt viktigt för att skapa en miljö där teammedlemmar är engagerade, produktiva och effektiva:
Förtroende: Förtroende stärker dina teamkollegor, gör alla mer flexibla och skapar en mer givande arbetsmiljö från början. Uppmuntra ditt team att ta rimliga risker och lösa problem på egen hand när så är lämpligt.
Motivation: När du inte kan göra high five med dina teammedlemmar efter att ha uppnått något eller ha ett motiverande samtal över en lunch måste du hitta mer kreativa sätt att hålla alla engagerade och uppmuntrade.
Autonomi: Du kan inte övervaka vad ditt team gör när de arbetar hemifrån – och det borde du inte! Ge dem självständighet att skapa sitt eget schema och lita på att de får sitt arbete gjort i tid. Det är okej att tvätta mitt på arbetsdagen så länge de håller sina deadliner.
Kommunikation: En av de kanske mest utmanande men avgörande faktorerna för att leda ett framgångsrikt virtuellt team är tydlig och effektiv kommunikation. Personliga interaktioner kommer sannolikt att vara sällsynta, så prioritera effektiv kommunikation på arbetsplatsen för att säkerställa att dina teammedlemmar känner sig hörda, sedda och stödda.
Samarbete: Förutom ett tankesätt som fokuserar på teamarbete måste du också förse ditt team med rätt verktyg för att förbättra samarbetet på arbetsplatsen. Delade dokument, meddelandeverktyg och verktyg för samarbetshantering är viktiga komponenter för att få ett virtuellt team att fungera.
Tänk på dessa nyckelelement när du hanterar ditt distansteam, men kom också ihåg att det finns ytterligare faktorer som lägger grunden för ett framgångsrikt virtuellt team. Här är en sammanfattning av våra favorittips för att anställa och leda ett mycket samarbetsvilligt och välpresterande distansteam.
1. Rekrytera rätt team
Distansanställning öppnar upp en helt ny värld av möjligheter och utmaningar. Du är inte längre begränsad till att hitta personer i ditt område och kan anställa från en mycket större talangpool. Men geografiskt utspridda team måste förlita sig på mer än bara talang. Teammedlemmarna måste visa utmärkt kommunikationsförmåga och vara självförsörjande, resultatdrivna och kapabla att hålla sig motiverade i en isolerad miljö.
Myten om att virtuella team är mindre produktiva än traditionella team avlivades under pandemin. Faktum är att 75 % av de tillfrågade uppgav att de var lika eller mer produktiva när de arbetade hemifrån.
För att hitta rätt personer för ditt virtuella team kan du ställa specifika frågor om deras arbetsmoral under intervjun för att få en bättre känsla av huruvida de kommer att fungera bra i en distansvärld. Här är några exempel:
Varför föredrar du att arbeta hemifrån?
Vad behöver du på din fysiska arbetsplats för att vara produktiv?
Hur håller du fokus på dina uppgifter?
Hur stänger du av från jobbet i slutet av dagen?
Du bör också tänka på hur stort ditt team är. Tänk på lagsporter – i de flesta sporter består lag av fem till tolv spelare på planen. Så snart du lägger till fler teammedlemmar (på jobbet eller inom idrott) riskerar du att individer känner att deras bidrag till ett projekt inte spelar lika stor roll längre. Den här effekten kallas social loafing och det är en bra anledning att hålla team till ungefär 10 medlemmar eller färre.
2. Skapa en inkluderande introduktionsupplevelse
Att introducera virtuella teammedlemmar är en helt annan upplevelse än att introducera personer i en kontorsmiljö. Du måste skapa möjligheter för nya medlemmar att lära känna sina teamkollegor eftersom de inte bara kommer att stöta på varandra i korridoren.
Här är några idéer för att skapa en mer minnesvärd och inkluderande introduktionsupplevelse för dina distansanställda:
Skicka ett välkomstpaket: För att få den nya medlemmen att känna sig välkommen och bygga upp spänningen över att gå med i ditt företag kan du överväga att skicka ett välkomstpaket via post. Oavsett om det är en mugg med företagets logotyp, ett presentkort för kaffe eller ett gäng brevpapper kommer nyanställda att uppskatta gesten.
Gör dem redo: Förutom att skicka gåvor ska du se till att din nya teammedlem är utrustad med allt de behöver före startdatumet. Oavsett om det är en bärbar dator, deras nya inloggningsuppgifter eller en telefon, ska du se till att de är redo i tid så att de kan komma igång direkt.
Para ihop dem med en mentor: Ett mentorskapsprogram är ett annat sätt att se till att din nya teammedlem känner sig välkommen. Mentorer kan svara på alla typer av frågor som nyanställda kanske inte känner sig bekväma med att ställa till sin chef och är en bra strategi för att minimera bluffsyndromet.
Enligt vår undersökning rapporterade nästan åtta av tio nyanställda att de upplevde en känsla av självtvivel i samband med sina arbetsprestationer under 2020. Att ha en utsedd person att chatta med och vända sig till för frågor kan öka förtroendet som en ny medlem upplever under de första månaderna på jobbet. Mentorer kan också fungera som guider när det gäller att förstå företagets kultur.
3. Skapa en stark företagskultur
Organisationskultur består av dina affärsmål, företagsvärderingar, människor och kontaktpunkter. En stark företagskultur gör att du kan skapa teamorienterade metoder, minska friktionen mellan teammedlemmarna, säkerställa en inkluderande arbetsyta och koppla allt du gör tillbaka till företagets uppdrag. Genom att definiera gemensamma mål och dela en tydlig visionsbeskrivning främjar ni effektivt affärsresultaten och organisationens hälsa.
Nyligen genomförda studier visar att trots att ett ökande antal team arbetar på distans under pandemin är företagskulturen fortfarande en viktig faktor för huruvida någon söker jobbet eller inte. Faktum är att 86 % uppgav att företagskulturen är en något till mycket viktig faktor i deras beslut.
En stark företagskultur kan kännas av ditt team men visar sig också genom det arbete de levererar och i hur din organisation ses från utsidan. Potentiella kandidater kommer att kontrollera dina sociala medier, jobbgranskningswebbplatser och informationen på din webbplats för att få en uppfattning om din företagskultur. Om du för närvarande anställer, ska du se till att dessa kanaler återspeglar den kultur du har skapat!
4. Definiera arbetsprocesser tydligt
Som en del av din introduktionsprocess (eller övergången till ett distansföretag) bör du tydligt definiera processer. Att arbeta hemifrån ger dina teamkollegor frihet som de sannolikt inte kommer att uppleva i en kontorsmiljö. Även om den friheten är stor och en av anledningarna till att ditt team arbetar på distans, kan bristen på personlig interaktion också skapa missförstånd.
Det finns flera områden där arbetsprocesser och regler bör vara tydligt etablerade. Eftersom till exempel 44 % av distansarbetarna inte tycker att det är nödvändigt att klä upp sig för ett videosamtal, kanske du vill skapa en viss affärsetikett för onlinemöten.
För att undvika missförstånd och förlorade konversationer kan du använda en kommunikationsplan för att tydligt definiera vilka kanaler som ska användas för vilken typ av kommunikation. Slack är bra för snabba uppföljningar eller privata konversationer, men projektspecifika frågor kommuniceras förmodligen bättre i ett gemensamt dokument eller en delad programvara.
Enligt 2021 års Anatomy of Work Index spenderas 60 % av en persons tid på jobbet på jobb om jobbet (t.ex. kommunikation om jobbet, sökande efter information, växling mellan appar osv.). All den tid som läggs på manuella, duplicerade uppgifter i stället för kvalificerat arbete kan påverka teamets prestationer negativt. Att definiera arbetsprocesser tydligt kan minimera mängden jobb om jobbet som ditt team måste hantera.
5. Kommunicera effektivt
Vi har alla hört talas om överkommunikationens magi. Även om det är bra att alltid se till att alla vet vad som händer kan det också vara tröttsamt. I stället för att överkommunicera bör du fokusera på att kommunicera effektivt.
Fråga dig själv om det är nödvändigt att ge feedback på något eller om du kan lita på att den ansvariga personen hanterar det utan din hjälp. Fundera på om det kommer att gynna dig och de andra deltagarna att delta i ett möte eller om du bara kan läsa igenom anteckningarna efteråt. Och viktigast av allt: Var alltid säker på att det värde du tillför ett projekt uppväger det andra värde du skulle kunna ge med din tid.
När din input eller närvaro efterfrågas kan du kommunicera effektivt genom att:
Gå rakt på sak. Ge feedback snällt men rakt på sak. Led alltid med antagandet att alla i teamet gör sitt bästa. När något inte uppfyller dina förväntningar eller projektets standarder kan du ge tydlig och konstruktiv feedback så att de vet hur de kan förbättra sitt arbete.
Återkoppla endast till relevanta teammedlemmar. Om Ray från it inte kommer att kunna hjälpa dig med att lösa ditt problem, bör du inte bidra till hans redan överfyllda inkorg.
Tillhandahålla datum. Se till att varje uppgift eller projekt har ett tillhörande datum för att undvika att fastna i en uppföljningsslinga.
Skicka agendor. Möten är mycket effektivare och roligare när det finns en agenda att följa. Det gör det möjligt för dina teammedlemmar att förstå vad som kommer att behandlas och hur lång tid mötet kommer att ta. Prova vår mall för mötesagenda för att komma igång.
Underskatta inte bristen på visuella signaler och kroppsspråk som virtuella team hanterar. Få regelbunden kontakt med dina teamkollegor för att se till att alla känner sig som en del av teamet och så att missförstånd kan undvikas.
6. Kom i kontakt med dina teammedlemmar
Ni kanske inte har ett kontorsutrymme där ni kan träffas personligen, men ni kan fortfarande ha virtuella möten för att få kontakt med varandra. Regelbundna individuella möten, virtuella kaffepauser och happy hours hjälper ditt team att hantera eventuell virtuell isolering.
Du behöver inte minska de personliga interaktionerna till roliga samtal. Avsätt tid för avslappnade samtal i början av ett möte precis som du skulle göra på kontoret. Fem minuters småprat om helgplaner, ditt barns fotbollsmatch eller din hunds första gång hos frisören hjälper dig att få kontakt med ditt team på ett personligt plan och skapa en varm och vårdande arbetsmiljö.
Teambuilding-aktiviteter är ett annat bra sätt att engagera hela teamet. Oavsett om det är för att snabbt bryta isen i början av en videokonferens, en månatlig frågesportkväll eller en fysisk workshop bekostad av företaget, är det de små personliga utbytena och möjligheterna för teamet att hålla samman som kompenserar för bristen på dagliga personliga kontakter.
7. Motivera ditt virtuella team
Det bästa vore att ha ett virtuellt team med personer som är bra på att ta ansvar och är motiverade. Men även den mest självgående teammedlemmen behöver uppmuntran ibland.
Om du vill att ditt virtuella team ska vara engagerat och motiverat måste du ge teammedlemmarna långsiktiga mål. Teamet kommer att känna sig mer involverat i projektet och organisationen om medlemmarna känner till företagets uppdrag. De behöver även veta att de har möjlighet att vidareutbilda sig och utvecklas samt känna att de kan avancera karriärmässigt.
Fira födelsedagar, årsdagar och viktiga milstolpar och låt teammedlemmarna veta att du uppskattar dem och deras arbete. Skapa möjligheter för teamkollegorna att uppskatta varandra med små gåvor eller att få beröm från en ledare för att stärka självförtroendet. Allt det här kan bidra till teamets välbefinnande och ha en inverkan på medlemmarnas prestationer.
8. Ta hänsyn till tidszoner
Det är ett bra initiativ att samla teamet för projekt, videosamtal och virtuella happy hours, men se till att ta hänsyn till var dina distansarbetande teammedlemmar befinner sig. Om dina teammedlemmar befinner sig i olika tidszoner ska du hitta en tid då alla kan ansluta.
Även om distansarbetande team är mycket mer flexibla kan du fortfarande ge teamet fasta arbetstider (till exempel kl. 11:00 till 15:00). Under dessa arbetstider måste alla vara online och tillgängliga för sina teamkollegor (förutom under lunchrasten). Studier visar att 74 % av arbetstagarna anser att fasta arbetstider hjälper team som arbetar på distans.
Du bör inte schemalägga möten före eller efter de fasta arbetstiderna för att undvika motsättningar mellan teamkollegor. Helst ska ingen behöva gå upp extra tidigt eller arbeta sent om det finns bättre tider under dagen för att mötas. Genom att ta hänsyn till medlemmarnas arbetsscheman visar du att du värdesätter deras tid och gör det möjligt för dem att ha en bra balans mellan arbete och privatliv.
Det här kan vara särskilt utmanande för globala team. Genom att schemalägga roterande återkommande möten gör vi vårt bästa för att alla ska känna sig inkluderade på Asana. Om till exempel hela teamet träffas en gång i veckan byter vi mötestider varannan vecka mellan förmiddag och eftermiddag (i USA). Det här gör det möjligt för teammedlemmar baserade i Europa att delta en vecka medan APAC-teammedlemmarna kan titta på det inspelade mötet på egen hand, och vice versa.
Det som är viktigt är att hitta en mötesrutin som fungerar för teamet. Du kan till och med överväga att ha mötesfri dag varje vecka för att ge teamet en paus från samtal och en möjlighet att arbeta utan avbrott.
9. Använd verktyg för distansarbete
Om du inte förser ditt virtuella team med de verktyg det behöver för att kommunicera och arbeta tillsammans på ett effektivt sätt har det ingen chans att lyckas. I en hektisk värld räcker det inte att skicka dokument fram och tillbaka via e-post. Dra nytta av interaktiva plattformar och programvaror såsom Asana och Google Dokument som har utformats för att hjälpa virtuella team att samarbeta.
10. Organisera personliga möten
Slutligen ska du inte underskatta vikten av personliga möten. Om möjligt, bör du försöka att regelbundet samla teamet för personliga evenemang. Om teamkollegorna befinner sig i närheten kan det vara möjligt varje vecka eller en gång i månaden. Om teammedlemmarna befinner sig i olika delstater, länder och tidszoner kan du erbjuda lokala träffar för mindre grupper eller samla alla för ett större evenemang (till exempel en sommarträff, en julfest eller ett annat företagsevenemang).
Även om det kan vara dyrt och tidskrävande att hålla ett personligt möte med hela teamet kan minst ett personligt evenemang per år göra underverk för ditt team. Att träffas personligen skapar förtroende, stärker relationerna mellan teamkollegor och ökar teamets engagemang.
Fördelar och utmaningar med virtuella team
Med virtuella team kan organisationer bredda sina rekryteringsinsatser för att hitta de bästa kandidaterna. Det kan dock innebära ett antal utmaningar eftersom teammedlemmarna inte delar ett fysiskt kontor.
Men med rätt ledning och en positiv inställning kan ledare vända utmaningarna med att arbeta med ett virtuellt team till möjligheter.
Fördel: ditt team är mer flexibelt
En av de största fördelarna med virtuella team är flexibiliteten med att arbeta hemifrån. Om teamet inte har för många videokonferenser behöver medlemmarna kanske inte klä upp sig utan kan istället arbeta i mjukisbyxor och en skön tröja.
Teamet kan också skapa flexiblare arbetsscheman. Teammedlemmarna kan gå upp tidigt och få arbetet gjort innan barnen kommer hem från skolan eller arbeta sent på kvällen om det är då de känner sig mest produktiva.
Teamet kan arbeta i sina kök, gå till ett kafé eller träffa andra distansarbetare i ett gemensamt utrymme. De kanske till och med kan flytta till sin drömstad. Möjligheterna är oändliga.
Nackdel: hemmet blir ett kontor
Medan vissa av dina teamkollegor tycker om att börja dagen med att svara på e-postmeddelanden från sängen kan det också vara en utmaning att arbeta hemifrån. Förutom känslan av isolering som teamet kan känna av när det inte finns några teamkollegor i närheten kan vissa också bli mer distraherade av att vara hemma.
Den smutsiga disken, katten som går på tangentbordet, barnet som kommer hem från skolan och är hungrig, alla dessa faktorer kan göra det till en utmaning att arbeta hemifrån. När det inte finns något kontor att gå till kan det vara svårt för vissa av dina teamkollegor att hantera detta.
Tänk på att inte alla har lyxen att ha ett separat rum i hemmet som kan fungera som kontor. Det kan vara svårt för virtuella team koppla bort jobbet utanför arbetstid, särskilt när det inte finns någon tydlig skillnad mellan arbetsplatsen och hemmet.
Fördel: du sparar tid och pengar
Den tid som teamet sparar genom att inte pendla till kontoret varje dag kan spenderas med familj och vänner, på hobbyer och återhämtning.
Företaget sparar även pengar på att inte ha kontorsutrymmen. Organisationen behöver inte längre betala för ett kontorsutrymme, erbjuda parkeringsplatser eller ersätta resekostnader för teammedlemmarna.
Nackdel: du måste hantera olika tidszoner
I ett geografiskt utspritt team kan dina teamkollegor befinna sig var som helst. Om du inte tar hänsyn till dina teamkollegors olika tidszoner och arbetsscheman kan det uppstå kommunikations- och samarbetsproblem.
Ta den virtuella teamkommunikationen på allvar, annars kan missförstånd göra projekt och den dagliga verksamheten mer komplicerade. Se till att ge tydliga anvisningar och att använda ett verktyg som håller alla anslutna och samordnade när det gäller era projekt.
Prioritera kommunikation och samarbete
Oavsett om du hanterar ett virtuellt eller ett traditionellt team bör du fokusera på tydlig kommunikation, känna empati för dina teamkollegor och föregå med gott exempel för att främja en hälsosam arbetsmiljö.
Underskatta aldrig de fördelar som rätt programvara för arbetshantering kan ha för ditt virtuella team. Dra nytta av våra Asana-mallar för att spåra processer, dela mötesagendor och samarbeta enkelt med ditt team så att ni aldrig missar en deadline.
