Hemligheten bakom att sluta skjuta upp saker på jobbet
Om du har hamnat på den här sidan letar du förmodligen efter ett sätt att sluta skjuta upp saker. Men snabba knep för att tvinga fram motivation kommer inte att fungera. Det beror på att ditt problem med att skjuta upp saker faktiskt inte är ett problem med motivation – det är ett problem med tydlighet.
Tydlighet är något vi på Asana tänker mycket på – eftersom att uppnå tydlighet är nyckeln till bra resultat. Problemet är att tydlighet inte alltid garanteras. Du behöver ett dedikerat verktyg och ett bra ramverk för synlighet för att förhindra silor och låsa upp meningsfullt arbete med hög genomslagskraft. I den här artikeln visar vi dig hur bristande tydlighet om varför ditt arbete är viktigt leder till att du skjuter upp saker och ting och vad du ska göra för att stoppa det.
Varför vi skjuter upp saker på jobbet
Att skjuta upp saker är en form av tidsinkonsistens – den omedvetna preferensen för omedelbar tillfredsställelse över potentiella framtida belöningar. Även om du vet att du inte ska skjuta upp saker och ting för att du behöver få något gjort är det mer tilltalande att göra något nu – och uppleva den omedelbara tillfredsställelsen – än att arbeta mot ett långsiktigt mål.
En del av lösningen på detta är att ge omedelbar tillfredsställelse till långsiktiga projekt. Som teamledare kan du göra det genom att implementera uppskattning och feedback i ditt dagliga arbete. Med Asana har vi tagit det ett steg längre och lagt till firanden direkt i själva produkten. Alla skulle trots allt behöva en enhörning som flyger över skärmen då och då.
Att skjuta upp saker och ting är inte lathet
Beroende på vem du pratar med nämner folk många olika anledningar till varför de skjuter upp saker på jobbet. Anledningar är vanligtvis:
Lathet
Brist på självkontroll
Rädsla för motgång
Uppbyggd dålig vana
Perfektionism
Det känns inte som om arbetet är brådskande
Förvirring kring krav.
Negativ självprat
Rädsla för komplicerade eller överväldigande projekt
Multitasking
Nästan alla dessa skäl härrör från en central blockerare som leder till uppskjutna saker på jobbet: brist på tydlighet. Om du har utvecklat en vana att skjuta upp saker är chansen stor att du inte har en tydlig koppling till varför ditt arbete är viktigt. Det är inte lathet som talar – det är ett problem som kan åtgärdas.
Problemet med att skjuta upp saker
Tidsinkonsistens spelar en stor roll när det gäller att skjuta upp saker på jobbet. Ofta bidrar det arbete du utför till ett större projekt eller organisatoriskt syfte. Men beroende på din roll kan det målet verka långt ifrån det dagliga arbetet. Utan insikt om varför ditt arbete är viktigt är det svårt att motivera dig själv att få det arbetet gjort.
Tydlighet saknas. När du tydligt förstår – och kan dra en direkt linje mellan – det arbete du utför och hur det påverkar ditt team eller din organisation, är du mer motiverad. Men det är svårt att uppnå. Faktum är att enligt vår undersökning har endast 26 % av de anställda en mycket tydlig förståelse för hur deras arbete relaterar till företagets mål.
Om du förstår hur ditt arbete bidrar till att uppnå företagets mål får du större tydlighet i hur du påverkar ditt team och företag. Detta förenklar beslutsfattandet. Du kan medvetet prioritera viktiga uppgifter baserat på de initiativ som har störst inverkan på dina företagsmål. Se dock till att de här målen inte är för avlägsna eller formlösa. För att motverka uppskjutande av saker behöver du en tydlig sikt från ditt arbete till företagets mål.
Lösa tydlighetsproblemet
För att lösa problemet med tydlighet kan du göra en av två saker:
Skapa team- eller avdelningsmål. Om du eller dina teammedlemmar har svårt att se hur ert individuella arbete hänger ihop med de bredare företagsmålen kan du överväga att skapa avdelnings- eller teammål. På så sätt är det lättare att dra en gräns mellan ditt arbete och ditt teams mål och förstå vilken inverkan du har.
Koppla tydligt ditt personliga arbete till företagets mål. Även om du inte kan skapa team- eller företagsmål bör du leta efter ett sätt att visualisera hur ditt arbete är direkt kopplat till de bredare företagsmålen. Om du till exempel förstår hur ditt arbete påverkar ett projekt som är på väg mot ett större företagsmål kan det hjälpa dig att bättre förstå vilken inverkan ditt arbete har. Du kan göra det med en målhanteringsplattform, såsom Asana.
7 tips för att sluta skjuta upp saker
För att motverka uppskjutande av saker på jobbet kan du skapa kortsiktiga team- och avdelningsmål eller dra en linje mellan ditt personliga arbete och de bredare företagsmålen. Prova de här sju tipsen för att komma igång:
1. Koppla arbetet till målen
Det bästa sättet att sluta skjuta upp saker är att tydligt förstå hur ditt arbete bidrar till teamets och företagets mål. När du har den här nivån av tydlighet blir arbetet meningsfullt. Istället för att arbeta för arbetets skull bidrar du till en större vision.
Helst är den här visionen något du brinner för. Men även om det inte är så kan det bli mer meningsfullt att bara förstå hur ditt arbete är kopplat till något större. I stället för att kämpa med tidsinkonsistens har det arbete du vanligtvis skulle skjuta upp nu ett tydligt värde.
2. Tydliggör prioriteringar
Deadliner ändras oundvikligen. Det kan bero på att ett projekt lider av omfattningskrypning, att ett annat projekt prioriteras eller att din teamledare omfördelar resurser baserat på behov i sista minuten. Men om du vet vilket arbete som är viktigast är du mer beredd att aktivt hantera dina prioriteringar. Sedan, när deadliner och tidslinjer ändras, har du tydligheten att leverera det arbete som ger meningsfulla resultat.
Att förtydliga prioriteringar är en bra metod mot att skjuta upp saker eftersom det hjälper dig att tydligt se vilket arbete som är viktigast. Med tydliga prioriteringar vet du att du inte arbetar med oviktiga uppgifter. Istället för att känna att du slösar bort tid på jobbet ser du varför ditt arbete är viktigt.
3. Använd mål för att bekämpa perfektionism
Ibland är personer som kroniskt skjuter upp saker faktiskt perfektionister. I de fallen är trycket att göra det perfekta arbetet överväldigande – vilket leder till att skjuta upp saker. Men perfektionism, liksom de flesta andra typer av uppskjutande på jobbet, kan lösas genom tydlighet.
Fokus på påverkan
Om du kämpar med perfektionism hjälper det att ha en tydlig uppfattning om effekten av ditt arbete. I stället för att sikta på perfektion kan du fokusera på att slutföra den aktuella uppgiften så att den stöder företagets mål på bästa möjliga sätt. Det här är vad vi menar:
Föreställ dig att du arbetar med en pedagogisk animering för din webbplats startsida. Många kommer att se det här arbetet – vilket får perfektionisten i dig att få panik. Det beror på att du fokuserar på resultatet och tänker på alla människor som kommer att se videon. Fokusera istället på videoklippets mål och effekt. Animationens mål är att kommunicera fördelarna med företagets produkt till personer som inte är bekanta med produkten – och effekten är utbildning. Genom att omorientera dina prioriteringar kring effekten minskar du trycket av perfektionism och börjar arbeta direkt.
Definiera ”klart”
En annan bra strategi för att bekämpa perfektionism är att definiera vad ”klart” betyder. Det här är en teknik som Scrum-team använder för att agera snabbt. Genom att definiera – och hålla fast vid – vad ”klart” betyder har du en punkt där du kan sluta arbeta, oavsett om arbetet är 100 % perfekt eller inte. Om du är osäker bör du tänka på att gjort är bättre än perfekt.
4. Dela upp stora initiativ i mindre uppgifter
Ibland är det svårt att tydligt se hur och när du slutför ett stort projekt. Därför är det frestande att bara skjuta upp det. Initiativets omfattning gör det svårt att förstå alla de rörliga delarna och koppla dem tillbaka till de större målen. I stället för att bli överväldigad av uppgifternas (eller projektets) enorma omfattning kan du dela upp arbetet i mindre bitar och sedan använda ett projekthanteringsverktyg för att spåra och organisera arbetet.
Att dela upp stora arbetsstycken i mindre bitar är också till hjälp eftersom du förmodligen inte ansvarar för varje aspekt av ett stort initiativ. Om du till exempel skriver en e-bok är du ansvarig för att sammanfatta, utarbeta och redigera arbetet. Men det finns förmodligen någon annan som designar e-boken, plus en redaktör för att godkänna e-boken. Att dela upp initiativet ”Skapa e-bok” i flera uppgifter gör det inte bara lättare att komma igång, utan ger också klarhet i vem som gör vad och när.
5. Skriv upp alla att göra-uppgifter
Även om man inte arbetar med komplexa initiativ är det fortfarande bra att lista varje uppgift. Utan ett tydligt sätt att visualisera vad som finns på din tallrik är det lätt att bli överväldigad och förlora allt du behöver göra. Och du är inte ensam. Enligt vår undersökning hålls 26 % av deadlinerna varje vecka.
Att skriva upp alla att göra-uppgifter är en taktik från metoden Getting Things Done (GTD). När du tydligt ser vad som ligger på bordet kan du lättare organisera, prioritera och utföra arbetet. Se till att spåra ditt arbete i en app för att göra-listor, inte en skriftlig checklista. Det är roligt att stryka saker från en lista, men att spåra ditt arbete i en app hjälper dig att sortera och prioritera arbete, lägga till ytterligare sammanhang till viktiga uppgifter och dela de här uppgifterna med teammedlemmarna.
Om du vill skapa en bra virtuell att göra-lista kan du läsa vår artikel om 15 hemligheter om du vill skapa en att göra-lista som faktiskt fungerar.
6. Ställ in deadliner
Om du inte har en tydlig uppfattning om när saker och ting förfaller är det frestande att skjuta upp det arbetet. Tydliga deadliner gör det lättare för dig att förstå exakt när en uppgift ska vara slutförd. Du kan sedan planera i enlighet därmed för att se till att det blir klart i tid. När allt kommer omkring kan du inte få ett bra arbete gjort om du inte vet när det arbetet ska utföras.
När du har registrerat alla dina att göra-listor i ett verktyg för att göra-listor bör du se till att varje punkt har en tillhörande deadline. Det är också en chans för dig att identifiera arbete som inte är en hög prioritet för dig. Om du stöter på en sådan uppgift kan du skjuta upp arbetet tills du är mer tillgänglig eller delegera uppgiften till någon annan.
Gör inte bara det här en gång. Ordna snabbt arbetet i slutet av dagen och ställ in slutdatum för eventuella nya uppgifter. På så sätt är du bättre rustad för att få saker gjorda när du går till jobbet nästa dag.
7. Prova dessa strategier för tidshantering
När du väl har tydlighet är det mer sannolikt att du känner dig motiverad. Ändå finns det fortfarande dagar då du behöver lite extra stöd för att hålla fokus på uppgiften. Om så är fallet kan du prova en tidsplaneringsstrategi för att minska mängden multitasking och komma in i ett flödestillstånd.
Metoden Getting Things Done (GTD). GTD-metoden bygger på idén att ju mer information du mentalt håller reda på, desto mindre produktiv och fokuserad är du. Istället för att förlita dig på din hjärna uppmuntrar GTD-metoden dig att lagra all din arbetsinformation i en extern, organiserad referenskälla.
Pomodorotekniken. Pomodorotekniken växlar mellan arbete och vila. En pomodoro är ett arbetspass på 25 minuter, varefter det är en paus på fem minuter. Efter att ha gjort fyra pomodoro tar du en lång paus. Genom att arbeta i korta intervaller är det mer sannolikt att du är produktiv samtidigt som du är motiverad.
Tidsblock. Tidsblock är en strategi för tidshantering där du planerar varje del av din dag. Med tidsblock delar du effektivt upp arbetsveckan i mindre delar där du kollar din e-post, arbetar med projekt, tar en paus eller till och med tränar.
Timeboxing. Timeboxing är en målinriktad strategi för tidshantering som hjälper dig att öka produktiviteten och minska fördröjningar. En timebox representerar ett mål om att slutföra en viss uppgift inom en viss tidsram.
2-minutersregeln. 2-minutersregeln är en enkel strategi för tidshantering: Om en uppgift tar mindre än två minuter att utföra bör du göra det nu. Den här metoden fokuserar på små uppgifter, med tron att om du får dem ur vägen snabbt har du mer tid – och mer hjärnkapacitet – för att få ditt arbete med större genomslagskraft gjort.
Dröj inte med att skapa tydlighet
Även om du kan försöka tvinga dig ur tillståndet att skjuta upp saker och anta en "bara gör det"-attityd, är dessa strategier endast effektiva på kort sikt, i bästa fall. I det långa loppet är det mest effektiva sättet att sluta skjuta upp saker att koppla arbetet till större mål.
Liksom andra personliga utvecklingsfärdigheter tar det tid att stoppa dig själv från att skjuta upp saker. Om det här är en vana du har byggt upp, förvänta dig inte att den försvinner över en natt. Ägna dig i stället åt att skapa tydlighet – för dig själv och ditt team – över en tidsperiod. Långsamt kommer du att upptäcka att du är mer motiverad att få jobbet gjort när du tydligt kan se varför ditt arbete är viktigt.
Vill du veta mer? Få 12 tips för att bli mer produktiv i dag.
