5 steg för att skapa en plan för intressentengagemang (med mall)

Intressenter engagerar sig ofta i projekt av ekonomiska eller strategiska skäl. Beroende på deras motivation kommer deras intresse för och inflytande över projektet att variera. Därför är det viktigt att veta hur man anpassar sin kommunikationsstil utifrån intressenternas behov för att prioritera dem som har störst påverkan.

En mall för en plan för intressentengagemang hjälper dig att beskriva vilka dina intressenter är, deras inflytande och intressenivåer och din kommunikationsstrategi. Ditt team kan använda den här mallen för att tillgodose intressenternas behov och förhindra att kommunikationshinder stör projektets arbetsflöde. Läs vidare för att ta reda på hur en plan för intressentengagemang kan hjälpa dig att hantera dina relationer med kunder, investerare och chefer.

Vad är en plan för intressentengagemang?

En plan för intressentengagemang dokumenterar hur involverade och inflytelserika projektets intressenter är. Den beskriver också din kommunikationsplan för intressenter, inklusive när du kommer att kontakta varje intressent, vilken plattform du kommer att använda och hur mycket information du kommer att leverera.

Intressenter kan antingen vara personer från ditt team eller externa parter som påverkas av ditt arbete.

• Interna intressenter kan vara projektledare, verksamhetsteam, avdelningschefer och tavlan.

• Externa intressenter kan vara klienter, kunder, investerare, leverantörer, företagspartners eller aktieägare.

Eftersom kommunikationen med intressenter börjar redan i början av ett projekt skapar du din engagemangsplan under projektplaneringsfasen. När du har en idé för ett projekt kan du identifiera vilka dina intressenter är och hur involverade de behöver (eller vill) vara. Allteftersom projektet fortskrider kan du justera planen för att möta deras behov.

Använda en plan för intressentengagemang

En plan för intressentengagemang bör inte uppmana ditt team att lyssna på vissa intressenter och ignorera andra. Den bör vägleda dig genom projektplaneringsprocessen och hjälpa dig att kommunicera med dem som behöver det mest. 

För vissa intressenter är det viktigt att få stöd och utbildning. Andra föredrar att passivt få tillgång till material på egen hand. När du skapar din plan för intressentengagemang bör du dela in intressenterna i kategorier så att du kan kommunicera med dem på det sätt som är mest fördelaktigt baserat på deras inflytande och intressenivåer. 

En fördel med en plan för intressentengagemang är dess samarbetsinriktade karaktär. När du integrerar din SEP i en programvara för arbetshantering kan teamet uppdatera dokumentet efter behov och tilldela ägarskap till olika avsnitt. Det ger dig också friheten att dela planen mellan projekt och personer.

Vad en plan för intressentengagemang bör innehålla

Planer för intressentengagemang skiljer sig åt beroende på teamets och intressenternas prioriteringar.

Viktiga komponenter i en plan för intressentengagemang är:

• Intressentens namn: Identifiera vem din intressent är.

• Intressenivå: Ge intressenterna etiketter baserat på vilken nivå av intresse eller engagemang de har i projektet. Se de fem nivåerna av intressentengagemang nedan.

• Påverkansnivå: Ge intressenterna betygsmärken från mycket höga till mycket låga baserat på hur mycket inflytande de har på projektet. 

• Kommunikationsfrekvens: Identifiera hur ofta du kommer att kommunicera med den här intressenten.

• Kommunikationskanal: Identifiera vilket kommunikationsverktyg du kommer att använda för att kommunicera med den här intressenten.

• Informationstyp: Identifiera vilken typ av information du ska leverera till den här intressenten när du kommunicerar.

Syftet med att skapa en plan för intressentengagemang är att identifiera intressenternas mål eller motiv samt vilka kommunikationsmetoder du ska använda.

5 steg för att skapa en plan för intressentengagemang

För att skapa en plan för intressentengagemang som hjälper dig att arbeta med intressenter på ett sätt som de uppskattar, måste du först förstå vad deras behov är och hur de påverkar ditt projekt. Använd stegen nedan för att komma igång.

1. Identifiera dina intressenter

Vissa intressenter kommer att vara mer engagerade i projektet redan från början. Den här nivån av engagemang beror ofta på deras motiv.

Till exempel kan en intern chef som övervakar projektet vara mer engagerad eftersom hens jobb är beroende av det. En extern partner med en liten ekonomisk insats kan däremot vara mindre engagerad och kanske inte vill ha alla detaljer om vad som händer. 

De fem nivåerna av intressentengagemang

• Ledande: En ledande intressent är medveten om projektets inverkan och är aktivt involverad.

• Stödjande: En stödjande intressent är medveten om projektets inverkan och stöder projektet.

• Neutral: En neutral intressent är medveten om projektets inverkan men varken motstår eller stöder projektet.

• Motstånd: En motståndsintressent är medveten om projektets inverkan men motsätter sig förändring.

• Omedveten: En omedveten intressent känner inte till projektet eller dess inverkan.

När du känner till dina intressenters engagemangsnivå kan du identifiera deras inflytande på projektet. Project Management Institute definierar inflytande som hur mycket makt en intressent har över ett projekt. När en intressent har stort inflytande kan de kontrollera viktiga projektbeslut och få andra att vidta åtgärder.

Intressenternas inflytande

• Mycket hög: En intressent med mycket högt inflytande har en betydande kontroll över viktiga projektbeslut.

• Hög: En intressent med högt inflytande kan få andra att vidta åtgärder.

• Medel: En intressent med medelstort inflytande är ofta en del av beslutsprocessen.

• Låg: En intressent med lågt inflytande kan ge åsikter om beslut och uttrycka sin oro, men du kanske inte alltid tar hänsyn till deras idéer. 

• Mycket låg: En intressent med mycket lågt inflytande kan engagera sig i projektet när de vill, men de har ingen kontroll över några beslut.

2. Kartlägg intressenter i en inflytande-/intressenät

Nu när du vet hur stort inflytande och intresse dina intressenter har kan du kartlägga varje intressent i matrisen. Det här är inte något du bör dela med dina intressenter, men det kan hjälpa dig att bestämma hur din kommunikation ska se ut och hur ofta du ska kommunicera med varje individ.

De fyra viktigaste intressentgrupperna är:

• Högt intresse och högt inflytande. Det här är dina intressenter från kategorin ”ledande” eller ”stödjande”. De är nyckelspelarna och de viktigaste på din lista över intressenter. Se till att du har en regelbunden kontakt med de här intressenterna och informerar dem grundligt om projektet. Det är de viktigaste intressenterna att ha med på tavlan.

• Högt intresse och lågt inflytande. Dessa intressenter kommer också sannolikt från dina "ledande" eller "stödjande" kategorier. Även om de inte har lika mycket inflytande bör de fortfarande hållas informerade om all viktig kommunikation och uppmuntras att delta på andra sätt beroende på situationen. När du använder ett projekthanteringsverktyg kan du hålla intressenter med stort intresse informerade utan extra insats.

• Högt inflytande och lågt intresse. De här intressenterna kan komma från dina ”neutrala” eller ”motståndskraftiga” kategorier, och utbildning är avgörande för att hålla dem på tavlan. De kan bli mer motståndskraftiga om de överraskas av en projektändring, så se till att de har tillgång till information när det behövs och informera dem om allt arbete som kan påverka deras projektarbetsflöden.

• Lågt inflytande och lågt intresse. De här är intressenter från kategorin ”inte medvetna”. Du behöver inte kontakta dem så ofta, men du bör använda ditt projekthanteringsverktyg för att skicka ut månatliga uppdateringar. På så sätt kan du ge dem viktiga projektdetaljer och de vet att de har möjlighet att engagera sig mer.

3. Skapa en kommunikationsplan

Intressentanalysen ger dig vägledning om hur du kan kommunicera med intressenter utifrån deras inflytande och intresse. Nästa steg är att använda de här punkterna för att skapa en anpassad kommunikationsplan. 

En kommunikationsplan är avgörande eftersom den visar hur du ska utbilda och uppdatera dina intressenter. Oavsett vilken kvadrant de hamnar i bör du se till att intressenterna har ett sätt att få tillgång till relevant projektinformation. Det bästa sättet att göra det på är att samla all projektinformation på ett och samma ställe, till exempel i ett projekthanteringsverktyg. Intressenter som behöver insikter i projektstatus i realtid eller vill få en överblick över hela projekttidslinjen kan använda det här verktyget för att hålla sig informerade. 

Det finns två steg för att skapa en kommunikationsplan: 

1. Identifiera de olika kommunikationskanalerna. Vilka kommunikationskanaler använder ditt team regelbundet? Vad är varje kommunikationskanal till för? 

2. Identifiera vilken typ av kommunikation varje intressentkvadrant behöver. Det finns inte bara ett sätt att kommunicera. Ta reda på hur du ska kommunicera och utbilda intressenter under projektets livscykel. 

Intressenter som har stort intresse och inflytande i projektet kanske till exempel vill ha veckovis kommunikation. Du kan tillhandahålla detta genom att dela uppdateringar av projektstatus i ditt arbetshanteringsverktyg.

När du väl har skapat din kommunikationsplan är det dags att dela den med projektteamet. Om du ändrar din kommunikationsplan bör du se till att uppdatera den och informera om de förändringarna. På så sätt får teammedlemmarna alltid tillgång till den mest aktuella informationen.

4. Använd feedback för att revidera planen vid behov

Intressenternas beteende ändras ofta under ett projekt, så kom ihåg att punkterna du har kartlagt på intresse-/inflytandematrisen inte är huggna i sten. 

Du kan inte bara revidera din plan baserat på beteendeförändringar du observerar, utan du kan även dela din plan med intressenter och be om deras feedback. Det bästa sättet att få feedback från intressenter är att vara tydlig med vad du ber om. 

Ge till exempel intressenterna din kommunikationsplan och fråga dem: ”Fungerar den här kommunikationsplanen för er? Finns det några områden som du skulle vilja ändra på?”

Andra tips för att få feedback:

• Be om skriftlig feedback eller skicka en formell undersökning med detaljerade frågor om din engagemangsprocess.

• Fråga ditt interna team vad de tycker om engagemangsplanen.

• Kommunicera alla ändringar du gör i engagemangsplanen med intressenter och teammedlemmar.

• Be om feedback i ett videosamtal om det är enklare och bekvämare för intressenten. 

Mall för plan för intressentengagemang

Nedan finns ett ifyllt exempel på en mall för intressentengagemang som innehåller ett område för att lista dina intressenter, bedöma deras intresse och inflytande och beskriva deras kommunikationsplan.

Ladda ner vår kostnadsfria mall för intressentengagemang nedan för att skapa en välplanerad engagemangsstrategi för ditt nästa projekt.

Vilka är fördelarna med en plan för intressentengagemang?

En stark plan för intressentengagemang hjälper ditt team att informera och utbilda intressenter. Andra fördelar med en plan för intressentengagemang:

• Hanterar förväntningar: Säkerställer att intressenterna känner till projektets riktning och vad de kan förvänta sig i varje projektfas.

• Minskar projektrisker: Håller intressenter från att göra stora förändringar som riskerar projektets framgång.

• Bygger förtroende: Skapar starkare relationer mellan teammedlemmar och intressenter.

• Förbättrar beslutsfattandet: Gör det lättare att förutse intressenternas behov och önskemål för att bestämma nästa steg.

• Främjar synergi: När team kommunicerar kan de samarbeta och skapa mer effektivt. 

Effektivisera planeringen för intressenter med Asana

Intressenternas engagemang är avgörande för att alla projekt ska lyckas. När du anpassar din kommunikation till varje intressents behov och önskemål blir resultaten ovärderliga. 

Asana ger dig mångsidigheten att planera din engagemangsstrategi, dela din plan med andra och genomföra planen tillsammans med ditt projekt. Kartlägg alla dina initiativ på ett och samma ställe, från marknadsföringskampanjer till projekt och kundrelationer.