Vad är samarbete på distans? 4 sätt att förbättra teamarbetet
När du inte kan boka ett konferensrum med en whiteboard, knacka någon på axeln för ett snabbt samtal eller brainstorma tillsammans över en lunch, hur kan du samarbeta effektivt med ditt team? Distansarbete kan vara utmanande – särskilt eftersom vissa människor gör det för första gången under redan stressiga omständigheter.
Oavsett om distansarbete är nytt för dig och ditt företag, eller om du vet hur man arbetar hemifrån effektivt samtidigt som man samarbetar och kommunicerar med teamet, finns det några enkla justeringar du kan göra i dina processer som kan göra stor skillnad.
I den här guiden har vi beskrivit de viktigaste delarna av distanssamarbete och även visat fyra sätt att förbättra samarbetet inom teamet.
Vad är samarbete på distans?
Samarbete på distans är möjligheten att arbeta som ett team från var som helst i världen. Samarbete är viktigt eftersom det främjar kommunikation mellan teammedlemmarna och gör det möjligt för dem att uppnå ett gemensamt mål.
Samarbete på distans drivs av användningen av digitala samarbetsverktyg, som började användas allmänt när covid-19-pandemin slog till. Med de här verktygen har vi skapat ett nytt sätt att göra affärer.
Nu behöver du inte längre arbeta i samma fysiska utrymme som dina teammedlemmar. Med distanssamarbete kan ni vara var som helst och fortfarande arbeta som ett team. Samarbete på distans gör det inte bara möjligt för teammedlemmarna att arbeta var som helst, utan det kan också öka produktiviteten när det implementeras på ett effektivt sätt.
Fyra sätt att förbättra teamsamarbetet på distans
Det finns några viktiga steg du kan ta när det gäller att förbättra distanssamarbete. Genom att uppmuntra teamarbete, förbättra möten, begränsa distraktioner och använda samarbetsprogramvara kan du skapa en produktiv, strömlinjeformad teamdynamik. Läs våra fyra bästa samarbetstips så att du kan börja förbättra kommunikationen i distansteam i dag.
1. Uppmuntra teamarbete
Även om digital kommunikation är nästan som en självklarhet kan förlust av kroppsspråk eller andra aspekter av personlig kommunikation skapa knepiga situationer på jobbet. Även små icke-verbala signaler kan ha en positiv inverkan eller sänka moralen beroende på hur de tolkas.
När vi utövar fysisk eller social distansiering är det därför viktigt, enligt en Harvard Business Review-artikel, att minska affinitetsdistansering (distansering kring värderingar, förtroende och lagarbete). Med andra ord – även om ditt team inte kan vara fysiskt i närheten är det viktigt att deras värderingar överensstämmer, att förtroendet upprätthålls och byggs upp mellan människor och att teamarbetet förblir starkt.
Hur gör man det?
Skapa riktlinjer för distanskommunikation: Bestäm vilka kommunikationsverktyg ni använder för vissa typer av kommunikation som ett team. På Asana använder vi till exempel Slack för småprat, Asana för stora projekt och samarbete och e-post för att kommunicera med externa leverantörer eller partner. Använd en kommunikationsplan för att dokumentera vad ni bestämmer er för som team och lägg upp riktlinjerna på ett lättåtkomligt ställe.
Hitta rätt kommunikationsbalans: Ibland, för att vara effektiva, lutar vi oss mot kort kommunikation eller samtal. För att kommunicera effektivt på distans, bifoga eller länka till viktiga referensprojekt eller information, inkludera skärmdumpar för att demonstrera detaljer, emojis eller GIF för att förmedla känslor, eller ringa upp för ett snabbt samtal.
Sätt standarder för videosamtal: Om ditt team inte redan har en kultur av videosamtal är det dags att börja nu. Videosamtal hjälper människor att tolka känslor (du får lite kroppsspråk!), bygga gott samförstånd och delta i konversationen – vilket ger mer förtroende.
Skapa utrymme för att fira och knyta an till teamet: Att hitta avsedd tid för att fira och knyta an till teamet är lika viktigt som att få arbetet gjort – särskilt när ni arbetar i ett team på distans eller i ett hybridteam. När någon når en milstolpe kan du skicka ett meddelande till teamet och gratulera dem. Ha en halvtimmes födelsedagsfest över ett videosamtal för skojs skull. Var värd för en virtuell speltimme varje månad (proffstips: Scattergories fungerar bra online!). När människor kan slappna av och lära känna varandra bättre blir det mycket enklare och roligare att arbeta tillsammans.
2. Effektivisera mötena
Nu är en bra tid att bli riktigt bra på möten. Videokonferenssamtal är mer populära än någonsin, men bara för att de är tillgängliga med ett enda klick betyder det inte nödvändigtvis att de är enklare. Från att samordna Zoom-möten i olika tidszoner till snabbmeddelanden som Slack – det finns så många olika sätt att kommunicera på att det kan bli överväldigande ibland. Om du tog fram din kalender just nu, finns det möten som skulle kunna utnyttjas bättre eller kryssas av helt?
Så här omprövar du din kalender och dina möten för att öka distanssamarbetet på arbetsplatsen:
Skapa en mötesagenda och skicka ut den: Börja med att identifiera syftet och målet för varje möte och gör sedan en agenda som beskriver diskussionsämnen, åtgärder att gå igenom och tidsplanering. Distribuera agendan före mötet så att deltagarna vet vad som kommer och kan tänka på hur de ska bidra – eller hoppa över mötet om det inte gäller dem. Dina möten blir mer effektiva och håller dig på rätt spår.
Gör anteckningar att dela ut efteråt: I det delade agendadokumentet eller uppgiften ska mötesledaren göra detaljerade anteckningar om vad som diskuteras. Efter mötet kan du fylla i anteckningarna med referenslänkar till andra projekt och sedan distribuera dokumentet eller uppgiften till alla som deltog. Genom att tilldela en antecknare kan alla andra koncentrera sig på att delta i stället för att skapa sina egna anteckningar. Anteckningar är också användbara för alla som inte kunde närvara.
Prova ett virtuellt standup-möte: Om du har ett återkommande statusmöte kan du i stället för att boka 30 till 60 minuter i allas kalender överväga att ändra det till ett standup-möte på 15 minuter. Vad är ett standup-möte? I teknikvärlden är ett standup-möte ett snabbt dagligt statusmöte där alla i teamet berättar, i en mening eller två, vad de har uträttat, vad de gör härnäst och vilka problem de ser framöver. Det är ett effektivt sätt att få ett fågelperspektiv, identifiera möjligheter till hybridsamarbete och hålla kontakten med varandra.
3. Begränsa distraktioner
Lika viktigt som att arbeta tillsammans och samarbeta är det att hitta din egen fokustid – och se till att ditt team också gör det. Att hitta det djupa fokuset, minska digitala distraktioner och undvika att ständigt växla mellan appar och kolla meddelanden bör vara högsta prioritet för alla. Med lite eftertanke och bra ramar för hur ni ska arbeta blir det lättare för dig och ditt team att hitta fokustid.
Här är några olika sätt att göra just det:
Säg nej till möten: Japp, du läste rätt. Känner du dig överväldigad av din kalender? Ta en titt på dina prioriteringar, ta reda på vad syftet med varje möte är och vilka andra som är inbjudna och tänk efter två gånger om du behöver vara där eller inte. Om svaret är nej, kan du avböja och be om anteckningar om du tror att de kan vara till hjälp.
Skapa tid för distraktioner: Att ta små pauser under hela dagen är viktigt för att hjälpa dig att fokusera när det är dags. Tricket är att se till att en snabb paus inte förvandlas till en eftermiddagslång tupplur eller Instagram-bläddring. Avsätt specifika tider för att göra icke-arbetsrelaterade aktiviteter – en promenad runt kvarteret, fika, läsa nyheterna – och håll dig till den tilldelade tiden. Pausen kommer att vara bra för dig och du kommer tillbaka till arbetet med en klarare hjärna och mer energi för att utföra ditt arbete.
Stäng av aviseringar och använd Stör ej: Det är okej att blockera distraktioner i realtid under vissa tider på dagen så att du kan behålla flödet och hålla huvudet lågt. Ta kontroll över dina meddelandeaviseringar genom att inaktivera alla utom de mest kritiska. Om du är orolig för att du ska missa något kan du konfigurera påminnelser med några timmars mellanrum för att kontrollera din inkorg eller chatta snabbt och sedan fortsätta med arbetet. På samma sätt, om du arbetar i verktyg som har ett Stör ej-läge kan du slå på det när du behöver koncentrera dig. Skydda din fokustid – och se till att dina teamkollegor gör det också – så att du när det väl är dags, kan göra ditt bästa arbete utan distraktioner.
4. Använd verktyg för distanssamarbete
Allt från realtidskommunikation till fildelning, teammöten och personliga videosamtal kan störa produktiviteten. Jobb om jobbet är alla uppgifter som inte är kvalificerat eller strategiskt arbete – till exempel att söka efter dokument eller schemalägga möten. Asynkron kommunikation kan hjälpa till att ansluta teammedlemmar genom att skydda flödesstatus och uppmuntra tydlig kommunikation. Men att växla mellan appar är en den största orsaken till den tid som läggs på jobb om jobbet. Istället för att använda olika verktyg för meddelanden, kalendrar, videor och ljud kan du använd ett allt-i-ett digitalt samarbetsverktyg.
Här är några olika sätt att använda ett samarbetsverktyg:
Dela filer mellan teammedlemmar: Med programvara för digitalt samarbete är det enkelt att dela filer. Oavsett om du använder integreringar såsom Google Drive, PDF-filer, Dropbox eller Trello kan du skapa en referenskälla där distansteammedlemmar kan hitta den information de behöver. Dessutom kan ni kommunicera om delade filer för att samla detaljer i en arbetsyta som vem som helst kan komma åt när som helst.
Schemalägg projekt och uppgifter: Du kan lätt tilldela uppgifter för att hjälpa kollegorna att förstå sina prioriteringar. Programvarufunktioner i kalendern gör det möjligt för team att samarbeta kring scheman, oavsett i vilken tidszon de befinner sig. Det här är perfekt för distansteam som använder konferenssamtal som en viktig kontaktpunkt. Med en delad kalender är det enkelt att hålla sig uppdaterad om projektets förlopp och ändringar.
Samordna arbetet sömlöst: För att ligga steget före projektuppgifter, milstolpar och deadliner är det viktigt att virtuella team kan samordna arbetet sömlöst. Med ett digitalt projektledningsverktyg kan ditt team se en visuell uppdelning av kommande beroenden och få aviseringar om kommande uppgifter. Det skapar transparens kring enskilda arbetsbelastningar och säkerställer att slutdatum hålls.
Varför är samarbete på distans viktigt?
Samarbete är det viktigaste elementet i bra teamarbete och främjar kommunikation för att brainstorma idéer och uppnå mål. När det gäller distansteam och hybridteam har det aldrig varit viktigare att effektivisera kommunikationsprocessen.
Effektivt samarbete gör det möjligt för distansteam att kommunicera utan ansträngning och i slutändan öka produktiviteten genom strömlinjeformade resultat. Utan att vidta åtgärder för att förbättra distanssamarbetet kan det virtuella teamet riskera bristande synlighet, otydliga mål och dålig planering.
Samarbeta på distans med ditt team
Om du arbetar i ett distans- eller hybridteam ska du komma ihåg att du inte är ensam. Alla i ditt team försöker vara effektiva tillsammans – även om vi alla utövar social distansering i varierande grad. Följ de fyra tipsen ovan för att lära dig att samarbeta effektivt om ditt team arbetar på distans så att du kan ansluta oftare (även om det är annorlunda än på ett kontor). Berätta för dina kollegor vad som har fungerat för dig och fråga om de har några nya tips.
