Bli mer produktiv: 13 tips att börja använda i dag

På Asana tycker vi inte att produktivitet innebär att man ska ”alltid göra så mycket man bara kan”. Vi ser inte ens produktivitet som ett sätt att få ut så mycket som möjligt av varje dag. Vi anser snarare att produktiva personer och team är de som lägger mindre tid på att jobba om jobb – såsom att delta i statusmöten utan tydliga mål, leta efter dokument eller jaga godkännanden – och mer tid på det viktigaste arbetet för organisationen. 

De mest produktiva teamen minskar tiden som läggs på uppgifter med låg inverkan så att de får mer tid till att få det viktiga arbetet gjort – utan att arbeta mer.

Att öka produktiviteten utan att öka arbetsbelastningen kan verka som en fantasi – men det är vad vi är här för. Lär dig hur arbetshanteringsverktyg som Asana kan hjälpa dig att öka produktiviteten på arbetsplatsen och minimera jobb om jobb.

Bli mer produktiv

Att öka produktiviteten utan att öka arbetsbelastningen kan verka som en dröm – men det finns åtgärder du kan vidta för att bli en mer produktiv person. Här är 13 tips för att börja förbättra din produktivitet redan i dag.

1. Förenkla din omgivning

• Problem: Det händer för mycket på din arbetsplats, vilket är distraherande.

• Lösning: Ta kontroll över din omgivning. Fokusera på det du kan kontrollera och arbeta utifrån det.

Oavsett om du arbetar hemifrån eller på kontoret spelar din arbetsmiljö en avgörande roll för hur produktiv och fokuserad du kan vara. Oavsett var du arbetar bör du försöka minska externa störningar för att lättare kunna fokusera på de aktuella uppgifterna. Det bästa sättet att göra det på är att börja i liten skala. Om du till exempel ofta blir distraherad av ljud kan du prova brusreducerande hörlurar. Om du inte har en bra arbetsstol kan du prova att använda en svankkudde. Minska röran och se till att ditt skrivbord är rent och organiserat. Genom att förenkla din hemmakontorsmiljö och hitta lösningar på vanliga distraktioner kan du hitta fokus och flöde, i stället för att ständigt bli distraherad.

Distraktioner är kostsamma, så vi har fokuserat på att eliminera dem där vi kan. Med Asana kan medarbetarna komma in i ett flöde och utföra sitt arbete utan störningsmoment eftersom alla vet hur det går och vad de är ansvariga för – inga standup-möten behövs.”

2. Prova strategier för tidshantering

• Problem: Du har utvecklat några dåliga vanor när det gäller att skjuta upp saker.

• Lösning: Sluta skjuta upp saker med beprövade tidshanteringstekniker.

Vi skjuter alla upp saker. Och att skjuta upp saker är inte i sig något dåligt – den tid du spenderar på att skjuta upp saker kan faktiskt leda till mer lycka och bättre beslut. Men när det gäller att öka produktiviteten och utföra arbete med stor genomslagskraft bör du timeboxa ditt prokrastinerande så att du inte tillbringar hela arbetsdagen med att fastna i sociala medier.

Tidshanteringstekniker är sätt att tänka på kommande arbete för att komma i rätt sinnesstämning, minska fördröjningar och öka produktiviteten på arbetsplatsen. Bara det att planera i förväg hur du ska ta itu med arbetet kan hjälpa dig att fokusera. Det finns flera tekniker för tidshantering som är utformade för att hjälpa till med produktiviteten, bland annat:

• Pomodoro-tekniken. För att börja använda pomodoro-tekniken ska du ställa in en timer på 25 minuter och sätta igång med ditt arbete. När dina 25 minuter är över tar du en paus på 5 minuter och gör helst något fysiskt, till exempel att gå till köket för att hämta ett mellanmål (men det är okej att skrolla på sociala medier om du verkligen vill). Upprepa cykeln med 25 minuters arbete och fem minuters korta pauser fyra gånger. Ta sedan en längre paus på 20–30 minuter efter det fjärde arbetspasset på 25 minuter.

• Paretoprincipen. Paretoprincipen, även känd som 80/20-regeln, är enkel: den säger att du lägger 20 % av din tid på 80 % av ditt arbete. När du tillämpar Paretoprincipen på tidshantering uppmuntras du att först arbeta med de 80 % av ditt arbete som bara tar 20 % av din tid. Genom att få snabba uppgifter ur vägen kommer du att känna dig mer fulländad och vara redo att ägna fokustid åt huvuddelen av dagens arbete (de 20 % av arbetet som tar 80 % av tiden).

• Getting Things Done (GTD). GTD-metoden uppfanns av David Allen i början av 2000-talet. I den här metoden för tidshantering skriver du ner allt arbete som behöver göras och delar sedan upp det i mindre delar om det behövs. På så sätt kan du i stället för att komma ihåg arbetet i huvudet och försöka minnas och prioritera dina uppgifter se allt kommande arbete på ett ställe och vidta åtgärder. För att kunna använda GTD-metoden bör du se till att du har ett system för att registrera kommande uppgifter, till exempel ett verktyg för uppgiftshantering.

• Äta grodan. Tidshanteringsprincipen Ät grodan bygger på Mark Twains berömda citat: ”Om ditt jobb är att äta en groda, är det bäst att göra det direkt på morgonen.” Enligt ät grodan-principen bör du ta itu med ditt svåraste arbete först, innan du hinner skjuta upp det. När du har slutfört ditt svåraste arbete kommer allt som kommer efter det att kännas trevligare och mindre svårt – ungefär som allt du äter efter att ha ätit en groda.

3. Minska improduktivt arbete

• Problem: Jobb om jobb minskar teamets produktivitet.

• Lösning: Använd ett produktivitetsverktyg för att dela en central referenskälla med ditt team och öka effektiviteten för högeffektivt arbete.

Improduktivt arbete är en av de främsta orsakerna till jobb om jobbet – uppgifter som att leta efter dokument eller försöka schemalägga ett möte genom att skicka e-postmeddelanden fram och tillbaka. På kontoret visar sig improduktivt arbete som oviktiga, tidskrävande uppgifter, oavsiktligt dubbelarbete eller långa processer för att hitta information eller få godkännanden. Utan klarhet i vem som gör vad och när går mycket av vår tid åt till improduktiva aktiviteter.

För att undvika improduktivt arbete kan du skapa en central referenskälla för allt arbete i teamet. När alla kan se helheten och själva se sambanden kan ni lägga mer tid på produktivt samarbete – och mindre tid på att jobba om jobb. Hur kan du skapa en central referenskälla med ditt team? Prova ett arbetshanteringsverktyg såsom Asana.

Med ett arbetshanteringsverktyg kan du standardisera och centralisera teamprocesser. I stället för att jaga godkännanden kan du se hur din chef eller andra berörda intressenter gör framsteg med en granskningsuppgift. I stället för att skicka e-postmeddelanden för att – återigen – fråga när en teammedlem kommer att vara klar med en uppgift kan du kontrollera hens förlopp direkt i ert delade verktyg. Genom att minska det improduktiva arbetet kan du frigöra tid för produktivt arbete med stor genomslagskraft.

Innan Asana ägnade jag mycket tid åt att organisera arbetet – till exempel att hantera förfrågningar, samla in statusuppdateringar eller hålla koll på små detaljer – i stället för att fokusera på strategi eller design. Nu sparar jag tid och det blir färre granskningsomgångar eftersom jag har all information jag behöver på en gång och på ett och samma ställe.”

4. Dra nytta av perioderna med högsta produktivitet

• Problem: Du har möten utspridda över hela dagen, så när du väl sätter igång med arbetet har du inte någon ostörd tid att fokusera på.

• Lösning: Planera in dina möten i block så att du kan fokusera på djupt arbete under de mest produktiva timmarna.

Om du någonsin har svarat på frågan "Är du en morgonmänniska eller en nattuggla?" vet du att den personliga produktiviteten kan variera avsevärt beroende på vilken tid på dygnet det är. För vissa av oss är det väldigt tillfredsställande att ta itu med arbetet direkt på morgonen, och det tenderar att vara lättare att fokusera på de uppgifterna. Andra kanske föredrar att sätta igång med arbetet efter lunch. Att veta när du är som mest produktiv kan hjälpa dig att närma dig och strukturera din dag på ett bättre sätt.

När du väl vet när du är som mest produktiv kan du öva på att lägga in ”fokustid” i din kalender kring dina mest produktiva timmar. På så sätt har du, i stället för frekventa, utspridda möten, en kalender som är optimerad för ditt fokus och din produktivitet. Du kan göra det manuellt genom att schemalägga ett block för "fokustid" i din kalender, eller använda ett kalenderhanteringsverktyg som Clockwise för att automatisera arbetet åt dig. Oavsett vilket bör du öva på att optimera ditt schema för att öka dina mest produktiva timmar.

Alternativt kan du överväga att schemalägga din arbetsvecka så att du har en helt mötesfri dag. På Asana har vi mötesfria onsdagar, så att vi kan fokusera på djupt arbete den dagen. Djupt arbete är en fokuserad tidsperiod där du kan arbeta utan distraktioner. När du inte behöver oroa dig för möten eller distraktioner kan du ägna mer tid åt produktivt djupt arbete.

5. Undvik att göra flera saker samtidigt

• Problem: Du arbetar med flera saker samtidigt, men allt tar så lång tid.

• Lösning: Fokusera på en uppgift i taget för att komma in i ett flödestillstånd.

Roligt fakta: människor är egentligen inte byggda för att göra flera saker samtidigt. När du försöker göra två saker samtidigt bearbetar din hjärna faktiskt informationen – för båda uppgifterna – långsammare. Resultatet blir att du i stället för att göra en sak bra i slutändan gör två saker mindre bra.

För att undvika multitasking och öka produktiviteten bör du fokusera på att ta itu med en uppgift i taget. Se till att du har tillräckligt med tid för djupt arbete så att du verkligen kan fördjupa dig i dina uppgifter och uppnå ett flödestillstånd. När du är helt uppslukad av ditt arbete befinner du dig i flödestillstånd – vilket är en mer energifylld, engagerande och njutbar arbetsupplevelse. Flödestillståndet hjälper dig inte bara att få arbetet gjort snabbare, utan tenderar också att öka kreativiteten och engagemanget i ditt arbete.

Här är några enkla tips för att minska multitasking, öka flödet och ha en mer produktiv dag:

• Eliminera distraktioner genom att lägga telefonen med skärmen nedåt och stänga av aviseringar från sociala medier eller sms på din dator.

• Innan du börjar arbeta bör du äta ett mellanmål, gå på toaletten och hälla upp ett glas vatten så att du inte blir distraherad av fysiskt obehag.

• Lyssna på lugnande musik om det hjälper dig att fokusera. Överväg att välja musik utan sångtexter eller prova att lyssna på musik på ett språk som du inte talar.

• Gör det roligt om du börjar känna dig uttråkad. Om du arbetar med en rutinmässig eller enkel uppgift kan du försöka göra den rolig – ta tid på dig själv, skapa en intern tävling eller leta efter återkommande element i ditt arbete för att motverka tristess.

Under en period var standarden för vårt kreativa team bara att reagera på arbetet. Men vi kommer aldrig att göra vårt allra bästa utan en tydlig process.”

6. Prioritera viktigt arbete

• Problem: Du har mycket arbete att göra och du är osäker på vad du ska fokusera på först.

• Lösning: Koppla det dagliga arbetet till teamets eller företagets mål, så att du har klarhet i vilka uppgifter som är viktiga och hur varje uppgift anknyter till företagets mål.

Att veta hur ditt dagliga arbete hänger samman med företagets mål eller teamets initiativ är inte bara något som är bra att ha – det är en avgörande del av effektiv produktivitet på jobbet. När du har klarhet kan du effektivare prioritera ditt arbete, så att du kan säkerställa att du tar itu med det arbete som har störst påverkan först. Dessutom är teammedlemmar som vet hur deras arbete hänger ihop med företagets initiativ dubbelt så motiverade.

Genom att hantera teamets mål och initiativ på samma plats där ni samordnar det dagliga arbetet kan teamet direkt se hur prioriteringen av viktiga uppgifter påverkar företaget som helhet. Det här ökar inte bara produktiviteten utan förbättrar också de anställdas moral och välbefinnande.

7. Minska antalet aviseringar

• Problem: Du blir distraherad av ständiga aviseringar från e-post, meddelanden och projekthanteringsverktyg.

• Lösning: Prova att pausa aviseringar eller använda funktionerna för Stör ej.

För att kunna fokusera på det du arbetar med och få ditt bästa arbete gjort måste du eliminera distraktioner. Den största orsaken till distraktioner är aviseringar – oavsett om det är produktiva aviseringar, som e-postmeddelanden eller Slack-meddelanden, eller aviseringar som inte är arbetsrelaterade, som meddelanden från sociala medier och sms.

Att öka produktiviteten på arbetsplatsen handlar inte om att isolera sig helt och hållet – leta snarare efter verktyg som erbjuder snooze- eller stör ej-funktioner. På så sätt kan du dyka ner i djupt arbete utan att oroa dig för att bli avbruten från ditt flöde av en oläglig avisering.

Stör ej-funktioner har ytterligare en fördel: de låter dina teammedlemmar veta att du arbetar med något. De flesta verktyg med Stör ej-funktioner meddelar teammedlemmar som försöker kontakta dig att du inte tar emot aviseringar just nu, så att de mer exakt kan förutse när de kan förvänta sig ett svar från dig. De kommer att veta att du inte får några aviseringar, men att du kommer att svara dem när du är klar med ditt arbete. Det är ett utmärkt sätt att skapa sunda arbetsvanor (och vanor för balansen mellan arbete och privatliv).

Vi uppmuntrar vårt team att arbeta de arbetstider som är mest lämpliga för dem, så länge de meddelar det tydligt i förväg. När det är dags att lägga ifrån sig arbetet ska man göra det. Stäng av aviseringarna. Även om en teamkollega kanske vill publicera inlägg på kvällen eftersom det är efter att barnen har lagt sig, behöver det inte skapa en känsla av att något brådskar för andra.”

8. Integrera dina affärsverktyg

• Problem: Du lägger för mycket tid på att växla mellan olika affärsverktyg – chatt, e-post, kalkylark med mera.

• Lösning: Hantera ditt arbete i en central referenskälla som kan integrera dina affärsverktyg så att du slipper växla mellan olika appar.

Visste du att en genomsnittlig anställd växlar mellan 9 verktyg per dag? När arbetet är utspritt och svårt att hitta spenderar du värdefull, icke-produktiv arbetstid på att växla mellan olika verktyg för att hitta rätt information. Om du har kontexten för ditt arbete i ett verktyg, själva arbetet sker i ett annat verktyg och all kommunikation om arbetet lagras på ett tredje ställe, blir det en enorm belastning på din produktivitet att bara få tillgång till den information du behöver för att få arbetet gjort.

Hitta i stället en central referenskälla där ni kan integrera alla era affärsverktyg, eliminera datasilon och i slutändan öka produktiviteten på arbetsplatsen. Det är en del av uppgiften för ett arbetshanteringsverktyg – som kan hjälpa ditt team att samordna och hantera arbetet. Genom att samla kommunikationen och samordningen på ett och samma ställe kan du hitta sammanhanget för arbetet där arbetet sker.

9. Automatisera manuellt arbete

• Problem: Du ägnar för mycket tid åt att dirigera uppgifter och manuellt prioritera arbete.

• Lösning: Välj ett verktyg som hjälper dig att automatisera rutinuppgifter.

En annan bidragande orsak till jobb om jobb är manuellt arbete – såsom att dirigera förfrågningar, dela uppgifter med intressenter och föra saker vidare i processen. Om du leder ett team eller ett projekt ägnar du sannolikt en stor del av din dag åt dessa manuella uppgifter, i stället för att fokusera på viktigt, produktivt arbete.

Om du vill minska det manuella arbetet kan du prova ett verktyg som automatiserar snabbt arbete åt dig. På så sätt behöver du inte oroa dig för att uppgifterna inte hamnar på rätt plats – men du behöver inte heller göra allt själv. Istället för att lägga fem minuter här och tio minuter där på att vidarebefordra en uppgift eller städa upp ett formulär kan du ställa in en utlösare som automatiskt styr arbetet genom de följande stegen. Det här är ett av de enklaste produktivitetstipsen att implementera – och det ger de största resultaten.

Med regler sparar vi nu 2–6 steg för var och en av våra 40–50 kundförfrågningar per sprint eftersom uppgifterna automatiskt läggs till i andra projekt och flyttas genom varje fas.”

10. Säg ”nej”

• Problem: Ärligt talat har du helt enkelt för mycket att göra just nu.

• Lösning: Öva på att säga nej till nya projekt eller gör det till en vana att klargöra dina prioriteringar och din arbetskapacitet när nya initiativ föreslås.

Att säga nej till nytt arbete kan verka vara ett motstridigt produktivitetstips. Är inte de mest produktiva människorna de som kan göra allt? Egentligen inte. Produktivt folk vet vad deras prioriteringar är – vilket också innebär att de vet vad deras prioriteringar inte är.

När du säger nej till uppgifter som du inte har tid med skapar du mer tid för de viktiga uppgifter som du redan har identifierat. När allt kommer omkring behöver du inte ”göra allt” – du behöver ett sätt att fokusera på att göra det som är mest värdefullt för dig och ditt team.

För att kunna säga nej på ett effektivt sätt bör du öva på att sätta förväntningar tillsammans med ditt team. Det finns några olika sätt att göra det på:

• Inför strategier för hantering av ändringskontroll. Hantering av ändringskontroll innebär att man identifierar, dokumenterar och godkänner ändringar i sitt arbete eller sina projekt. Med en ändringskontrollprocess kan intressenter skicka in en ändringsförfrågan – till exempel en ändrad projektomfattning eller uppdaterade leveranser. Därefter granskas ändringen av dig och andra projektintressenter. Om den blir godkänd kan du sätta igång med arbetet – men då bör du ha klarhet i vad ändringens relativa prioritet och inverkan är.

• Prova ett jobbintagningsformulär. Om du ofta får jobbförfrågningar via alla möjliga kanaler kan du standardisera och förenkla dessa förfrågningar med ett formulär. Ett jobbintagningsformulär gör det möjligt att standardisera de detaljer som intressenterna tillhandahåller när de begär nytt arbete – till exempel den relativa prioriteringen, det önskade slutdatumet och mycket mer.

• Tydliggör prioriteringar tidigt och ofta. Även om du inte säger "nej" bör du se till att teammedlemmarna och intressenterna förstår den relativa prioriteringen av det du arbetar med. På så sätt kan du se till att intressenter och teammedlemmar ställer sig bakom arbetet.

• Prova att säga ”inte just nu”. Om det inte känns rätt att säga ”nej” kan du prova att spara uppgifterna till ett framtida datum. Behåll dem i dina uppgiftslistor för en regnig dag, men låt inte din produktivitet bromsas av saker som du inte har tid med.

11. Gör dig redo för framgång

• Problem: Du lägger varje morgon dyrbar tid på att försöka lista ut vad du ska fokusera på under dagen.

• Lösning: Prioritera kommande arbete innan du avslutar arbetsdagen, så att du har en tydlig utgångspunkt nästa morgon.

Vi känner alla igen känslan av att logga in direkt på morgonen och bli bombarderade av en överfull inkorg. Plötsligt försvinner din noggrant strukturerade mentala att göra-lista, och du tillbringar hela förmiddagen med att prioritera och svara på e-postmeddelanden. Att logga in på en oorganiserad arbetsyta kan vara mycket energikrävande. 

För att undvika den här typen av morgnar bör du förbereda dig för framgång kvällen innan. Innan du loggar ut för dagen kan du ägna fem minuter åt att gå igenom uppgiftslistan för nästa dag. Att veta vad du har att göra är det bästa sättet att komma igång med en produktiv arbetsdag.

12. Öka teamets klarhet

• Problem: Du och ditt team lägger dyrbar tid på att jaga information och godkännanden.

• Lösning: Dela en central referenskälla så att ni kan arbeta, granska och hitta sammanhang på ett och samma ställe.

I slutändan kan du minska jobb om jobb och öka produktiviteten på jobbet genom att fokusera på tydlighet i teamet och projektsynlighet. Idag är så mycket arbete isolerat och osammanhängande. All tid vi lägger på att leta efter, fråga om eller jaga upp arbete är tid då vi inte är produktiva – vilket innebär att du måste kompensera för ditt viktiga arbete vid andra tillfällen. Men för att öka teamsamarbetet och samtidigt förbättra din personliga balans mellan arbete och fritid behöver du ett sätt att samarbeta mer effektivt.

Det bästa sättet att göra det är med ett arbetshanteringsverktyg. Arbetshanteringsverktyg är ett sätt att hantera och organisera organisationens arbetsflöden för att ge teamet den klarhet som behövs för att snabbare nå målen. Dessa verktyg hjälper dig att samordna medarbetare och arbete för att se till att alla har den information de behöver för att utföra det viktigaste arbetet på ett så produktivt sätt som möjligt.

Om du är redo att komma igång med arbetshantering kan du prova Asana. Asana är ett arbetshanteringsverktyg som är utformat för att maximera synligheten och minimera jobbet kring jobbet – så att du kan fokusera på produktivt arbete med stor genomslagskraft.

Asana gjorde det möjligt för oss att inte bara se den totala mängden arbete vi faktiskt utförde, utan också att omprioritera och bättre anpassa våra strategier till de olika typerna av arbete vi uträttade.”

13. Ta en paus

• Problem: Du verkar alltid prioritera arbete framför vila och börjar känna dig utmattad.

• Lösning: Gör det till en vana att ta pauser – både längre pauser (med betald ledighet) och kortare, dagliga stunder utan arbete.

Utbrändhet är vanligt – nästan en av fyra arbetstagare upplever utbrändhet fyra eller fler gånger per år. Och för många av oss känns det normalt – 40 % av oss anser att det är en oundviklig del av framgång. Utbrändhet är ett resultat av att man känner sig överväldigad och överarbetad, och i själva verket visar det oss att mer arbete inte leder till bättre resultat. Faktum är att utbrändhet kan leda till skadliga effekter för både den anställda och arbetet.

För att motverka utbrändhet bör du göra det till en vana att ta pauser. Under arbetsdagen bör du avsätta tid för snabba stretchpauser, promenader och måltider. Se till att du kopplar bort dig helt från arbetet under åtminstone de där få minuterna och att du är närvarande under din valda vilotid. Under hela kvartalet ska du också se till att planera in betalda ledighetsdagar, då du helt kan koppla bort dig från arbetet. Även om det kan verka som att du har för mycket att göra för att ta ledigt, förbättrar det faktiskt vårt fokus och vår produktivitet att ta ledigt från arbetet.

Produktiva team är effektiva tillsammans

De mest produktiva teamen är de som delar klarhet och synlighet. På så sätt är du inte produktiv i ett vakuum – du samarbetar och skapar kontakter för att få arbetet gjort på bästa sätt på kortast möjliga tid. De som lyckas minska jobb om jobb – de icke-produktiva uppgifterna som kommer i vägen för arbete med stor inverkan – är också de mest produktiva.