De fyra skatterna som ruinerar din arbetsdag: Förhandstitt på Innovation i arbetslivet 2024

Att stämpla in kl. 9 och gå hem kl. 17 är inte längre normen. Fler och fler kunskapsarbetare arbetar med hybrida och flexibla scheman, med asynkrona arbetsflöden och tvärfunktionellt teamarbete som ersätter fysiska möten och silokunskap. 

Ändå håller många företag fortfarande fast vid stela strukturer som inte passar den nya miljön. De här föråldrade metoderna skapar dolda ”skatter” på produktiviteten och urholkar teamets prestationer – och lycka – med tiden. Vår senaste rapport om innovation i arbetslivet innehåller resultat från över 13 000 kunskapsarbetare i sex länder, med stöd av fem års data och insikter från specialister på framtidens arbete. Rapporten belyser stora förändringar i arbetspraxis – vissa uppenbara, andra inte så mycket. 

Men oroa dig inte: vi erbjuder också en guide för framåttänkande företag för att anpassa sig och frodas. Genom att förstå och ta itu med de här dolda kostnaderna kan du frigöra organisationens fulla potential och främja en mer dynamisk, effektiv och trevlig arbetsmiljö.

De fyra dolda produktivitetsskatterna

Anslutningsskatten: Den dolda vägtullen för frånkoppling

Anslutningskostnaden är som störst när team arbetar i silor snarare än som sammanhållna enheter. Denna frånkoppling kan hindra det fria flödet av idéer och information, vilket är viktigt för innovation och flexibilitet på arbetsplatsen. 

• Enligt vår forskning anser endast 12 % av arbetstagarna att nya idéer rör sig sömlöst mellan avdelningar.

• Istället förlitar sig 90 % på informella nätverk för att hantera denna kommunikationsklyfta. 

• Sådana frånkopplingar påverkar inte bara produktiviteten utan minskar också den strategiska anpassningen. 

• När anställda inte kan se hur deras arbete bidrar till företagets övergripande mål minskar motivationen och insatserna blir felriktade. 

• Heltidsanställda kontorsarbetare är 32 % mer benägna att säga att de konsekvent känner sig detaljstyrda av sina chefer jämfört med de som har mer flexibla arbetsarrangemang.

För att bekämpa dessa problem måste organisationer främja en kultur av anslutning och öppenhet, och utnyttja teknik som överbryggar kommunikations- och samarbetsluckor för att säkerställa att varje teammedlem är i linje med organisatoriska mål. I organisationer med hög anslutningsgrad är det 90 % mer sannolikt att arbetstagarna förstår hur deras arbete tillför värde och hjälper till att uppnå företagets mål.

Hastighetsskatten: flaskhalsar som saktar ner oss

Hastighetsskatten representerar det motstånd mot produktivitet som orsakas av föråldrad teknik och besvärliga processer. 

• Trots framsteg inom digitala verktyg är 94 % av arbetstagarna fortfarande starkt beroende av kalkylark.

• 64 % av arbetstagarna rapporterar att samarbetsverktyg komplicerar snarare än förenklar deras uppgifter. 

• Dessa flaskhalsar hindrar ett snabbt utförande av arbete och beslutsfattande, vilket hämmar organisationens produktivitet. 

• För företag som strävar efter att vara agila är det avgörande att anpassa tekniken till arbetsflödet. 

Organisationer med hög hastighet utmärker sig genom att effektivisera processer och investera i teknik som integreras sömlöst i befintliga system. I organisationer där information flödar snabbt mellan team hittar ledarna den rätta balansen – de lägger till precis tillräckligt med struktur för att hålla saker och ting effektiva utan att sakta ner agiliteten. De anställda i de här organisationerna är 3,2 gånger mer benägna att säga att deras ledare fattar beslut som är i linje med organisationens bästa.

Resiliensskatten: Processerna som faller sönder under tryck och förändring

Den här bördan kan sammanfattas i tre huvudproblem: giftiga kollegor, giftiga chefer och dålig ändringshantering. Var och en av dem urholkar organisationens motståndskraft.

• Giftiga kollegor: Giftiga kollegor finns i många formulär, från ”territoriumskrigare” som är överdrivet skyddande av sina ansvarsområden till ”bedragna martyrer” som överdriver sin arbetsbelastning. Om du tror att du är immun, tänk på att 93 % av arbetstagarna säger att de upplever ett eller flera giftiga kollegors beteenden på jobbet. 

• Giftiga chefer: Det som är ännu läskigare är att 81 % av arbetstagarna säger att de har bevittnat giftiga chefer på jobbet, från chefer som försvinner i luften när teamet behöver vägledning, till chefer som tar åt sig äran för andras arbete. 

• Giftig ändringshantering: 82 % av arbetstagarna säger att de har stött på giftiga ändringshanteringsmetoder i organisationen. Från förhastade översyner till kritikbekämpning: giftig ändringshantering består av dåligt hanterade organisatoriska förändringar som har en negativ inverkan på anställda och företagskultur. Medan 42 % av de anställda känner sig säkra på sin egen förmåga att hantera förändringar, är endast 27 % säkra på sin organisations förmåga att hantera framtida utmaningar. 

Tänk på det som att vara en begåvad kock i ett kök med en trasig spis och dåliga ingredienser. Om inget förändras kommer du förmodligen att börja leta efter ett jobb på en annan restaurang. Det är därför inte konstigt att endast 45 % av de anställda är säkra på att de fortfarande kommer att vara kvar i sin nuvarande organisation om sex månader.

Samtidigt är det 116 % mer troligt att anställda i en organisation med hög motståndskraft säger att de kan lita på sina chefer och 2,7 gånger mer troligt att de vet hur de passar in i organisationens framtidsplaner. Att främja anpassningsförmåga, kommunicera tydligt och bygga en stödjande kultur som ger anställda möjlighet att hantera förändringar effektivt är avgörande för att främja motståndskraft.

Kapacitetsskatten: Överväldigandet som utarmar anställdas bandbredd

Kapacitetsskatten återspeglar den belastning på anställdas kapacitet som orsakas av överdrivna arbetsbelastningar, tekniköverbelastning och improduktiva möten. 

• Enligt vår undersökning säger 44 % av arbetstagarna att de ogillar möten. 

• Antalet timmar som slösas bort i improduktiva möten har fördubblats sedan 2019, till fem timmar i veckan. Det är ungefär en hel månad som slösas bort varje år.

• Vår forskning visar att anställda upplever "återhämtningssyndrom efter möten" – eller de långvariga effekterna av frustrerande möten – efter 28 % av sina möten. 

• Detta hämmar arbetsflödet, minskar produktiviteten och leder till att 89 % av de anställda klagar med kollegor, vilket sprider negativitet i hela organisationen.

• Teknik kan vara lika utmattande, och 63 % av de anställda säger att deras arbete störs av för många verktyg.

Men Work Innovation Labs Collaborative Intelligence Lead Dr. Mark Hoffman avslöjar att det finns en "sweet spot" för samarbete. Organisationer som kan hitta den balansen ser att anställda är 41 % mer benägna att engagera sig i rätt mängd samarbete. Även om balansen är olika i varje organisation, uppnår arbetstagare den ofta genom att sätta tydliga gränser, prioritera uppgifter och använda verktyg som Asana för att effektivisera samarbetet och undvika överdrivna möten eller avbrott.

Sänk din skatt

De här fyra pålagorna påverkar alla organisationer, men i olika grad. Läs hela rapporten för att få tips om hur man: 

• stärka samarbetet mellan team för att minimera anslutningsskatten

• Påskynda arbetsflöden, gör smarta AI-investeringar och investera i digital kompetens för att undvika hastighetsskatten.

• Utveckla starka försvar mot motståndsskatten.

• Minska verktygsöverdrivning, minska antalet möten och förtydliga arbetsägarskap för att minska kapacitetsskatten.