Event proposal template: Free download and step-by-step guide

Oavsett om du organiserar ett branschomfattande seminarium eller söker sponsring för en kommande mässa, visar ett vinnande evenemangsförslag varför intressenter kan lita på att ditt evenemang kommer att bli en framgång. 

Men för att sätta ihop ett effektivt förslag krävs det mer än bara goda färdigheter i evenemangshantering. För att verkligen imponera på en potentiell kund eller intressenter bör ditt evenemangsförslag innehålla en balans mellan beskrivande text, visuella element och omfattande logistik. Stick ut från mängden med de här sju stegen och bästa praxis för att införliva dessa element i ditt förslag. 

Vad är ett evenemangsförslag?

Ett evenemangsförslag är ett omfattande dokument som beskriver alla delar av att organisera ett nytt evenemang. Du kommer vanligtvis att skapa dessa som svar på en förfrågan om förslag (RFP) som kräver en evenemangsledare, men du kan också använda det för att presentera en företagsfunktion för viktiga intressenter eller locka sponsorer till ett kommande evenemang.

 Ett evenemangsförslag omfattar: 

• Syftet med evenemanget.

• De personer eller leverantörer som är inblandade.

• Logistiken för att genomföra evenemanget.

Precis som ett CV visar ett evenemangsförslag dina unika färdigheter och din förmåga att organisera evenemang för potentiella kunder och intressenter att överväga när de bestämmer vem som ska leda ett evenemang. Du ger dem en möjlighet att granska de delar som du kommer att införliva för att göra deras evenemang till en framgång. 

Effektiva evenemangsförslag illustrerar en tydlig, kortfattad och omfattande vision för evenemanget – se det som en pitch. Imponera på dina intressenter genom att följa de här sju stegen för att skapa ett engagerande förslag.

8 viktiga delar i en mall för evenemangsförslag

Om du använder en mall för evenemangsförslag slipper du börja om från början varje gång du planerar ett evenemang. Föreställ dig att du har uppgiften att organisera ett stort företagsevenemang, men att du har svårt att sammanställa alla detaljer.

Det är då en mall för evenemangsplaneringsförslag blir ovärderlig. Se det som en översikt som hjälper dig att planera allt från mål till budget och ekonomi. Med en anpassningsbar mall slipper du gissningar. Du kan fokusera på det som är viktigt och se till att du inkluderar alla viktiga aspekter.

Låt oss utforska de åtta viktiga elementen som varje evenemangsförslag bör innehålla, så att du kan ta itu med planeringsprocessen med tillförsikt.

1. Översikt över evenemanget och mål

Börja ditt evenemangsförslag med information om evenemanget, inklusive dess syfte, mål och mätbara mål. Det bör tydligt formulera visionen för ditt professionella evenemang och utgöra grunden för hela förslaget. Inkludera specifika mätvärden som du strävar efter att uppnå, till exempel närvaroantal eller insamlingsmål.

2. Målgrupp

Det här avsnittet bör innehålla demografiska uppgifter om din målgrupp, inklusive ålder, kön, yrkesbakgrund och intressen. Att skräddarsy evenemanget efter publikens preferenser ökar chanserna att lyckas. Ett företagsevenemang kan till exempel rikta sig till chefer eller yrkesverksamma, medan ett musikevenemang skulle fokusera på andra demografiska grupper.

3. Evenemangsdatum, plats och schema

Ange datum, platsinformation och ett övergripande evenemangsschema eller en agenda. Det här avsnittet ger en ögonblicksbild av när och var evenemanget kommer att äga rum, tillsammans med en sammanfattning av de planerade aktiviteterna.

4. Budget och ekonomi

Presentera den totala budgeten med intäktsprognoser och kostnadsfördelningar. Den här omfattande ekonomiska översikten bör innehålla prissättningsstrategier, förväntade intäkter från biljettförsäljning eller sponsring och detaljerade kostnadskategorier. Var beredd på att justera dessa siffror i realtid när planeringen fortskrider.

5. Marknadsföring, kampanjer och partnerskap

Beskriv evenemangets marknadsföringsplan och ge information om partnerskap, sponsorer och leverantörer. Beskriv din marknadsföringsstrategi för evenemanget, inklusive kampanjer på sociala medier och e-postkampanjer samt traditionella marknadsföringsmetoder. Lyft fram eventuella mallar för sponsringsförslag eller sponsringsförslag för evenemang som du planerar att använda för att säkra partnerskap.

6. Logistik och verksamhet

Det här avsnittet bör omfatta evenemangets logistiska och operativa krav, såsom installation, teknik, transport och beredskapsplaner. Inkludera information om eventuella integreringar med projekthanteringsverktyg eller arbetsflöde som du kommer att använda för att hålla igång verksamheten.

7. Teamets roller och ansvarsområden

Beskriv viktiga teammedlemmar och deras roller i att organisera och genomföra evenemanget. Definiera tydligt vem som kommer att ansvara för olika aspekter av evenemanget, från kreativ ledning till hantering på plats. Det här hjälper alla att förstå sin roll i att genomföra evenemanget.

8. Riskhantering och uppföljning

Varje evenemang medför risker, och ditt evenemangsförslag bör innehålla ett avsnitt som är tillägnat riskhanteringsstrategier. Det innebär att identifiera potentiella risker, från väderstörningar till tekniska fel, och beskriva åtgärder för att mildra dessa problem.

Efter evenemanget kan du granska deltagarundersökningar, ekonomi och andra viktiga mätvärden och milstolpar för att mäta framgång och förbättra framtida evenemang. Det är särskilt användbart för att skapa exempel på framtida evenemangsplanering och fallstudier.

Mall för evenemangsförslag

Använd den här anpassningsbara mallen för evenemangsförslag som en allmän guide för att skriva ditt förslag. Varje evenemang är dock unikt och kan kräva olika information. Anpassa den här mallen så att den passar din kunds behov.

Genom att anpassa din mall för evenemangsförslag kan du också sticka ut från mängden. Om tillämpligt kan du inkludera kundens logotyp och varumärkesfärger i hela dokumentet.

Så här skriver du ett förslag för ett evenemang

Du har din mall för evenemangsförslag redo, men att stirra på de tomma avsnitten kan fortfarande kännas skrämmande. Vi förstår – att veta vad man ska inkludera är bara halva jobbet. Den verkliga utmaningen ligger i att skapa övertygande innehåll som säljer din vision och bevisar att du är rätt person för jobbet.

De här sju enkla stegen visar hur du skriver ett förslag för ett evenemang med tillförsikt.

1. Träffa den potentiella kunden eller intressenterna

Innan du börjar utforma ditt förslag bör du ha en tydlig förståelse för din potentiella kunds förväntningar på evenemanget. Planera ett inledande möte för att diskutera vad de har i åtanke för evenemanget. 

Klargör saker såsom:

• Evenemangets namn

• Typ av evenemang.

• Syftet med evenemanget.

• Antal gäster

• Datum, tid och önskad plats

• tema, övergripande stil, färg eller atmosfär

• Vad de hoppas kunna uppnå med evenemanget

Det är viktigt att anteckna att din potentiella kund eller dina intressenter kanske inte har några tydliga förväntningar i det här skedet av projektet – det är förmodligen därför de letar efter en expert på evenemangsplanering. Förbered dig på att inspirera din kund med en portfolio av ditt tidigare arbete, färgprover, moodboards osv. Anteckna alla element som väcker deras intresse och var inte rädd för att presentera dina egna idéer. 

Som vid alla affärsmöten vill du att din potentiella kund ska få ett gott intryck av dig. Följ affärsetiketten varje gång du träffar dessa intressenter.  

2. Sälj in dig själv

Det första steget när du använder en mall för evenemangsförslag är att presentera dig själv och ditt evenemangsteam. 

Din introduktion bör innehålla:

• En kort sammanfattning av din bakgrund. 

• Din erfarenhet av evenemang och dina kvalifikationer. 

• Omfattningen av ditt arbete.

• Ditt företagsnamn (om tillämpligt).

• Alla relevanta certifieringar 

• Licensiering (om tillämpligt)

• Professionella referenser

• Affärspartners

• Federalt anställnings-ID (om tillämpligt)

• Tidigare framgångar som visar varför du är rätt person för jobbet.

Tänk på att din kund kan titta på flera evenemangsförslag från olika planerare. I det här avsnittet ska du fokusera på vilka färdigheter som skiljer dig från konkurrenterna och vilka som bäst uppfyller kundens behov för evenemanget.

3. Skriv en tilltalande beskrivning av evenemanget

När du är klar med inledningen kan du fokusera på kärnan i ditt förslag – evenemangsbeskrivningen. Den här översikten ger en sammanfattning av hur du planerar att genomföra evenemanget. 

Beskrivningen bör innehålla följande:

• Målet för evenemanget.

• alla detaljer eller förväntningar som diskuterats i tidigare möten med kunden

• En allmän tidsram för projektet.

• möjliga platser, cateringfirmor eller andra leverantörer

• Din övergripande vision och hur du planerar att uppnå den, inklusive tema, färg, atmosfär, etc.

Din evenemangsbeskrivning bör inte bara beskriva evenemangets logistik – det här är din chans att övertyga din kund eller dina intressenter om att ditt evenemang kommer att bli en framgång. Om du inte är en skicklig skribent kan du överväga att anställa någon som kan hjälpa till att sätta din vision i ord och göra det här avsnittet så tilltalande som möjligt. 

Det kan också vara en bra idé att inkludera referensbilder, moodboards och färgscheman för att hjälpa din kund att föreställa sig vad du har i åtanke för deras evenemang. Kom ihåg att sätta deras behov först när du skapar evenemangsbeskrivningen. 

4. Lista alla tjänster som erbjuds

Den här listan kommer att ge din potentiella kund eller dina intressenter en detaljerad bild av vilka tjänster du kommer att tillhandahålla för evenemanget. Det kommer också att inkludera de leverantörer du planerar att använda. Den här listan kräver en hel del efterforskning – från bordsdukar till festartiklar – du vill vara säker på att lista allt du behöver för evenemanget.

Om det är ett mindre evenemang, till exempel en middagsbjudning eller en baby shower, kan du använda punkter eller en tabell för att lista de tjänster som du och teamet kommer att tillhandahålla. Dela upp din lista i avsnitt för varje aspekt av evenemanget om du planerar en stor uppgift, till exempel ett bröllop eller en företagsomfattande julfest. 

5. Visa upp ditt tidigare arbete

Om dina intressenter inte är helt övertygade om din vision ännu, är det här din möjlighet att övertyga dem om att dina evenemang är oöverträffade. Om du har planerat liknande evenemang tidigare kan du inkludera foton och kundomdömen för att visa upp ditt arbete. 

Visuella representationer av ditt tidigare arbete kan hjälpa dina potentiella kunder att se dina förmågor och är ett utmärkt sätt att bevisa att din stil matchar vad de hade i åtanke. Att ha tidigare evenemang som referens kan också hjälpa dina intressenter att inse vad de vill ha eller inte vill ha för sitt eget evenemang.

6. Inkludera föreslagna kostnader

Naturligtvis kommer din kund eller dina intressenter att vilja veta hur mycket evenemanget kommer att kosta. Efter att ha beskrivit evenemanget på ett sätt som dina intressenter enkelt kan visualisera kan du skapa en detaljerad sammanfattning av hur mycket varje del av evenemanget kommer att kosta och dess syfte. 

Återigen är det viktigt att vara så detaljerad som möjligt i det här avsnittet. Du vill inte överraska din kund med oväntade kostnader som inte ingick i förslaget. Glöm inte att lista även de mest obetydliga punkterna, såsom skavskålar som håller maten varm, eller installations- och transportavgifter för hyrd utrustning. Du bör också inkludera eventuella rabatter, till exempel en rabatt för tidig bokning.

7. Anteckning om eventuella evenemangspolicyer

Om tillämpligt kan du ange dina evenemangspolicyer i slutet av ditt evenemangsförslag för att hjälpa till att hantera kundens förväntningar på ett korrekt sätt. 

Du kan inkludera krav såsom:

• Minsta garanterade antal deltagare

• Tidsbegränsade erbjudanden i ditt förslag

• Din avbokningspolicy.

• Uthyrnings- eller skadepolicyer.

• Betalningens slutdatum.

Avsluta ditt förslag med att tacka dina potentiella kunder eller intressenter för möjligheten att arbeta med dem. Glöm inte att inkludera din kontaktinformation så att dina potentiella kunder kan få tag på dig om de har några frågor (eller, ännu bättre, vill anlita dig).

Exempel på evenemangsförslag

När du använder en mall för ett evenemangsförslag är det bra att ha en tydlig struktur och vision i åtanke. Ett av de bästa sätten att göra det på är att granska ett bra exempel på ett evenemangsförslag för att förstå hur alla delar passar ihop.

Här är ett exempel på ett evenemangsförslag. Det beskriver viktiga avsnitt såsom mål, logistik och ekonomiska detaljer. Använd det här som en guide för att skapa ditt eget professionella och övertygande förslag.

Evenemangets titel: Årlig företagsnätverksgala

Evenemangsdetaljer: Den årliga Corporate Networking Gala är ett högprofilerat evenemang som syftar till att samla branschledare, företagsledare och innovatörer för en kväll av nätverkande och samarbete. Evenemanget kommer att innehålla ett huvudtal, interaktiva sessioner i mindre grupper och en formell middag för att främja kontakter och diskussioner.

Mål:

• Underlätta meningsfulla nätverksmöjligheter för över 200 chefer.

• Öka varumärkessynligheten för sponsorer genom evenemangsbranding och marknadsföring.

• Samla in 50 000 $ i medel till en partnervälgörenhetsorganisation genom biljettförsäljning och en tyst auktion.

Målgrupp: Business executives, entreprenörer och branschledare i åldern 35–60 år, med fokus på yrkesverksamma inom teknik, ekonomi och marknadsföring.

Evenemangsdatum och -plats: Datum: 12 maj 2024 Plats: Grand Ballroom, Downtown Convention Center

Budget och ekonomi:

• Beräknade intäkter: 100 000 $ (från biljettförsäljning, sponsring och auktion)

• Beräknade kostnader: 65 000 USD (lokal, catering, AV, marknadsföring)

• Mål för nettovinst: 35 000 USD

Marknadsföringsstrategi: Använd en riktad marknadsföringsplan genom kampanjer på sociala medier, nyhetsbrev via e-post och strategiska partnerskap med branschpublikationer. Evenemanget kommer också att ha framstående sponsorer för ökad varumärkesexponering.

Logistik: Evenemanget kommer att kräva ett team på 15 medlemmar för uppsättning, samordning och nedmontering. Teknikbehov inkluderar AV-support för presentationer och livestreaming-funktioner.

Teamets roller och ansvarsområden:

• Evenemangsledare: Övervaka alla aktiviteter och se till att tidslinjen följs.

• Marknadskoordinator: Hantera kampanjer och sponsorrelationer.

• Logistikteam: Hantera lokalens uppläggning, transport och teknisk support.

Det här formatet för evenemangsförslag lyfter fram de viktigaste delarna i en framgångsrik evenemangsplan. Genom att använda den här strukturen och lägga till information om ditt evenemang kan du göra ditt förslag tydligt och övertygande.

Ytterligare kostnadsfria mallar för evenemangsförslag

Du har tagit dig an mallen för evenemangsförslag, men nu börjar det riktiga arbetet. Det är svårt att hålla reda på allt när man hanterar tidslinjer, leverantörer och marknadsföring.

Låter det bekant? Oroa dig inte. De här kostnadsfria mallarna för evenemangshantering kan hjälpa dig att hålla koll på alla aspekter av ditt evenemang, vilket sparar tid och stress.

• Mall för evenemangsplanering: samla all information om evenemanget på ett och samma ställe, från logistik till teamkoordinering.

• Mall för evenemangskalender: visualisera viktiga datum, milstolpar och deadliner i en enkelvy för att förhindra schemaläggningskonflikter och hålla evenemanget i fas.

• Mall för produktionsschema: kartlägg evenemangets tidslinje för att se till att du slutför alla uppgifter i tid.

• Mall för marknadsföringsstrategi: organisera evenemangets marknadsföringsplan för att locka rätt målgrupp.

• Kalendermall för sociala medier: schemalägg och spåra dina inlägg på sociala medier för maximalt engagemang.

• Mall för leverantörshantering: håll koll på kommunikation och avtal med leverantörer och partner.

• Mall för resursallokering: hantera dina resurser och teammedlemmar effektivt för att säkerställa att allt går smidigt.

De här verktygen kan hjälpa dig att hantera de många rörliga delarna av ett evenemang, så att du inte glömmer bort några detaljer!

6 tips och bästa praxis för att skriva ditt evenemangsförslag

Att använda en mall för evenemangsförslag är bara början. Sträva efter att underhålla, inspirera och informera din publik med bästa praxis för evenemangsförslag. 

1. Berätta en historik

Berättande väcker känslor och spänning – två saker som kan hjälpa till att få vågen att tippa till din fördel. När du skriver din evenemangsbeskrivning bör din kund vara bannern i historiken. Beskriv vad de kan åstadkomma med din hjälp – och vad som står på spel om de väljer en annan evenemangsplanerare. 

För att hjälpa till att sätta ihop din historik kan du försöka svara på de här frågorna:

• Hur kan bannern (din kund eller dina intressenter) gynnas känslomässigt, socialt och praktiskt av att låta dig planera deras evenemang?

• Vilka hinder kan du stöta på? Hur kommer du, som deras guide, att hjälpa dem att förutse och övervinna dessa utmaningar?

• Vad blir belöningen för din banners framgång?

Att lägga till lite dramatik i historiken är bara ett litet exempel på hur du kan ge liv åt deras evenemang. Genom att ge dig själv en plats i deras historik bygger du en känslomässig relation med kunden som gör det svårt för dem att välja en annan partysamordnare. 

2. Var kreativ och informativ

Ett perfekt evenemangsförslag bör vara omfattande och detaljorienterat. Ett rörigt och textfyllt förslag kan ge din kund fel intryck av dina organisationsförmågor. 

Fokusera istället på att skapa ett visuellt tilltalande evenemangsförslag för att imponera på dina intressenter och spara dem tid i processen. Människor behåller 80 % av det de ser, så att införliva kreativa visuella element är ett enkelt sätt att skilja sig från konkurrenterna. Det kan vara:

• Grafiska designelement: prova att krydda dina förslag genom att lägga till roliga grafiska element med Adobe Illustrator. Du kan också anlita en frilansande grafisk formgivare om du vill överlåta det till proffsen. 

• Visuell layout: ingen gillar att skumma igenom en stor textvägg. Genom att använda visuella element såsom logotyper, bilder från tidigare evenemang, färgpaletter, grafer och diagram blir ditt förslag mer lättläst. Roliga sidhuvuden och bilder hjälper också till att sätta tonen för ditt förslag.

• Rörelsegrafik: videor, animerade bildspel och bildkaruseller är ett interaktivt sätt att fånga och behålla uppmärksamheten samtidigt som du förstärker viktiga punkter. 

Tänk på att syftet med ditt evenemangsförslag är att visa hur väl du kan anpassa din evenemangsvision till kundens förväntningar och mål. Fundera på vilka delar de skulle vara mest intresserade av att se – och var försiktig så att du inte överväldigar dem med alltför många bilder. 

3. Skriv för din målgrupp

Ditt evenemangsförslag bör handla om vad dina kunder eller intressenter kommer att få ut av ditt evenemang – ju mer du utvecklar detta, desto effektivare blir ditt förslag. 

Ta dig tid att noggrant undersöka kundens evenemang, vision, affärsbehov och förväntningar. Att visa att du har en förståelse för dessa saker kommer att vara avgörande för grunden för din mall för evenemangsförslag. Om du har problem med att sätta dig in i kundens situation kan du tänka på hur du vill att läsaren ska uppfatta dig och ditt företag.

Tips: När du skriver ditt evenemangsförslag bör du använda kundens terminologi som standard. Om de till exempel kallar en kontorsfest för en ”happy hour” ska du använda ”happy hour” i ditt förslag. 

4. Betona dina unika värderingar

Du kanske skriver för din kund, men att fokusera på de unika värdena som du och ditt evenemang tillför bör också vara en prioritet för ditt evenemangsförslag. 

Framhäv dessa värden i hela ditt förslag för att ge dina läsare konkreta skäl till varför de bör investera i ditt evenemang. 

5. Beskriv logistiken

Du kan imponera på dina intressenter med dina kvalifikationer och detaljerade evenemangsbeskrivning, men du måste bevisa att du effektivt och ändamålsenligt kommer att genomföra evenemanget. 

I din mall för evenemangsförslag kan du lyfta fram din förmåga att hantera logistiken genom att ge en detaljerad översikt över evenemanget. Illustrera hur du planerar att sammanföra alla delar för att skapa ett sammanhängande och framgångsrikt evenemang. 

6. Var transparent med budgeten

De flesta människor ogillar att prata om pengar, men att inte prata om budgeten i förväg kan orsaka stora missförstånd längre fram. Lyckligtvis finns det sätt att presentera det här avsnittet i ditt evenemangsförslag med takt. 

Genom att hålla dig till temat för resten av bästa praxis för evenemangsförslag kan du positionera din föreslagna budget genom att koppla den till kundens värderingar. Kostnaden bör överensstämma med kundens behov, evenemangets vision och önskad effekt. Till exempel kan en femrätter middag vara lämplig för ett kungligt bröllop, men det kommer troligen att vara lite överdrivet för mer avslappnade evenemang. 

Kom ihåg att öppenhet är nyckeln när du föreslår din evenemangsbudget. Att vara ärlig och realistisk om deras alternativ kan hjälpa till att skapa förtroende mellan dig och din potentiella kund. En bra praxis är att dela upp din lista i tre avsnitt:

• Flexibla kostnader med alternativ för hög och låg budget.

• Hårda kostnader

• Serviceavgifter.

Om du är nervös kommer din kostnad att vara den avgörande faktorn för din kund eller dina intressenter, inklusive en hög och låg budget, så att de kan bestämma vad som fungerar bäst för deras behov. 

Få jobbet med ett förstklassigt evenemangsförslag

De bästa evenemangsförslagen balanserar grundlig research och detaljerade listor med beskrivande text och visuellt innehåll. När du skriver ditt förslag ska du komma ihåg att inte bara lyfta fram dina förslag och din vision för evenemanget, utan också hur allt är kopplat till din kunds värderingar och förväntningar.

När de väl har anlitat dig för jobbet kan du använda ditt förslag för att effektivisera din evenemangshanteringsprocess. En mall för evenemangsförslag hjälper dig att hålla koll på leverantörskommunikation, budgetspårning, teamets scheman och mycket mer.