Öka teamengagemanget med en mall för medarbetarundersökningar

Organisationens framgång beror i hög grad på dina anställdas trivsel. Ju mer de gillar att arbeta för dig, desto bättre kommer de att prestera och desto mer framgång kommer ni att uppnå som företag. Det bästa sättet att ta reda på hur nöjda dina anställda är med din organisation är att fråga dem.

Hur enkelt det än kan låta kan det vara en stor utmaning att genomföra en medarbetarundersökning. För att göra det enklare för dig har vi skapat en mall med 29 frågor som du bör ställa i din nästa medarbetarundersökning.

Gå direkt till mallen eller läs hela artikeln för att lära dig hur medarbetarundersökningar hjälper dig att öka teamengagemanget, hantera konflikter och förbättra den övergripande nöjdheten i ditt företag.

Vad är en medarbetarundersökning?

En medarbetarundersökning genomförs vanligtvis av personalavdelningen en gång per år. Syftet är att ge dina anställda en chans att anonymt och ärligt berätta vad de tycker om din organisation. 

Frågorna handlar vanligtvis om ämnen som de anställdas välbefinnande, lön och förmåner, teamdynamik och företagskultur, bland annat. När uppgifterna har samlats in kommer personalavdelningen eller en opartisk tredje part att analysera och utvärdera dem. Utifrån resultaten bör du skapa att göra-punkter som tar itu med de svagheter eller problem som dina anställda har påpekat i undersökningen.

Medarbetarundersökningar är avgörande för att mäta och hantera saker som arbetstillfredsställelse, de anställdas moral och upplevd arbetsmiljö. Du kan också använda medarbetarundersökningar för att utvärdera introduktionsprocesserna för nyanställda eller som en del av avslutningsintervjuerna.

Anonymitet i medarbetarundersökningar

Om möjligt bör du sträva efter att hålla allas feedback anonym. När du klargör att undersökningen är anonym är det mer sannolikt att de anställda känner sig bekväma med att vara ärliga om hur de verkligen känner. För att säkerställa anonymitet kan du använda en onlineundersökning eller anlita en tredje part för att samla in data. Om du genomför undersökningen internt med penna och papper ska du be dina anställda att inte skriva sina namn på den. 

Se dessutom till att du inte ställer frågor som gör det enkelt att identifiera vilken anställd som fyller i undersökningen. Ju mindre din organisation och ditt team är, desto viktigare är det att undvika frågor som är alltför personliga. Om du till exempel frågar vilken avdelning en person tillhör bör du undvika att fråga om personens åldersgrupp och kön så att personen inte känner att den kan bli utpekad. 

Anställda som känner att deras anonymitet inte är garanterad i en undersökning kan hålla tillbaka sin ärliga feedback av rädsla för att det ska få konsekvenser.

Pulsmätning jämfört med medarbetarundersökning

Pulsenkäter är korta medarbetarundersökningar som består av 1–15 specifika frågor. Medan de anställda vanligtvis slutför undersökningar en gång om året kan pulsenkäterna genomföras varje kvartal, varje månad eller till och med varje vecka.

Pulsenkäterna är ett utmärkt verktyg att använda när du vill få snabba insikter om dina anställdas arbetstrivsel. Som namnet antyder är de här frågeformulären ett utmärkt sätt att få en pulskontroll på hur det går mellan mer djupgående utvärderingsundersökningar.

Fördelar med medarbetarundersökningar

Det finns några goda skäl till varför organisationer bör genomföra en medarbetarundersökning:

• Stärkande: Att be dina anställda om deras feedback och synpunkter ger dem en känsla av att de har inflytande och ägarskap över sina karriärer. Detta gäller dock bara om de vet att de åtgärdspunkter som följer på medarbetarundersökningen tar itu med deras största bekymmer och att din organisation gör en genuin insats för att förändra saker och ting.

• Engagemang: Medarbetarundersökningar kan hjälpa dig att hantera och förbättra medarbetarengagemanget. Eftersom de uppmuntras att ge feedback är det mer sannolikt att de anställda känner sig engagerade. Dessutom får de möjlighet att berätta hur engagerade de känner sig på daglig basis.

• Tillväxt: Dina anställda kan ge dig insikter om svagheter och styrkor som du kanske inte är medveten om. Med hjälp av dessa data kan du göra förbättringar som ökar de anställdas engagemang och prestationer, vilket i slutändan leder till tillväxt.

• Referenspunkt: Genom att regelbundet genomföra medarbetarundersökningar kommer du så småningom att kunna skapa en referenspunkt för din organisation som du kan använda för att mäta framsteg. 

• Nöjdhet: Anställda som känner sig engagerade och vet att de bidrar till organisationens framgång är mer benägna att känna stolthet och nöjdhet över sitt arbete. Det här kan direkt påverka er kvarhållandegrad och i sin tur organisationens övergripande resultat. 

29 exempel på undersökningsfrågor

Det finns olika typer av medarbetarundersökningar för alla typer av organisationer, avdelningar, team och scenarier. Den typ av undersökning som alla organisationer bör genomföra minst en gång om året är en personalnöjdhetsundersökning.

Det är ett utmärkt tillfälle att få helhetsfeedback från de anställda – förutsatt att du ställer rätt frågor. Följande 29 frågor täcker de viktigaste områdena för medarbetarnöjdhet.

De anställdas välbefinnande

Huruvida dina teamkollegor känner sig nöjda med sitt jobb eller inte beror på mer än bara deras lön. En sund balans mellan arbete och privatliv är nyckeln till att behålla de anställda. För att säkerställa att dina teammedlemmar känner att de kan balansera sitt privatliv och sitt arbetsliv behöver du bara be om deras feedback.

Här är några frågor som du kan ställa till teamet för att ta reda på hur de skulle bedöma sitt välbefinnande på jobbet: 

1. Känns ditt arbete meningsfullt och stimulerande?

2. Känner du dig uppskattad av vår organisation?

3. Har du en tydlig förståelse för våra strategiska mål och hur du kan bidra till dem?

4. Känner du någonsin att ditt arbete påverkar ditt privatliv och ditt välbefinnande?

5. Tror du att vår organisation gör sitt bästa för att främja de anställdas välbefinnande?

6. Hur skulle du betygsätta din övergripande upplevelse av de anställdas välbefinnande?

Du kan se de anställdas välbefinnande som grunden för arbetstrivseln. Några av de andra byggstenarna som gör att ditt team känner sig uppskattat är de möjligheter de får när det gäller karriärutveckling.

Karriärutveckling och utvecklingsmöjligheter

De möjligheter till professionell utveckling som du erbjuder dina anställda kan ha stor inverkan på deras övergripande tillfredsställelse. När allt kommer omkring är karriärutveckling det som håller många anställda motiverade att göra sitt bästa. Ställ följande frågor till ditt team för att ta reda på om de uppskattar den karriärutveckling du erbjuder eller inte:

7. Hur väl känner du till karriärutvecklingen och utvecklingsmöjligheterna i vår organisation?

8. Känner du dig motiverad av ditt arbete och de möjligheter som finns tillgängliga för dig?

9. Har du utnyttjat de karriärutvecklingsmöjligheter som vi har erbjudit under de senaste 12 månaderna?

10. Vet du vad du måste göra för att gå vidare i din roll?

11. Känner du att du har de resurser du behöver för att gå vidare i din karriär?

12. Känner du dig utmanad i din roll?

Det är viktigt att lämna utrymme för kommentarer i din medarbetarundersökning – särskilt inom det här området. Om dina teammedlemmar har ytterligare frågor om professionell utveckling eller feedback om de utvecklingsmöjligheter du erbjuder kan de lämna dem här så att du kan svara på dem och diskutera dem senare.

Teamdynamik och kommunikation

När människor tillbringar 40 timmar i veckan på ett kontor (virtuellt eller fysiskt) är det avgörande för deras övergripande arbetstillfredsställelse att de kommer överens med sina teamkollegor.

Ta reda på om dina anställda kan lita på sina teammedlemmar och om de känner att de behandlas rättvist genom att ställa följande frågor:

13. Känner du dig uppskattad och välkommen i ditt team?

14. Är det enkelt för dig att samarbeta med dina teamkollegor?

15. Känner du dig stöttad och uppskattad av din chef?

16. Förstår du våra kommunikationskanaler?

17. Anser du att kommunikationen i teamet är tydlig och effektiv?

Leta efter övergripande trender kring kommunikation och samarbete i din organisation, men även inom varje avdelning. Undersökningen kan till exempel visa att ditt marknadsföringsteam har problem med tvärfunktionell kommunikation. Du kan ta itu med problemet genom att ställa ytterligare frågor i en riktad pulsundersökning som kan visa att ditt marknadsföringsteam inte är säkert på vilka kanaler som ska användas för vilken typ av kommunikation. 

Att skapa eller uppdatera din kommunikationsplan kan lösa problemet och göra den tvärfunktionella kommunikationen enklare för ditt marknadsföringsteam. 

Arbetsbelastning

Som ledare eller chef är det viktigt att ha koll på teamets arbetsbelastning för att upptäcka tecken på överbelastning. Faktum är att 80 % av kunskapsarbetarna världen över känner sig utarbetade och nära utbrändhet. Detta kan leda till minskat engagemang och vara skadligt för organisationens övergripande framgång.

Fråga dina anställda om deras nuvarande arbetsbelastning för att få en känsla för läget och se om det finns något du kan förbättra för att minska stressen. Här är några exempel på frågor:

18. Känner du att du har tillräckligt med tid och resurser för att slutföra ditt arbete i tid?

19. Känner du att arbetet fördelas jämnt mellan dig och dina teamkollegor?

20. Är dina arbetsuppgifter tydligt definierade?

Vid behov bör du hitta sätt att minska eller mer effektivt hantera teamets arbetsbelastning. Det kanske är lika enkelt att lösa det här problemet som att införa en programvara för arbetshantering som definierar ert arbetsflöde och minskar jobb om jobb med tydligt tilldelade uppgifter.

Ersättning och förmåner

Även om pengar inte är allt är en skälig lön och sjukvårdsförmåner viktiga. Dessa faktorer påverkar kvarhållningsgraden och gör det lättare för dig att locka till dig nya talanger. Säkerhet och lön är trots allt de två grundläggande nivåerna i de anställdas behovshierarki.

Ta reda på vad dina anställda tycker om sin lön och de förmåner du erbjuder med frågor som:

21. Får du en skälig lön för det arbete du utför?

22. Är du nöjd med våra pensionsförmåner?

23. Är du nöjd med dina försäkringsförmåner?

24. Känner du att du får tillräckligt med betald ledighet för att vila och ladda batterierna?

Genom att lyssna direkt på ditt team kan du få en tydligare uppfattning om vad de anställda vill ha och göra interna förändringar som syftar till förbättringar. Kommunicera dina insatser på ett öppet sätt för att se till att teamet känner sig hört och förstått.

Företagskultur

Sist men inte minst bör du fråga hur de anställda ser på arbetsplatskulturen i din organisation. Du kan erbjuda alla möjliga kostnadsfria förmåner, evenemang eller andra fördelar – men om de inte uppfattas som avsett måste du göra ändringar.

Fråga dina anställda hur de ser på och känner för din företagskultur, så att du vet om du är på rätt väg:

25. Är du nöjd med vår övergripande företagskultur?

26. Känner du att mångfald och inkludering tas på allvar i vår organisation?

27. Anser du att alla i vår organisation har lika tillgång till anställnings- och utvecklingsmöjligheter?

28. Känner du att vi är öppna för förändring och värdesätter din feedback?

29. Anser du att vår organisation kommunicerar information på ett snabbt och transparent sätt?

Anställda som känner att deras företag faktiskt lever upp till sina företagsvärderingar är mer benägna att förbli engagerade, motiverade och inspirerade.

Mall för medarbetarundersökning

Om du vill genomföra medarbetarundersökningar i större skala kan du överväga en tjänst eller ett verktyg som hjälper dig att samla in och analysera data på ett säkert och effektivt sätt. Vissa appar, till exempel Culture Amp, erbjuder enkel datainsamling för stora team eller organisationer. Appen samlar in data anonymt och utvärderar dem automatiskt, så allt du behöver göra är att skapa de att göra-punkter som följer på undersökningsprocessen.

Men om du arbetar med ett mindre team eller precis har börjat med medarbetarundersökningar kan en enkel mall hjälpa dig att komma i rätt riktning.

Ladda ned vår kostnadsfria mall nedan inför nästa medarbetarundersökning. Den använder en enkel skala som du enkelt kan utvärdera för att granska hur varje anställd känner för företaget, men den låter dig också bedöma hur det går för teamet överlag.

Så här utvärderar du medarbetarundersökningar

Du har samlat in alla uppgifter – bra jobbat! Vad ska jag göra nu?

För att säkerställa att dina anställda känner sig värdesatta och uppskattade bör du ta dig tid att verkligen gå igenom och bearbeta resultaten från feedbackundersökningen. För att förbättra medarbetarupplevelsen måste du sammanställa och utvärdera deras övergripande nöjdhetsnivåer. Så här gör du:

• Säg tack: Skicka ett meddelande till alla som har fyllt i enkäten och tacka dem för deras tid. Inkludera nästa steg och en ungefärlig tidslinje i meddelandet så att dina anställda vet vad som händer härnäst. Ju mer öppen du är med den här processen, desto större är sannolikheten att teamet litar på dig.

• Analysera och utvärdera enkätsvaren: Oavsett om du analyserar datan internt eller låter en tredje part hantera den är det nu dags att ta reda på vad dina anställda tycker om din organisation. Upptäck likheter och leta efter trender inom olika team, avdelningar eller hela organisationen.

• Skapa en handlingsplan: Det här steget är helt avgörande och hela poängen med att genomföra en undersökning överhuvudtaget. Samla in dina data och utvärdera vilka styrkor och svagheter du vill ta itu med. Er handlingsplan bör tydligt ange i vilken ordning och hur ni planerar att genomföra förändringarna.

• Dela undersökningsresultaten och er handlingsplan: Öppenhet är avgörande. Dela de insikter du har fått från undersökningen med organisationen. Se till att ditt sätt att dela resultaten gör att allas individuella svar förblir anonyma. Följ upp varje insikt med motsvarande punkt att göra så att dina anställda vet hur du planerar att genomföra förändringar.

• Följ upp och upprepa: Håll dina anställda informerade om de åtgärder du kommer att vidta. På så sätt kan du se till att de fortsätter att känna sig uppskattade och tagna på allvar under hela året tills du genomför nästa medarbetarundersökning.

Ett smidigt och enkelt sätt att hålla koll på hur nöjda dina anställda är med genomförandet av din handlingsplan är att skicka pulsenkäter under hela året.

Lär dig av dina anställda för att förbättra din verksamhet

När allt kommer omkring spelar det ingen roll om du skickar ut pulsmätningar, undersökningar om arbetsglädje eller självutvärderingar. Det viktiga är att du inkluderar de personer som arbetar för dig i dina insatser för att kontinuerligt förbättra din organisation.

Engagerade anställda är mer motiverade och engagerade i ditt företag. För att uppnå det bör du se till att du inte bara samlar in feedback – utan att du också lyssnar på den. När du har skickat ut frågorna i din personalnöjdhetsundersökning bör du skapa handlingsplaner baserade på deras feedback och informera om hur du planerar att genomföra förändringar.