Hur en leverantör av tekniska lösningar förkortar dagar av manuellt arbete med AI Studio

Taco Technologies är dedikerade till att hjälpa organisationer i alla former och storlekar, från skolor och advokatbyråer till bibliotek och småföretag, att hantera de system de förlitar sig på varje dag. 

Med expertis inom utskriftsaktivering, dokumentarbetsflöden och arbetsplatsteknik har de i årtionden varit en självklar partner för team som vill förenkla arbetsflödet mellan olika verktyg. 

Under de senaste åren har Taco utökat sina erbjudanden bortom tryck, flyttat fokus mot direktförsäljning, hjälpt organisationer att implementera arbetsplatsverktyg som Asana och Odoo och stöttat ett bredare spektrum av operativa behov.

Men tillväxten medförde komplexitet. Fler produkter och kunder innebar fler förfrågningar och en växande arbetsvolym som hanterades manuellt genom delade dokument och e-postkedjor. 

För att hjälpa till vände sig Taco till AI Studio för att automatisera rutinuppgifter och skapa konsekventa arbetsflöden. Resultatet? De minskade dramatiskt tiden som spenderades på administrativt arbete, vilket gjorde det möjligt för teamet att fokusera på att hålla projekten framåt utan de vanliga flaskhalsarna – innovation som gav dem erkännande som Asanas Future of Work with AI Partner (APAC) vid partnertoppmötet.

”Att säga att detta förändrar vår verksamhet bit för bit är en underdrift”, säger Charlie Masters, General Manager på Taco. 

Automatisera förfrågningsintag och migreringsplanering

Ett av Tacos mest effektiva användningsfall började på ett alltför bekant ställe: någons inkorg.

Tekniska kontoansvariga får regelbundet komplexa migreringsförfrågningar från återförsäljare eller kunder, till exempel från lokala utskriftshanteringssystem till molnbaserade lösningar. Dessa förfrågningar inkluderar en blandning av kunduppgifter och tekniska specifikationer, följt av en enkel fråga: Vad gör vi härnäst?

Tidigare innebar att svara på dessa e-postmeddelanden timmar av manuell forskning och dokumentation. Nu går den processen genom AI Studio: med tydlig intagning, AI-driven forskning och en återanvändbart struktur för att generera implementeringsklara planer på några minuter istället för dagar.

”Vi har skapat ett tekniskt supportanalytikerjobb som [vår tekniska kontoansvariga] brukade göra själv. Det brukade ta honom flera dagar att göra – massor av möten och massor med frågor fram och tillbaka”, sa Charlie. "Nu kan vi ge det här jobbet helt till AI Studio."

Här är ett anonymiserat exempel på det arbetsflödet som visar upp en fiktiv organisation och anställda:

Steg 1: Ett strukturerat intagningsformulär ersätter e-post

I stället för att förlita sig på tillfälliga e-posttrådar för att inleda migreringsförfrågningar använder Taco ett standardiserat Asana-formulär, kopplat till ett intagningsprojekt, för att samla in förfrågningsuppgifter. Formuläret fångar konsekventa fält som:

• Företags- och beställarnamn

• Kundens referensnummer

• Antal och typer av multifunktionsenheter (MFD)

• Viktiga utskriftsmiljöfunktioner (t.ex. mobil utskrift, integrerad skanning)

• Villkorliga frågor som anpassar sig efter svar

Detta tillvägagångssätt säkerställer att inget missas och skapar ett rent dataspår, vilket gör det lättare för teamet (och AI) att komma igång.

Steg 2: AI granskar förfrågningar och utkast till rekommendationer

När formuläret har skickats in dirigeras uppgiften automatiskt till avsnittet ”Forskning” i intagningsprojektet, där Tacos AI Studio-arbetsflöde tar över.

Här fungerar AI som en teknisk forsknings- och stödanalytiker, med uppgift att bedöma risk, belysa viktiga detaljer och utarbeta en migreringsplan baserad på etablerade bästa praxis.

För att göra detta hänvisar AI till en uppsättning interna resurser som tillhandahålls som sammanhang i AI Studio-backend, inklusive en migreringsguide på över 25 sidor, ett länkat implementeringsprojekt med historiska kunddata och tydlig vägledning om ton, struktur och formatering.

AI utvärderar formulärinlämningen mot detta sammanhang för att avgöra om den har tillräckligt med information för att fortsätta. Om inte, flaggar den uppgiften och flyttar den till avsnittet "Misslyckat intag", vilket sparar teamet från att jaga efter saknade detaljer och se till att endast färdiga förfrågningar går vidare.

Steg 3: En detaljerad migreringsplan genereras automatiskt

Om begäran klarar forskningskontrollen genererar AI automatiskt en ny uppgift med en fullständig migreringssammanfattning. Utgången inkluderar:

• Viktig kund- och återförsäljarinformation, t.ex. kontaktuppgifter och referensnummer

• En lista med potentiella blockerare eller komplexiteter som kan påverka projektet

• En stegvis migreringsplan, komplett med rekommenderade åtgärder, tidsberäkningar och tekniska överväganden

Dessa är inte generiska att göra-listor; de är flera veckors implementeringsplaner, som täcker allt från juridiska granskningar och infrastrukturkontroller till pilottestning och fullständig distribution. Varje plan är skräddarsydd för begäran och grundad i intern expertis.

”Det vi har gjort är att förvandla [vårt vägledningsdokument] till en del av vårt arbetsflöde”, säger Charlie. ”Så den kompetensen kan nu på bara några minuter läggas in i en plan. Det är så värdefullt för oss.”

Steg 4: En människa granskar planen innan den skickas vidare

När den AI-genererade migreringsplanen är slutförd dirigeras den till en teknisk teammedlem för granskning. I stället för att utarbeta planer från grunden validerar hen detaljerna och godkänner dem innan implementeringen börjar.

Det är ett enkelt skift som gör stor skillnad: sparar minst en dag i veckan och bibehåller den kvalitet som kunderna förväntar sig.

Det handlar inte om att ersätta expertis – det handlar om att skala upp den. ”Du kan inte bara låta AI göra ditt jobb åt dig”, säger Charlie. ”Det är inte poängen. Poängen är att det är en så stor tidsbesparing, den är så väl integrerad i ditt arbetsflöde, att det blir mer konsekvent och lättare för dig att göra din granskning. Mänsklig expertis är fortfarande väldigt viktig.”

Med AI Studio omvandlade Taco ett manuellt, tidskrävande arbetsflöde till ett repeterbart system som levererar exakta migreringsplaner av hög kvalitet med mycket mindre arbetsinsats.

Få mer tid över med en AI-driven verkställande assistent

Taco slutade inte med tekniska arbetsflöden. Deras VD, Jonathan Milne, inrättade en virtuell verkställande assistent med hjälp av AI Studio för att prioritera och dirigera uppgifter direkt från sin inkorg.

Systemet utvärderar inkommande uppgifter baserat på en detaljerad uppsättning kriterier som Jonathan definierat, och skickar dem sedan automatiskt till rätt plats. Till exempel:

• Faktureringsförfrågningar dirigeras till kontoteamet

• Affärsutvecklingsledare tilldelas till lämplig medlem av ledningsgruppen

• Partnerskapsmöjligheter och eskaleringar kategoriseras och skickas till intressenterna

• Allmänna uppgifter tilldelas utifrån deras innehåll och prioritet

Genom att automatisera den här typen av inkorgsprioritering går uppgifterna snabbt, konsekvent och utan att något glöms bort.

”Hans inkorg är konstant”, sa Charlie. "Så att få tillbaka fokus och få tillbaka tiden genom att outsourca trialingen av sin inkorg till en virtuell verkställande assistent är så kraftfullt." Effekten är inte bara operativ – den är personlig.

”Han äter lunch oftare”, tillade Charlie. ”Det låter löjligt, men vi fastnar i bilden av att AI kommer att hjälpa oss att få mer tid över för att vara ledare och utföra strategiska uppgifter. Det ger dig bara lite mer andrum för att vara bra. Och om bra innebär att göra strategiska uppgifter, är det underbart. Om bra innebär att du konsekvent kan äta lunch, är det också underbart.”

Bygga vidare på tidig framgång

Med tidiga vinster på plats utökar Taco nu AI Studios fotavtryck i hela företaget. Teamet samarbetar aktivt med varje avdelning för att identifiera viktiga möjligheter, oavsett om det handlar om att skapa nya prioriteringssystem, skapa interna arbetsflöden för att stödja olika kundbehov eller hjälpa team att hantera intressenternas behov mer effektivt.

”Vi arbetar aktivt med alla team för att hitta fler prioriteringssteg och fler stödsteg i alla våra arbetsflöden”, säger Charlie.

De fortsätter också att förfina det de redan har byggt och planerar att utveckla arbetsflöden över tid baserat på verklig användning. Potentiella planerade uppdateringar inkluderar att lägga till granskare till ofullständiga inlämningar och integrera AI-planer mer sömlöst i återförsäljarprocesser.

När de fortsätter att expandera AI Studio över hela organisationen ser teamet på Taco inte verktyget som en ersättning för deras kunskaper, utan som ett sätt att fördubbla det viktigaste arbetet, utan att fördubbla arbetsbördan.

”Du behöver inte börja med perfektion för att få dessa besparingar”, säger Charlie. ”Bara sätt igång. Förstå att det inte ersätter ditt jobb. Det hjälper dig att göra det mer effektivt och konsekvent."