Så här sparade en leverantör av tekniska lösningar flera dagars manuellt arbete med Asana Studio

Taco Technologies är dedikerade till att hjälpa organisationer av alla slag, från skolor och advokatbyråer till bibliotek och småföretag, att hantera de system de använder dagligen. 

Med expertis inom utskriftsaktivering, dokumentarbetsflöden och arbetsplatsteknik har de varit en favoritpartner för team som vill förenkla hur arbetet flödar mellan verktyg i årtionden. 

Under de senaste åren har Taco utökat sitt erbjudande utöver utskrift, skiftat fokus till direktförsäljning, hjälpt organisationer att implementera arbetsplatsverktyg som Asana och Odoo och stöttat ett bredare spektrum av operativa behov.

Men tillväxten medförde komplexitet. Fler produkter och kunder innebar fler förfrågningar och en växande mängd arbete som hanterades manuellt genom delade dokument och e-postkedjor. 

För att lösa detta vände sig Taco till Asana Studio för att automatisera rutinuppgifter och skapa konsekventa arbetsflöden. Resultatet? De minskade dramatiskt tiden som ägnades åt administrativt arbete, vilket gjorde det möjligt för teamet att fokusera på att hålla igång projekt utan de vanliga flaskhalsarna – en innovation som gav dem erkännande som Asanas framtida arbete med AI-partner (APAC) vid Partner Summit.

"Att säga att det här förändrar vår Business lite i taget är en underdrift", säger Charlie Masters, general manager på Taco. 

Automatisera intagning av förfrågningar och migrationsplanering

Ett av Tacos mest effektiva användningsfall började på en alltför bekant plats: någons inkorg.

Tekniska kontoledare får regelbundet komplexa migreringsförfrågningar från återförsäljare eller kunder, till exempel att byta från lokala utskriftshanteringssystem till molnbaserade lösningar. Dessa förfrågningar innehåller en blandning av kundinformation och tekniska specifikationer, följt av en enkel fråga: Vad gör vi härnäst?

Tidigare innebar det att svara på dessa e-postmeddelanden timmar av manuell efterforskning och dokumentation. Nu körs den processen genom Asana Studio: med tydligt intag, AI-driven efterforskning och ett återanvändbart ramverk för att generera planer som är redo för implementering på några minuter istället för dagar.

”Vi har skapat ett jobb för teknisk supportanalytiker som [vår tekniska kontoledare] brukade göra själv. Det skulle ta honom dagar att göra det här – många möten, mycket fram och tillbaka med frågor”, säger Charlie. ”Nu kan vi helt och hållet överlåta det här jobbet till Asana Studio.”

Här är ett anonymiserat exempel på det arbetsflödet som visar en fiktiv organisation och anställda:

Steg 1: Ett strukturerat intagsformulär ersätter e-post

I stället för att förlita sig på ad hoc-e-posttrådar för att starta migrationsförfrågningar använder Taco ett standardiserat Asana-formulär, kopplat till ett intagsprojekt, för att samla in förfrågningsinformation. Formuläret innehåller konsekventa fält såsom:

• Företagets och förfrågans namn

• Kundreferensnummer

• Antal och typer av multifunktionsenheter (MFD).

• Viktiga funktioner i utskriftsmiljön (t.ex. mobil utskrift, integrerad skanning).

• Villkorliga frågor som anpassar sig utifrån svar

Det här tillvägagångssättet säkerställer att inget missas och skapar ett rent dataspor, vilket gör det lättare för teamet (och AI) att komma igång.

Steg 2: AI:n granskar förfrågningarna och utarbetar rekommendationer

När formuläret har skickats in dirigeras uppgiften automatiskt till avsnittet ”Research” i intagsprojektet, där Tacos arbetsflöde i Asana Studio tar över.

Här fungerar AI som en teknisk forsknings- och supportanalytiker, med uppgiften att bedöma risker, ta fram viktiga detaljer och utarbeta en migreringsplan baserad på etablerad bästa praxis.

För att göra detta använder AI en uppsättning interna resurser som tillhandahålls som sammanhang i Asana Studio-bakgrunden, inklusive en migreringsguide på över 25 sidor, ett länkat implementeringsprojekt med historiska kunddata och tydlig vägledning om ton, struktur och formatering.

AI:n utvärderar formulärinlämningen mot det här sammanhanget för att avgöra om den har tillräckligt med information för att fortsätta. Om inte flaggar den uppgiften och flyttar den till avsnittet Misslyckad intagning, vilket sparar teamet från att jaga efter saknade detaljer och säkerställer att endast förfrågningar som är redo att användas går vidare.

Steg 3: En detaljerad migreringsplan genereras automatiskt

Om förfrågan klarar efterforskningen skapar AI:n automatiskt en ny uppgift med en fullständig sammanfattning av migreringen. Resultatet innehåller:

• viktig information om kunder och återförsäljare, till exempel kontaktuppgifter och referensnummer

• En lista över potentiella hinder eller komplexiteter som kan påverka projektet.

• En steg-för-steg-migreringsplan, slutförd med rekommenderade åtgärder, tidsuppskattningar och tekniska överväganden.

Det här är inte allmänna att göra-listor. Det är implementeringsplaner som sträcker sig över flera veckor och omfattar allt från juridiska granskningar och infrastrukturkontroller till pilotprovning och fullständig implementering. Varje plan är skräddarsydd för förfrågan och grundad på intern expertis.

"Vad vi har gjort är att göra [vårt vägledningsdokument] till en del av vårt arbetsflöde", säger Charlie. "Så att expertisen nu kan – på några minuter – sättas in i en plan. Och det är så kraftfullt för oss.”

Steg 4: En människa granskar planen innan den går vidare

När den AI-genererade migreringsplanen är slutförd skickas den till en teknisk teammedlem för granskning. I stället för att utarbeta planer från grunden validerar de detaljerna och godkänner dem innan implementeringen börjar.

Det är en enkel förändring som gör stor skillnad: att spara minst en dag per vecka samtidigt som man upprätthåller den kvalitet som kunden förväntar sig.

Det handlar inte om att ersätta expertis – det handlar om att skala upp den. ”Du kan inte bara låta AI göra ditt jobb åt dig”, säger Charlie. ”Det är inte poängen. Poängen är att det är en så stor tidsbesparing, det är så väl integrerat i ditt arbetsflöde, att det blir mer konsekvent och lättare för dig att göra din granskning. Mänsklig expertis är fortfarande mycket viktigt.”

Med Asana Studio förvandlade Taco ett manuellt, tidskrävande arbetsflöde till ett repeterbart system som levererar korrekta, högkvalitativa migreringsplaner med mycket mindre ansträngning.

Spara tid med en AI-driven chefsassistent

Taco slutade inte med tekniska arbetsflöden. Deras VD, Jonathan Milne, skapade en virtuell chefsassistent med Asana Studio för att sortera och dirigera uppgifter direkt från sin inkorg.

Systemet utvärderar inkommande uppgifter baserat på en detaljerad uppsättning kriterier som Jonathan definierade och skickar dem sedan automatiskt till rätt plats. Till exempel:

• Faktureringsförfrågningar skickas till bokföringsteamet.

• Business development-leads tilldelas till lämplig medlem i ledarskapsteamet.

• Partnerskapsmöjligheter och eskaleringar kategoriseras och skickas till intressenter.

• Allmänna uppgifter tilldelas baserat på deras innehåll och prioritet.

Genom att automatisera den här typen av inkorgssortering rör sig uppgifterna snabbt, konsekvent och utan att något glöms bort.

”Hans inkorg är konstant”, säger Charlie. "Så att få tillbaka fokus och få tillbaka tid genom att lägga ut sorteringen av hans inkorg till en virtuell chefsassistent är så kraftfullt." Påverkan är inte bara operativ – den är personlig.

"Han äter mer lunch", tillade Charlie. ”Det låter dumt, men vi blir uppslukade av berättelsen om att AI kommer att ge dig tid tillbaka för att vara en ledare, för att utföra de strategiska uppgifterna. Det ger dig bara lite mer andrum för att göra ett bra jobb. Och om bra innebär att göra strategiska uppgifter är det underbart. Om bra innebär att du konsekvent får äta lunch är det också underbart.”

Bygga vidare på tidig framgång

Med de första framgångarna på plats utökar Taco nu Asana Studios fotavtryck i hela Business. Teamet samarbetar aktivt med varje avdelning för att identifiera möjligheter med stor inverkan, oavsett om det handlar om att skapa nya triagesystem, bygga interna arbetsflöden för att stödja olika kundbehov eller hjälpa team att hantera intressenters behov mer effektivt.

"Vi arbetar aktivt med alla team för att hitta fler triage-steg och fler supportsteg i alla våra arbetsflöden", säger Charlie.

De fortsätter också att förfina det de redan har byggt och planerar att utveckla arbetsflöden över tid baserat på verklig användning. Potentiella planerade uppdateringar inkluderar att lägga till granskare till ofullständiga inlämningar och integrera AI-planer mer sömlöst i återförsäljarprocesser.

När de fortsätter att expandera Asana Studio i hela organisationen ser teamet på Taco inte verktyget som en ersättning för deras kunskap, utan som ett sätt att fokusera på det viktigaste arbetet, utan att fördubbla insatsen.

”Du behöver inte börja med perfektion för att få dessa besparingar”, säger Charlie. ”Bara sätt igång. Förstå att det inte ersätter ditt jobb. Det hjälper dig att göra det mer effektivt och konsekvent.”