Omvandling av WRIs globala samarbete

WRI införde Asana för att centralisera arbetet, öka transparensen och effektivisera samarbetet, vilket gav de globala teamen de verktyg som behövdes för att arbeta mer effektivt. Genom att ansluta arbetet till strategiska mål och erbjuda synlighet i realtid förändrade Asana hur WRI arbetar och hjälpte organisationen att ta itu med komplexa initiativ i stor skala.

Vårt uppdrag att uppnå global inverkan för människor, natur och klimat kräver ett skalbart, sammanlänkat arbetssystem som stöder en alltmer komplex verksamhet. Vi valde Asana för dess kapacitet att förena våra arbetsflöden, överbrygga klyftor och förbättra transparens och ansvarstagande i en matrisstruktur.

Don Spencer, tillförordnad finanschef

Genom att centralisera arbetet, standardisera processer och öka insynen har Asana blivit en hörnsten i WRIs arbete och förbättrat organisationens förmåga att erbjuda rättvis tillgång, återställa ekosystem och mildra klimatförändringarnas effekter. Denna användning av Asana gav organisationen Asanas Social Impact Work Innovation Award, som erkänner deras användning av innovativa processer för att driva varaktig förändring och skapa en mer hållbar värld. 

Om vi inte arbetar effektivt påverkar det vår förmåga att infria våra löften. Asana hjälper oss att säkerställa att vi uppnår de resultat vi har åtagit oss – oavsett om det gäller våra donatorer, partner eller de människor och ekosystem vi betjänar.

Kemoy Liburd-Chow, projektledare för verksamheten

Anpassa införandet för att tillgodose teamets unika behov

När WRI påbörjade sin resa med Asana 2022 hade organisationen 800 licenser utspridda mellan olika team, vilket resulterade i fragmenterad användning och inkonsekvent införande. De insåg att de behövde ett mer enhetligt tillvägagångssätt för att hantera arbetet och samarbetade därför med Asana Professional Services-teamet för att stödja utbildningsinsatser och uppmuntra till användning. 

I stället för att förlita sig på massutbildningar utvecklade implementeringsteamet en skräddarsydd strategi som prioriterade att möta användarna där de befann sig – oavsett om det var på individ-, projekt-, program- eller organisationsnivå. Detta inkluderade:

• Teamspecifika sessioner som tog itu med varje teams unika utmaningar, med fokus på konkreta lösningar och som visade omedelbart värde.

• Lanseringar land för land med fokus på små grupper och individuella interaktioner. 

• Personliga utbildningar som lyfte fram Asanas flexibilitet och visade hur plattformen kunde göra det möjligt för varje team att förenkla sina arbetsflöden och arbeta smartare.

Idag förlitar sig drygt 2 000 anställda i mer än 60 team på Asana – en ökning med 140 % på bara två år – vilket gör det till en strategisk möjliggörare för WRIs globala samarbete.

Många tänker ofta att projekthantering är stelt, men det är det inte, eftersom varje projekt är unikt. Därför fokuserade vi på att visa team hur de kan använda Asana på sätt som passar deras specifika behov, oavsett var de befinner sig – på individuell nivå, per projekt, på programnivå eller i hela organisationen.

Kemoy Liburd-Chow, projektledare för verksamheten

Öka samordningen och effektiviteten i globala team

WRI började använda Asana för att hantera komplexiteten i sina globala initiativ. Genom att utnyttja plattformen förändrade de hur teamen arbetar tillsammans, vilket gjorde det möjligt för organisationen att bättre uppfylla sina åtaganden gentemot donatorer, partner och samhällen.

Stärka samarbetet mellan regioner och partner

• Genom att centralisera arbetet i Asana får alla insyn i relevanta portföljer och projekt, vilket gör det möjligt för teammedlemmar att se vad som händer i realtid.

• Team samarbetar sömlöst mellan olika regioner och får tillgång till uppdateringar direkt i plattformen i stället för att behöva vänta på att kollegor ska gå online.

• Externa partner bjuds in till delade projekt, vilket underlättar samarbetet i ett centraliserat utrymme.

• Integreringar med verktyg som Outlook, Microsoft Teams och SharePoint gör att team sömlöst kan konvertera e-postmeddelanden till uppgifter och länka levande filer till projekt, vilket håller alla samordnade och eliminerar problem med versionskontroll.

Ansluta arbetet till strategiska mål för större effekt

• WRI använder funktionen Asana-mål för att ge insyn i institutionella mål och prioriteringar, vilket främjar en gemensam förståelse i hela organisationen för hur individuellt arbete bidrar till det övergripande uppdraget.

• Mål är synliga i olika team, vilket stärker samordningen och ger klarhet i hur specifikt arbete hänger ihop med och driver påverkan.

• Denna synlighet stöder planering och prioritering på både team- och organisationsnivå, och ledare kan få tillgång till insikter som hjälper dem att fördela resurser effektivt och följa utvecklingen mot strategiska mål.

Spara tid och öka effektiviteten med standardisering och automatisering

• Team använder Asana, inklusive plattformens AI-funktioner, för att automatisera manuellt arbete, vilket sparar över 8 000 timmar per år – cirka 1 000 arbetsdagar per år – och skapar mer tid för uppgifter som har stor inverkan. 

• Med smart status kan teamen snabbt skapa projekt- och portfoliosammanfattningar, hålla intressenterna uppdaterade om framsteg och prioriteringar med minimal insats och minska behovet av frekventa möten.

• Smarta fält genererar automatiskt anpassade fält som är specifika för WRIs projekt, vilket gör det möjligt för team att komma igång med arbetet snabbare, upprätthålla enhetlighet i olika uppgifter och spåra data effektivt för en effektivare rapportering.

• Asanas regler automatiserar rutinuppgifter, såsom att flytta uppgifter mellan avsnitt, meddela teammedlemmar om viktiga uppdateringar och uppdatera anpassade fält baserat på valda uppgifter.

• Intagsformulär effektiviserar förfrågningsprocessen, vilket eliminerar behovet av att manuellt skumma igenom e-postmeddelanden och skapar ett konsekvent arbetsflöde.

Mallar för att hantera risker, leveranser, lärdomar, projektplanering  (för chefer) och andra viktiga arbetshanteringsprocesser ökar effektiviteten, sparar tid och främjar enhetlighet, och ersätter föråldrade verktyg såsom presentationer och kalkylark.

Genom att placera våra institutionella prioriteringar i Asana-mål har vi förbättrat transparensen i hela organisationen. Många team använder nu mål för att tydligt se hur deras insatser bidrar till att uppnå teammålen.

Kemoy Liburd-Chow, projektledare för verksamheten

Driva på den urbana omvandlingen med effektiviserad projekthantering

WRI Ross Center for Sustainable Cities är World Resources Institutes program som är inriktat på att forma en framtid där städer fungerar bättre för alla och som tar itu med några av de mest komplexa utmaningarna som stadsområden står inför idag, såsom ojämlikhet, hållbarhet och klimatförändringar. Programmet är verksamt i fler än 150 städer i 75 länder och omfattar olika initiativ, såsom att förbättra kollektivtrafiken, utveckla motståndskraftiga vattensystem och förespråka införandet av elfordon.

För att hantera dessa projekt på global nivå behövde programmet ett bättre sätt att ansluta team, standardisera processer och förbättra datans exakthet. Med Asana skapade de en central knutpunkt för samarbete och effektiviserade processer i olika städer så att teamen kan genomföra projekt framgångsrikt, till exempel projekten från WRI Brasil som stödde utvecklingen av en offentlig policy som främjar utsläppsfria fordon inom godstransporter.

Standardiserade metoder leder till bättre projektresultat

• WRI Ross Center centraliserade allt program- och projektarbete i Asana, vilket gav teamen insyn i projektdetaljer i realtid och främjade samarbete mellan regioner. 

• Komplexa initiativ som sträcker sig över team och platser spåras i centraliserade projekt, så att teamen kan se alla detaljer på ett ställe och enkelt dela uppdateringar.

• För att skapa ansvarstagande och klarhet tilldelas projekt- och uppgiftsägare i Asana, vilket tydligt definierar roller och ansvarsområden. 

• Standardiserade mallar för hantering av bidrag, underavtal, risker och problem, leveranser och lärdomar säkerställer att varje projekt följer ett konsekvent arbetsflöde, vilket effektiviserar produktionen i hela programmet. 

• Ett standardiserat namngivningssystem i Asana kategoriserar projekt efter land och givare, vilket gör det enkelt att hitta även globala initiativ.   

Förbättrad datahantering möjliggör smartare beslut

• Alla projektdata överfördes från ett tidigare verktyg till Asana för att underlätta automatiserad extraktion, rensning och verifiering med hjälp av Asana API och programmeringsspråk, och de bearbetade uppgifterna matades in i paneler. 

• Med all projektinformation ansluten till portföljer har team åtkomst till insikter i realtid, vilket gör det möjligt för dem att planera effektivt och rapportera påverkan till givare på ett korrekt sätt. 

Rapporter som skapas med hjälp av paneler ger genomförbara insikter, vilket leder till mer välgrundade beslut på program- och projektnivå.

Asana spelar en avgörande roll i vårt mål att fullt ut systematisera och automatisera projekthanteringsprocesser, öka transparensen i hela det globala nätverket och enkelt generera rapporter och relevant information för beslutsfattande.

Larissa Fernandes Da Silva, global chef, WRI Ross Center PPMO (Program and Project Management Office)

Stärka motståndskraften med proaktiv riskhantering

Som en global organisation som är verksam i olika regioner står WRI inför ett stort antal risker – politiska, institutionella, ekonomiska och mycket mer. Att hantera dessa risker på ett effektivt sätt är avgörande för att upprätthålla motståndskraften och främja organisationens uppdrag. 

Tidigare var företagets riskhantering snävt inriktad på att spåra finansiella risker i kalkylark, vilket skapade luckor i synlighet och planering. I dag har WRIs omfattande ramverk för företagsriskhantering (ERM) omdefinierat hur organisationen identifierar, bedömer och förebygger risker.

WRI försökte reglera och standardisera sin identifiering, klassificering och kommunikation av affärsrisker. Våra riskhanterings- och Asana-team samarbetade för att upprätta ett centraliserat Asana-riskregister … vilket hjälpte oss att ta itu med problem som sträckte sig från partnergranskning till förfallna fordringar.

Don Spencer, tillförordnad finanschef

Standardiserade processer förbättrar riskrapportering och -hantering

• Ett standardiserat riskregister, byggt i en Asana-mall, säkerställer ett konsekvent sätt att identifiera, bedöma och rapportera risker globalt.

• Varje land har sitt eget riskregister, vilket gör det möjligt för chefer att bedöma risker i olika regioner.

• Team kan jämföra risker i olika regioner och utveckla skräddarsydda svarsstrategier, vilket förbättrar den globala riskhanteringen. 

• Enskilda riskregister matas in i en konsoliderad riskregisterportfölj, vilket ger ledarskapet en tydlig, organisationsomfattande bild av riskexponeringen. 

Anpassade fält förbättrar synligheten och förståelsen för risker 

• I varje riskregister fångar anpassade fält upp viktiga detaljer såsom risktyp, bakomliggande förhållanden, påverkansområden och hanteringsstrategi, vilket främjar en proaktiv strategi för riskhantering.

• Team använder också dessa fält för att spåra viktiga riskmarkörer – till exempel om en risk är stabil, förbättras eller förvärras – vilket hjälper dem att definiera och övervaka svarsstrategier såsom att reducera, övervaka eller överföra risken.

• Utifrån dessa data skapar teamen omfattande riskrapporter som delas med ledarskapet, vilket förbättrar deras förståelse för riskkonsekvenser och stöder utvecklingen av svarsstrategier.

Automatisering säkerställer eskalering i rätt tid

• Med hjälp av Asanas regler meddelas ledarskapet automatiskt när kritiska risker kräver deras uppmärksamhet, vilket minskar svarstiderna och säkerställer att brådskande risker hanteras omedelbart.  

• Till exempel, när en projektrisk flaggas som ”institutionell” med hjälp av deras Asana-mall för projektriskhantering, får den institutionella riskchefen automatiskt uppgifter för granskning av risken och för att eskalera den vid behov, vilket säkerställer att åtgärder vidtas i tid. 

Rapporter och paneler förbättrar planeringen 

• Paneler sammanställer riskdata, så att ledare snabbt kan bedöma kommande och nuvarande risker, komma överens om strategier och prioritera resurser effektivt.

• Kvartalsgranskningar använder nu riskregister som en central guide, vilket gör det möjligt för ledare att vidta åtgärder utifrån realtidsdata i Asana i stället för föråldrade kalkylark eller informella diskussioner.

Med vårt Asana-riskregister kan team bättre identifiera risker, få tydligare insyn i hur de hanteras och vad som behöver uppmärksammas. Detta stöder vår insats att skapa en företagskultur där alla förstår sitt ansvar att beakta risker i alla delar av vårt arbete.

Kemoy Liburd-Chow, projektledare för verksamheten

Att skapa en hållbar framtid med AI 

I takt med att WRI fortsätter att utöka sin verksamhet och utvidga sin globala påverkan kommer Asana att förbli ett viktigt verktyg för att främja samordning, effektivitet och innovation i olika team och regioner. 

Viktiga framtida initiativ inkluderar att utöka användningen av systemet för företags- och projektriskhantering, inklusive att utnyttja Asanas AI-drivna automatisering för att förbättra riskbedömning och beslutsfattande. Framöver föreställer sig WRI att Asanas AI-funktioner, såsom chattfunktioner och automatiserade arbetsflöden, kommer att spela en transformerande roll för att ytterligare optimera arbetsflöden och driva på åtgärder. Med Asana som grundläggande plattform har WRI förutsättningar att uppfylla sitt uppdrag att skapa en hållbar framtid – ett projekt i taget.

Asana kommer att vara grundläggande när vi skalar vår verksamhet globalt, automatiserar processer för att öka effektiviteten och säkerställer att arbetet är i linje med WRIs strategi och policyer. Att använda Asanas AI-drivna verktyg bör stödja smartare hantering, analys och beslutsfattande och minska den administrativa bördan så att våra team kan fokusera på arbete som gör skillnad och på resultat över hela världen.

Don Spencer, tillförordnad finanschef