I den ständigt föränderliga mediemiljön tar We Are Era pulsen på tiden, identifierar trender och erbjuder innehållslösningar som passar den nuvarande tidsandan och aktivt formar den. Så hur kan de reagera på kundförfrågningar snabbare än andra byråer och genomföra dem på ett kreativt sätt? We Are Era förlitar sig på samarbetsteknik som Asana för att standardisera processer, automatisera arbete och hantera information så att den kan hittas när som helst. Som ett resultat har de ökat sin effektivitet och förkortat projekttidslinjerna.

Genom att standardisera och automatisera processer med Asana håller våra team koll på saker och ting, sparar tid och kan fokusera på det som verkligen är viktigt: övertygande innehåll.

Christian Röhrich, teamledare, pitch- och projekthantering

Pitch- och projekthanteringsteamet utvecklade det framgångsrika projekthanteringskonceptet som We Are Era nu följer. Teamet leds av Christian Röhrich och ansvarar för positionering, utveckling av kreativa koncept och företagets pitch-presentation, rekrytering av influencers, medieköp och distributionsplanering. De är gränssnittet mellan interna och externa intressenter och ansvarar för att leda nya projekt för varumärken och offentliga organisationer samt för att hantera tvärfunktionella arbetsflöden med Asana.

Asana blir den centrala plattformen för projekthantering på We Are Era

Tidigare använde teamet olika lösningar för kommunikation och samarbete. Det var besvärligt och ledde i slutändan till extra arbete för projektledningsteamet.

Inledningsvis använde We Are Era freemium-versionen av Asana som ett verktyg för jobbförfrågningar på olika platser, inklusive resor, IT-support och designförfrågningar. Christian insåg omedelbart att Asana erbjöd mycket större potential och började utöka användningen i hela sitt team, vilket gjorde Asana till den centrala plattformen för projekthantering och dagligt samarbete.

Vanligtvis är många avdelningar involverade i projekt på företaget – till exempel strategi, kreativt arbete och produktion – så det finns mycket att samordna, inklusive många briefingar och feedbackrundor. Christian och teamet byggde upp en standardprocess för sitt projektarbetsflöde i Asana, och nu kan alla samarbeta på en tydligt strukturerad plats som möjliggör effektivt arbete. För repetitiva administrativa och organisatoriska aktiviteter skapade Christian automatiseringsregler som aktiveras av specifika utlösare, t.ex. slutdatum, för att spara tid och minimera arbetsbelastningen.

För Christian är det statusrapporterna och klarheten som gör det bästa arbetsflödet möjligt: alla som är involverade i ett projekt vet hur det går och var arbetet befinner sig, antingen via automatiserade statusrapporter eller genom att själva granska projektet i Asana. Dessutom sker kommunikationen direkt i Asana på olika hierarkiska nivåer per projekt, så att den spåras, klassificeras, sorteras och är lätt att hitta för alla.

Du kan känna Asanas bidrag som vår ”centrala referenskälla”. Vi kan öka antalet projekt utan att öka pressen eftersom vi inte längre behöver ha allt i huvudet.

Christian Röhrich, teamledare, pitch- och projekthantering

Teammedlemmarna fick bestämma om de ville använda Asana. Många insåg snabbt värdet av att hantera sitt pågående arbete i plattformen och började arbeta med sina projekt och uppgifter i Asana. För Christian är det viktigt att lyfta fram automatiseringsregler inom teamet så att alla vet vad som ”händer i bakgrunden” medan de arbetar med sina huvuduppgifter.

Dessutom har vissa anställda som identifierar sig starkt med Asana bildat en "Asana-arbetsgrupp" för att testa nya funktioner när de släpps, för att säkerställa att processer kartläggs på ett meningsfullt sätt i Asana. De stödjer inte bara sina kollegor, utan bidrar även aktivt till att skala plattformen ytterligare inom We Are Era.

Så här får teammedlemmar ut mesta möjliga av Asana

Christians team ansvarar för att utvärdera pitch-förfrågningar från nya kunder och briefingar, eller förfrågningar om nya projekt från befintliga kunder. De behandlar förfrågningar från olika funktioner och länder på alla We Are Era-platser. Teamet arbetar i ett delat projekt i Asana, som automatiskt tar emot alla nya förfrågningar från försäljningsteamet.

När de får en förfrågan om ett nytt projekt i sitt Asana-projekt klargör teamet för pitch och projekthantering viktiga nyckeldata såsom tidsram, budgetplanering, konsultintensitet och målgrupp. Om otillräcklig information tillhandahålls sker kommunikationen med försäljningsteamet som standard direkt via ett Asana-formulär. Ett annat formulär är utformat så att de anställda kan skicka det direkt till kunderna. Arbetsflödet för förfrågningar med fasta formulär säkerställer kvalitet och minimerar tiden som går förlorad i början av ett projekt.

När all nödvändig information har samlats in väljs lämpliga projektledare och team ut för projektet baserat på kapacitet, färdigheter och intressen.

Projektledaren kan se deadliner och statusen för de anställdas arbete i Asana. Detta gör att de snabbt kan se vem som kan ta på sig eller hjälpa till med ett annat projekt. Asanas struktur gör det möjligt för teamet för pitch och projekthantering att arbeta mycket mer effektivt.

Men det är inte bara Pitch & Project Management-teamet som gillar att arbeta med Asana. Asana används i hela företaget som en central arbetshanteringsplattform, tillsammans med HubSpot, Dropbox, CreatorIQ, Tubular, Socialbakers, CrowdTangle och Frame.io, beroende på avdelning och ansvar.

Asana är visuellt utformat, vilket är mycket viktigt för ett företag som kommer från marknadsföring. Vi bjuder också in våra kunder att arbeta med oss i Asana.

Christian Röhrich, teamledare, pitch- och projekthantering

En av de största fördelarna med Asana är att det erbjuder användare olika alternativ för att se sitt arbete. Många gillar att arbeta i tavelvyn så att de kan visualisera hela arbetsflödet och se kreativa tillgångar – till exempel bilder som är bifogade till uppgifter. Tidslinjevyn är också populär och kan enkelt delas med kunder så att alla deltagare kan se när projektarbetet pågår och hur det hänger ihop.

Eftersom Asanas funktionalitet är så intuitiv och användarvänlig krävs ingen lång utbildning. Onboarding av nya kunder är till exempel vanligtvis slutförd på bara 15 till 20 minuter med hjälp av den enkla metoden som de har utvecklat. 

Asana på We Are Era: En framgångssaga i siffror

På We Are Era använder 240 anställda på alla åtta platser Asana på sitt språk och har hanterat 2 500 projekt och nästan 400 000 uppgifter i Asana per mars 2022. Christian uppskattar att den ökande användningen av Asana-regler, formulär och projektmallar gör det möjligt att spara 90 arbetsdagar per år i genomsnitt.

Antalet uppgifter som skapats i Asana har ökat stadigt i flera månader. Detta visar hur starkt verktyget har antagits, hur många funktioner som är integrerade och hur många projekt som hanteras via Asana.

Christian Röhrich, teamledare, pitch- och projekthantering

Hur Asana kontinuerligt optimerar processer

Asana har även gjort samarbetet med kunderna mycket tydligare och effektivare. We Are Era har märkt att många kunder svarar snabbare och oftare på förfrågningar som skickas via Asana. De ger mer feedback, vilket gör att pågående projekt kan anpassas till kundens behov och slutföras mer framgångsrikt och med mindre stress. Genom att förbättra kundengagemanget med Asana har We Are Era ökat kundnöjdheten och stärkt kundlojaliteten på lång sikt.

De anställda har sett en varaktig förändring i sin arbetsstil, eftersom Asana gör det möjligt för dem att arbeta sömlöst, oavsett var de befinner sig. Inte bara från kontoret eller hemifrån, utan från vilken plats som helst, eftersom all information som lagras centralt i Asana är tillgänglig överallt. Den inbyggda mobilappen har också varit mycket framgångsrik i detta avseende.

Med Asana behöver vi inte alltid börja från början och kan delta i ett öppet och ärligt informationsutbyte.

Christian Röhrich, teamledare, pitch- och projekthantering

Tack vare Asana har We Are Era ett transparent sätt att samarbeta i hela företaget och allt kommuniceras öppet. Mediebranschen är snabb, digital och mycket öppen, och de anställda insåg snabbt fördelarna med det här sättet att arbeta i Asana för att dela idéer med andra eller be om stöd. Ofta har andra redan arbetat med liknande projekt, redan undersökt en målgrupp eller känner en lämplig influencer. Detta gör att dubbelarbete undviks, att erfarenhet delas och att projekt kan gå framåt snabbare.

Informationen från kollegor hjälper enormt mycket med nya projekt, och kunskapsöverföringen ökar de anställdas motivation och förbättrar arbetets kvalitet och effektivitet.

Vilket är nästa steg för Asana på We Are Era?

Framöver planerar We Are Era att prioritera Asana för projektrelaterad kommunikation, att sköta kontorsfunktioner i Asana och att generellt utöka användningen. Företaget planerar också att börja använda funktionerna Portfolio och Rapportering.

Genom ytterligare automatisering räknar We Are Era med att göra processerna ännu mer tillgängliga och effektiva så att de anställda kan fokusera på det som verkligen är viktigt: att leverera kreativitet i världsklass.

I linje med öppet samarbete kommer företaget också att lagra de anställdas mål och nyckelresultat (OKR) tillsammans med företagsmål med hjälp av funktionen Asana-mål. Detta kopplar strategiska mål till det dagliga arbetet på operativ nivå och ger klarhet kring syfte, plan och de anställdas egna ansvarsområden. På så sätt kan alla se hur de ska prioritera sina specifika projekt och uppgifter för att uppnå OKR:erna – och få tillgång till helheten för att se hur dessa bidrar till att uppnå företagets årliga mål och i slutändan uppnå det övergripande uppdraget.