Onfidos Operations-team arbetar i hela detta internationella företag och har som uppdrag att förbättra processer för att göra det möjligt för avdelningar att bli mer effektiva och ändamålsenliga. Det innebär att hjälpa människor att uppnå mer utan att göra onödiga insatser.

Sedan verksamhetschefen Tom Booth blev den andra medlemmen i Ops-teamet i september 2019 har det snabbt vuxit till 28 personer – inklusive verksamhetschefen Naomi Shammas.

Verksamhetsteamets enorma tillväxt återspeglar Onfidos utveckling som helhet. För att fortsätta expandera, nå intäktsmål och driva tvärfunktionalitet mellan avdelningarna behövde organisationen ett system som kunde hjälpa dem att organisera och hantera sitt arbete effektivare samtidigt som det växte med dem.

Kalkylarkens bromsverkan

Innan Tom och Naomi kom hade kalkylarken och e-postsystemen som användes för att hantera arbetet redan identifierats som en flaskhals. De var inte lämpade för verkligt tvärfunktionella strukturer, informationen började isoleras och det fanns en brist på ansvarstagande.

Viktigt nog saknade kalkylark också den säkerhet som krävs när man hanterar känslig information.

Onfido bestämde sig för att konsolidera sina verktyg och ompröva processerna i hela organisationen för att öka samordningen och införa strukturer som kunde skalas upp på ett säkert sätt.

Att ha ett verktyg som gör att vi kan arbeta tvärfunktionellt och hålla alla informerade och uppdaterade, samarbetsmässigt och på ett synligt sätt, är avgörande för att skala upp vår Business-verksamhet.

Tom Booth, verksamhetschef

Identifiera behov

Med tvärfunktionellt samarbete och tillväxt i centrum för Onfidos verksamhet behövde teamet ett verktyg som kunde:

• Skala snabbt och anpassa sig till olika funktioner i hela organisationen, från intäktsverksamhet till introduktion av nyanställda

• Vara enkelt att använda och intuitivt så att människor kunde fokusera på värdefullt arbete

• Kunde integreras sömlöst med deras teknikstack (inklusive Slack och Google Suite)

• Uppdateras i realtid, vilket gör samarbetet sömlöst

Ledningsgruppen agerade snabbt och fattade ett snabbt strategiskt beslut att investera i en arbetshanteringslösning, eftersom de insåg att den skulle vara central för framtida hypertillväxt. Efter en första lansering upptäckte de att Asana var den perfekta lösningen för deras tillväxtinriktade mål.

Något för alla

Asana, som drivs av Tom, Naomi och deras team, används nu över hela linjen på Onfido.

Avdelningar i hela företaget använder Asana för att skapa projekttidslinjer, identifiera beroenden och hålla alla informerade. På samma sätt spåras möten, agendor och åtgärder via Asana, vilket säkerställer att viktig information aldrig glöms bort.

Vi arbetar mycket tvärfunktionellt, inte bara verksamhetsteamet utan inom Onfido som helhet. Minst en tredjedel av arbetet i hela verksamheten utförs i vad vi kallar ”squads” – tvärfunktionella team med representanter från en massa olika avdelningar som alla arbetar tillsammans mot ett gemensamt mål.

Tom Booth, verksamhetschef

Även om denna tvärfunktionella arbetshantering är avgörande, och möjligheten att multi-home-arbeta i hela verksamheten har möjliggjort samordning, har avdelningar på Onfido också upptäckt hur Asana kan anpassas till deras behov:

• Personalverksamheten använder Asana för att spåra alla processer, från anställningsintervjuer till att återintegrera anställda efter ledighet, samtidigt som de säkerställer att informationssäkerheten kontrolleras noggrant och att en tydlig verifieringskedja skapas. Överlag har revisionsprestandan ökat aktivt sedan Asana började användas.

• Revenue Operations matar automatiskt in kundfeedback i sin Asana-tavla, vilket gör det möjligt för dem att identifiera kundernas behov snabbare, tillsammans med ett tydligt arbetsflöde för att svara på dessa behov. Användning av regler och automatiseringar stöder ytterligare detta snabba och enhetliga tillvägagångssätt.

• Tech Operations spårar sitt kommersiella ekosystem – ett massivt, pågående projekt som omfattar organisationens användning av kommersiella plattformar, inklusive DealHub och Salesforce – via Asana. Teamet kan dela upp och organisera större arbetsuppgifter, till exempel att lägga till en ny produkt i systemet, med hjälp av underuppgifter och taggar som kan uppdateras allteftersom arbetet utvecklas.

Asana har varit en dröm. Det gör att vi kan få insyn i allt vi arbetar med, kommunicera bra med teamet och hantera intressenter.

Corey Hume, programchef för design, Onfido

Snabb introduktion och närmare kundkontakter

Genom att ta bort flaskhalsar som skapas av föråldrade verktyg innebär Asana att team lägger mindre tid på organisation och enskilda uppgifter och har kapacitet att nå nya mål och fortsätta att skala upp.

Genom att skapa klarhet i processerna är Revenue Ops närmare sina kunder än någonsin. Genom att integrera feedback från Net Promoter Score (NPS) direkt i Asana kan teamet, vid de sällsynta tillfällen då en kund tar upp ett problem, identifiera utmaningar och vidta åtgärder snabbt. På så sätt har antalet fall med oklara orsaker till kundmissnöje minskat till noll.

Samtidigt uppskattar personalteamet att de har minskat förberedelsetiden för varje introduktionsvecka från 16 timmar till drygt 10 timmar, och introduktionen av en enskild anställd från 2 timmar till bara en och en halv timme.

Med sikte på att fortsätta att få företaget att växa är denna effektivisering avgörande för att personalteamet ska kunna introducera nya medlemmar samtidigt som de uppfyller nya mål.

Jag vet inte hur vi skulle ha kunnat utöka från 200 till 400 anställda utan Asana – vi skulle verkligen ha haft svårt.

Sonia Krakowiak, personalchef

För Tom och Naomi i verksamhetsteamet har implementeringen av Asana som arbetshanteringslager i hela verksamheten varit omvälvande. Genom att kunna spåra ledtider, projektförlopp och den tid som arbetet tar på ett korrekt sätt blir resursplaneringen i stort sett mer effektiv och ändamålsenlig.

Att gå in i nästa fas av hypertillväxt tillsammans

Framöver kommer Tom och Naomi att fortsätta sitt arbete med att se till att organisationen är så målmedveten och effektiv som möjligt i sina åtgärder, processer och verktyg.

Under tiden kommer de att använda Asana när de påbörjar Project Dovetail – ett uppdrag för att föra samman företagsstrategi, OKR:er och mätvärden och tydligt koppla dem till varje individs uppgifter.

Men det betyder inte att de tappar farten på andra områden. Med Asana som en skalbar ryggrad är Onfido redo för sin framtida hypertillväxt i varje avdelning.