KENDO skalar effektivt upp – och arbetar snabbare – med Asana

Höjdpunkter

Utmaningar

• Medarbetarna hanterade sitt arbete i olika verktyg, vilket gjorde det nästan omöjligt att få insyn i det pågående arbetet. Teamen blev isolerade och ledarna svävade i okunnighet.

• KENDO upplever för närvarande en snabb tillväxt, och att hantera arbetet via e-post och kalkylark höll tillbaka utvecklingen.

• Bristen på enhetliga processer innebar frånkopplade arbetsflöden med otydliga deadliner. Detta orsakade i sin tur brist på ansvarstagande och ledde till att viktigt arbete kunde gå förlorat.

Lösning

• KENDO har implementerat Asana som en central referenskälla där anställda i alla avdelningar och på olika rollnivåer har insyn i vilket arbete som pågår och när. Med snabb tillväxt kommer ännu mer arbete – denna centraliserade synlighet har gjort det möjligt för dem att prioritera de viktigaste initiativen först för att få sina varumärken att växa.

• Teamen kan effektivisera processer, från att bygga ut marknadsföringskalendrar till att automatisera IT-förfrågningar till backlogs, för att göra sitt viktigaste arbete snabbare. 

• Ledare kan snabbt fatta beslut för att undvika att arbetet stannar upp och skapa förutsättningar för ansvarstagande i teamen eftersom de har insyn i uppdateringar och godkännandeförfrågningar.

Resultat

• 87 sparade arbetsdagar: Bara genom att använda Asana har KENDO sparat uppskattningsvis tre månaders arbetstid per år, som tidigare spenderats på att samordna arbetet.

• 58 % mer tid sparad: Genom att utöka antalet anställda som använder Asana för att hantera sitt arbete har KENDO ökat den tid de sparar med 58 % på bara ett år.

• Bygga starkare varumärken: Med utvalda Asana-projekt har marknadsföringsteam full insyn i vad som händer på vilken plats, så att de kan säkerställa konsekventa budskap, identifiera möjligheter att öka kampanjens genomslagskraft och få bättre kontakt med kunderna.

Direktkontakt med kunder genom samordnade digitala aktiveringar

Att anpassa innehåll och meddelanden mellan olika team och kanaler är avgörande, särskilt för storskaliga digitala aktiveringar som lansering av nya produkter och marknadsföringskampanjer. 

Genom att samordna alla aktiveringar på sin webbplats, och genom prestationsmarknadsföring och system för hantering av kundrelationer genom asynkront arbete i Asana kan det digitala teamet nu identifiera fler möjligheter att samarbeta och effektivisera arbetet mellan teamen, vilket ökar deras inflytande. 

Förbättrad (och avancerad) planering 

• Tidigare använde teamen individuella, statiska kalkylark för att planera och ställa in tidslinjer. Arbetet skedde isolerat, vilket gjorde teamen långsammare och gjorde det svårare att se till att allt blev gjort. Med Asana har det digitala teamet utformat en samarbetsinriktad, sammanhängande planeringsprocess som de använder med alla sina tvärfunktionella partner.

• Nu kan de inte bara spåra uppgifter och milstolpar för varje aktivering, utan också skapa en mall för processen – så att inget missas. 

Förbättrad projektsynlighet och ansvarstagande

• Det digitala teamet använder Asana som en "digital kalender" där de kan visa, spåra och stödja alla digitala aktiveringar som sker för alla varumärken. Detta ger dem en enda, heltäckande kalender som kopplar samman varje teams individuella kalender i ett enhetligt utrymme, så att alla vet vilket arbete som sker vid varje tidpunkt.

• Denna insyn i varandras arbete gör det möjligt för teamen att samarbeta mer effektivt, utan behov av extra möten. Resultatet är att de kan maximera räckvidden i alla kanaler och skapa en mer konsekvent och kraftfull konsumentupplevelse som driver den digitala försäljningen.

Mer ansvarstagande för smidigare arbetsflöden för marknadsföring

Tidigare var marknadsföringsteamets arbetsflöde fragmenterat och förlitade sig starkt på e-post och checklistor för projekthantering. Det var svårt att driva ansvarstagande och få en helhetsbild av planer och framsteg eftersom alla fokuserade på sina individuella uppgifter.

Asana ersatte det osammanhängande systemet med en enhetlig, handlingsorienterad plattform. Nu kan alla arbeta på ett ställe för att utföra sociala medie-aktiveringar, influencer-gifting, kampanjer och erfarenhetsbaserad marknadsföring.

Central referenskälla

• Asana centraliserade kommunikationen om projekt, effektiviserade godkännandeprocessen och lyfte fram arbete som tidigare gått förlorat i virrvarret.

• Teamet kan se hela omfattningen av arbetet i realtid. Denna synlighet har eliminerat förvirringen och ineffektiviteten i det gamla systemet, och mallar säkerställer att en konsekvent process följs varje gång med tydliga mål och förfallodatum.

• Eftersom de kan kommunicera, arbeta och se alla detaljer på ett ställe kan teamet enkelt identifiera och prioritera viktiga uppgifter, vilket ökar den övergripande effektiviteten och ansvarstagandet.

Korrekt avgränsade IT-projekt börjar med att få rätt information, varje gång

Tidigare var IT-teamet fast i en pågående återkopplingsloop. Företaget växte snabbt, men utan de rätta processerna på plats saknades viktig information för att hantera förfrågningar, och projekt fastnade ofta i kön.

Med Asana har IT-teamet nu ett strukturerat tillvägagångssätt för att samla in förfrågningar, prioritera dem, tilldela deadliner och slutföra ett arbete. 

Effektiviserade förfrågningar för effektivare arbetsflöden 

• IT-teamet kämpade med att organisera och prioritera arbetet effektivt. Nu använder de ett Asana-formulär för IT-förfrågningar, som automatiskt förvandlas till en uppgift med anpassade fält för att fånga upp och tagga informationen. En projektledare granskar och bedömer omfattningen av varje projekt, och en ledare signerar innan projektet går in i produktionen, vilket säkerställer ett tydligt start- och slutdatum för varje projekt.

• Genom att sammanställa sina anpassade fält för att säkerställa att de har exakt den information de behöver från början har de minskat på onödig kommunikation fram och tillbaka med intressenter för att slutföra förfrågningar.

• Denna strömlinjeformade process gör att IT-teamet kan hantera upp till 40 projekt åt gången.

Fullständig tillgänglighet

• Seniora ledare var ofta ovetande om vilket arbete deras team begärde, hur det fortskred och nödvändiga detaljer för att hjälpa IT-teamet att prioritera. Nu kan förfrågningsuppgifter läggas till i flera projekt så att vem som helst – inklusive ledarskapet – snabbt och enkelt kan komma åt statusuppdateringar eller relevant information.

• Med denna förbättrade insyn i processen kan IT-teamet se alla förfrågningar, få den information de behöver för att exakt kunna bedöma omfattningen och få feedback från ledarna om vad de ska prioritera utifrån verksamhetens behov och tillgängliga resurser. Nu har de kortare handlingsinriktade möten för effektivare prioritering, som slutar med väl avgränsade projekt.

En lösning som växer med teamet

KENDO växer, och de behöver en lösning som kommer att växa med dem. Det är därför de använder Asana för att systematisera processer, automatisera steg och effektivisera sitt arbete. Med några av de mest kända och spännande varumärkena under sig kan KENDO-teamet nu fokusera på att driva kundköp och öka företagets intäkter med riktad, väldefinierad tydlighet i hela organisationen.