Benefit Cosmetics använder Asana för att göra sina kunder nöjda

1976 öppnade tvillingsystrarna Jean och Jane Ford en liten sminkbutik i San Francisco. Målet var att tjäna 33 dollar per dag för att gå jämnt ut, och det fungerade. I dag är Benefit Cosmetics ett hyllat skönhetsmärke vars produkter säljs i över 55 länder. Med över 3 000 ögonbrynssalonger har företaget Guinness världsrekord för ”flest vaxade ögonbryn på åtta timmar av ett team”. Företaget ägs av LVMH och är känt för sina förpackningar och sin marknadsföring fulla av personlighet, vilket sammanfattas i deras slogan: ”Skratt är det bäst skönhetsmedlet”.

Jessie Geisen, Benefits chef för varumärkesmarknadsföring i USA, hjälper det kreativa teamet bakom det härliga varumärket att vara produktiva. I det amerikanska kreativa teamet ingår designer, copywriters och specialister inom video och foto, som arbetar med upp till 75 projekt, när som helst. Jessie hanterar arbetsbelastningen, prioriterar 50–60 förfrågningar från andra team varje månad och schemalägger kampanjernas tidslinjer. Hon organiserar alla marknadsföringsaktiviteter för den amerikanska marknaden, allt från produktlanseringar och e-posthantering till att hantera betalda medier och influencers. Hon träffar även de olika kreativa teamen varje vecka för att granska deras uppgifter.

Det amerikanska teamet har använt ett arbetshanteringsverktyg, men det saknade några viktiga funktioner. Det fanns ingen möjlighet att kommunicera och ställa frågor via plattformen, så när medlemmarna i det kreativa teamet fick uppdrag där det saknades information var de tvungna att själva leta upp informationen i chattar eller e-postmeddelanden. Jessie i sin tur behövde skapa tidslinjer för kampanjerna och beräkna arbetsbelastningen, vilket verktyget inte gav stöd för. I stället var hon tvungen att exportera data till ett kalkylark och använda manuella formler. Det här systemet bromsade teamets framsteg:

• Ett stort antal konversationer skedde via chatt och e-post, vilket saktade ner produktionen och ledde till att projektrelaterad information inte hölls samlad.

• Arbetsuppgifter gömdes bort eftersom de inte var samlade på ett ställe.

• Jessie ägnade för mycket tid åt att manuellt generera arbetsbelastningsrapporter och planera tidslinjer för hand.

Index för arbetets anatomi visar att en amerikansk kunskapsarbetare lägger över 60 % av sin tid på improduktivt arbete. Jessie började söka efter en ny arbetshanteringsplattform för att påskynda det kreativa arbetet och effektivisera samarbetet för det USA-baserade teamet.

Ett bättre sätt att dela information och organisera en fullbokad teamkalender

Teamet letade efter en plattform som skulle göra det möjligt att spåra alla typer av projekt och låta teammedlemmarna ställa frågor i själva verktyget. Jessie behövde även kunna hantera inkommande förfrågningar från andra team, planera kampanjernas tidslinjer snabbare samt planera teamresurser.

Vissa teammedlemmar hade använt Asana tidigare. Jämfört med andra alternativ tycke de att verktyget var mer visuellt och lättare att använda. Olika projekt grupperade efter färger, till exempel lila för varumärkesinitiativ, gör det lättare att snabbt se allt arbete. ”Asana passade oss bäst eftersom det är användarvänligt”, säger Jessie. ”Färgerna hjälper mig att på ett ögonblick förstå vad som pågår, utan att bli överväldigad av för mycket information.”

De lockades också av Asanas flexibla vyer, funktionen Arbetsbelastning och möjligheten att lägga till kommentarer och bilagor till uppgifter. ”Asana-kommentarer var otroligt viktigt för oss. Om en designer behöver förtydliga ett uppdrag eller saknar en nödvändig resurs kan personen lämna en kommentar direkt i uppgiften i stället för att skicka ett meddelanden till ett annat team separat”, påpekar Jessie.

Införa Asana till det kreativa teamet

Benefits kreativa team var entusiastiska över att börja använda Asana föra att lösa alla utmaningar. De arbetade med en användarframgångsansvarig från Asana för att skapa arbetsflöden som matchade hur det amerikanska teamet fungerade. Jessie introducerade sedan verktyget för teamet med hjälp av en presentation och en utbildning, utifrån bästa praxis för implementering som tillhandahållits av deras användarframgångsansvariga, för att visa alla i teamet hur de kunde använda Asana beroende på deras roller.

Jessie har ständigt jobbat för att underlätta införandet av Asana och funnits tillgänglig för att svara på teamets frågor. Hon har lagt till nya delar i produktionsprocessen över tid och skickat ut veckovisa e-postmeddelanden med Asana-relaterade uppdateringar, till exempel påminnelser och funktionsförbättringar från deras användarframgångsansvariga. Två månader senare togs teamet och marknadsföringschefen in, och alla visste hur de skulle använda Asana för att lösa problemen.

Spara tio arbetsveckor per år genom att centralisera kommunikation och förfrågningar

I dag använder det amerikanska marknadsföringsteamet Asana för att hantera alla projekt och förfrågningar för ett snabbare utförande.

Prioritera kreativa förfrågningar via formulär

Det kreativa teamet får numera i genomsnitt 78 arbetsförfrågningar per månad via ett Asana-formulär. Detta bidrar till en uppskattad tidsbesparing på nästan sex arbetsveckor per år, och har helt tagit bort meddelanden som skickas fram och tillbaka. Förfrågningar hamnar i Asana-projektet Inkommande kreativa förfrågningar, där de prioriteras av Jessie. Projektet har olika avsnitt: nya förfrågningar, godkända förfrågningar och arkiverade förfrågningar.

Varje inlämning läggs till som en uppgift, med anpassade fält som fylls i med informationen som har angetts i formulärfälten. När en förfrågan godkänns skapar Jessie underuppgifter för varje utförandesteg och tilldelar dem till en lämplig person inom innehåll eller design. All feedback och kommunikation sker i kommentarer i den överordnade uppgiften så att medarbetare kan se hela sammanhanget samt de senaste besluten.

Jessie uppdaterar Asana-formuläret för att förbättra teamets process. På så sätt får det kreativa teamet all information det behöver direkt och kan komma igång med arbetet omedelbart. Ett fält ber om en lista över alla medarbetare i projektet, det vill säga personer som kanske vill bli informerade. Jessie lägger sedan till dessa personer i Asana-uppgiften så att de kan få aviseringar och delta i granskningar.

Spåra arbetsbelastning

Jessie använder arbetsbelastning för att automatiskt beräkna teamets arbetskapacitet och visualisera den på en tidslinje varje vecka. Hon har skapat en portfolio som innehåller projekt och uppgifter för varje team, till exempel en designteamportfolio, och hon kan klicka på arbetsbelastningsvyn för att se varje teammedlems uppgifter. Jessie delar detta med det kreativa teamet varje måndag för att diskutera veckans kommande uppgifter och göra justeringar. När Jessie använde kalkylark var den här visuella ögonblicksbilden inte möjlig. Nu ser hon automatiska uppdateringar när slutdatum eller ansvar ändras i Asana.

Att hantera arbetet på detta sätt i Asana hjälper Benefits kreativa team att skapa ett business case för att anställa fler resurser, såsom frilansande designer eller copywriters, eftersom de enkelt kan jämföra arbetsbelastningen med antalet förfrågningar de har fått.

Schemalägga kampanjer

När Jessie planerar tidslinjen för en ny kampanj i USA använder hon helt enkelt en mall för ett Asana-projekt med viktiga milstolpar. Hon anger lanseringsdatumet och Asana fyller automatiskt i slutdatumet för varje uppgift. Sedan lägger hon till andra uppgifter som är unika för kampanjen. ”Datum fylls i på fem sekunder. Med ett kalkylark tog det minst en timme”, säger Jessie.

Det kreativa teamet använder också kalendervyn för att se när flera kampanjer körs, så att de kan upptäcka luckor och proaktivt planera för överlappningar. Uppgifter använder anpassade fält för att tilldela olika färger till olika typer av arbete, till exempel innehåll, betald media och skickat av influencer. På så sätt kan teamet filtrera och titta på specifika arbetskategorier, till exempel enbart tidslinjen för influencer-marknadsföring.

Centralisera kommunikation och samarbete

Genom att använda Asana har det amerikanska marknadsföringsteamet sparat in totalt 52 arbetsdagar, eller 10 arbetsveckor, per år. De nya effektiviseringarna förbättrar designernas arbetsanda, hjälper teamet att genomföra varje initiativ som påbörjas (istället för att råka glömma saker) och gör det möjligt för teamet att hantera ambitiösare och mer komplexa projekt, till exempel en komplicerad betald mediekampanj för POWmade, en ny produktlansering för ögonbryn.

Utöver formulär är centraliserad kommunikation i Asana-uppgifter en bidragande orsak till tidsbesparingarna. Teamet delar över 600 kommentarer per månad, vilket minskar arbetet med att växla mellan olika verktyg som till exempel e-post, chatt och andra plattformar.

”Vårt team kan slutföra kreativa projekt mycket snabbare eftersom teammedlemmarna får den information de behöver utan att behöva vänta”, säger Jessie. ”Alla tjänar på detta. Frustration och extern kommunikation är ett minne blott och utgör inte längre ett hinder i vårt arbete.”

Med ett effektivt kreativt samarbete kan Benefit sprida mer glädje

Vi kan förvänta oss fler kampanjer framöver från Benefits amerikanska marknadsföringsteam, med ett nytt år av spännande produktlanseringar. Det kreativa teamet har många nya idéer för att engagera konsumenter kring nya produkter, och de planerar att hantera alla initiativ och evenemang i Asana. Jessie fortsätter att effektivisera den kreativa processen, och hon hoppas kunna övertyga andra team som hon samarbetar med att använda Asana, till exempel Benefits team för sociala medier. Framtiden ser ljus ut för ett företag som anser att skratt är det bästa skönhetsmedlet, och som använder Asana för att förmedla budskapet till sina fans i USA.