Попытка написать или обновить политики без плана может показаться блужданием по лабиринту без карты. Могут дублироваться задачи, упускаться из виду этапы, и бывает сложно определить, какая версия является самой актуальной. Именно здесь на помощь приходит шаблон плана политик и процедур. Он предоставляет вашей команде структурированный процесс для написания, пересмотра и внедрения эффективных политик и процедур.

Этот шаблон является частью платформы Asana для управления работой, что упрощает его повторное использование для новых политик, организацию связанной работы и назначение задач между командами. Вместо статичных PDF-файлов и разрозненных документов Google вы получаете пошаговые инструкции для совместной работы от черновика до внедрения. Независимо от того, документируете ли вы рабочий процесс в социальных сетях, пересматриваете политику в отношении домогательств или разрабатываете процедуры адаптации, этот шаблон политик и процедур поможет вам создать повторяемый и общий процесс.

Кому нужны шаблоны планов политик и процедур?

В Asana мы убедились, насколько важно предоставить командам простой способ управления созданием политик. Без этого документы с правилами оказываются разбросанными по дискам и электронным письмам, и никто не знает, кто отвечает за их обновление.

Этот шаблон подходит для всех, кто отвечает за написание внутренних процедур или управление ими:

• Команды по управлению персоналом, стандартизирующие описания должностей, политики безопасности в офисе или процессы оценки эффективности.

• Операционные команды, документирующие рабочее время, дресс-код или стандартные операционные процедуры (СОП) для рабочего места.

• Юридические команды и команды по соблюдению нормативных требований, разрабатывающие или обновляющие политики безопасности и дисциплинарные меры.

• Малые предприятия, организующие свой первый набор политик и рабочих процессов компании.

• Некоммерческие организации, создающие руководства по менеджменту изменений, конфликтам интересов или поведению работников.

• Руководители отделов, которые хотят поделиться ожиданиями с новыми и уже работающими сотрудниками.

Зачем использовать шаблон плана политик и процедур от Asana?

Реализация политике — это не просто написание документов. Вам нужен способ собирать обратную связь, помечать черновики для проверки, отслеживать изменения и назначать дальнейшие действия. Этот шаблон поможет вам сделать всё это в одном общем рабочем пространстве.

Используйте этот шаблон политики и процедуры, чтобы:

• Стандартизировать процесс написания и обновления политик вашей командой.

• Распределять ответственность за каждый этап процесса, от написания до Подтверждения.

• Документировать историю версий и даты вступления в силу для каждой политики.

• Информировать новых и нынешних работников с помощью интегрированных рабочих процессов.

• Связывать связанные политики или руководства по процедурам, чтобы ничего не упустить из виду.

Как использовать этот шаблон плана политик и процедур

Шаблон плана политик и процедур помогает вашей команде создавать, пересматривать и внедрять политики в рамках последовательного процесса. Узнайте, как начать работу:

1. Дублируйте шаблон

Нажмите «Использовать шаблон» в Asana, чтобы создать проект политики. Назовите его в соответствии с разрабатываемой политикой, например «Политика удалённой работы» или «Обновлённая информация о безопасности на рабочем месте».

2. Определите область применения политики и ответственного за неё

На вкладке «Обзор» укажите, к чему применяется политика, для кого она предназначена и когда она требуется. Назначьте ответственного за управление проектом и его реализацию.

3. Разбейте работу на этапы

Создайте задачи для ключевых этапов: исследования, составления, юридической проверки, обратной связи с заинтересованными сторонами, форматирования, подтверждения и публикации. Добавьте подзадачи для таких деталей, как написание заявления о политике, перечисление применимых законов или установка даты вступления в силу.

4. Взаимодействуйте в одном месте

Используйте комментарии для сбора отзывов заинтересованных сторон и отмечайте участников команды вопросами, требующими их внимания. Прикрепляйте справочные документы, блок-схемы или предыдущие версии для контекста.

5. Отслеживайте изменения и подтверждения

Отмечайте такие задачи, как «Юридическая проверка завершена» или «Утверждено советом директоров», как важные этапы. Используйте нестандартные поля для отображения статуса политики (черновик, на рассмотрении, окончательный вариант).

6. Публикация и уведомление

После завершения загрузите документ с политикой или внедрите его с помощью Google Диска. Создайте задачу по уведомлению команд, обновлению справочников или добавлению в материалы для адаптации.

7. Планируйте периодические проверки

Установите повторяющиеся задачи для пересмотра политик с учётом потребностей бизнеса, изменений в законодательстве или развития корпоративной культуры.

Функции Asana для работы с политиками и процедурами

В Asana есть встроенные инструменты, которые упрощают управление каждым этапом рабочего процесса по созданию политик: от составления и обратной связи до подтверждения и публикации. Вы можете ознакомиться с завершенным списком функций Asana, чтобы узнать, что доступно.

Задачи и подзадачи. Разбейте политики на более мелкие части, чтобы можно было назначать отдельные задачи, такие как написание, проверка и публикация.

Настраиваемые поля: отслеживайте тип политики, дату редакции или статус (черновик, на рассмотрении, окончательный вариант) с помощью выпадающих или текстовых полей.

Представление проекта. Выбирайте из нескольких вариантов макета для планирования и отслеживания работы по разработке политики, включая вид «Список» для деталей задач, вид «Доска» для этапов рабочего процесса, вид «Календарь» для ключевых дедлайнов и вид «Хронология» для последовательных шагов.

Подтверждения: добавляйте поля подтверждений в задачи, чтобы проверяющие могли официально утверждать черновики перед публикацией.

Формы: собирайте новые запросы на разработку политик или предложения по их пересмотру от работников в структурированном формате, который будет использоваться в рабочем процессе.

Вложения: храните связанные документы, блок-схемы или предыдущие версии непосредственно в карточках задач, чтобы история политики оставалась централизованной.

Рекомендуемые интеграции Asana

Asana Connect позволяет подключать к вашим повседневным инструментам, чтобы упростить написание, проверку и публикацию политик. Ознакомьтесь с полным списком интеграций, чтобы найти приложения, которые помогут вам в разработке политик, от хранения данных до общения.

Google Диск: прикрепляйте актуальные документы с политиками, чтобы у вашей команды всегда была последняя версия.

Slack: отправляйте автоматические обновления Asana в каналы Slack при публикации новой политики или запросе обратной связи.

Dropbox: делитесь и систематизируйте документы с процедурами и связанные с ними материалы, чтобы их было удобно находить.

Microsoft Teams: совместная работа над планированием политик путём синхронизации задач Asana с обсуждениями в Teams.

Gmail: преобразуйте электронные письма об изменениях в политике в задачи Asana, чтобы обеспечить выполнение работы.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах планов политик и процедур