Цели помогают вашей команде сохранять концентрацию. Однако многие команды ставят цели в инструментах, которыми они редко пользуются, поэтому эти цели часто забываются. Важно, чтобы процесс постановки целей был частью вашего ежедневного рабочего процесса, чтобы вы могли каждый день двигаться вперёд.

Именно здесь на помощь приходит шаблон целей и ключевых результатов (OKR). Из этой статьи вы узнаете, что такое шаблон OKR, как его создать в цифровом виде, а также как отслеживать и оценивать прогресс. Вы также найдёте примеры OKR по отделам и лучшие практики, которые помогут вашей команде ставить более эффективные цели.

Что такое шаблон OKR?

Шаблон OKR — это многоразовое руководство, которое помогает вашей команде определять цели (качественные цели) и ключевые результаты (измеримые результаты), а затем отслеживать прогресс в их достижении с течением времени. Он строится по простой формуле:

• Я достигну [цели], которая измеряется [ключевым результатом]

Вместо того чтобы начинать с нуля каждый квартал, вы можете просто скопировать шаблон и заполнить предопределённые поля для каждой цели и каждого ключевого результата.

Использование шаблона OKR помогает стандартизировать процесс постановки целей, побуждая вашу команду каждый раз выполнять одни и те же действия и документировать одну и ту же информацию. Когда все используют один и тот же шаблон, вы гарантируете, что каждая цель будет структурированной, измеримой и высококачественной.

Цифровой шаблон OKR хорошо подходит для отдельных команд, но вы можете улучшить процесс постановки целей с помощью «Целей» Asana. В отличие от инструмента, предназначенного только для работы на уровне команды, «Цели» — это инструмент для всей организации, который может помочь всей вашей компании ставить цели, отслеживать их достижение и обмениваться информацией о них.

Преимущества цифрового шаблона OKR

Когда речь идёт о целях, главное — это их реализация. Недостаточно просто поставить цели и забыть о них. Необходимо регулярно отслеживать прогресс и делать его видимым для всей команды.

В отличие от статических документов и таблиц Excel, цифровой шаблон OKR позволяет с лёгкостью делиться целями и отслеживать их.

Когда вы создаёте шаблон OKR в инструменте для управления проектами, ваши цели находятся там же, где ведётся работа. Вся ваша команда может видеть их и обращаться к ним каждый день, и каждый может отслеживать прогресс в достижении ключевых результатов в режиме реального времени.

Кроме того, создав цифровой шаблон OKR, вы сможете легко использовать его повторно каждый раз, когда вашей команде нужно будет ставить новые цели на квартал, полугодие или год.

Создание цифрового шаблона OKR позволяет:

• Стандартизировать процесс постановки целей для всей команды или компании.

• Гарантировать, что цели команды не будут утеряны, создавая их там, где ведётся работа.

• Определить ключевую информацию, которую должен указывать каждый участник команды (например, ответственное лицо, сроки и статус).

• Делиться своими целями с ключевыми заинтересованными лицами.

• Демонстрировать прогресс в реализации инициатив в реальном времени.

• Легко обновлять цели при изменении сроков или приоритетов.

• Прикрепляйте соответствующие документы, такие как Google Таблицы, Google Документы, изображения или видео.

• Быстро создавать новые цели каждый квартал, полугодие или год.

Как создать цифровой шаблон OKR

Каждый OKR состоит из двух ключевых компонентов: целей и ключевых результатов. В вашем шаблоне должно быть место для обоих элементов, включая цели более высокого уровня, к которым вы стремитесь, и измеримые ключевые результаты, которые вы будете использовать для отслеживания прогресса.

Вот как структурировать цифровой шаблон OKR:

1. Организуйте по целям. Создайте разделы для каждой глобальной цели, а затем поместите отдельные важные этапы ключевых результатов непосредственно под целью, которую они поддерживают.

2. Добавьте пользовательские теги для статуса и хода выполнения. Используйте один тег для отслеживания статуса (например, «по плану», «под угрозой» или «достигнуто»), а другой — для отслеживания процента завершения. Добавьте третий тег, чтобы указать временные рамки каждого ключевого результата.

3. Добавляйте инструкции в каждую задачу. Откройте каждую задачу по ключевому результату в шаблоне и заполните описание, добавив инструкции, чтобы все участники вашей команды придерживались одной и той же структуры.

Интегрированные функции

• Вехи. Вехи — это важные контрольные пункты проекта. Устанавливая важные этапы на протяжении всего проекта, вы можете информировать участников команды и заинтересованные стороны о том, как вы продвигаетесь к цели.

• Нестандартные поля. Нестандартные поля — это лучший способ помечать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте нестандартные поля для любой информации, которую нужно отслеживать, — от приоритета и статуса до адресов электронной почты и номеров телефонов.

• Добавление задач в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах, помогая вашей команде видеть задачи в контексте и поддерживать взаимосвязь.

• Даты начала. Время и даты начала помогают участникам команды понять, сколько времени должно уходить на выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы ставить задачи, отслеживать их и управлять ими для согласования целей вашей команды.

Рекомендуемые приложения

• Dropbox. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задачи Asana.

• Google Workspace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workspace, встроенной в панель задачи Asana. Прикрепляйте любой файл с Google Диска всего за несколько щелчков мышью.

• OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенной в панель задачи Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать нужную информацию и делиться ею, не выходя из Teams. Легко связывайте обсуждения в Teams с поручениями в Asana.

Примеры OKR по отделам

Просмотр реальных примеров может облегчить написание собственных OKR. Используйте их в качестве отправной точки при заполнении шаблона OKR.

Пример OKR для всей компании

Цель — повысить удовлетворённость клиентов на всех этапах взаимодействия.

• Ключевой результат 1: Повысить индекс потребительской лояльности с 30 до 50 к концу 4-го квартала.

• Ключевой результат 2: сократить среднее время ответа службы поддержки с 24 до 8 часов.

• Ключевой результат 3: Достичь показателя удержания клиентов на уровне 90% к концу года.

Пример OKR для маркетинга

Цель: повысить узнаваемость бренда на целевых рынках.

• Ключевой результат 1: увеличить органический трафик на сайте на 40 % по сравнению с предыдущим кварталом.

• Ключевой результат 2: привлечь 5000 новых подписчиков на рассылку в этом квартале.

• Ключевой результат 3. Опубликовать 12 статей, демонстрирующих экспертность, до конца квартала.

Пример OKR для отдела продаж

Цель: Заключить больше корпоративных сделок в этом квартале.

• Ключевой результат 1: увеличить количество потенциальных клиентов на 25%.

• Ключевой результат 2: сократить среднюю продолжительность цикла продаж с 90 до 60 дней.

• Ключевой результат 3: Заключить сделки с 15 новыми корпоративными клиентами к концу квартала.

Пример OKR для отдела кадров

Цель: Повысить вовлеченность и удержание работников.

• Ключевой результат 1: повысить оценку по результатам опроса о вовлеченности сотрудников с 70% до 85%.

• Ключевой результат 2: снизить уровень добровольной текучести кадров с 18% до 10%.

• Ключевой результат 3: Запустить программу наставничества с 50 участниками до конца 2 квартала.

Пример OKR для продукта и инжиниринга

Цель: Обеспечить более быстрое и надежное взаимодействие с продуктом.

• Ключевой результат 1: сократить среднее время загрузки страницы с 3 секунд до менее чем 1,5 секунды.

• Ключевой результат 2: добиться доступности всех производственных сервисов на уровне 99,9%.

• Ключевой результат 3: Выпустить три наиболее востребованные функции до конца квартала.

Как оценивать и отслеживать OKR

Чтобы оценить OKR, оцените каждый ключевой результат по шкале от 0,0 до 1,0 в конце каждого цикла, а затем усредните оценки, чтобы получить общую оценку цели. Чтобы получить реальную пользу от OKR, также необходимо регулярно проводить проверки, чтобы ваша команда работала согласованно на протяжении всего цикла.

Используйте шкалу оценок от 0,0 до 1,0

Обычно каждый ключевой результат оценивается по шкале от 0,0 до 1,0 в конце каждого цикла. Вот общие рекомендации:

• Если ваш балл составляет 0,7–1,0, вы достигли или перевыполнили свою цель. Отпразднуйте это и поднимите планку.

• Если ваш балл составляет 0,4–0,6, вы добились прогресса, но не достигли цели. Выявите препятствия и скорректируйте свой подход.

• Если ваш показатель составляет 0,0–0,3, прогресс был минимальным. Пересмотрите цель или измените приоритеты.

Чтобы рассчитать общий балл по цели, усредните индивидуальные баллы по каждому ключевому результату, относящемуся к ней.

Запланируйте регулярные сверки

Не ждите конца квартала, чтобы проверить свои OKR. Планируйте еженедельные или двухнедельные совещания, чтобы обновлять статус ключевых результатов, выявлять препятствия и корректировать приоритеты. Когда вы отслеживаете OKR в таком цифровом инструменте, как Asana, ваша команда может обновлять информацию о ходе работ в режиме реального времени без проведения дополнительных совещаний.

Проводите анализ в конце каждого цикла

После оценки OKR найдите время для коллективного анализа. Спросите, что прошло хорошо, что не удалось и что вы хотели бы изменить в следующем цикле. Такой анализ помогает формулировать более эффективные OKR и со временем улучшать свой процесс.

Практические рекомендации по OKR для вашей команды

Даже при наличии отличного шаблона важно, как вы им пользуетесь. Вот несколько лучших практик, которые помогут вашей команде получить максимальную отдачу от OKR.

• Ограничьте количество целей. Сосредоточьтесь на 3–5 целях на команду за цикл. Меньшее количество целей означает более чёткую направленность и лучшие результаты.

• Чётко распределяйте ответственность. У каждой цели и каждого ключевого результата должен быть один ответственный, который следит за прогрессом и сообщает о нём.

• Свяжите OKR со стратегией компании. OKR каждой команды должны быть связаны с более широкими целями организации. Это гарантирует, что все будут двигаться в одном направлении.

• Сделайте OKR видимыми. Делитесь своими OKR со всей командой, а не только с руководством. Когда цели видны, люди чувствуют более тесную связь с общей картиной.

• Отделяйте OKR от оценок эффективности работы. OKR работают лучше всего, когда они поощряют амбициозное мышление. Если они напрямую связаны с оценкой эффективности, команды могут ставить себе безопасные цели, а не стремиться к действительно значимому прогрессу.

• Регулярно проводите анализ. Включите сверки OKR в существующие ритуалы команды, будь то еженедельный стэндап, совещание раз в две недели или ежемесячный обзор.

Начните ставить цели с помощью Asana

Шаблон OKR предоставляет вашей команде чёткий и воспроизводимый способ постановки и оценки целей. Реальная польза появляется, когда эти цели связаны с вашей повседневной работой. С помощью Asana вы можете создавать шаблоны OKR, отслеживать ход работ в реальном времени и обеспечивать согласованность действий всей организации в одном месте.

Начните уже сегодня и превратите цели своей команды в реальный, измеримый прогресс.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах OKR