Запуск проекта может быстро пойти под откос, если никто не понимает, что означает термин «выполнено». Участники команды могут поспешить с началом разработки, не определив бизнес-цели, объём работ или ожидаемые результаты, и к тому моменту, когда важные этапы начнут срываться, будет непонятно, где именно всё пошло не так. Шаблон документа с описанием бизнес-требований (BRD) позволяет избежать этих проблем, координируя команды в вопросах того, что нужно создать, почему это важно и как будет измеряться успех проекта.

Вместо того чтобы управлять требованиями к проекту с помощью электронных таблиц или писем, вы можете централизовать цели, требования, сроки и зависимости в едином рабочем процессе. Независимо от того, управляете ли вы новым проектом, совершенствуете бизнес-процессы или координируете работу команд по разработке продукта и инженерных команд, шаблон ТЭБ помогает с самого начала фиксировать важные детали и снижать риск недопонимания.

Кому полезны шаблоны ТЭБ?

Простой шаблон документа с описанием бизнес-требований делает больше, чем просто определяет задачи проекта. Он объединяет всех, кто участвует в превращении концепции в успешный проект. Если ваша проектная команда определяет требования к продукту, составляет описание проекта или приступает к сбору требований, шаблоны ТЭО гарантируют, что все понимают, что нужно создать и почему.

Бизнес-аналитики

Бизнес-аналитики используют шаблон ТЭО для фиксации как функциональных, так и нефункциональных требований, документирования ограничений проекта и обеспечения преобразования бизнес-целей в конкретные задачи проекта.

Менеджеры проектов

Менеджеры проектов используют шаблоны требований, чтобы определить объём работ, важные этапы, варианты использования и ожидаемые результаты. Централизация всей этой информации помогает команде сосредоточиться на измеримых результатах и предотвращает разрастание объёма.

Заинтересованные лица и руководители

Руководители могут быстро ознакомиться с пояснительной запиской, анализом заинтересованных сторон и обзором проекта, чтобы понять, насколько инициатива соответствует бизнес-целям и бюджетам, без необходимости вникать в технические детали.

Разработчики и технические команды

Для технических команд BRD определяет истории пользователей, API и требования к интеграции до начала написания кода. Документация сокращает количество доработок и помогает обеспечить точное соответствие конечного продукта бизнес-целям.

Клиенты и партнёры

Внешние сотрудники получают прозрачное представление об ожидаемых результатах, зависимостях и ожидаемых итогах. Благодаря документации циклы согласования становятся быстрее и проще.

Зачем нужен шаблон документа с описанием бизнес-требований

Когда начинаются новые проекты, команды часто спешат приступить к их реализации, не имея общего понимания того, как выглядит успех. Шаблон ТЭ позволяет избежать этого, поскольку в нём на раннем этапе определяются проблема, решение и критерии оценки успеха.

Используйте шаблоны ТЭ для следующих целей:

• Согласовывать бизнес-цели и технические результаты

• Снизить вероятность недопонимания при выполнении проекта

• Определять область проекта и сроки его реализации

• Ускорять процесс получения подтверждений и согласований от команды

• Централизовать обновления для текущих изменений и показателей

Как использовать шаблон документа с описанием бизнес-требований

Шаблон ТЭО от Asana поможет вам структурировать требования таким образом, чтобы они были понятны как техническим специалистам, так и представителям бизнеса. Приведённые ниже шаги соответствуют разделам в макете шаблона, поэтому вы можете следовать им при заполнении.

Шаг 1. Основные факты и выводы

Начните с общего описания инициативы. Объясните, что это за проект, почему он важен и как он способствует достижению целей компании. Сделайте этот раздел кратким, но ёмким: зачастую это первая часть, которую читают заинтересованные стороны.

Укажите основную цель проекта, целевых пользователей и ожидаемые результаты. Пояснительная записка также должна служить кратким справочным материалом для руководителей, которым необходимо понять цель, не вдаваясь в технические детали.

Шаг 2. Обзор проекта и цели

Используйте этот раздел, чтобы определить область проекта, сроки и ожидаемые результаты. Укажите, что входит в проект, а что нет, чтобы избежать несогласованных ожиданий в будущем. Добавьте измеримые задачи, например сокращение времени обработки на 20% или повышение удовлетворённости пользователей. Цели помогают отслеживать рентабельность инвестиций и показатели успешности.

Шаг 3. Бизнес-потребность и обоснование

Задокументируйте причину существования этого проекта. Вы устраняете недостатки в бизнес-процессах? Выполняете требования по соответствию нормативным требованиям? Обеспечиваете поддержку запуска нового продукта?

Хорошо составленное обоснование повышает вероятность поддержки со стороны заинтересованных сторон. Поэтому включите анализ затрат и выгод, ожидаемые риски и информацию о том, как инициатива способствует достижению более масштабных целей организации.

Шаг 4. Объём работ

Подробно определите границы проекта. Разбейте объем работ на функциональные и нефункциональные элементы, определив, за что отвечает каждая команда. К этому разделу также можно прикрепить соответствующие документы по планированию проекта или диаграммы важных этапов. Это поможет заинтересованным сторонам визуализировать зависимости и контрольные пункты хода работ.

Шаг 5. Функциональные и нефункциональные требования

Этот раздел является технической основой вашего шаблона документа с описанием бизнес-требований. Перечислите, что должна делать система (функциональные требования) и как она должна работать (нефункциональные требования).

Укажите такие детали, как API, системные интеграции, стандарты безопасности и критерии удобства использования. Связывание этих элементов с критериями приёмки гарантирует возможность проверки каждого требования перед запуском.

Шаг 6. Главные заинтересованные лица

Добавьте заинтересованные стороны, спонсоров и представителей отделов, участвующих в проекте. Распределите обязанности по проверке и согласованию с помощью полей «Исполнитель» и «Статус согласования» в Asana. Систематизация этой информации позволяет избежать узких мест при проверках и согласованиях. Вы также можете отмечать отделы, чтобы упростить общение между командами.

Функции Asana для документирования требований

Функции помогают превратить ваш шаблон ТЭП из статичного документа в динамический рабочий процесс, который можно отслеживать. Ознакомьтесь с этими возможностями и посетите Центр функций Asana, чтобы получить полный список.

Нестандартные поля

Отслеживайте уровни риска, приоритет и ответственность отделов прямо в шаблоне. Нестандартные поля облегчают фильтрацию и сортировку требований по мере масштабирования проекта.

Подтверждения

Обеспечьте ответственность в рабочем процессе, добавив этапы проверки и подтверждения. Ответственные за утверждение получают автоматические уведомления, когда разделы готовы к утверждению.

Вид хронологии

Визуализируйте сочетаемость важных этапов и зависимостей. Представление в виде хронологии позволяет видеть все этапы проекта, чтобы ответственные сотрудники могли своевременно выявлять конфликты.

Вложения

Прикрепляйте справочные документы, такие как макеты, модели затрат или формы соответствия требованиям. Когда всё находится в одном рабочем пространстве, не нужно тратить время на поиск информации в разных системах.

Правила и автоматизация

Настройте автоматизацию для перемещения задач вперёд по мере получения подтверждений или устранения зависимостей. Это позволяет контролировать ход работ по проекту в реальном времени.

Рекомендуемые интеграции для вашего шаблона ТЭБ

Интеграции связывают шаблон документа с описанием бизнес-требований с инструментами, которыми уже пользуется ваша команда. Просмотрите библиотеку интеграций Asana, чтобы ознакомиться со всеми доступными соединителями.

Google Диск

Прикрепляйте связанные документы по проекту, анализы затрат и вспомогательные исследования прямо к задачам ТЭО. Все будут автоматически получать последнюю версию.

Slack

Получайте мгновенные уведомления о добавлении новых требований или завершении подтверждений. Интеграция со Slack позволяет командам быстро реагировать, не проверяя информацию на нескольких платформах.

Jira Cloud

Синхронизируйте требования с Jira, чтобы связать BRD с технической реализацией. Разработчики могут видеть задачи проекта, выполняя технические задания.

Figma

Привязывайте макеты дизайна или концепции пользовательского интерфейса к соответствующим функциональным требованиям. Так вам будет проще проверять решения, касающиеся пользовательского опыта, до начала разработки.

Microsoft Teams

Участвуйте в обсуждениях проекта прямо из Teams, связывая беседы с задачами Asana. 

Часто задаваемые вопросы о шаблонах документов с описанием бизнес-требований