Дедлайн проекта сдвигается. Кампания не приносит ожидаемых результатов. Неожиданный уход клиента. Это повседневные проблемы, с которыми сталкиваются команды в самых разных отраслях. Однако устранение видимых симптомов часто означает, что настоящая проблема остаётся без внимания и продолжает возникать. Именно здесь в дело вступает методика «5 почему». Задавая вопрос «почему» пять раз, вы можете снять слои проблемы и добраться до её первопричины.

Наш шаблон «5 почему» упрощает процессы решения проблем, чтобы вы могли перестать гадать и начать устранять их. Независимо от того, устраняете ли вы техническую проблему, улучшаете рабочие процессы команды или реагируете на отзывы клиентов, этот шаблон поможет вам разобраться в ситуации глубже, упорядочить мыслительный процесс и внедрить изменения, которые принесут долгосрочный эффект. Он быстрый, простой в использовании и встроен в Asana, поэтому вы можете сотрудничать в режиме реального времени и сразу же принимать меры.

Кому полезны шаблоны «5 почему»?

Недавно один из наших менеджеров по продуктам рассказал, как он использовал шаблон «5 почему», чтобы выяснить, почему запуск продукта постоянно откладывался. Дело было не только в сроках, установленных командой разработчиков. Анализ показал, что проблема связана с нечётко сформулированными вводными от заинтересованных сторон.

Метод пяти «почему» идеально подходит для тех, кому необходимо выяснить первопричину проблемы, а не только её поверхностные симптомы. К ним относятся:

• Команды разработчиков продукта и инженеров, устраняющие сложные проблемы.

• Руководителей отделов эксплуатации и контроля качества, проводящих анализ основных причин (RCA) после недостижения КПЭ.

• Команды службы поддержки, занимающиеся повторяющимися жалобами.

• Agile-команды, использующие метод «5 почему» для ретроспектив спринтов.

• Команды, работающие в сфере здравоохранения, финансов и производства, которые стремятся к постоянному совершенствованию.

Если ваша команда решает сложные проблемы и уделяет первоочередное внимание долгосрочным решениям, этот шаблон для вас.

Зачем использовать шаблон «5 почему» от Asana?

Во время одного из наших обзоров спринта команда дизайнеров использовала этот шаблон «5 почему», чтобы выяснить, почему макеты постоянно сдаются с опозданием. Оказалось, что всё началось с непоследовательных запросов на приём работ, и это было решение, которое они могли внедрить немедленно.

Шаблон анализа «5 почему» от Asana не только ускоряет процесс извлечения уроков, но и упрощает управление им в разных командах. Вам не понадобится отдельная доска или инструмент. Всё находится там, где вы уже работаете.

Вот почему команды используют этот шаблон:

• Придерживаться чётко определённого воспроизводимого процесса для выявления первопричин

• Добавлять контекст и упорядочивать информацию с помощью привязанных задач, файлов и исполнителей.

• Отслеживать закономерности и повторяющиеся проблемы с течением времени.

• Вовлекать нужных заинтересованных лиц без дополнительных совещаний.

Как использовать этот шаблон «5 почему»

Шаблон «5 почему» готов к использованию. Просто скопируйте его и приступайте к выявлению основных причин проблемы. Вы можете ознакомиться с другими шаблонами в библиотеке шаблонов Asana, которые помогут вам на каждом этапе процесса управления проектами.

1. Сформулируйте постановку проблемы

Начните с чёткого описания конкретной проблемы, которую вы пытаетесь решить. Старайтесь составить фактическое описание проблемы, а не догадку о её первопричине. Например: «Клиент не получил отчёт вовремя».

В шаблоне этот этап указан в разделе «Определение проблемы». Используйте этот раздел, чтобы согласовать со своей командой, какую проблему вы решаете, и указать важные справочные сведения в описании задачи. Вы также можете назначить ответственного за этот этап.

2. Спросите, почему возникла проблема

Начните с первого вопроса «Почему?», спросив, что стало причиной первоначальной проблемы. Поощряйте свою команду мыслить на основе фактов. Например: «Почему клиент не получил отчёт? Потому что он был доставлен с опозданием на один день».

Шаблон анализа «5 почему» от Asana разбивает этот процесс на пять чётких задач с названиями от «Спросить почему 1» до «Спросить почему 5». Для каждого шага нажмите на задачу, чтобы добавить свой ответ и предоставить все необходимые ссылки или документы. Назначьте задачу координатору или профильному специалисту, чтобы подтвердить её точность.

3. Продолжайте спрашивать «почему» ещё как минимум четыре раза

Опирайтесь на каждый ответ, снова задавая вопрос «почему», чтобы достичь более глубокого понимания. Старайтесь задать как минимум пять вопросов «почему». Это помогает выявить глубинные причины и избежать поверхностных решений.

Для каждого «почему» продолжайте вводить следующий уровень рассуждений в соответствующем разделе «Спросите почему». Описания задач позволяют развивать каждый ответ, отслеживая обсуждение в одном месте. Хотя этот инструмент анализа по умолчанию содержит пять вопросов «Почему?», вы всегда можете добавить больше задач или разделов по мере необходимости.

4. Взаимодействуйте и документируйте информацию по ходу работы

Привлекайте участников команды, используя комментарии и описания задач для фиксации ключевой аналитики. Вы даже можете назначать ответственных за определённые элементы последующих действий, чтобы уточнить дальнейшие шаги.

Используйте поля, отображаемые в виде «Список», например «Первопричина», «Уровень воздействия» и «Ответственная сторона», чтобы документировать важные выводы и распределять ответственность. Упоминайте участников команды в комментариях, чтобы запросить обратную связь или привлечь других людей, знакомых с проблемой.

5. Преобразуйте аналитику в конкретные действия

Определив основную причину проблемы, назначайте задачи, устанавливайте дедлайны и используйте функции автоматизации Asana для реализации корректирующих мер, предотвращающих повторение ситуации.

Завершите анализ, заполнив раздел «Разработка решений» шаблона. Здесь можно регистрировать предлагаемые исправления, отслеживать статус решения и назначать последующие задачи с помощью встроенных столбцов, таких как «Статус решения», «Предполагаемые трудозатраты» и «План последующих действий». 

Функции Asana для решения проблем

Шаблоны — это только начало. Функции Asana превращают простую методику решения проблем в мощный инструмент для системного совершенствования. Функции помогают взаимодействовать, документировать и предпринимать реальные действия в одном месте. Вот несколько наших любимых функций.

Представления проектов

Визуализируйте свой шаблон анализа «Пять вопросов о причине» в формате, который лучше всего подходит стилю работы вашей команды. Вы можете выбрать список для пошагового отслеживания, канбан-доску для гибкой совместной работы или хронологию для отображения зависимостей. Гибкие представления позволяют заинтересованным сторонам и координаторам лучше понимать ситуацию и эффективно вносить свой вклад, независимо от их предпочтительного стиля работы.

Нестандартные поля

Нестандартные поля помогают классифицировать причины, назначать уровни риска или помечать проблемы по отделам. Хорошо продуманная настройка полей обеспечивает ясность и облегчает анализ тенденций с течением времени. Например, обозначение первопричин как связанных с процессами, людьми или инструментами позволяет выявить повторяющиеся темы в разных командах.

Зависимости задач

Для полного понимания некоторых причин необходимо учитывать другие причины. С помощью зависимостей задач можно создавать логические связи между каждым этапом анализа по методу «Пяти почему». Отображение этих взаимосвязей способствует большей прозрачности структуры RCA и улучшает рабочий поток проекта.

Цепочки комментариев и упоминания

Используйте комментарии, чтобы документировать аналитику по каждому шагу, особенно когда работа ведётся в разных командах или часовых поясах. Упоминайте конкретных участников команды, чтобы привлечь их опыт или получить обратную связь. Создание подробного пространства для совместной работы гарантирует, что ваш анализ первопричин останется ответственным и прозрачным.

Шаблоны и дублирование задач

Вы можете стандартизировать свой подход к анализу основных причин, дублируя завершённый проект «Пять почему» или начиная с исходного шаблона. Использование единообразных форматов помогает командам действовать быстро и разрабатывать надёжный процесс для решения повторяющихся проблем.

Панели задач для отчётности

Когда ваша команда выполняет несколько анализов по методу «Пяти почему», панели задач с отчётностью обеспечивают наглядность долгосрочных тенденций. Используйте их, чтобы отслеживать, какие причины встречаются чаще всего, выявлять отделы, подверженные риску, и контролировать эффективность ваших корректирующих действий с течением времени.

Рекомендуемые интеграции

Интеграции позволяют подключать Asana к другим приложениям, которыми уже пользуется ваша команда, например Slack, Google Диск или Jira, чтобы всё необходимое для решения проблемы было в одном месте.

Интеграции сокращают необходимость переключения между задачами, перенося нужные файлы, обновления и обсуждения прямо в ваш рабочий процесс. Полный список можно посмотреть в нашей галерее приложений.

Slack

Подключите Slack к своему проекту «5 почему», чтобы информировать заинтересованных лиц в режиме реального времени. Вы можете автоматически отправлять обновления в соответствующие каналы при достижении прогресса, добавлении новых задач или выявлении основной причины. Поддерживать согласованность действий команды становится намного проще благодаря интегрированному обмену информацией.

Google Workspace

Прикрепляйте важные документы, электронные таблицы и подтверждающие материалы с Google Диска прямо к задачам Asana. Наличие этих справочных материалов в том же месте, где проводится анализ, сокращает время, затрачиваемое на поиск информации. В результате рабочий процесс становится более упорядоченным и организованным.

Lucidchart

Создавайте и внедряйте визуальные диаграммы, такие как диаграммы «рыбья кость» или карты процессов, чтобы дополнить анализ по методу «Пять почему». Предоставление визуального контекста помогает командам легче разбираться в сложных проблемах. Эти схемы также способствуют более прозрачному общению во время совещаний команды или разборов причин проблем.

Zoom

Проводите сеансы мозгового штурма или совещания по результатам работы, не покидая Asana. С помощью интеграции с Zoom можно планировать звонки, добавлять ссылки на совещания в задачи и автоматически связывать протоколы и записи звонков с вашим проектом. Это простой способ привязать обсуждения в режиме реального времени к анализу основных причин.

Jira Cloud

Интегрируйте Jira с Asana, чтобы связывать технические расследования с более масштабными задачами по RCA. Разработчики могут сосредоточиться на отслеживании ошибок, продолжая при этом предоставлять аналитику для процесса «5 почему». Интеграция обоих инструментов гарантирует, что ваш анализ будет отражать весь масштаб проблемы.

Вопросы и ответы о шаблонах анализа основных причин по методу 5 «почему»