Как создать отличный список дел для адаптации новых работников
85% компаний из списка Fortune 100 выбирают Asana¹
Для нового работника первые несколько дней (или недель) на новом месте могут быть неловкими или запутанными, но хорошо организованный процесс адаптации поможет свести эти сложности к минимуму.
Для менеджера по персоналу, ответственного за приём каждого нового сотрудника, организация такого хорошо спланированного процесса адаптации требует значительных усилий и предварительного планирования. От организации обедов до подготовки юридических документов — иногда кажется, что для создания отличного процесса адаптации требуется настоящий гений организации.
К счастью для вас, мы уже выполнили часть этой сложной работы. Мы составили базовый список дел по адаптации, который вы можете использовать в качестве основы (и применять для каждого нового сотрудника), а также подобрали несколько интересных идей для приветствия новичков. Мы также покажем вам, как создать в Asana шаблон адаптации, который можно использовать повторно.
Так что смело позволяйте своему внутреннему лентяю немного расслабиться.
Основы: что должен включать в себя каждый список дел по адаптации
Базовый список дел для адаптации поможет вам сэкономить время на обдумывании всего, что нужно сделать для каждого нового сотрудника, и не упустить из виду самые важные задачи. Хотя вы, возможно, и не сможете повторять все действия для каждого нового сотрудника, некоторые из них — например, заказ оборудования или добавление сотрудника в платёжную ведомость — будут оставаться неизменными.
Что делать | Когда это делать | Почему? |
Заказать оборудование для новых работников | За неделю до даты выхода на работу нового сотрудника | Таким образом, у ваших новых работников будет всё необходимое (ноутбук, ключ от офиса и т. д.) с самого первого дня. |
Отправить приветственное письмо | За неделю до даты выхода на работу нового сотрудника | Сообщите своим работникам, чего им ожидать в первый рабочий день. |
Помогите им заполнить все формы, связанные с кадрами, льготами и расчётом заработной платы | Неделя 1 (подготовьтесь заранее) | Составьте список всех документов, которые должны будут заполнить новые сотрудники, и помогите им сделать это в течение первой недели. |
Экскурсия по офису и зданию | День 1 | Потому что знать, где находятся туалеты, крайне важно (хорошо, хорошо, аварийные выходы тоже). |
Запланируйте встречи «один на один» с людьми, с которыми новичок будет тесно сотрудничать | Запланируйте их до начала работы на 1-ю или 2-ю неделю | Дайте новым сотрудникам возможность познакомиться со своими новыми коллегами и их ролями, поощряя их встретиться с командой на раннем этапе. |
Ознакомьте сотрудника с политиками компании и, по возможности, предоставьте ему справочные документы | Неделя 1 | Четко изложите общие правила компании, касающиеся оплачиваемого отпуска, рекомендации отдела кадров, ценности, стиль работы, мероприятия, общение и т. д. |
Проведите обучение работе с часто используемыми инструментами | Недели 1–2 | Хотя некоторые инструменты предназначены для конкретных функций, убедитесь, что работники знают стандартный порядок работы с инструментами, используемыми во всей компании (например, Asana или Slack). |
Менеджеры: зарезервируйте время для обучения работе с инструментами | Недели 1–2 | Убедитесь, что новые сотрудники не остаются без внимания. Выделите достаточно времени в календаре их руководителя/наставника для обучения, напрямую связанного с их должностью. |
Свяжитесь с ними и убедитесь, что им всё понятно и комфортно | Неделя 4 | Свяжитесь с ними примерно через месяц и убедитесь, что у них не осталось вопросов или сомнений. |
Теплый прием: интересные идеи для адаптации новых работников
Каждый процесс адаптации будет выглядеть по-своему в зависимости от размера вашей компании, её культуры и других факторов. Так почему бы не воспользоваться этой возможностью, чтобы привнести немного индивидуальности вашей компании и по-настоящему сказать «добро пожаловать» новым работникам? Часто такие забавные маленькие дополнения могут превратить первый рабочий день человека из хорошего в великолепный.
Ниже приведены некоторые дополнительные меры, которые мы принимаем в Asana и которые вы можете использовать в своём процессе адаптации:
Встречайте каждого новичка подарком: в Asana каждый новый сотрудник получает небольшой подарок в свой первый рабочий день. Подарок не обязательно должен быть дорогим. Даже такая мелочь, как комнатное растение, фирменная футболка или подарочная карта в кофейню неподалёку, может помочь новичку почувствовать себя как дома.
Отмечайте приход новых сотрудников и знакомьте их с коллективом: в первый рабочий день всех приглашают на короткое общее собрание, на котором каждый новичок представляет себя. Это отличный способ для сотрудников в офисе запомнить имена новых лиц и узнать пару интересных фактов о новичках.
Объединяйте старых и новых сотрудников: раз в месяц мы приглашаем новых работников взять интервью у сотрудников, отмечающих свои «асанаверсии», чтобы они могли обменяться историями и познакомиться друг с другом.
Помогите новым сотрудникам познакомиться с руководством: мы проводим ежеквартальные сессии вопросов и ответов с нашими основателями для всех недавно принятых на работу сотрудников. Они ужинают в доме нашего основателя и знакомятся с ним в непринуждённой обстановке.
Складываем всё воедино: от списка дел по адаптации до шаблона
Когда у вас появится список дел для адаптации, сохраните его, чтобы можно было повторять процесс с каждым новым работником. Это позволит вам тратить меньше времени на изобретение велосипеда и уделять больше внимания действительно важным вещам — адаптации новых сотрудников!
Для нового работника первые несколько дней (или недель) на новой работе могут быть неловкими или запутанными, но продуманный и хорошо организованный процесс адаптации поможет свести эти сложности к минимуму.”
В Asana мы (естественно) используем Asana, чтобы помогать адаптироваться нашим новым участникам команды. Хотя документ хорошо подходит для справочных материалов и политик, проект Asana лучше подходит для практических задач. Новые сотрудники могут точно видеть, что и когда им нужно сделать, а затем отмечать выполненные задачи по мере продвижения. Руководители и наставники могут устанавливать чёткие даты сдачи, отслеживать прогресс новых сотрудников или отвечать на любые вопросы прямо в задаче.
Обычно у нас есть один проект для нового сотрудника и один проект для закулисной работы отдела кадров и руководителей.
Пользователи Asana Premium могут даже создать проект и сохранить его в качестве нестандартного шаблона, который их команда сможет быстро применять к проектам.
Как создать проект адаптации или нестандартный шаблон:
Создайте проект для использования в качестве шаблона процесса адаптации. Назовите этот проект «[Имя] Шаблон адаптации для отдела кадров». Создавайте копию этого проекта для каждого нового работника и подставляйте его имя в название проекта.
Разбейте задачи на разделы: сгруппируйте их в хронологическом порядке, по типу задачи или любым другим способом, который будет наиболее удобен для вашей команды.
Добавьте в каждый раздел задачи, такие как «Регистрация для получения соцпакета», «Включение в нашу программу пенсионных счетов», «Подключение принтеров компании к вашему компьютеру». Предоставьте чёткие указания в описании задачи, прикрепите все необходимые файлы или ссылки и воспользуйтесь @упоминаниями для ссылок на другие задачи или проекты. Назначьте задачи, например «Заказать компьютер», соответствующим отделам.
Применяйте шаблон при найме нового сотрудника и изменяйте название, указывая в нём имя нового сотрудника. Затем добавьте сроки выполнения для задач, требующих соблюдения определённых сроков, например, оформления льгот или регистрации в системе начисления заработной платы.
Подумайте о создании двух проектов: одного для нового сотрудника и другого для команды, которая помогает его адаптировать. Добавьте руководителя/наставника нового сотрудника в качестве подписчика обоих проектов.
Для команд, работающих сразу с несколькими новыми сотрудниками, программное обеспечение для адаптации персонала может помочь превратить ваш список дел в набор повторяющихся задач, дат сдачи и обновлений о ходе выполнения.
Помогите своим работникам начать работу правильно
Процесс адаптации — это нечто большее, чем просто обучение. Это также возможность произвести отличное первое впечатление и, что ещё важнее, доказанный способ помочь компаниям удерживать работников (вот где проявляется ответственность!). Это важно для всех в компании, а не только для нового сотрудника, поэтому крайне необходимо сделать всё правильно. Но не волнуйтесь, у вас всё получится!
Воспользуйтесь нашим шаблоном для адаптации новых работников или ознакомьтесь с другими шаблонами для отдела кадров и адаптации.
