Управление проектами на уровне предприятия: что это такое?

Проекты — это своего рода строительные блоки, из которых складывается успех компании. Чтобы обеспечить их бесперебойную и эффективную реализацию, компании полагаются на управление проектами. 

В крупных организациях, где одновременно реализуется несколько проектов, управление проектами может быть масштабировано до уровня управления крупными проектами (EPM).

Менеджер проектов предприятия контролирует различные проекты, осуществляемые одновременно в разных отделах, чтобы убедиться, что они соответствуют ожиданиям и целям компании. 

С точки зрения стратегии применение этой практики может принести результаты с точки зрения прибыли, продуктивности и улучшения методов управления проектами. 

Переход к EPM может быть непростой задачей, поэтому, чтобы помочь вам лучше понять этот процесс, в данном руководстве объясняется, как работает EPM, какие преимущества он даёт, как он влияет на различные этапы управления проектами и как внедрить EPM для улучшения совместной работы команды. 

Что такое управление крупными проектами?

Управление проектами на уровне предприятия — это практика управления несколькими проектами в масштабах всей компании. Оно требует разработки стандартных процессов для оптимизации управления проектами в масштабах всей компании.  

Цель EPM — увязать цели и задачи компании с текущими проектами, чтобы она направляла свои ресурсы в нужные места в нужное время. 

Это также означает управление взаимозависимыми элементами между проектами и обеспечение того, чтобы проекты завершались вовремя и в рамках бюджета. 

Иерархии компаний и структуры команд отличаются друг от друга, но отдел управления крупными проектами (EPMO) должен находиться на уровне стратегического планирования. КУП может контролироваться менеджерами корпоративных проектов или менеджерами по реализации. ОУПП подотчётен высшему руководству, например главному операционному директору или главному директору по проектам. 

Помимо управления портфелями проектов, ОУКП также может:

• Осуществлять наставничество над менеджерами проектов

• Обеспечивать соответствие проектов бизнес-целям высокого уровня

• Контролировать и координировать работу отделов управления проектами (ОУП)

• Устранять проблемы в проектах или снижать уровень их воздействия 

• Проводить регулярные проверки проектов

• Разработка рекомендаций и лучших практик для команд управления проектами 

• Более эффективное управление ресурсами

По сути, цель EPM — повышение качества и эффективности управления проектами в широком масштабе и обеспечение того, чтобы проекты приносили пользу компании.

Элементы управления крупными проектами

Согласно PMI, модель EPM состоит из семи элементов. Некоторые процессы заимствованы из традиционного управления проектами, но применяются в более широком масштабе, а другие являются уникальными для EPMO. 

1. Анализ рисков

Анализ рисков — это выявление и оценка качественного и количественного влияния рисков на проект с целью принятия соответствующих мер по их снижению. 

Анализ рисков может быть сложным, поскольку требует опыта и глубокого знания портфеля проектов и компании. Чтобы сделать анализ рисков более управляемым, можно применить стандарты EPM, например:

• Обеспечение того, чтобы менеджер по продуктам предприятия требовал от менеджеров проектов отчётности за их планы по снижению рисков.

• Установление показателя для оценки прогнозируемых рисков, нынешних рисков и резервов на непредвиденные расходы.

• Использование методики оценки проектов, которая позволяет снижать риски с помощью планов действий в непредвиденных обстоятельствах.

Интеграция анализа рисков с процессами EPM может дать управленческой команде больше контроля при принятии решения о том, какой уровень риска допустим при сопоставлении с ожидаемой отдачей от проекта. 

2. Структурированная оценка

Оценка проекта — это ключевой компонент управления проектами, который включает в себя оценку затрат, ресурсов или продолжительности проекта. EPM устанавливает стандарты структурированной оценки для менеджеров проектов. Например, EPMO определяет стандартный жизненный цикл реализации проекта и предоставляет менеджерам проектов примеры предыдущих проектов для ознакомления. 

EPMO также будет обучать PMO стратегиям оценки, таким как трехточечная оценка и метод Дельфи. 

3. Анализ проектов

В ходе периодических проверок проектов оценивается ход выполнения текущих проектов, а также потенциальные риски. EPMO может проводить четыре вида проверок: на этапе принятия обязательств по проекту, на этапе запуска, на этапе выполнения и на этапе завершения. Цель этих проверок — оценить соответствие стандартам проекта, его статус и проблемы, а также необходимость внесения изменений в план снижения рисков.

Один из подходов к проведению анализа проектов заключается в присвоении цвета, обозначающего уровень важности (красный/жёлтый/зелёный), различным аспектам проекта, таким как выполнение работ, взаимодействие с клиентами, команда и бюджет. Это позволит поднимать самые актуальные вопросы и решать их на совещаниях руководства. 

4. Обучение управлению проектами

Управление проектами может быть стрессовой работой без надлежащего обучения и ресурсов. EPMO инвестируют в PMO, организуя обучение, которое помогает менеджерам проектов развивать технические и управленческие навыки, необходимые для работы. Обучение могут проводить штатные или сторонние эксперты по управлению проектами.

Кроме того, EPMO предоставляют менеджерам проектов наставников, которые оказывают им поддержку при планировании и реализации проектов, принятии решений и решении проблем.  

5. Управление перенаправленными проблемами

Эскалация в управлении проектами — это повышение приоритетности проблемы. Такие проблемы могут потребовать вмешательства со стороны высшего руководства. Для улучшения системы управления проблемами EPMO отвечает за разработку общих правил и процессов эскалации, которые применяются во всех отделах. 

EPMO рассматривает список открытых переданных на более высокий уровень проблем на совещаниях руководства, чтобы выявить общие причины этих проблем и предложить любые необходимые изменения на уровне подразделений, систем или организации. 

6. Учет времени

Время может иметь решающее значение в жизненном цикле проекта. Наличие надежной системы учета времени позволяет точно определять, на что тратится время в рамках проекта. EPMO может использовать данные из табелей учёта рабочего времени каждой команды для разработки рекомендаций по планированию и оценке будущих проектов.

7. Информационная система

Информационная система — это основа EPM. Использование надёжного программного обеспечения для управления проектами на уровне предприятия может значительно сэкономить время при планировании, составлении отчётности и отслеживании проектов. 

Например, инструмент отчётности Asana удобен для отслеживания хода выполнения проектов в реальном времени и обеспечивает гибкость, позволяя собирать и обмениваться аналитикой между проектными командами и отделами. 

Собранные данные о проектах могут использоваться в следующих четырёх типах отчётов:

1. Использование ресурсов

2. Использование ресурсов

3. Ход работ по проекту

4. Активность в проекте

Благодаря аналитике, содержащейся в этих отчётах, вы сможете лучше подготовить свою команду к тому, чтобы она работала эффективнее на протяжении всего процесса.  

Как внедрить управление проектами на уровне предприятия

Если вашим командам трудно отслеживать текущие проекты и эффективно контролировать ход работ и результаты, EPM может стать решением этой проблемы. 

Во-первых, необходимо организовать структуру компании таким образом, чтобы она поддерживала систему EPM, что может повлечь за собой изменения в компании. Прежде чем перейти к EPM, команде руководителей необходимо проанализировать нынешнюю структуру компании, выявить потенциальные препятствия с операционной точки зрения и решить, является ли это хорошей стратегией в долгосрочной перспективе.

Когда ваша компания будет готова внедрить EPM, выполните следующие действия, чтобы начать:

1. Определите, как будет использоваться EPM

Первый этап подразумевает определение того, как будет использоваться EPM, путем анализа нынешних процессов и выявления проблем. Рассмотрите такие вопросы, как:

• Каковы обязанности EPMO?

• Какие ресурсы необходимы для реализации этого шага?

• Как EPM будет способствовать достижению стратегических целей компании?  

• Кто возьмёт на себя новые роли?

Каждый из этих вопросов поможет вам успешно внедрить процесс УПП.  

2. Вовлечение заинтересованных лиц

Следующий этап предполагает доведение вашего плана до сведения заинтересованных лиц или членов правления. Объясните преимущества перехода на EPM и то, как он будет осуществляться. 

3. Внедрение процессов EPM

Чтобы запустить EPM, вам нужно составить список требований и этапов для плана реализации. В этом списке должны быть подробно описаны изменения, касающиеся нынешних команд, технологий и обучения, согласованные с заинтересованными лицами. Внедрение может осуществляться поэтапно или в определённую дату.

4. Контролируйте внедрение EPM

Проводите периодические проверки хода внедрения EPM. Проверяйте, как работает новый офис EPMO, насколько хорошо он взаимодействует с другими офисами PMO, и выявляйте потенциальные проблемы по мере продолжения перехода. Это также подходящий момент, чтобы довести любые проблемы до сведения руководства и при необходимости внести коррективы в план внедрения. 

По мере перераспределения команд отделу кадров также может потребоваться изменить процессы для поддержки новой модели EPM. Участникам команды EPMO также могут потребоваться дополнительные ресурсы, такие как оборудование, программное обеспечение для EPM и соответствующее обучение. 

Методологии управления проектами на уровне предприятия

Не существует универсального подхода к EPM, поскольку он зависит от ресурсов, процессов и целей вашей компании. Вот несколько способов интеграции EPM с нынешними процессами управления проектами.

Выбор проекта

Это процесс оценки проектных идей и определения приоритетности тех из них, которые способствуют достижению общей цели организации. Проекты должны быть одобрены и способствовать успеху организации, иначе они могут привести к нерациональному использованию ресурсов компании. 

Планирование проектов

Прежде чем приступать к проекту, важно начать с чёткого плана проекта с описанием этапов. Это особенно важно для сложных проектов с более длительными сроками реализации или взаимодействием с несколькими отделами. При планировании может быть полезно использовать диаграммы Ганта или канбан-доски для разбивки и планирования задач. Отдел EPMO должен установить стандарты для создания планов проектов и прогнозирования бюджета. 

Прекращение проекта

Не все выбранные проекты будут успешными или принесут ожидаемые результаты. Менеджеры проектов предприятия должны уметь определять проекты, способные принести обещанную отдачу, и проекты с низкими показателями, которые следует прекратить досрочно. EPMO также должен разработать планы прекращения как успешных, так и неуспешных проектов.

Элементы управления проектом

Элементы управления проектом — это процессы сбора данных о проекте и отслеживания хода работ. Мероприятия могут включать мониторинг затрат, создание иерархической структуры работ для визуализации ожидаемых результатов и разработку стратегий повышения эффективности проекта.

Стандартизация процессов управления проектами с помощью EPM оптимизирует жизненные циклы будущих проектов, что принесёт пользу как PMO, так и самой компании. 

Отдел управления проектами предприятия и отдел управления проектами

Управление проектами на уровне предприятия и традиционное управление проектами имеют пересекающиеся обязанности, но отличаются по целям и сфере применения. Ниже приводится более подробное сравнение этих двух систем.

Традиционное управление проектами

Управление проектами сосредоточено на вопросе о том, как выполнить проект «эффективно и результативно», по словам Пола Динсмора из Института управления проектами (PMI). 

• Как это работает: отдел управления проектами (ОУП) отвечает за планирование, управление и выполнение проектов для удовлетворения требований без обязательного учёта целей высокого уровня, стоящих перед компанией. Отделы управления проектами работают на тактическом и оперативном уровнях и подчиняются отделам управления проектами на уровне предприятия. 

• Что требуется для этой роли: менеджеры проектов должны уметь руководить, общаться и решать проблемы. Менеджеры проектов должны хорошо разбираться в составлении дорожных карт проектов, планировании и управлении задачами. Кроме того, они должны быть знакомы с различными стилями управления, такими как Agile, Scrum и Waterfall.  

Управление проектами на уровне предприятия (EPM)

По словам Динсмора, EPM в большей степени сосредоточено на вопросе о том, как сделать бизнес «более адаптивным, отзывчивым и, следовательно, более прибыльным в быстро меняющейся среде с множеством проектов».

• Как это работает: у EPMO схожие с PMO обязанности, но с дополнительной задачей согласования портфелей проектов с глобальными целями компании. ОУКП также работают на стратегическом уровне. 

• Что требуется для этой роли: менеджеры корпоративных проектов должны быть внимательны к деталям, уметь балансировать зависимости между различными проектами и глубоко понимать специфику компании и отрасли. Эта работа может потребовать специальной подготовки для получения дополнительных технических навыков. 

Несмотря на различия, PMO и EPMO могут работать в тандеме, чтобы обеспечить прозрачность проектов, реализуемых во всей компании. 

Преимущества управления крупными проектами

Самое большое преимущество внедрения EPM в компании заключается в том, что оно может значительно улучшить нынешние методы управления проектами, чтобы лучше согласовывать их со стратегическими целями компании. 

Далее приведена подробная информация о том, как EPM может помочь вам и вашей команде. 

Предоставляет вам необходимые ресурсы

ОЭПУ отвечает за распределение ресурсов, чтобы вы получали всё необходимое для своих проектов. Офис EPMO также может выявлять проекты, которые не получают достаточного финансирования, но имеют потенциал, и привлекать к ним внимание. И наоборот, он может выявлять неэффективные проекты и рекомендовать необходимые изменения для сокращения потерь.  

Оказывает дополнительную поддержку вашей команде

Если вы когда-либо столкнётесь с проблемами, которые выходят за рамки вашей роли, вы можете обратиться за помощью к EPMO. Они смогут дать рекомендации по решению проблем или, при необходимости, попросить руководство вмешаться. EPMO также может обеспечить наставничество и обучение для поддержки вашего профессионального роста.   

Повышение показателей успешности проектов

Команды еженедельно тратят на 30% больше времени на дублирующую работу. EPM помогает решить эту проблему и повысить эффективность за счёт анализа данных о затраченном времени вашей команды и поиска способов оптимизации рабочего процесса проекта, чтобы ваше время тратилось с пользой.

Повышает общие стандарты управления проектами

EPM предполагает создание единого фреймворка для отчётности, процессов управления рисками и централизацию управления проектами и задачами. Соблюдение этих рекомендаций поможет вам сохранять организованность при координации проектов и подготовке отчётности для EPMO. 

Выведите управление проектами на корпоративный уровень

Переход на EPM — это серьёзный шаг для компании, поскольку он может повлечь за собой определённую реструктуризацию, но в долгосрочной перспективе он улучшит управление проектами во всех сферах. 

При определении новых процессов управления проектами используйте инструменты EPM, такие как программное обеспечение для управления проектами, чтобы упростить планирование проектов и подготовку отчётности. 

Управление проектами на уровне всей компании может потребовать много усилий. Ознакомьтесь с нашим руководством по 9 стратегиям успешного управления несколькими проектами.