Как поставщик технологических решений сократил количество дней ручной работы с помощью AI Studio

Компания Taco Technologies помогает организациям любых форм и размеров, от школ и юридических фирм до библиотек и малого бизнеса, управлять системами, которые они используют каждый день. 

Благодаря опыту в области печати, документооборота и технологий для рабочего места, компания на протяжении десятилетий является надежным партнером для команд, стремящихся упростить рабочие процессы в различных инструментах. 

В последние годы Taco расширила свои предложения за пределы печати, сместив акцент на прямые продажи, помогая организациям внедрять такие инструменты для работы, как Asana и Odoo, и поддерживая более широкий спектр операционных потребностей.

Но рост привел к усложнению. Больше продуктов и клиентов означало больше запросов и растущий объем работы, управляемой вручную с помощью общих документов и цепочек электронной почты. 

Чтобы решить эту проблему, компания Taco обратилась к AI Studio, чтобы автоматизировать рутинные задачи и создать согласованные рабочие процессы. Результат? Компания резко сократила время, затрачиваемое на административную работу, что позволило команде сосредоточиться на продвижении проектов без обычных узких мест. Это нововведение принесло компании признание в качестве партнера Asana в области будущего работы с ИИ (APAC) на саммите партнеров.

«Сказать, что это постепенно меняет наш бизнес, — это ничего не сказать», — говорит Чарли Мастерс (Charlie Masters), генеральный директор Taco. 

Автоматизация приема запросов и планирования миграции

Один из самых впечатляющих примеров использования в компании Taco начался в слишком знакомом месте: в чьем-то почтовом ящике.

Менеджеры по работе с техническими клиентами регулярно получают сложные запросы на миграцию от реселлеров или клиентов, например, на переход от локальных систем управления печатью к облачным решениям. Эти запросы включают в себя сочетание сведений о клиенте и технических спецификаций, за которыми следует простой вопрос: что нам делать дальше?

Раньше ответ на такие письма означал часы ручного поиска и документирования. Теперь этот процесс выполняется с помощью AI Studio: с четким приемом, исследованиями на основе ИИ и многоразовой структурой для создания готовых к реализации планов за считанные минуты, а не дни.

«Мы создали работу аналитика технической поддержки, которую [наш менеджер по работе с техническими клиентами] раньше выполнял сам. На это у него уходили дни: множество встреч, множество вопросов и ответов, — говорит Чарли. — Теперь мы можем полностью передать эту работу AI Studio».

Ниже приводится обезличенный пример этого рабочего процесса, демонстрирующий вымышленную организацию и сотрудников.

Шаг 1. Структурированная форма приема заменяет электронную почту

Вместо того чтобы полагаться на специальные цепочки электронных писем для запуска запросов на миграцию, Taco использует стандартизированную форму Asana, связанную с проектом приема, для сбора сведений о запросах. Форма содержит следующие поля:

• Название компании и имя инициатора запроса

• Регистрационный номер клиента

• Количество и типы многофункциональных устройств (МФУ)

• ключевые характеристики среды печати (например, мобильная печать, интегрированное сканирование);

• условные вопросы, которые адаптируются в зависимости от ответов.

Такой подход гарантирует, что ничего не будет упущено, и создает чистый след данных, что облегчает команде (и ИИ) начало работы.

Шаг 2. ИИ рассматривает запросы и готовит рекомендации

После отправки формы задача автоматически переносится в раздел «Исследование» проекта приема, где начинает работать рабочий процесс Taco в AI Studio.

Здесь ИИ действует как аналитик по техническим исследованиям и поддержке, которому поручено оценить риски, выявить ключевые детали и составить план миграции на основе установленных передовых методов.

Для этого ИИ ссылается на набор внутренних ресурсов, предоставленных в качестве контекста в бэкэнде AI Studio, включая руководство по миграции на 25+ страниц, связанный проект внедрения с историческими данными клиента и четкие указания по тону, структуре и форматированию.

ИИ оценивает отправку формы в этом контексте, чтобы определить, достаточно ли у него информации для продолжения. Если нет, он помечает задачу и перемещает её в раздел «Неудачный приём», избавляя команду от поиска недостающих деталей и гарантируя, что только готовые к работе запросы будут продвигаться вперёд.

Этап 3. Автоматическое создание подробного плана миграции

Если запрос проходит проверку, ИИ автоматически создаёт новую задачу с полной сводкой по миграции. Результат включает в себя:

• Основная информация о клиенте и реселлере, например контактные данные и ссылочные номера

• Список потенциальных препятствий или сложностей, которые могут повлиять на проект

• Пошаговый план миграции с рекомендуемыми действиями, оценками сроков и техническими аспектами

Это не общие списки дел, а планы внедрения на несколько недель, охватывающие всё: от юридических проверок и проверок инфраструктуры до пилотного тестирования и полного развертывания. Каждый план адаптируется к запросу и основывается на внутренней экспертизе.

«Мы превратили [наш руководящий документ] в часть нашего рабочего процесса, — говорит Чарли. — «Теперь эти знания можно за считанные минуты превратить в план. И это очень важно для нас».

Шаг 4. Человек проверяет план, прежде чем двигаться дальше

После завершения разработки плана миграции, сгенерированного ИИ, он направляется на рассмотрение члену технической команды. Вместо того чтобы составлять планы с нуля, они проверяют детали и утверждают их до начала реализации.

Это простое изменение, которое имеет большое значение: экономия не менее одного дня в неделю при сохранении качества, ожидаемого клиентами.

Речь идет не о замене экспертных знаний, а об их масштабировании. «Нельзя просто позволить ИИ делать вашу работу за вас, — говорит Чарли. — «Дело не в этом. Дело в том, что это позволяет сэкономить так много времени, так хорошо интегрируется в рабочий процесс, что вам становится проще и удобнее выполнять проверку. Человеческий опыт по-прежнему очень важен».

С помощью AI Studio компания Taco превратила трудоёмкий ручной рабочий процесс в повторяемую систему, которая обеспечивает точные и качественные планы миграции с гораздо меньшими затратами.

Экономия времени с помощью помощника руководителя на базе ИИ

Taco не ограничилась техническими рабочими процессами. Генеральный директор компании Джонатан Милн (Jonathan Milne) создал виртуального помощника руководителя с помощью AI Studio для сортировки и маршрутизации задач прямо из своего почтового ящика.

Система оценивает входящие задачи на основе подробного набора критериев, определенных Джонатаном, а затем автоматически отправляет их в нужное место. Например:

• Запросы на выставление счетов направляются в бухгалтерию

• Лиды по развитию бизнеса назначаются соответствующему члену команды руководителей

• Возможности партнёрства и эскалации классифицируются и отправляются заинтересованным сторонам

• Общие задачи назначаются с учётом их содержания и приоритета

Благодаря автоматизации сортировки входящих сообщений задачи выполняются быстро, последовательно и без упущений.

«Его почтовый ящик постоя��но забит», — говорит Чарли. «Поэтому возможность вернуть себе время и сосредоточенность, передав сортировку почты виртуальному помощнику, — это очень важно». Это влияет не только на работу, но и на личную жизнь.

«Он чаще обедает, — добавила Чарли. — Звучит глупо, но мы зацикливаемся на том, что ИИ освободит время для лидерских и стратегических задач. Он просто даёт вам немного больше пространства для дыхания, чтобы быть великим. И если быть великим означает выполнять стратегические задачи, это замечательно. А если это означает, что вы можете регулярно обедать, это тоже замечательно».

Опора на ранний успех

После первых успехов Taco теперь расширяет присутствие AI Studio в бизнесе. Команда активно сотрудничает с каждым отделом, чтобы выявить возможности с высоким потенциалом, будь то создание новых систем сортировки, построение внутренних рабочих процессов для поддержки различных потребностей клиентов или помощь командам в более эффективном управлении потребностями заинтересованных сторон.

«Мы активно работаем со всеми командами, чтобы найти больше этапов сортировки и больше этапов поддержки во всех наших рабочих процессах», — сказал Чарли.

Они также продолжают совершенствовать то, что уже создали, планируя со временем развивать рабочие процессы на основе реального использования. Потенциальные запланированные обновления включают добавление рецензентов к неполным заявкам и более плавную интеграцию планов ИИ в процессы реселлеров.

По мере того, как команда Taco продолжает внедрять AI Studio в рамках всей организации, она рассматривает этот инструмент не как замену своим знаниям, а как способ удвоить эффективность работы, не удваивая усилий.

«Не нужно начинать с совершенства, чтобы получить эту экономию, — говорит Чарли. — Просто начните. Поймите, что это не заменяет вашу работу. Он помогает вам делать это более эффективно и последовательно».