Как поставщик технологических решений сократил количество дней ручной работы с помощью AI Studio

Taco Technologies помогает организациям всех видов и размеров — от школ и юридических фирм до библиотек и малых предприятий — управлять системами, которые они используют в повседневной работе. 

Обладая опытом в области организации печати, документооборота и технологий для рабочего места, компания на протяжении десятилетий является надежным партнером для команд, стремящихся упростить рабочие процессы, охватывающие различные инструменты. 

В последние годы компания Taco расширила спектр своих услуг, выйдя за рамки печати и сосредоточившись на прямых продажах, помогая организациям внедрять такие инструменты для рабочего места, как Asana и Odoo, и обеспечивая поддержку более широкого круга операционных потребностей.

Однако рост привел к усложнению процессов. Большее количество продуктов и клиентов означало больше запросов и растущий объём работы, управляемой вручную с помощью общих документов и переписок по электронной почте. 

Чтобы решить эту проблему, компания Taco начала использовать AI Studio для автоматизации рутинных задач и создания согласованных рабочих процессов. Результат? Компания значительно сократила время, затрачиваемое на административную работу, что позволило команде сосредоточиться на продвижении проектов без привычных «узких мест». Благодаря этому нововведению на Саммите партнеров компания получила признание как партнер Asana в области будущего работы с ИИ (APAC).

«Сказать, что это постепенно меняет наш бизнес, — значит ничего не сказать», — отметил Чарли Мастерс, главный менеджер компании Taco. 

Автоматизация приёма запросов и планирования переноса данных

Один из самых впечатляющих примеров использования Asana в Taco начался со слишком знакомой ситуации: чьей-то папки «Входящие».

Менеджеры по работе с клиентами в технических вопросах регулярно получают от реселлеров или клиентов сложные запросы на миграцию, например, на переход с локальных систем управления печатью на облачные решения. Эти запросы содержат как сведения о клиенте, так и технические спецификации, а за ними следует простой вопрос: что нам делать дальше?

Раньше ответ на такие электронные письма требовал нескольких часов ручного поиска информации и составления документации. Теперь этот процесс выполняется с помощью AI Studio: благодаря четкому сбору информации, анализу на основе ИИ и предназначенному для многократного использования фреймворку готовые к реализации планы создаются за считаные минуты, а не дни.

«Мы создали должность аналитика технической поддержки, которую [наш технический менеджер по работе с клиентами] раньше выполнял сам. На эту работу у него уходили дни: множество совещаний, постоянный обмен вопросами и ответами», — рассказывает Чарли. «Теперь мы можем полностью поручить эту работу AI Studio.»

Ниже приводится анонимный пример такого рабочего процесса, в котором представлены вымышленные организация и работники:

Шаг 1. Структурированная форма для подачи заявок заменяет электронную почту

Вместо того чтобы полагаться на Ad hoc–беседы по электронной почте для подачи запросов на миграцию, Taco использует стандартизированную форму Asana, связанную с проектом по приему заявок, для сбора деталей запросов. В форме содержатся единообразные поля, такие как:

• Название компании и имя заявителя

• Идентификационный номер клиента

• Количество и типы многофункциональных устройств (МФУ)

• Основные характеристики среды печати (например, мобильная печать, интегрированное сканирование)

• Условные вопросы, которые меняются в зависимости от ответов

Такой подход гарантирует, что ничего не будет упущено, и позволяет создать четкий поток данных, что облегчает команде (и ИИ) начало работы.

Шаг 2. ИИ рассматривает запросы и готовит рекомендации

После отправки формы задание автоматически перенаправляется в раздел «Исследование» проекта по приему заявок, где работу берет на себя рабочий процесс AI Studio от Taco.

На этом этапе ИИ выполняет роль аналитика по техническим исследованиям и поддержке: ему поручено оценить риски, выявить ключевые детали и составить план миграции на основе признанных лучших практик.

Для этого ИИ использует набор внутренних ресурсов, предоставленных в качестве контекста в бэкэнде AI Studio, включая руководство по миграции объемом более 25 страниц, связанный проект по внедрению с историческими данными о клиентах, а также четкие инструкции по тону, структуре и форматированию.

ИИ оценивает отправленную форму с учетом этого контекста, чтобы определить, достаточно ли в ней информации для дальнейшей работы. Если это не так, он помечает задание и перемещает его в раздел «Неудачная заявка», избавляя команду от необходимости искать недостающие детали и гарантируя, что дальше будут передаваться только готовые к обработке заявки.

Шаг 3. Автоматическое создание подробного плана миграции

Если запрос проходит проверку, ИИ автоматически создает новую задачу с полным описанием процесса миграции. Результат включает в себя:

• Ключевая информация о клиенте и реселлере, например контактные данные и идентификационные номера

• Список потенциальных препятствий или сложностей, которые могут повлиять на проект

• Пошаговый план миграции, включающий рекомендуемые действия, предполагаемые сроки и технические аспекты

Это не общие списки задач, а многонедельные планы внедрения, охватывающие все этапы: от проверки юридических аспектов и инфраструктуры до пилотного тестирования и полного развертывания. Каждый план составляется с учетом конкретного запроса и основывается на внутреннем опыте.

«Мы сделали так, что [наш руководящий документ] стал частью нашего рабочего процесса», — сказал Чарли. «Теперь эти знания можно за считанные минуты включить в план. Для нас это очень важно».

Шаг 4. Перед дальнейшими действиями план проверяет человек

После того как сгенерированный ИИ план миграции завершен, он направляется на проверку одному из членов технической команды. Вместо того чтобы составлять планы с нуля, они проверяют детали и визируют план до начала его реализации.

Это простое изменение имеет огромное значение: оно позволяет экономить как минимум один день в неделю, сохраняя при этом качество, которого ожидают клиенты.

Речь идет не о замене экспертных знаний, а об их масштабировании. «Нельзя просто позволить ИИ делать за вас вашу работу, — говорит Чарли. — Дело не в этом. Суть в том, что ИИ позволяет сэкономить так много времени и так хорошо интегрируется в ваш рабочий процесс, что проверка становится более последовательной и простой для вас. Человеческий опыт по-прежнему очень важен».

С помощью AI Studio компания Taco превратила ручной, трудоемкий рабочий процесс в повторяющуюся систему, которая позволяет составлять точные и качественные планы миграции с гораздо меньшими усилиями.

Экономия времени с помощью помощника руководителя на базе ИИ

Компания Taco не остановилась на технических рабочих процессах. Генеральный директор компании, Джонатан Милн, настроил виртуального помощника руководителя с помощью AI Studio, чтобы сортировать и перенаправлять задачи прямо из своего почтового ящика.

Система оценивает входящие задачи на основе подробного набора критериев, определенных Джонатаном, а затем автоматически направляет их в нужное место. Например:

• Запросы на выставление счетов направляются в команду по работе с клиентами.

• Л��ды по развитию бизнеса назначаются соответствующему участнику команды руководства.

• Возможности для партнерства и запросы на эскалацию классифицируются и отправляются заинтересованным лицам

• Общие задачи назначаются с учетом их контента и приоритета.

Благодаря автоматизации такой сортировки входящих запросов задачи выполняются оперативно, последовательно и без упущения чего-либо важного.

«Его папка “Входящие” постоянно заполнена», — говорит Чарли. «Поэтому передача сортировки входящих сообщений виртуальному помощнику руководителя позволяет ему снова сосредоточиться на работе и сэкономить время, и это очень эффективно». Это приносит пользу не только в рабочем плане, но и в личном.

«Он чаще обедает», — добавил Чарли. «Это звучит глупо, но мы погружаемся в идею о том, что ИИ вернет вам время, чтобы вы могли быть лидером и выполнять стратегические задачи. На самом деле он просто дает вам немного больше свободы, чтобы вы могли стать великим. И если быть великолепным означает выполнять стратегические задачи, это замечательно. Если же быть великолепным означает, что у вас постоянно есть время на обед, это тоже замечательно».

Развитие успеха, достигнутого на ранних этапах

Одержав первые победы, Taco теперь внедряет AI Studio в масштабах всей компании. Команда активно сотрудничает с каждым отделом, чтобы выявлять возможности, способные принести наибольшую пользу, будь то создание новых систем сортировки, разработка внутренних рабочих процессов для удовлетворения различных потребностей клиентов или помощь командам в более эффективном управлении потребностями заинтересованных сторон.

«Мы активно сотрудничаем со всеми командами, чтобы найти дополнительные этапы сортировки и поддержки во всех наших рабочих процессах», — говорит Чарли.

Они также продолжают совершенствовать то, что уже создали, и планируют со временем развивать рабочие процессы на основе реального использования. Потенциальные запланированные обновления включают добавление проверяющих для неполных заявок и более органичную интеграцию планов, созданных с помощью ИИ, в процессы работы с реселлерами.

Продолжая внедрять AI Studio во всей организации, команда Taco рассматривает этот инструмент не как замену своим знаниям, а как способ уделить больше внимания работе, которая имеет значение, не увеличивая при этом объем усилий.

«Чтобы добиться такой экономии, не обязательно начинать с идеального решения, — говорит Чарли. — «Просто начните действовать. Поймите, что этот инструмент не заменяет вашу работу. Он помогает вам выполнять её более эффективно и последовательно».