O que é gestão de fluxos de trabalho?
Fluxo de trabalho é o processo para realizar alguma coisa. É um sistema que aumenta a eficiência no trabalho e mantém todos os participantes alinhados. A gestão de fluxos de trabalho consiste basicamente em criar e monitorar esses processos. A Asana é como uma base para todos os seus fluxos de trabalho: use-a como uma ferramenta para criar fluxos e acompanhar o trabalho da equipe. Veja alguns exemplos de fluxos de trabalho comuns:
Exemplos de fluxos de trabalho da equipe
Processe e avalie as solicitações recebidas, como pedidos de peças criativas ou resolução de bugs, e atribua-as aos membros da sua equipe.
Facilite a criação de roteiros de produto com uma visualização de lista simples que permite à equipe priorizar tarefas, documentar backlogs e muito mais.
Com integrações como com a Salesforce, você pode otimizar as suas ferramentas empresariais favoritas e personalizar o seu processo de vendas em diferentes visualizações, como de lista, calendário ou cronograma.
Não se limite à visualização de lista: os quadros Kanban com função de arrastar e soltar ajudam as equipes de produto e de engenharia a priorizar o trabalho e controlar a capacidade com o planejamento de sprint.
Economize tempo otimizando processos administrativos comuns, como a integração de funcionários, com a ajuda de modelos de fluxo de trabalho.
Uso da Asana como software de gestão de fluxos de trabalho
Personalize os fluxos de trabalho conforme as necessidades da sua equipe e da empresa, para que todos façam as tarefas certas no momento certo.
Dicas para estabelecer uma ótima gestão de fluxos de trabalho
Decida como e quando se comunicar
Para assegurar que todos estejam alinhados, defina antecipadamente as diretrizes de comunicação, esclareça para todos as metas mais amplas e incentive a colaboração em equipe.
Agilize as suas atividades recorrentes
Da gestão de tarefas diárias aos processos de aprovação, pense em todas as oportunidades de poupar o tempo gasto com trabalhos recorrentes e tarefas repetitivas ao automatizar esses fluxos de trabalho.
Crie uma base interna de conhecimento personalizável
Facilite a gestão de documentos para os colaboradores terem acesso às informações ao criar um banco de dados de recursos centralizado e intuitivo.
Defina responsabilidades e expectativas logo no início
Para evitar gargalos, lembre-se de responder a estas perguntas em qualquer fluxo de trabalho: o que exatamente se espera alcançar ou entregar? Quem é responsável por cada parte do trabalho? Qual é a data de conclusão de cada tarefa?
Mantenha o seu fluxo de trabalho simples e faça ajustes em tempo real
Evite criar fluxos de trabalho excessivamente complexos. Comece com um fluxo simples e consulte os participantes regularmente, fazendo os ajustes necessários.
Inclua uma etapa para a definição de metas no fluxo de trabalho da equipe
A definição de metas ajuda os membros da equipe a entender como o seu trabalho contribui para os objetivos e processos da empresa.
Dicas para estabelecer uma ótima gestão de fluxos de trabalho
Tarefas
Crie tarefas com facilidade para você ou para um colega de equipe.
Seções
As seções permitem personalizar a Asana de acordo com o fluxo de trabalho e estruturar cada projeto.
Visualizações de projeto
Veja as suas tarefas organizadas em forma de lista, quadro, calendário ou cronograma.
Datas de início e de conclusão
Atribua prazos para assegurar que todas as tarefas sejam concluídas no tempo certo.
Mensagens
Discuta o progresso do projeto para deixar todos alinhados e manter o bom ritmo.
Responsáveis pelas tarefas
Deixe claro de quem é a tarefa para que todos saibam quem está responsável por ela.
As equipes confiam na Asana para ajudá-las a alcançar as suas metas
Ainda tem dúvidas? Nós temos as respostas.
Um fluxo de trabalho básico é uma sequência de etapas criada para concluir uma tarefa ou um processo específico. Ele descreve como as tarefas são iniciadas, quem é responsável por elas e como o processo avança do início ao fim. Por exemplo, na integração de funcionários, o fluxo de trabalho pode incluir a criação de uma conta, a atribuição de treinamentos e o agendamento de uma reunião de apresentação. Essa estrutura simples ajuda a otimizar as tarefas e a reduzir as redundâncias.
Os principais elementos de um fluxo de trabalho incluem:
Tarefas ou etapas: as ações individuais que precisam ser concluídas.
Sequência de etapas: a ordem em que as tarefas são realizadas.
Participantes: as pessoas ou os sistemas responsáveis por cada etapa.
Condições: regras ou eventos que determinam como as etapas do fluxo de trabalho prosseguem.
Ferramentas ou software: sistemas como um software de gestão de fluxo de trabalho ou ferramentas como o Slack e diagramas de Gantt para organizar e monitorar o progresso.
A definição de fluxo de trabalho varia de acordo com o setor. Nos serviços de saúde, os fluxos de trabalho podem se concentrar no atendimento inicial dos pacientes e na coordenação do tratamento, usando ferramentas como notificações em tempo real e fluxos de trabalho digitais. No desenvolvimento de software, os fluxos de trabalho geralmente se referem à gestão de tarefas repetitivas e à promoção da colaboração da equipe por meio de integrações com ferramentas de fluxo de trabalho de projetos. Embora os fluxos de trabalho difiram em seus detalhes, todos têm como objetivo otimizar a eficiência e eliminar os gargalos.
Sim, há exemplos de fluxos de trabalho, pois os usos comuns incluem planejamento de sprints, gestão de campanhas, funis de vendas e lançamentos de produtos.
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