As planilhas não permitem adicionar detalhes, ter conversas ou anexar arquivos. Por esse motivo, acaba sendo necessário espalhar as informações do projeto em diversas ferramentas, e isso faz com que você não encontre coisas importantes ou perca o seu tempo procurando informações. Uma boa ferramenta de gestão de projeto combina a visualização de grade das planilhas com recursos de colaboração, para que você nunca mais precise vasculhar correntes de e-mails antigos para encontrar os seus arquivos — ou mesmo as atualizações mais recentes.

Se você organiza projetos em planilhas, também deve passar muito tempo criando calendários e diagramas de Gantt a partir do zero. Mesmo com um modelo, é muito demorado personalizar, formatar e manter os planejamentos de seus projetos em dia. Ao contrário do Excel, as ferramentas ágeis desenvolvidas para a gestão de projetos e do trabalho contribuem para criar e atualizar rapidamente planejamentos de projetos dinâmicos.

Sem um lugar para armazenar todas as informações do seu projeto, fica difícil conhecer o status do programa inteiro ou alternar rapidamente de um projeto para outro. Se você administra uma equipe, fica ainda mais difícil ver o volume de trabalho de um funcionário nos diversos projetos dos quais participa. Com uma ferramenta de gestão de projeto mais robusta, você consegue obter esses insights com facilidade para ajudar no monitoramento dos projetos e na gestão dos recursos.

As planilhas não foram feitas pensando-se na colaboração, mas outras ferramentas foram. Em vez de organizar planilhas do Excel, e-mails, conversas e documentos para monitorar todos os detalhes, faça a gestão dos seus projetos a partir de um ponto central de referência. Ferramentas de gestão de projetos e do trabalho permitem manter todas as conversas e arquivos do projeto vinculados a seus respectivos planos, para que não se perca nenhum detalhe.