Modelo de registro de partes interessadas

Muitas coisas contribuem para o sucesso de um projeto, como um bom planejamento, uma comunicação clara e metas bem definidas. Uma das mais importantes é manter as partes interessadas satisfeitas, mas monitorar as suas preferências pode ser difícil, especialmente em grandes projetos. Felizmente, os modelos de registro de partes interessadas simplificam muito a gestão das partes interessadas.

Este guia explica o que é um registro de partes interessadas, por que usar um modelo digital ajuda, quando e como criar um e o que incluir para manter a sua equipe em dia do começo ao fim.

O que é um registro de partes interessadas?

Um registro de partes interessadas é um documento de projeto que registra o nome, a função, o nível de interesse e influência, as preferências de comunicação e quaisquer observações de cada parte interessada que ajudem a gerir as expectativas. Os gestores de projeto o usam como uma referência única para saber quem precisa de atualizações, o que é importante para cada um e como eles influenciam as decisões. Ele desempenha um papel direto na gestão das partes interessadas e é uma das nossas ferramentas de gestão de projetos favoritas, pois ajuda a gerir as relações com as partes interessadas de forma mais eficaz.

O que é um modelo de registro de partes interessadas?

Um modelo de registro de partes interessadas é um recurso reutilizável que pode ser rapidamente duplicado para realizar um novo registro de parte interessada em cada projeto. Estes modelos fornecem o detalhamento básico de todos os seus projetos, o que facilita acompanhar as preferências das diferentes partes interessadas e realizar uma análise de partes interessadas.

Por que usar um modelo digital de registro de partes interessadas?

Um modelo digital de registro de partes interessadas ajuda a monitorar as partes interessadas do projeto ao gerir uma iniciativa significativa ou vários projetos simultaneamente. Ao capturar os principais detalhes desde o início, o modelo ajuda as equipes a chegar a um acordo sobre o cronograma, as funções e as expectativas durante o processo de planejamento do projeto. As equipes usam um registro para agilizar o engajamento das partes interessadas, orientar a tomada de decisões e ajudar os membros da equipe a identificar as necessidades das partes interessadas e planejar uma comunicação eficaz desde o começo.

Entre os principais benefícios dos modelos de registro de partes interessadas se inclui:

• Informações centralizadas sobre os participantes: consolida tudo sobre os participantes de um projeto em um único local.

• Visibilidade da tomada de decisões: mostra quem influencia as decisões e quem requer aprovações.

• Relacionamentos mais sólidos com os participantes: direciona as atualizações do projeto ao público apropriado.

• Redução do desvio de escopo: alinha as expectativas ao cronograma do projeto desde o início.

• Reutilizável em todos os projetos: dá aos membros da equipe um modelo consistente que eles podem duplicar para cada iniciativa.

Além disso, os modelos de registros digitais de partes interessadas criados em uma ferramenta de gestão de projetos reduzem o trabalho de rotina ao agir como um roteiro de exemplo para as informações de cada parte interessada, permitindo começar os trabalhos rapidamente a cada novo projeto.

Quando usar um modelo de registro de partes interessadas

O melhor momento para criar um registro de partes interessadas é durante a fase de iniciação ou planejamento do projeto, antes que o trabalho comece oficialmente. Nesta etapa, a sua equipe está definindo o escopo, atribuindo funções e estabelecendo expectativas, o que faz deste o momento ideal para identificar quem tem interesse no sucesso do projeto.

Um registro de partes interessadas não é um documento único. Você deve revisá-lo e atualizá-lo ao longo do projeto, pois as prioridades podem mudar, novos participantes podem surgir e as necessidades de comunicação podem mudar à medida que o projeto avança.

Considere usar um modelo de registro de partes interessadas quando:

• Lançamento de um novo projeto: você está iniciando um projeto com vários participantes internos e externos.

• Prioridades concorrentes: a sua equipe gerencia iniciativas complexas em que as prioridades das partes interessadas são diferentes.

• Trabalho multidisciplinar: você está executando projetos que envolvem vários departamentos ou equipes.

• Aprovações frequentes: um projeto requer aprovações regulares da liderança.

• Processo repetível: você quer uma maneira consistente de acompanhar o envolvimento das partes interessadas em todos os projetos.

Criar o registro com antecedência ajuda a sua equipe a definir as expectativas e planejar a comunicação antes que qualquer mal-entendido possa acontecer.

O que incluir em um modelo de registro de partes interessadas

O modelo de registro de partes interessadas atua como um esquema para os seus projetos, portanto, inclua todas as informações que você deseja usar em diferentes projetos. Veja o que acompanhar com relação a cada parte interessada:

• Nome: nome completo

• Cargo ou função: cargo ou função no projeto

• Tipo de parte interessada: interna ou externa

• Categoria: primária ou secundária

• Influência: baixa, média ou alta

• Interesse: baixo, médio ou alto

• Necessidades ou exigências: expectativas ou preocupações

• Comunicação preferida: e-mail, reuniões, mensagens instantâneas ou outros

• Tipo de atualização: tipo de atualizações que a pessoa deseja

• Frequência das atualizações: com que frequência desejam receber atualizações

• Informações de contato: e-mail, telefone ou outros detalhes

• Observações adicionais: contexto extra

O seu modelo de registro de partes interessadas também deve conter uma seção para detalhes básicos do projeto, como o nome do projeto, a descrição, o tipo e as datas de início e término planejadas. Preencha estas informações e quaisquer observações sobre as partes interessadas no início de cada projeto.

Recursos integrados

• Atualizações de status do projeto. As atualizações de status do projeto são conectadas diretamente ao trabalho que a sua equipe de projeto realiza na Asana, de modo que você não precisa pesquisar em várias ferramentas ou participar de reuniões adicionais. Os membros da equipe podem visualizar detalhes relacionados, incluindo o plano do projeto, o plano de comunicação, os marcos, os entregáveis e as metas, em um só lugar.

• Campos personalizados. Os campos personalizados permitem que a equipe do projeto marque, ordene e filtre o trabalho por detalhes como prioridade, status, e-mail ou número de telefone. As equipes usam esses campos para organizar as tarefas de forma consistente em todos os projetos e decidir o que fazer em seguida.

• Visão geral do projeto. A visão geral do projeto fornece à equipe do projeto um painel compartilhado que descreve o trabalho, a sua justificativa e a sua execução. Você pode armazenar os principais recursos, detalhes de reuniões e canais de comunicação junto com os seus fluxos de trabalho.

• Brief do projeto. Um brief do projeto comunica as principais datas, expectativas e marcos a toda a equipe do projeto. Quando você armazena o brief na Asana, todos podem consultar as mesmas informações ao longo do ciclo de vida do projeto.

Aplicativos recomendados

• Gmail. A integração Asana para Gmail permite criar tarefas diretamente da sua caixa de entrada e mantém o contexto do e-mail anexado ao trabalho.

• Slack. A integração com o Slack converte mensagens, solicitações e itens realizáveis em tarefas da Asana, mantendo o trabalho atribuído e monitorado.

• Dropbox. A integração com o Dropbox permite anexar arquivos a tarefas na Asana diretamente do painel de tarefas.

• Microsoft Office 365. A integração com o Microsoft Office conecta a Asana a ferramentas como Excel e PowerPoint, para que a sua equipe possa consultar planilhas e manter o trabalho vinculado a dados em tempo real.

Como criar um registro de partes interessadas

Agora que você já sabe o que incluir, veja como criar o seu registro de partes interessadas passo a passo. Usar um processo claro ajuda a reunir os detalhes certos desde o início e mantém a equipe em sintonia.

1. Identifique as partes interessadas. Comece listando todos os que podem influenciar ou ser afetados pelo seu projeto. Pense de forma ampla: inclua membros da equipe interna, a diretoria, clientes, fornecedores e quaisquer partes externas.

2. Reúna os detalhes fundamentais. Para cada parte interessada, colete o nome, a função, as informações de contato e a relação com o projeto. Entre em contato diretamente quando possível para confirmar os canais de comunicação preferidos e o tipo de atualizações mais prático.

3. Avalie os níveis de influência e interesse. Avalie o nível de influência de cada parte interessada no projeto e seu nível de interesse nos resultados. Uma escala simples de baixo, médio ou alto funciona bem para a maioria dos projetos.

4. Defina as preferências de comunicação. Documente como cada parte interessada prefere receber informações, seja por e-mail, reuniões, relatórios de status ou ferramentas de mensagens. Observe também com que frequência elas desejam receber atualizações, pois algumas partes interessadas podem precisar de briefings semanais, enquanto outras precisam apenas de resumos de marcos.

5. Documente e compartilhe o registro. Insira todas as informações no seu modelo de registro de partes interessadas e compartilhe-o com a sua equipe de projeto. Guarde o registro em um local central para que todos possam consultá-lo e atualizá-lo à medida que o projeto avança.

Gerencie os participantes de maneira eficaz com a Asana

Acompanhar as preferências, as necessidades de comunicação e os níveis de influência das partes interessadas pode ser simples. Com um modelo de registro de partes interessadas na Asana, a sua equipe pode manter todas as informações delas em um só lugar, atribuir acompanhamentos e manter-se alinhada do início ao fim.

A Asana facilita a duplicação do seu modelo para cada novo projeto, a personalização dos campos para atender às suas necessidades de monitoramento das partes interessadas e o compartilhamento de atualizações em tempo real com as pessoas que mais precisam delas. Pronto para simplificar o gerenciamento de participantes para a sua equipe? Comece na Asana ainda hoje.

Perguntas frequentes sobre modelos de registro de partes interessadas