5 etapas para criar um plano de engajamento das partes interessadas (com modelo)

As partes interessadas geralmente se envolvem em projetos por razões financeiras ou estratégicas. Dependendo das motivações, o nível de interesse e influência no seu projeto pode variar. Por isso, é importante saber como adaptar o seu estilo de comunicação com base nas necessidades das partes interessadas, a fim de priorizar aquelas que têm o maior impacto.

Um modelo de plano de envolvimento das partes interessadas ajuda a descrever quem são as partes interessadas, os seus níveis de influência e interesse e a sua estratégia de comunicação. A sua equipe pode usar este modelo para atender às necessidades das partes interessadas e evitar que as barreiras de comunicação interrompam o fluxo de trabalho do projeto. Continue a leitura para saber como um plano de engajamento das partes interessadas pode ajudar a gerir as suas relações com clientes, investidores e executivos.

O que é um plano de engajamento das partes interessadas?

Um plano de engajamento das partes interessadas documenta o grau de envolvimento e influência das partes interessadas no projeto. Ele também descreve o plano de comunicação com as partes interessadas, incluindo quando você entrará em contato com cada uma delas, qual plataforma usará e quanta informação fornecerá.

As partes interessadas podem ser indivíduos da sua equipe ou partes externas afetadas pelo seu trabalho.

• As partes interessadas internas podem incluir gestores de projeto, equipes de operações, chefes de departamento e membros do quadro executivo.

• As partes interessadas externas podem incluir clientes, consumidores, investidores, fornecedores, parceiros da empresa ou acionistas.

Como a comunicação com as partes interessadas começa logo no início de um projeto, você criará o seu plano de engajamento durante a fase de planejamento do projeto. Depois de ter uma ideia para um projeto, identifique quem são as partes interessadas e como elas precisam (ou querem) estar envolvidas. À medida que o projeto avança, você pode ajustar o seu plano para atender às necessidades delas.

Como usar um plano de engajamento das partes interessadas

Um plano de engajamento das partes interessadas não deve levar a equipe a ouvir algumas partes interessadas e ignorar outras. O que ele deve fazer é guiar você pelo processo de planejamento do projeto e ajudar a se comunicar com aqueles que mais desejam isso. 

Para algumas partes interessadas, a adesão e a educação são fundamentais. Outras preferem acessar passivamente o material no seu próprio ritmo. Ao criar o seu PEPI, separe as partes interessadas em categorias para que você possa se comunicar com elas da maneira mais benéfica, com base nos seus níveis de influência e interesse. 

Um dos benefícios de um PEPI é a sua natureza colaborativa. Quando você incorpora o seu PEPI a um software de gestão do trabalho, a sua equipe pode atualizar o documento conforme necessário e atribuir a responsabilidade por diferentes seções. Isso também lhe dará a liberdade de compartilhar o plano entre projetos e pessoas.

O que incluir em um plano de engajamento das partes interessadas

Os planos de envolvimento das partes interessadas variam de acordo com as prioridades da equipe e das partes interessadas.

Os principais componentes de um PEPI incluem:

• Nome da parte interessada: identifique quem é a parte interessada.

• Nível de interesse: atribua às partes interessadas rótulos com base no nível de interesse ou envolvimento que elas têm no projeto. Veja abaixo os cinco níveis de envolvimento das partes interessadas.

• Nível de influência: atribua aos participantes rótulos de classificação de muito alto a muito baixo com base na influência que eles têm no projeto. 

• Frequência de comunicação: identifique a frequência com que você se comunicará com essa parte interessada.

• Abordagem do canal de comunicação: identifique qual ferramenta de comunicação você usará para se comunicar com essa parte interessada.

• Tipo de informação: identifique o tipo de informação que você fornecerá a essa parte interessada ao se comunicar.

A meta de criar o seu plano de engajamento das partes interessadas é identificar as metas ou motivações das partes interessadas, bem como os métodos de comunicação que você usará com elas.

Cinco etapas para criar um PEPI

Para criar um plano de engajamento das partes interessadas que ajude você a trabalhar com elas de uma maneira que elas possam apreciar, primeiro você precisará entender quais são as suas necessidades e como elas influenciam o seu projeto. Siga as etapas abaixo para começar.

1. Identifique as partes interessadas

Algumas partes interessadas estarão mais envolvidas no seu projeto desde o início. Esse nível de envolvimento geralmente decorre dos seus motivos.

Por exemplo, um executivo interno que supervisiona o projeto pode estar mais envolvido porque o seu trabalho depende dele. Por outro lado, um parceiro externo com uma pequena participação financeira pode ter menos envolvimento e talvez não queira saber de todos os detalhes do que está acontecendo. 

Os cinco níveis de envolvimento das partes interessadas

• Líder: uma parte interessada líder está ciente do impacto do projeto e está ativamente envolvida.

• Apoiadora: uma parte interessada apoiadora está ciente do impacto do projeto e o apoia.

• Neutro: uma parte interessada neutra está ciente do impacto do projeto, mas não resiste nem apoia o projeto.

• Resistente: uma parte interessada resistente está ciente do impacto do projeto, mas resiste à mudança.

• Desconhecedora: uma parte interessada desconhecedora não sabe sobre o projeto ou o seu impacto.

Depois de conhecer o nível de envolvimento das partes interessadas, você identificará o nível de influência delas no projeto. O Project Management Institute define influência como o poder que uma parte interessada tem sobre um projeto. Quando uma parte interessada tem alta influência, ela pode controlar as principais decisões do projeto e fazer com que outras pessoas tomem medidas.

A escala de influência das partes interessadas

• Muito alta: uma parte interessada com influência muito alta tem um controle significativo sobre as principais decisões do projeto.

• Alta: uma parte interessada com alta influência pode fazer com que outras pessoas tomem medidas.

• Média: uma parte interessada com influência média geralmente faz parte do processo de tomada de decisão.

• Baixa: uma parte interessada com baixa influência pode oferecer opiniões sobre decisões e expressar as suas preocupações, mas você nem sempre pode levar as suas ideias em consideração. 

• Muito baixa: uma parte interessada com influência muito baixa pode se envolver no projeto quando desejar, mas não terá controle sobre nenhuma decisão.

2. Distribua-as em um gráfico de influência e interesse

Agora que você conhece o nível de influência e interesse das partes interessadas, distribua-as em um gráfico de influência e interesse. Isso não é algo que você queira compartilhar com as partes interessadas, mas pode ajudar a determinar qual deve ser o seu estilo e cadência de comunicação para cada indivíduo.

Os quatro principais grupos de partes interessadas são:

• Grande interesse e grande influência. Estas são as partes interessadas da categoria “líder” ou “apoio”. São os principais agentes e os mais importantes na sua lista de participantes. Certifique-se de consultar esses participantes periodicamente e instruí-los minuciosamente sobre o projeto. Estas são as partes interessadas mais importantes a se ter no quadro.

• Muito interesse e pouca influência. Essas partes interessadas também provavelmente vêm das suas categorias de “liderança” ou “apoio”. Embora não tenham tanta influência, devem ser mantidas informadas sobre todas as principais comunicações e incentivadas a participar de outras maneiras, dependendo da situação. Com uma ferramenta de gestão de projetos, é possível manter as partes interessadas de alto interesse informadas sem esforço adicional.

• Muita influência e pouco interesse. Essas partes interessadas podem vir das categorias “neutras” ou “resistentes”, e a educação é fundamental para mantê-las no quadro. Elas podem se tornar mais resistentes se forem surpreendidas por uma mudança no projeto, portanto, certifique-se de que tenham acesso às informações quando necessário e informe-as sobre qualquer trabalho que possa afetar os fluxos de trabalho do projeto.

• Pouca influência e pouco interesse. Estas são as partes interessadas da sua categoria “inconsciente”. Não é necessário entrar em contato com essas pessoas com frequência, mas você deve usar a sua ferramenta de gestão de projetos para enviar atualizações mensais. Dessa forma, você pode fornecer os principais detalhes do projeto e elas saberão que têm a oportunidade de se envolver mais.

3. Crie um plano de comunicação

O mapeamento das partes interessadas oferece algumas orientações sobre como se comunicar com elas com base no seu nível de influência e interesse. Usando esses pontos da grade, o próximo passo é criar um plano de comunicação personalizado. 

Um plano de comunicação é fundamental porque informa como você instruirá e atualizará as partes interessadas. Independentemente do quadrante em que se encontrem, certifique-se de que as partes interessadas tenham uma maneira de acessar as informações relevantes do projeto. A melhor maneira de fazer isso é manter todas as informações do projeto em um só lugar, como uma ferramenta de gestão de projetos. As partes interessadas que precisam de informações em tempo real sobre o status do projeto ou que desejam obter uma visão geral do cronograma do projeto podem usar essa ferramenta para se manterem informadas. 

Há duas etapas para criar um plano de comunicação: 

1. Identifique os diferentes canais de comunicação. Quais canais de comunicação a sua equipe usa regularmente? Qual é a finalidade de cada canal de comunicação? 

2. Identifique o tipo de comunicação de que cada quadrante de partes interessadas precisa. Não existe uma comunicação única para todos. Descubra como você se comunicará e instruirá as partes interessadas durante o ciclo de vida do projeto. 

Por exemplo, as partes interessadas que têm muito interesse e influência no projeto podem querer uma comunicação semanal. Você pode atender a essa necessidade compartilhando as atualizações de status do projeto por meio das suas ferramentas de gestão do trabalho.

Depois de criar o seu plano de comunicação, compartilhe-o com a equipe do projeto. Se você alterar o plano de comunicação, certifique-se de atualizá-lo e comunicar essas alterações. Dessa forma, os membros da equipe sempre terão acesso às informações mais recentes.

4. Use o feedback para revisar o plano conforme necessário

As partes interessadas muitas vezes mudam de comportamento ao longo de um projeto, portanto lembre-se de que os pontos que você mapeou na matriz de interesses/influências não são imutáveis. 

Você pode revisar o seu plano com base nas mudanças de comportamento observadas, mas também pode compartilhar o seu plano com as partes interessadas e pedir feedback. A melhor maneira de obter feedback das partes interessadas é ter clareza sobre o que você está pedindo. 

Por exemplo, apresente às partes interessadas o seu plano de comunicação e pergunte: “Este plano de comunicação funciona para vocês? Há alguma área que você gostaria de mudar?”

Outras dicas para obter feedback:

• Peça feedback por escrito ou forneça uma pesquisa formal com perguntas detalhadas sobre o seu processo de engajamento.

• Pergunte à sua equipe interna o que ela acha do plano de envolvimento

• Comunique às partes interessadas e aos membros da equipe quaisquer alterações feitas no plano de engajamento.

• Peça feedback em uma chamada de vídeo se for mais fácil e conveniente para a parte interessada 

Modelo de plano de envolvimento dos participantes

Apresentamos abaixo um exemplo preenchido de um modelo de envolvimento de partes interessadas que inclui uma área para listar as partes interessadas, avaliar o nível de interesse e influência de cada uma e descrever o plano de comunicação.

Baixe o nosso modelo de PEPI gratuito abaixo para criar uma estratégia de engajamento bem planejada para o seu próximo projeto.

Quais são os benefícios de um plano de engajamento das partes interessadas?

Um plano de engajamento das partes interessadas robusto ajuda a equipe a informar e instruir as partes interessadas. Outros benefícios do PEPI incluem:

• Gerencia as expectativas: garante que as partes interessadas conheçam a trajetória do projeto e o que esperar em cada fase do projeto.

• Reduz os riscos do projeto: impede que as partes interessadas façam grandes mudanças que possam comprometer o sucesso do projeto.

• Gera confiança: cria relacionamentos mais fortes entre os membros da equipe e as partes interessadas.

• Melhora a tomada de decisões: facilita a antecipação das necessidades e desejos das partes interessadas para determinar as próximas etapas.

• Promove a sinergia: quando as equipes se comunicam, elas conseguem colaborar e criar de forma mais eficaz. 

Simplifique o planejamento das partes interessadas com a Asana

O envolvimento das partes interessadas é crucial para o sucesso de qualquer projeto. Quando você adapta a comunicação às necessidades e desejos de cada parte interessada, os resultados são inestimáveis. 

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