No Dia Mundial da Produtividade, veja por que se dedicar em vez disso à colaboração

O Dia Mundial da Produtividade é comemorado em 20 de junho. Normalmente, estaríamos nos preparando para compartilhar dicas e boas práticas sobre como evocar o seu lado mais produtivo com a Asana. No entanto, devido aos inúmeros desafios vivenciados pelas equipes em 2020, a nossa definição e expectativas de produtividade não são mais as mesmas. Este ano, em vez de ressaltarmos a produtividade individual, queremos ajudá-lo a se conectar e colaborar com a sua equipe, para que juntos atinjam a máxima eficiência.

Para maximizar a sua produtividade no Dia Mundial da Produtividade, recorra aos colegas de trabalho, colaboradores e amigos. Concentrem-se nas metas que vocês podem alcançar e no trabalho de grande impacto que pode ser realizado ao colaborar em equipe.

Três estratégias de colaboração para aumentar a produtividade

1. Reduzir a organização para o trabalho

Um dos maiores obstáculos que há entre você e a colaboração consiste na organização para o trabalho, o que inclui atividades como participar de reuniões, pesquisar informações ou obter as aprovações necessárias. Um trabalhador típico gasta 60% do seu tempo com esse tipo de tarefa, tempo precioso que poderia ser empregado em colaborar com os colegas e realizar trabalhos de reconhecida importância.

Ao dispor de um único núcleo de informação e referência, é possível compartilhar detalhes e dados com muita facilidade. Deixe a organização do trabalho por conta da sua plataforma de gerenciamento de trabalho para poder aumentar a colaboração da equipe. A Asana pode ajudar:

• Ao diminuir o tempo necessário para procurar tarefas com a busca avançada e a geração de relatórios. Concentrando todo o seu trabalho em um único lugar, é possível gastar menos tempo procurando tarefas e mais tempo realizando-as.

• Ao não ser mais preciso vasculhar planilhas e e-mails para encontrar as informações necessárias às atualizações dos projetos, pois você poderá enviar atualizações de status com apenas alguns cliques.

• Ao integrar todas as suas ferramentas de negócio favoritas, para você perder menos tempo alternando entre elas e poder se dedicar mais ao trabalho estratégico.

• Ao diminuir o tempo necessário para começar os projetos, para você e sua equipe poderem focar no trabalho principal. O importador de CSV da Asana ajuda a converter rapidamente planilhas em projetos.

• Ao maximizar a visibilidade das tarefas para coordenar a colaboração interdisciplinar. Depois de criar um projeto, é possível atribuir as mesmas tarefas a múltiplos projetos, permitindo que o trabalho ocorra no âmbito dos diversos departamentos sem haver necessidade de duplicar as tarefas e informações. Saiba como no vídeo a seguir:

2. Automatizar e eliminar o trabalho manual

Ao eliminar o trabalho manual, você e a sua equipe têm mais tempo para se dedicar ao trabalho estratégico e de grande impacto. Esse procedimento consiste em duas etapas: 1) padronizar os processos já existentes; 2) otimizar e automatizar esses processos.

Na Asana, você pode fazer isso ao vincular os Formulários às Regras. Com os formulários, é possível padronizar o processo de recebimento de pedidos para simplificar a solicitação e o acompanhamento do trabalho. Basta criar um formulário Asana para registrar as informações que devem constar em qualquer pedido, como os detalhes necessários para lançar um design, dar início a uma campanha de marketing, corrigir um bug ou qualquer outra coisa.

Em seguida, depois de começar a receber as entradas do formulário, crie regras para atribuir os pedidos às pessoas e aos projetos certos. Em vez de atribuir as tarefas manualmente, deixe esse trabalho por conta das regras. Isso permitirá à sua equipe manter o foco nos trabalhos de grande impacto.

3. Aumentar a transparência entre os projetos

Quando as equipes trabalham de maneira isolada, fica difícil realizar um bom trabalho. Além de prejudicar a produtividade, é algo que atrapalha a motivação e a colaboração. Segundo as pesquisas feitas, os funcionários que sabem com clareza como o trabalho de cada um agrega valor à organização têm duas vezes mais chances de se sentirem motivados. À medida que as equipes continuam trabalhando à distância, é mais importante do que nunca ter clareza e visibilidade dos projetos para ligar os pontos e capacitar os seus colaboradores.

Uma plataforma de gerenciamento de trabalho como a Asana lhe permite trazer clareza para a sua equipe em todos os níveis.

• Tarefas: deixe claro o que cada um está fazendo e quais são os prazos.

• Subtarefas: divida o trabalho em etapas menores e defina o responsável por cada uma delas.

• Aprovações: evidencie o feedback necessário para seguir adiante.

• Colaboradores: mantenha os membros de outras equipes e demais interessados por dentro do assunto adicionando-os como colaboradores.

• Dependências: determine quais trabalhos precisam ser realizados primeiro do que outros.

No Dia Mundial da Produtividade, dedique-se à colaboração

A verdadeira produtividade resulta da conexão e da colaboração. Como diz o ditado, “Se quer ir rápido, vá sozinho; se quer ir longe, vá em grupo.” Portanto, no dia 20 de junho, em vez de tentar maximizar a própria produtividade, dedique-se a apoiar sua equipe para que juntos realizem o melhor trabalho possível.

A Asana pode ajudar a equipe a se conectar e colaborar, não importa de onde esteja trabalhando. Leia em seguida como a Asana pode ajudar sua equipe a colaborar, ou comece a usá-la agora mesmo.